Regeling vervallen per 31-01-2008

Beleidsregels Inkoop en Aanbestedingen 2007

Geldend van 01-01-2007 t/m 30-01-2008

Intitulé

Beleidsregels Inkoop en Aanbestedingen 2007

De volgende beleidsregels (protocol) van de gemeente Leeuwarden voor de inkoop en aanbestedingen van leveringen, diensten en werken.

Artikel 1 Doelstellingen inkoop- en aanbestedingsbeleid

Doelstellingen van het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn:

  • 1.

    dat de Gemeente Leeuwarden een integere en betrouwbare opdrachtgever is die aannemers, leveranciers of dienstverleners eerlijke en gelijke kansen biedt. Het doel is om in te kopen tegen de juiste prijs/kwaliteit verhouding waarbij het inkoopproces transparant is en het beoordelen van aanbiedingen objectief.

  • 2.

    het naleven van de relevante (Europese) wet- en regelgeving en het bij inkoop en aanbestedingen verplicht gebruiken van één of meer van de reglementen en voorwaarden die in artikel 3 zijn genoemd;

  • 3.

    Artikel 1.2 is ook van toepassing op, na de vaststelling van deze instructies, gewijzigde reglementen en voorwaarden, als genoemd in artikel 3.

Artikel 2 Algemene definities

In dit besluit wordt verstaan onder:

  • a.

    Inkoop: alle opdrachten voor werken, leveringen en diensten van de gemeente aan derden, op grond van een overeenkomst, waarvoor de gemeente aan die derden een betaling moet verrichten.

  • b.

    Aanbesteden: de uitnodiging aan aannemers, leveranciers of dienstverleners om deel te nemen aan een procedure, met als doel het doen van een aanbod voor de uitvoering van een opdracht.

  • c.

    Werk: het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.

Artikel 3 Reglementen en voorwaarden

Voor het inkopen en aanbesteden gelden alle door het Rijk op dit gebied vastgestelde regelingen, zoals:

  • a.

    De Raamwet EEG-voorschriften aanbestedingen;

  • b.

    Bao: het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten ter uitvoering van de Europese richtlijn 2004/18/eg van het Europees parlement.

Voor het inkopen en aanbesteden worden een of meer van de volgende reglementen en/of voorwaarden gebruikt;

Reglementen

  • a.

    UAR 2001: het Uniform aanbestedingsreglement voor werken. (Dit reglement wordt door de gemeente toegepast tot de RAW en Stabu methodieken om bestekken te maken aangepast zijn aan het nieuwe reglement ARW 2005)

  • b.

    ARW 2005: het aanbestedingsreglement werken.

Voorwaarden

  • c.

    Inkoopvoorwaarden januari 2003/100/m: inkoopvoorwaarden van de gemeente Leeuwarden (diensten en leveringen)

  • d.

    UAV 1989: Uniforme administratieve voorwaarden (werken)

  • e.

    UAV-TI 1992: Uniforme administratieve voorwaarden (Technische Installaties)

  • f.

    UAV-GC 2000: Basisovereenkomst met bijbehorende Uniforme Administratieve Voorwaarden voor geïntegreerde contractsvormen voor bouwkundige werken;

  • g.

    De nieuwe regeling 2005: regelt de rechtsverhouding tussen opdrachtgever en architect, ingenieur en adviseur.

Voor het gebruik van de voorwaarden genoemd in artikel 3 lid d, e, f en g geldt dat:

  • -

    Per opdracht de artikelen uit die Voorwaarden die de aansprakelijkheid beperken apart worden beoordeeld en indien nodig worden aangepast;

  • -

    Er wordt overeengekomen dat geschillen worden afgehandeld volgens artikel 24 en 25 van de inkoopvoorwaarden Gemeente Leeuwarden. De tekst van deze artikelen wordt opgenomen in de af te sluiten overeenkomst.

Artikel 4 Verbod op splitsen van opdrachten

Opdrachten mogen op geen enkele wijze worden gesplitst om zo aan de toepasselijkheid van de Europese aanbestedingsrichtlijnen te ontkomen.

Artikel 5 Vergoeding inschrijvingskosten

De gemeente Leeuwarden hanteert het beleid dat in beginsel geen vergoeding van inschrijvingskosten wordt toegekend.

Artikel 6 Definities inkoop- en aanbestedingsvormen

In dit artikel worden de door de gemeente meest gebruikte inkoop- en aanbestedingsvormen beschreven. Het is toegestaan de minder gebruikte aanbestedingsvormen beschreven in de reglementen van artikel 3 te gebruiken.

  • a.

