Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Leeuwarden

Regeling Historisch Centrum Leeuwarden 2016

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieLeeuwarden
OrganisatietypeGemeente
Officiële naam regelingRegeling Historisch Centrum Leeuwarden 2016
CiteertitelRegeling Historisch Centrum Leeuwarden 2016
Vastgesteld doorcollege van burgemeester en wethouders
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Verordening Informatiebeheer

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

01-01-201601-01-2018Nieuwe regeling

16-02-2016

GVOP: 24 februari 2016 en Huis aan Huis: 24 februari 2016

3

Tekst van de regeling

Intitulé

Regeling Historisch Centrum Leeuwarden 2016

Regeling Historisch Centrum Leeuwarden 2016

Burgemeester en Wethouders;

 

  • 1.

    Gelet op het feit dat het Gemeentearchief al geruime tijd opgegaan is in het Historisch Centrum Leeuwarden;

  • 2.

    Dat met het Historisch Centrum Leeuwarden beoogd wordt een brede publieksvoorziening in te richten op het gebied van de historische ontwikkeling van de Gemeente Leeuwarden, de stad en de dorpen;

  • 3.

    Dat daarbinnen is opgenomen de aangewezen archiefbewaarplaats, zoals voorzien in de Archiefwet (besluit College 24 juni 2008, nr. 9 en 15 oktober 2013, nr. 5);

  • 4.

    Dat, gelet op artikel 12 van de Verordening Informatiebeheer Leeuwarden 2016 en gelet op het vorenstaande het een en ander is te regelen, opdat de informatiefunctie en de andere functies tot hun recht komen;

 

Besluiten:

 

Het Historisch Centrum Leeuwarden aan te wijzen als het gemeentelijke informatie- en activiteitencentrum voor de geschiedenis van de gemeente Leeuwarden en haar omgeving

 

Het Historisch Centrum Leeuwarden heeft tot taak

  • a.

    op lokale schaal te fungeren als kenniscentrum voor het historisch erfgoed, dat wil zeggen op het gebied van behoud, beheer en beschikbaar stellen van historische informatie en

  • b.

    archieven en verzamelingen, die van belang zijn voor de Leeuwarder samenleving en haar geschiedenis te verwerven.

 

En daarbij de volgende regeling vast te stellen:

 

Begripsbepalingen 

Artikel 1

  • 1.

    De wet: de Archiefwet 1995.

  • 2.

    Archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen bewaarplaats aan de Groeneweg 1,8911 EH te Leeuwarden en de J.W. de Visserwei 10 9001 ZE te Grou;

  • 3.

    HCL: Het Historisch Centrum Leeuwarden: de organisatorische eenheid van de ambtelijke organisatie, waaronder de archiefbewaarplaats.

  • 4.

    Gemeentearchivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde functionaris,;

  • 5.

    De sectormanager De functionaris die belast is met de leiding over het HCL;

  • 6.

    Archiefbescheiden: alle informatie die valt binnen de termen van de Wet.

  • 7.

    Collectie: Archiefbescheiden, als bedoeld in de Archiefwet, en verzamelingen, berustend bij het HCL;

  • 8.

    Het college: college van burgemeester en wethouders.

 

Inrichting 

Artikel 2

De sectormanager stelt met in achtneming van de geldende wettelijke regels en dit besluit een regelement vast met betrekking tot de inrichting van de archiefbewaarplaats, de bewaarplaats voor de overige onderdelen van de collectie en het gebruik en het beschikbaar stellen van de collectie. Tevens worden in dit reglement regels vastgesteld omtrent het bezoeken en het gebruik van de ruimten van het HCL.

 

Leiding  

Artikel 3

  • 1.

    Aan het hoofd van het HCL staat de sectormanager, die belast is met de leiding over het HCL

  • 2.

    Hij treedt naar buiten toe op als directeur van het HCL.

  • 3.

    Hij is belast met de uitvoering van het beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats en met de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden en de daarmee annex zijnde verzamelingen.

  • 4.

    De gemeentearchivaris is voor zo ver de wet daarin voorziet, bevoegd de sectormanager aanwijzingen te geven voor de uitvoering van het beheer en die te toetsen aan wet- en regelgeving met betrekking tot de in de archiefbewaarplaats aanwezige archiefbescheiden. De sectormanager voert aanwijzingen van de gemeentearchivaris, die gericht zijn op het in overeenstemming brengen van het beheer met de wet, uit.

  • 5.

    De sectormanager is bevoegd regelingen en plannen betreffende de uitvoering van het beheer van de archiefbewaarplaats op te stellen en te wijzigen.

  • 6.

    Deze behoeven de instemming van de gemeentearchivaris, voor zover de wet bepaalt.

