Ongewenste omgangsvormen (notitie)

Notitie tegengaan van ongewenste omgangsvormen

Inhoudsopgave

• Inleiding

• Definitie

• Doelgroep

• Motivering

• Voorstel

• 1. Gedragscode

• 2. Bespreekbaarheid/informatievoorziening

• 3. Klachtenregeling

  • A. Vertrouwenspersoon

  • B. Klachtencommissie

Inleiding

De gemeente Leeuwarden heeft begin jaren ‘90 beleid ontwikkeld inzake seksuele intimidatie. Dit beleid was gericht op bestrijding van seksueel geweld.

Bijna 10 jaar na toepassing van dit beleid was een evaluatie en eventuele herziening van het beleid seksuele intimidatie gewenst. De aanleiding hiertoe is dat de Arbo-wet sinds 1998 aangeeft dat de werkgever een beleid moet voeren ter bescherming van werknemers tegen seksuele intimidatie enerzijds en agressie en geweld anderzijds. Daarnaast is er in de diverse geledingen van de organisatie de behoefte ontstaan aan een aanpak tegen ongewenste omgangsvormen. Hieronder worden naast zaken rond ongewenste intimiteiten ook zaken als pesten, buitensluiten, vernedering, discriminatie en agressie verstaan.

De laatste jaren is het aantal klachten over seksuele intimidatie afgenomen. Deze afname is waarschijnlijk te wijten aan onbekendheid met de regeling. Als medewerkers niet weten waar ze met klachten naar toe kunnen, wordt de drempel om incidenten te melden vanzelfsprekend groter. Ook speelt een rol dat medewerkers dergelijke incidenten sneller melden wanneer door het management geregeld wordt uitgedragen dat ongewenste intimiteiten op de werkplek niet worden getolereerd. Dat gebeurt de laatste jaren in de diensten op ad hoc basis, maar niet overal systematisch.

Het is wenselijk om het bestaande beleid voor seksuele intimidatie te verbreden tot een beleid tegengaan van ongewenste omgangsvormen op de werkplek.

Definitie

De term ongewenste omgangsvormen kan als volgt worden gedefinieerd: directe of indirecte uitlatingen of handelingen inzake geloof, levensovertuiging, seksuele geaardheid, ras, huidskleur en uiterlijk, die tot uiting komen in (non)-verbaal of fysiek gedrag, dat ongewenst of ongewild is.

Doelgroep

De voorstellen in deze notitie richten zich op die situaties waarbij één of meer werknemers van de gemeente Leeuwarden zich schuldig maken aan seksuele intimidatie, pesten of agressie bij één of meer andere werknemers van de gemeente Leeuwarden. Deze nota richt zich uitdrukkelijk niet op situaties waarbij burgers zijn betrokken. Ter voorkoming van de laatstgenoemde situaties zijn door diverse gemeentelijke diensten maatregelen genomen zoals toezicht, gebouwinrichting, alarmeringsmogelijkheden, verlichting en specifieke voorlichting en trainingen voor medewerkers over de omgang met publiek.

Motivering

De werkgever is op grond van de Arbo-wet verplicht om medewerkers te beschermen tegen seksuele intimidatie, agressie en geweld.

Voorkoming van ongewenste omgangsvormen is ook van belang in het kader van verzuimpreventie, instandhouding van een goede werksfeer en behoud van (ervaren) werknemers. Onderzoek naar ongewenste omgangvormen heeft uitgewezen dat slachtoffers van dit gedrag vaak slechter gaan presteren op hun werk, veelal meer gaan verzuimen en in ernstige gevallen vaak degene zijn die het bedrijf verlaten.

Voorstel

Voorkomen is beter dan genezen. Dit geldt ook voor ongewenste omgangsvormen en daarom zijn bijvoorbeeld voorlichting en preventie erg belangrijk. Maar om ongewenste omgangsvormen zoveel mogelijk te voorkomen is het goed ook andere onderdelen op te nemen in het beleid. In dit verband kunnen de volgende onderdelen worden genoemd: gedragscode, bespreekbaarheid, melding, vertrouwenspersonen, registratie, klachtencommissie, klachtenprocedure en informatieverstrekking. Voorgesteld wordt deze onderdelen inhoud te geven zoals hierna is uitgewerkt.

1. Gedragscode

Het is belangrijk dat de werkgever helder en duidelijk aangeeft welk gedrag en omgangsvormen hij van de werknemers verwacht. Hiermee worden twee doelen gediend. Ten eerste maakt de werkgever zo aan alle werknemers goed duidelijk welk belang aan dit onderwerp wordt gehecht. Ten tweede wordt zo voorkomen dat voorvallen van ongewenste omgangsvormen slechts een zaak van betrokkenen is. In het eerste half jaar van 2003 is een algemene nota over integriteit – op basis van een aanpak van een andere gemeente –opgesteld. Het opstellen van een gedragscode maakt hier deel van uit. Bij het opstellen van een gedragscode zal ook aandacht worden besteed aan ongewenste omgangsvormen.