    Gunning uit de hand: de gemeente kiest zelf één aannemer, leverancier of dienstverlener uit. Er is geen sprake van concurrentie;

  • b.

    Offerteprocedure: inkopen/aanbesteden zonder een openbare aankondiging. Er is beperkte concurrentie tussen een aantal door de gemeente zelf gekozen aannemers, leveranciers of dienstverleners die een offerte uitbrengen;

  • c.

    Nationaal openbaar aanbesteden: aanbesteden waarbij de gemeente op nationaal niveau een openbare aankondiging plaatst. Er is vrije concurrentie;

  • d.

    Europees aanbesteden: aanbesteden waarbij de gemeente op Europees niveau een openbare aankondiging plaatst. Er is vrije concurrentie.

Artikel 7 Raamovereenkomsten

De gemeente wordt gezien als één aanbestedende dienst. Gemeente zal de regelmatig terugkerende identieke / gelijksoortige (kleinere) opdrachten zoveel mogelijk bundelen en aanbesteden door raamovereenkomsten te sluiten met een looptijd van maximaal 4 jaar.

De te volgen aanbestedingsprocedure (zie artikel 13) wordt bepaald door het totaal van de geraamde kosten gedurende 4 jaar. Bij de aanbestedingen worden de in artikel 3 genoemde aanbestedingsreglementen gebruikt.

Artikel 8 Maatschappelijk verantwoord inkopen

De gemeente wil hierin een voorbeeldfunctie vervullen. In programma’s van eisen en bestekken worden eisen op het gebied van milieu, duurzaamheid en arbeidsomstandigheden zoveel mogelijk betrokken.

Artikel 9 Integriteit

Van bestuurders en ambtenaren wordt verwacht dat zij handelen zoals in de beleidsnota van de gemeente “In bytsje ynteger kin net” is vastgelegd. Ook van aannemers, leveranciers of dienstverleners wordt verwacht dat zij integer handelen.

Artikel 10 Lokale werkgelegenheid

Voor opdrachten onder de drempels voor openbare aanbesteding wordt, voor zover mogelijk en/of wenselijk, zulks ter beoordeling aan de gemeente, ook één of meer lokale aannemers, leveranciers of dienstverleners uitgenodigd om mee te dingen naar een opdracht. Aan dit artikel kunnen door het locale bedrijfsleven geen rechten worden ontleend.

Artikel 11 Reïntegratie

Bij het aanbesteden van een daarvoor geschikte opdracht, zulks ter beoordeling van de gemeente, kan een verplichting worden opgenomen om in het kader van de uitvoering van die opdracht werkzoekenden, en in het bijzonder langdurig werklozen, aan te werven of opleidingsactiviteiten voor werklozen of jongeren te organiseren.

Artikel 12 Beslissingsbevoegdheden

  • 1. De inkoop en aanbestedingen van zowel dienstspecifieke als dienstoverschrijdende opdrachten vindt plaats onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders, dan wel een door het college aangewezen ge(vol)machtigde (lees: directeur) of onderge(vol)machtigde (lees sectormanager of teamleider) zoals daartoe is besloten in het mandaatstatuut van de gemeente Leeuwarden.

  • 2. Uitvoering kan plaatsvinden door multidisciplinaire inkoopteams, bestaande uit medewerkers van de desbetreffende diensten al dan niet met inbreng van Centrale Inkoop en/of andere aanbestedingsdeskundigen en waar nodig externe expertise. Aan deze teams wordt geen bevoegdheid toegekend om besluiten te nemen tot aanbesteding en gunning.

Artikel 13 Bepaling te volgen werkwijze

Bij het inkopen en aanbesteden wordt afhankelijk van het te besteden bedrag onderstaande werkwijze toegepast:

Voor Diensten en leveringen

Werkwijze

Grensbedragen excl. BTW

(totale contractsduur)

Bevoegdheid

Minimaal één prijsopgave

> 1.000 < 15.000

Volgens mandaatstatuut

Minimaal 3 offertes aanvragen

> 15.000 < 137.000

Volgens mandaatstatuut

Nationale

Openbare aanbesteding

> 137.000 < EU drempel

(drempel is op

1-12-2005 € 211.000 )

Volgens mandaatstatuut

Europese aanbesteding

> EU drempel

College

Voor werken

Werkwijze

Grensbedragen excl. BTW

(totale contractsduur)

Bevoegdheid

Minimaal één prijsopgave

> 1.000 < 50.000

Volgens mandaatstatuut

Minimaal 3 offertes aanvragen

> 50.000 < 1.000.000

Volgens mandaatstatuut

Nationale

Openbare aanbesteding

> 1.000.000 < EU drempel

(drempel is op

1-12-2005 € 5.278.000)

Volgens mandaatstatuut

Europese aanbesteding

> EU drempel

College

Toelichting

In navolging van de Europese regelgeving en de doelstellingen genoemd in artikel 1, legt de Gemeente Leeuwarden zichzelf lagere drempels op waarboven een openbare aanbesteding plaats vindt. Bij diensten en leveringen geldt als lagere drempel de huidige Europese drempel voor de rijksoverheid van € 137.000,-. Voor werken is als lagere drempel genomen 20% van het huidige Europese drempelbedrag, is € 1.000.000,- .