  • 7.

    De gemeentearchivaris heeft onbeperkt toegang tot de archiefbewaarplaats en andere ruimten waar archiefbescheiden die in de archiefbewaarplaats berusten ter inzage worden gegeven, tentoongesteld of anderszins krachtens dit besluit beschikbaar worden gesteld.

 

Artikel 4

De sectormanager is belast met het waarborgen van de goede, geordende en toegankelijke staat van de in de archiefbewaarplaats berustende collectie.

 

Artikel 5

  • 1.

    De sectormanager is belast met de beveiliging van de collectie tegen calamiteiten, diefstal en onrechtmatig gebruik.

  • 2.

    De sectormanager draagt zorg voor goede beveiliging van de depots van de archiefbewaarplaats, zodanig dat alleen door de sectormanager geautoriseerd personeel toegang heeft tot deze ruimten, onverminderd de wettelijke bevoegdheden van de gemeentearchivaris.

  • 3.

    De sectormanager stelt een veiligheidsplan voor het HCL vast. In het veiligheidsplan geeft de sectormanager aan op welke wijze de archiefbescheiden behoed worden tegen calamiteiten en indien zich calamiteiten voordoen, welke maatregelen genomen worden om schades zoveel mogelijk te beperken en te herstellen. Dit veiligheidsplan wordt regelmatig geactualiseerd.

 Beschikbaar stellen collectie 

Artikel 6

Ter bevordering van openbaarheid en de cultuurparticipatie is de sectormanager belast met het aan het publiek beschikbaar stellen van de collectie, behoudens in wettelijke voorschriften of door de gemeentearchivaris ten aanzien van de archiefbescheiden op grond van de wet gestelde beperkingen.

 

Artikel 7

De sectormanager is belast met het bevorderen van de belangstelling voor Leeuwarden en zijn geschiedenis. Daartoe worden o.a. presentaties en exposities georganiseerd mede op basis van de collectie.

 

Verwerving  

Artikel 8

  • 1.

    De sectormanager hanteert voor de verwerving van archiefbescheiden en andere bescheiden, voorwerpen en dergelijke een acquisitieplan waarin aangegeven wordt van welke sectoren van de gemeentelijke samenleving en op welke wijze archieven en verzamelingen verworven worden voor opname in de archiefbewaarplaats. Dit plan wordt naar behoefte geactualiseerd.

  • 2.

    De sectormanager is na instemming van de gemeentearchivaris bevoegd archiefbescheiden van derden, andere dan overheidsinstellingen, op te nemen in de archiefbewaarplaats indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang is.

  • 3.

    De sectormanager is bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten met betrekking tot opneming, bewaring, overdracht, schenking en bruikleen van kunstvoorwerpen, voor zo ver daartoe budget beschikbaar gesteld is.

  • 4.

    Omtrent aankopen van archiefbescheiden waartoe het budget niet toereikend is, worden na overleg met de gemeentearchivaris door de sectormanager voorstellen aan het college gedaan.

 

Beperkingen op openbaarheid  

Artikel 9

  • 1.

    De gemeentearchivaris kan alsnog beperkingen stellen aan de openbaarheid, voor zover voorzien in de artikelen 15, 15a, 16 en 17 van de Archiefwet 1995, ten aanzien van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden wanneer zich na het tijdstip van overbrenging omstandigheden hebben voorgedaan die, waren zij op dat tijdstip bekend geweest, tot het stellen van beperkingen aan de openbaarheid zouden hebben geleid.

  • 2.

    De gemeentearchivaris is bevoegd tot het stellen van beperkingen aan de openbaarheid ter zake van archiefbescheiden, die uit anderen hoofde dan bedoeld onder het eerste lid van art. 16 Archiefwet 1995, in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten en overeenkomstig het bepaalde in artikel 15 van de Archiefwet 1995.

 

Opheffen van beperkingen 

Artikel 10

De gemeentearchivaris is bevoegd tot het beslissen op een verzoek om tijdelijke opheffing van beperkende bepalingen ten aanzien van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden indien het belang van de gestelde beperking niet opweegt tegen het belang tot raadpleging of gebruik daarvan.

 

Uitvoering Beheer 

Artikel 11

  • 1.

    Van de te beheren archiefbescheiden en verzamelingen houdt de sectormanager een betrouwbare en deugdelijke registratie bij die te allen tijde raadpleegbaar is en overeenkomt met de plaatsing van de archieven en verzamelingen in de archiefbewaarplaats.

  • 2.

    De sectormanager draagt zorg voor een adequate en actuele beschrijving van de materiële toestand van de archiefbescheiden overeenkomstig de wet en de daarop berustende regelingen en het overige deel van de collectie.