2. Bespreekbaarheid/informatievoorziening

Het is belangrijk om ongewenste omgangsvormen bespreekbaar te maken. Welke omgangsvormen wel of niet als ongewenst worden ervaren, kan per individu verschillen. Dat is ook afhankelijk van bijvoorbeeld iemands zelfbeeld, opvoeding en ervaringen in het verleden. Alleen door onderling overleg kan specifieke afstemming plaatsvinden. Zeker waar misverstanden of andere gewoontes – en dus niet kwade opzet – ten grondslag liggen aan ongewenste omgangvormen, biedt overleg tussen slachtoffer en veroorzaker de beste mogelijkheid om het ongewenste gedrag te voorkomen.

Het management speelt een cruciale rol bij het signaleren, bespreekbaar maken en het oplossen van klachten op terrein van ongewenste omgangsvormen. Indien een medewerker een probleem heeft in de sfeer van ongewenste omgangsvormen, is zijn leidinggevende zijn eerste aanspreekpunt. Voor het management betekent dit dat zij openstaat voor medewerkers, die zeggen zulke klachten te ervaren. Voorts dat het management duidelijke normen stelt ten aanzien van gedrag dat binnen de organisatie wordt getolereerd en dat het management ongewenst gedrag, dat zij signaleert ook aankaart.

Ook bespreking van (geanonimiseerde) voorbeelden van ongewenste omgangsvormen tijdens bijvoorbeeld het werkoverleg is zeer wenselijk. Zo wordt enerzijds het belang van het onderwerp benadrukt en anderzijds ieders verantwoordelijkheid. Het biedt bovendien de mogelijkheid om individuele gevoeligheden boven tafel te krijgen en dus ook specifieke informatie over hoe men wel of niet met elkaar dient om te gaan.

Het management is er verantwoordelijk voor dat binnen de dienst of sector de ongewenste omgangsvormen aan de orde worden gesteld en bespreekbaar worden gemaakt. In dit verband bestaat de mogelijkheid om voorkoming van en omgaan met ongewenste omgangsvormen op de werkplek onderdeel te laten vormen van (management)trainingen.

3. Klachtenregeling

A. vertrouwenspersoon

Indien werknemers klachten hebben over ongewenste omgangsvormen kunnen ze dit melden bij een vertrouwenspersoon. Voor de gemeentelijke organisatie wordt een aantal vertrouwenspersonen aangewezen. De vertrouwenspersoon adviseert de klager over eventueel te nemen stappen. Hij kan trachten door middel van bemiddeling te zoeken naar een oplossing voor het door klager ervaren probleem. Indien klager dit wenst, blijft de klacht vertrouwelijk. De positie van de vertrouwenspersoon is geregeld in de klachtenregeling.

De vertrouwenspersonen registreren (geanonimiseerd) alle klachten o.g.v. ongewenste omgangsvormen, die bij hen worden gemeld. Dit biedt de mogelijkheid om het gemeentelijk beleid op dit gebied te evalueren. De verwachting is dat naarmate meer openheid bestaat en de bespreekbaarheid groter is, ook meer klachten worden gemeld.

Vertrouwenspersonen dienen te worden geschoold, ze moeten ervaringen kunnen uitwisselen met collega’s zowel in- als extern en in netwerken zitting kunnen nemen.

De vertrouwenspersoon heeft concreet de volgende taken:

• -

  De klager bij te staan en van advies te dienen;

• -

  Door bemiddeling te trachten tot een oplossing van de gesignaleerde problemen te komen;

• -

  De klager op diens verzoek te ondersteunen en bij te staan en zonodig te vertegenwoordigen in een klachtenprocedure;

• -

  Voorzover nodig en gewenst klager te verwijzen naar gespecialiseerde hulpverleningsinstanties;

• -

  Gaandeweg de klachtenbehandeling onderhouden van contact met de klager om te voorkomen dat het indienen van een klacht leidt tot repercussies voor de klager. Bezien of nadat de klacht is afgehandeld, de aanleiding van de klacht daadwerkelijk is weggenomen;

• -

  Het geven van nazorg zodat wordt voorkomen dat de klager wordt aangeproken op het feit dat een klacht aanhangig is gemaakt.

• -

  Het bijhouden van een administratie van binnengekomen klachten. Het opstellen van een (geanonimiseerd) jaarverslag, dat wordt aangeboden aan de Directieraad waarbij advies kan worden gegeven over maatregelen ter voorkoming van ongewenste omgangsvormen.

B. Klachtencommissie

Zie Klachtenregeling ongewenste omgangsvormen.