Artikel 14 Uitzonderingen

  • 1. In een aantal gevallen kan worden afgeweken van de in artikel 13 genoemde werkwijze. Deze gevallen worden expliciet benoemd en vooraf door de beslissingsbevoegde ter toetsing voorgelegd aan de dienstcontroller. Afwijkingen van de in artikel 13 genoemde werkwijze zijn:

    • a.

      in plaats van één prijsopgave vooraf geen prijsopgave op te vragen;

    • b.

      minder dan 3 offertes op te vragen;

    • c.

      in plaats van een nationale openbare aanbesteding alleen offertes aan te vragen.

  • 2. Artikel 14.1 is van toepassing in de volgende gevallen:

    • a.

      Onderhands en Nationaal openbaar aanbesteden

      • -

        De te verwachten kosten wegen niet op tegen de te verwachten baten, of

      • -

        Er is geen concurrentie te verwachten, of

      • -

        Er zijn andere dringende redenen om van aanbesteding af te zien, voor zover deze dringende reden niet te wijten is (of kon worden voorzien door) aan de aanbestedende dienst en voor zover er door de wet geen andere mogelijkheid wordt geboden.

    • b.

      Europese aanbesteding

    Bij Europese aanbestedingen zijn de afwijkingsgronden uit artikel 31 van het Bao van toepassing.

    Toelichting

    Artikel 31 van het Bao kan worden gebruikt voor de motivering en toetsing van de gevallen waarbij op dit artikel een beroep wordt gedaan.

Artikel 15 Archivering

Het is verplicht om van elke inkoop van diensten en leveringen met een waarde van € 15.000,- of meer en aanbesteding van werken ter waarde van € 50.000,- of meer een dossier bij te houden. In dit dossier zijn onder andere opgenomen de offerte aanvragen, offertes, correspondentie, een verslag van de beoordeling en indien van toepassing de motivatie voor afwijkingen van deze beleidsregels.

Artikel 16 Informatieverstrekking

Iedere sector informeert Centrale Inkoop over de door de sector uit te voeren openbare aanbestedingen. De aanbestedingen worden daarna door Centrale Inkoop gepubliceerd op de gemeentelijke website.

Om jaarlijkse rapportage in een inkoopjaarverslag mogelijk te maken, houdt elke sector een overzicht bij met de inkoop en aanbestedingen met offertes boven de € 50.000,-. Een dergelijk overzicht bevat informatie over:

  • -

    wat is ingekocht;

  • -

    hoeveel offertes er zijn aangevraagd;

  • -

    het meedingen van lokale aannemers, leveranciers of dienstverleners;

  • -

    het inschakelen van langdurig werklozen;

  • -

    het gebruik van uitzonderingen op de beleidsregels “Inkoop en aanbestedingen 2007” zoals genoemd in artikel 14;

  • -

    De gunning en het te betalen bedrag.

Artikel 17 Interne controle

  • 1. De dienstcontrollers bewaken dat de inkopen en aanbestedingen binnen daarvoor geldende regelgeving en de kaders van dit besluit wordt uitgevoerd.

  • 2. De dienstcontrollers toetsen daartoe achteraf en steekproefsgewijs c.q. laten daartoe achteraf en steekproefsgewijs toetsen of de voorgeschreven procedurehandelingen hebben plaatsgevonden.

  • 3. Het resultaat van de toets wordt vastgelegd en in het kader van de rechtmatigheidscontrole beoordeeld door de accountant.

Artikel 18 Evaluatie beleidsregels

Minimaal eens per vier jaar worden de beleidsregels “Inkoop en aanbestedingen” geëvalueerd.

Artikel 19 Citeertitel

Deze beleidsregels kunnen worden aangehaald als beleidsregels “Inkoop en aanbestedingen 2007”

Artikel 20 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2007.

Ondertekening

Leeuwarden, 5 december 2006

Burgemeester en wethouders voornoemd,

burgemeester
secretaris