  • 3.

    Van elk door de sectormanager geconstateerd feit van vermissing of beschadiging van archiefbescheiden, nadat deze zijn opgenomen in de archiefbewaarplaats, stelt de sectormanager een procesverbaal op en tekent dit aan in een collectieschaderegistratie van de archiefbewaarplaats. De gemeentearchivaris wordt hierover, onder de vermelding van de omstandigheden, geïnformeerd.

 

Dienstverlening 

Artikel 12

  • 1.

    De sectormanager stelt de archiefbescheiden en / of gegevens uit die bescheiden in principe kosteloos beschikbaar voor inzage aan derden voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden die bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zijn, zich daartegen niet verzetten. Hij verstrekt daarvan of daaruit op verzoek afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.

  • 2.

    De sectormanager hanteert een regeling voor het beschikbaar stellen van archiefbescheiden aan derden op de locatie van vestiging van de archiefbewaarplaats.

  • 3.

    De archiefbescheiden worden alleen op de locatie van vestiging van de archiefbewaarplaats in de daartoe geëigende ruimten en onder toezicht ter beschikking gesteld. Het verlenen van inzage, het tentoonstellen of enig ander gebruik van de archiefbescheiden op andere locaties die in gebruik zijn bij opdrachtnemer, kan alleen geschieden indien aan de voorwaarden voor veilige en adequate bewaring bij of krachtens de wet gesteld is voldaan.

  • 4.

    De beschikbaarstelling van de archiefbescheiden vindt plaats op een redelijk dienstverleningsniveau.

  • 5.

    Tweejaarlijks vindt evaluatie plaats van de uitvoering van de dienstverlening.

 

Artikel 13

  • 1.

    De gemeentearchivaris wijst een verzoek tot inzage geheel of gedeeltelijk af indien er beperkingen gesteld zijn aan de openbaarheid, de toestand van de archiefbescheiden zich daartegen verzet of de bescheiden niet veilig aan de verzoeker kunnen worden toevertrouwd. Die afwijzing wordt schriftelijk bekendgemaakt aan de verzoeker.

  • 2.

    In spoedeisende gevallen kan de sectormanager of een door hem aangewezen medewerker dit vooreerst mondeling doen. Daarna zal de gemeentearchivaris, indien een verzoeker daarom vraagt binnen 4 weken na binnenkomst van het verzoek daartoe een definitief besluit nemen

 

Artikel 14

Uitlening als bedoeld in artikel 18 van de wet vindt slechts plaats na voorafgaande instemming van de gemeentearchivaris door middel van een schriftelijke overeenkomst tussen de sectormanager en de verzoekende instelling.

 

Artikel 15

  • 1.

    Op verzoek van medewerkers van instellingen die op grond van de wet of overeenkomst verplicht zijn hun archiefbescheiden over te dragen aan de archiefbewaarplaats wordt door of namens de sectormanager onderzoek verricht naar of in de archiefbescheiden voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten.

  • 2.

    Hij verstrekt daarvan of daaruit op verzoek van opdrachtgever gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.

  • 3.

    De gemeentearchivaris kan de afschriften, uittreksels of bewerkingen authenticeren.

 

Artikel 16

  • 1.

    De sectormanager is bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te (laten) doen naar of in de archiefbescheiden, voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten.

  • 2.

    Hij verstrekt daarvan of daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.

  • 3.

    -De gemeentearchivaris kan de afschriften, uittreksels of bewerkingen authenticeren.

 

Artikel 17

De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door de opdrachtnemer verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht tot maximaal het bij of krachtens de Legesverordening Leeuwarden 2012 of krachtens een daaropvolgende regeling tot het in rekening brengen van de dienstverlening vastgestelde tarief.

 

Slotbepalingen 

Artikel 18

  • 1.

    Dit besluit treedt na bekendmaking van de Verordening Informatiebeheer gemeente Leeuwarden 2016 met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2016.

  • 2.

    Het Besluit Regeling Historisch Centrum Leeuwarden 2012 wordt ingetrokken

  • 3.

    Dit besluit kan worden aangehaald als “Regeling Historisch Centrum Leeuwarden 2016”

 

Toelichting  

Over het algemeen is de regeling duidelijk. Op een paar onderdelen volgt hieronder nog een toelichting:

 

Artikel 8

In het acquisitieplan geeft de sectormanager aan met wat voor archiefbescheiden en andere documenten of ( kunst-) voorwerpen hij/zij de collectie wil uitbreiden. Hij doet daarbij verantwoording van de prioriteiten die hij wil stellen. Uiteraard is de doelstelling dat het gaat om voorwerpen en archieven en verzamelingen die van belang zijn voor de Leeuwarder samenleving en haar geschiedenis.

