Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Leeuwarden

Verordening op de inrichting van de financiele organisatie, het financieel beheer en de uitgangspunten voor het financieel beleid van de gemeente Leeuwarden

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieLeeuwarden
OrganisatietypeGemeente
Officiële naam regelingVerordening op de inrichting van de financiele organisatie, het financieel beheer en de uitgangspunten voor het financieel beleid van de gemeente Leeuwarden
CiteertitelVerordening op de inrichting van de financiele organisatie, het financieel beheer en de uitgangspunten voor het financieel beleid van de gemeente Leeuwarden
Vastgesteld doorgemeenteraad
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

-

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

01-11-200501-11-2005intrekking

31-10-2005

Huis aan Huis; 23-11-2005

20158
15-12-2003nieuwe regeling

17-12-2003

Huis aan Huis

23005

Tekst van de regeling

Intitulé

Verordening op de inrichting van de financiële organisatie, het financieel beheer en de uitgangspunten voor het financieel beleid van de gemeente Leeuwarden.

(Rb. 17-12-2003, nr. 23005)

 

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    administratie

    het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Leeuwarden en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

  • b.

    financiële administratie

het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Leeuwarden, ten einde te komen tot een goed inzicht in:

  • -

    de financieel-economische positie;

  • -

    het financieel beheer;

  • -

    het uitvoeren van de begroting;

  • -

    het afwikkelen van vorderingen en schulden;

alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

  • c.

    administratieve organisatie

    het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de administratie.

  • d.

    financieel beheer

    het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen rechten van de gemeente Leeuwarden.

  • e.

    doelmatigheid

    het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

  • f.

    rechtmatigheid

    het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.

  • g.

    doeltreffendheid

    de mate waarin de beoogde effecten van het beleid worden behaald.

Hoofdstuk 1. Begroting en verantwoording

Kaderstellen

Artikel 2. Programmabegroting

  • 1.

    De raad stelt de programmabegroting vast.

  • 2.

    In het programmaplan worden per programma de volgende drie vragen beantwoord:

    • a.

      wat willen we bereiken?

    • b.

      wat doen we daarvoor?

    • c.

      wat mag het kosten?

  • 3.

    De raad stelt per programma vast:

    • a.

      de strategische doelen;

    • b.

      de beoogde effecten;

    • c.

      de accenten in het begrotingsjaar;

    • d.

      de te leveren prestaties;

    • e.

      de baten en lasten (van het afgelopen jaar, het huidige jaar, het begrotingsjaar en de daarop volgende drie jaar);

    • f.

      de naar beleidsproduct, of naar groep van beleidsproducten, uitgesplitste baten en lasten in het begrotingsjaar.

    • g.

      de bijdragen van andere overheden in het begrotingsjaar.

  • 4.

    Het college geeft het verband aan tussen prestaties en effecten.

  • 5.

    In een programma wordt een overzicht gegeven van:

    • a.

      beleidsnota’s/kadernota’s;

    • b.

      de SIOF bijdragen c.q. reserveringen;

    • c.

      de ISV bijdragen c.q. reserveringen;

    • d.

      de risico’s.

  • 6.

    Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde effecten en de te leveren prestaties, goederen en diensten.

  • 7.

    De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het vorige lid vast.

  • 8.

    De raad autoriseert het college op programmaniveau.

  • 9.

    Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de prestaties en de effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

Artikel 3. Producten

  • 1.

    Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten uit de productraming aan de programma’s.

  • 2.

    De onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.

Artikel 4. Kaderbrief

  • 1.

    Het college biedt uiterlijk 1 juni van het begrotingsjaar de kaderbrief aan. Dat is een brief over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. Bij deze brief worden de jaarstukken als bedoeld in artikel 8, betrokken.

  • 2.

    De raad stelt de kaderbrief uiterlijk 1 juli vast.

Uitvoering

Artikel 5. Uitvoering begroting

  • 1.

    Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

  • 2.

    Het college draagt ten aanzien van de begroting er zorg voor dat:

    • a.

      de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de programma’s;

    • b.

      de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de begroting;

    • c.

      de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.

  • 3.

    Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.

Beheersing en Interne controle

Artikel 6. Informatieverstrekking en beheershandelingen

  • 1.

    Het college draagt, ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening, zorg voor de juistheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel en rapporteert hierover aan de raad.

  • 2.

    Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen.

  • 3.

    Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het tweede lid indien nodig voor een plan van verbetering. Het college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

  • 4.

    De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

Rapportage en Verantwoording

Artikel 7. Tussentijdse rapportage en informatie

  • 1.

    Het college informeert de raad door middel van een tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste vijf maanden van het lopende boekjaar.

  • 2.

    De tussenrapportage wordt voor 1 oktober van het lopende begrotingsjaar aan de raad aangeboden;

  • 3.

    De inrichting van de tussentijdse rapportage sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

  • 4.

    De rapportage gaat in op afwijkingen, zowel wat betreft de lasten, de geleverde goederen en diensten en indien daar aanleiding voor is, de effecten. In de rapportage wordt in ieder geval aandacht besteed aan afwijkingen van:

    • a.

      de inkomsten uit de algemene uitkering;

    • b.

      de renteontwikkeling op de kapitaalmarkt;

    • c.

      de voortgang van majeure projecten;

    • d.

      de realisatie op begrote subsidieverwachtingen.

Artikel 8. Jaarstukken

  • 1.

    Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:

    • a.

      wat is bereikt;

    • b.

      wat daarvoor is gedaan;

    • c.

      wat de kosten zijn;

    • d.

      hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

  • 2.

    De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

Hoofdstuk 2. Financiële positie

Kaderstellen

Artikel 9. Financiële positie

  • 1.

    Het college draagt er zorg voor, dat de financiële gevolgen van het beleid waartoe de raad heeft besloten in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.

  • 2.

    De raad autoriseert met het vaststellen van de financiële positie tevens de daarin opgenomen investeringskredieten.

Artikel 10. Waardering & afschrijving vaste activa

  • 1.

    Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en het saldo van agio en disagio worden lineair in 5 jaar afgeschreven.

  • 2.

    Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

  • 3.

    De materiële vaste activa, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden volgens onderstaand overzicht lineair afgeschreven vanaf het moment dat het actief gereed is.

    -

    Gronden en terreinen

    geen afschrijvingen

     

    -

    Woonruimten

    40 jaar

     

    -

    (Bedrijfs)Gebouwen

    40 jaar

     

     

    behoudens:

     

     

     

    schoolgebouwen die dateren van voor de centralisatie huisvesting

    60 jaar

     

     

    noodgebouwen

     

    10 jaar

     

    restauratie/renovatie

    jaren levensduur-

     

     

    verlenging

     

     

    -

    Inrichting gebouwen, met uitzondering van scholen

    10 jaar

     

    -

    Grond-, weg-, waterbouwkundige werken

    30 jaar

     

     

    behoudens:

     

     

     

     

     

     

     

    voorzieningen parkeerterreinen

    10 jaar aanleg plantsoenen, openbaar groen

    20 jaar

     

    riolering

    50 jaar

     

    -

    Vervoermiddelen

    10 jaar

     

     

    behoudens:

     

     

     

    auto’s

    5 jaar

     

    -

    Machines, apparaten, installaties

    20 jaar

     

     

    behoudens:

     

     

     

    telefoon / data bekabeling

    10 jaar

     

     

    computerapparatuur

    5 jaar

     

    -

    Verkeersregelinstallaties (VRI)

    10 jaar

     

    -

    Overige materiële vaste activa

    5 jaar

     

    Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan

    € 5.000,- worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatste worden altijd geactiveerd.

    Van deze termijnen kan het college beargumenteerd afwijken indien de technische of economische levensduur daartoe aanleiding geeft.

  • 4.

    Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden verstaan investeringen in aanleg en onderhoud van: (inrichting) wegen, waterwegen; civiele kunstwerken, groen en kunstwerken.

  • 5.

    Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut kunnen ineens, onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves, ten laste van de exploitatie worden gebracht. Hiertoe moet bij raadsbesluit worden besloten. In geval van activering, wordt het actief lineair afgeschreven volgens de onder lid drie genoemde periode.