 

De gemeentearchivaris heeft op grond van artikel 32 van de Archiefwet 1995,zeggenschap over wat er in de archiefbewaarplaats opgenomen wordt.

Deze functionaris zal daarom toestemming moeten geven voor het onderbrengen van te verwerven collectieonderdelen die in de archiefbewaarplaats zullen worden ondergebracht.

 

Intern zullen sectormanager en gemeentearchivaris daarvoor een werkproces moeten beschrijven.

 

Artikel 12

Bij de beschikbaarstelling van archiefbescheiden en de daarmee samenhangende dienstverlening wordt gestreefd om deze volgens de daarvoor geldende landelijke normen te doen plaatsvinden.

Binnen het HCL geldt op dit moment een handvest dienstverlening. Deze wordt op de website van het HCL gepubliceerd. Zie https://historischcentrumleeuwarden.nl/over-ons/informatiecentrum/handvest-dienstverlening (geraadpleegd op 22 oktober 2015).

 

Aan de hand hiervan kan bij de tweejaarlijkse evaluatie de kwaliteit van de dienstverlening worden getoetst. In genoemd handvest staan onder andere normen met betrekking tot de openingstijden van het Historisch Centrum Leeuwarden.

Het handvest gaat ook uit van de gelijkwaardigheid van de Friese en Nederlandse taal en gaat er vanuit dat deskundig personeel het publiek behulpzaam is, indien dit nodig is. Deze normering is afhankelijk van de tijd waarin zij geldt. De normering kan dan daar ook op aangepast worden.

Om die reden wordt in dit artikel gesproken van een redelijk dienstverleningsniveau.

 

Concordans  

Overzicht van wijzigingen ten opzichte van de Regeling Historisch Centrum Leeuwarden 2012

 

  •  

    Regeling HCL 2012

    Regeling HCL 2016

     

    Overwegingen

    (besluit College 24 juni 2008, nr. 9);

    (besluit College 24 juni 2008, nr. 9 en 15 oktober 2013, nr. 5

    Overwegingen

    Dat gelet op het vorenstaande het een en ander is te regelen, opdat de informatiefunctie en de andere functies tot hun recht komen

    Dat, gelet op artikel 12 van de Verordening Informatiebeheer Leeuwarden 2016 en

    gelet op het vorenstaande het een en ander is te regelen, opdat de informatiefunctie en de andere functies tot hun recht komen

    Artikel 1 lid 2

     

    Archiefbewaarplaats:

    de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen bewaarplaats aan de Groeneweg 1,8911 EH te Leeuwarden;

    Archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen bewaarplaats aan de Groeneweg 1,8911 EH te Leeuwarden en de J.W. de Visserwei 10 9001 ZE te Grou;

     

    Artikel 1 lid 4

     

    Gemeentearchivaris: 4.

    de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde

    gemeentearchivaris, of zo geen zodanige

    gemeentearchivaris mocht zijn of worden benoemd: de gemeentesecretaris;

    Gemeentearchivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde functionaris;

     

    Artikel 1 lid 6

     

    Archiefbescheiden:

    1°. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de

    overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun

    aard bestemd daaronder te berusten;

    2°. bescheiden, ongeacht hun vorm, met

    overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt

    door instellingen of personen, wier rechten of

    functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;

    3°. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge

    overeenkomsten met, of door beschikkingen van

    instellingen of van personen dan wel uit anderen

    hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om

    daar te berusten;

    4°. reprodukties, ongeacht hun vorm, welke bij of

    krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de

    onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of

    welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de

    Archiefwet 1995 zijn vervaardigd;

    Archiefbescheiden: alle informatie die valt binnen de termen van de Wet.

     

    Artikel 5 lid 2

     

    De sectormanager draagt zorg voor goede beveiliging van de depots van de archiefbewaarplaats, zodanig dat alleen door de sectormanager geautoriseerd personeel toegang heeft tot deze ruimten, onverminderd de wettelijke bevoegdheden van de gemeentearchivaris en de provinciale archiefinspecteur.

    De sectormanager draagt zorg voor goede beveiliging van de depots van de archiefbewaarplaats, zodanig dat alleen door de sectormanager geautoriseerd personeel toegang heeft tot deze ruimten, onverminderd de wettelijke bevoegdheden van de gemeentearchivaris en de provinciale archiefinspecteur.

     

    Artikel 15 lid 3

     

    De gemeentearchivaris kan de afschriften, uittreksels of bewerkingen authentiseren.

    De gemeentearchivaris kan de afschriften, uittreksels of bewerkingen authenticeren.