Artikel 11. Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor de openstaande vorderingen betreffende:

  • a.

    onroerende zaakbelasting gebruikers;

  • b.

    onroerende zaakbelasting eigenaren;

  • c.

    precariobelasting;

  • d.

    hondenbelasting;

  • e.

    rioolrechten;

  • f.

    reinigingsrechten

wordt een voorziening gevormd wegens oninbaarheid.

Artikel 12. Kostprijsberekening

  • 1.

    Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Leeuwarden wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Daarbij wordt uitgegaan van de integrale kostprijs.

  • 2.

    Bij de kostprijsbepaling worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

  • 3.

    De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en voorzieningen.

Artikel 13. Financieringsfunctie

  • 1.

    Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

    • a.

      het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;

    • b.

      het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

    • c.

      het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;

    • d.

      het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

  • 2.

    Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de richtlijnen in acht die zijn opgenomen in het door de raad vastgestelde treasurystatuut.

  • 3.

    Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties anders dan genoemd in het tweede lid worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële paricipaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

  • 4.

    Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste tot en met derde lid en legt deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een besluit treasurystatuut.

Artikel 14. Registratie bezittingen, activa en vermogen

Het college draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van bezittingen. In de registratie worden ook opgenomen niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet- of netto-geactiveerde investeringen in de openbare ruimte.

Hoofdstuk 3 Paragrafen

Artikel 15. Lokale heffingen

Bij begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen verslag van: de opbrengsten per lokale heffing; het volume en bedrag aan kwijtscheldingen; de kostendekkendheid van rioolrechten en afvalstoffenheffing; de (ontwikkeling van de) lokale lastendruk voor eenpersoonshuishoudingen, meerpersoonshuishoudingen en bedrijven.

Artikel 16. Weerstandsvermogen en risicomanagement

  • 1.

    Het college geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico's aan van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico's zich voordoen.

  • 2.

    Het college geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit aan en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico's van materieel belang met de weerstandskapaciteit kunnen worden opgevangen.

Artikel 17. Onderhoud kapitaalgoederen

Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag van de voortgang van het geplande onderhoud en eventueel achterstallig onderhoud aan openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair, riolering, gebouwen.

Artikel 18. Financiering

Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:

  • a.

    de kasgeldlimiet;

  • b.

    de renterisico norm;

  • c.

    de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar;

  • d.

    de rentevisie en

  • e.

    de rentekosten en rente-opbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

Artikel 19. Bedrijfsvoering

  • 1.

    In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting wordt in gegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen.

  • 2.

    Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in artikel 213a Gemeentewet, en de uitputting van de bijbehorende budgetten.

Artikel 20. Verbonden partijen

In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen en eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen.

Artikel 21. Grondbeleid

In de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarstukken wordt in gegaan op de belangrijkste financiële ontwikkelingen zoals verlies/winstverwachtingen, de verwerving van gronden e.d. en de relaties van het grondbeleid met de programma's

Artikel 22. Nadere regels

Met betrekking tot de in dit hoofdstuk genoemde zaken kan de raad nadere regels stellen.

Hoofdstuk 4 Financiële organisatie en administratie

Artikel 23. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de diensten;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts.;

  • c.

    het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

  • d.

    het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • e.

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • f.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 24. Financiële administratie

Het college draagt er zorg voor dat:

  • a.

    de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

  • b.

    de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 25. Financiële organisatie

Het college draagt zorg voor:

  • a.

    een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken;

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d.

    de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de diensten van de gemeente;

  • e.

    de te maken afspraken met de diensten over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

  • f.

    de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer van de diensten.

Artikel 26. Aanbesteding en inkoop

Het college draagt zorg voor interne regels voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie.

Artikel 27. Subsidieverstrekking en steunverlening

Het college draagt zorg voor interne regels voor de toekenning van steunverlening aan ondernemingen en subsidies. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie en de subsidieverordening van de gemeente Leeuwarden.

Hoofdstuk 5. Slotbepalingen

Artikel 28. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 15 december 2003, met dien verstande dat de begroting en meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2004 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

Artikel 29. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als “Financiële Verordening Leeuwarden 2003”.