Richtlijnen budgethouders Leeuwarden 2016

Artikel 1 Definities

• 1.

  Een budgethouder is een functionaris die de beschikking heeft gekregen over financiële middelen om daarmee een doel te realiseren, alsmede de daarvoor overeengekomen prestaties en op grond van het Mandaatstatuut bevoegd is verplichtingen aan te gaan voor de levering van goederen en diensten en het aangaan van rechten.

• 2.

  Een budgetbeheerder is een functionaris die een budgethouder kan ondersteunen bij de uitvoering van een budget.

• 3.

  Een P&C-adviseur is een functionaris die een budgethouder ondersteunt op financieel-beheersmatig gebied en daarnaast toezicht houdt op de juistheid, volledigheid, tijdigheid en rechtmatigheid van de verwerking van lasten en baten in de administratie.

Artikel 2 Mandatering budgethouderschap

• 1.

  De uitvoering van de begroting wordt door het college van B&W volledig gemandateerd aan de gemeentesecretaris. Uitzondering hierop vormt beleidsproduct BLP071 ‘Gemeenteraad’. De budgetverantwoordelijkheid voor dit product ligt rechtstreeks bij de Gemeenteraad, waarbij de Griffie de uitvoering verzorgt.

• 2.

  De gemeentesecretaris mandateert zijn budgetten zoveel als mogelijk naar de onderliggende managementlagen.

• 3.

  Teamleiders en projectleiders is het niet toegestaan hun budgetten verder door te mandateren.

• 4.

  In aanvulling op het bepaalde in de voorgaande leden van dit artikel geldt dat het Mandaatstatuut van overeenkomstige toepassing is. Dit geldt in het bijzonder voor de grensbedragen en de vervanging bij afwezigheid.

Artikel 3 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgethouder

• 1.

  Een budgethouder is bevoegd tot: a. het conform het bepaalde in het Mandaatstatuut aangaan van verplichtingen en rechten; b. het geven van opdracht tot de met de onder lid a genoemde verplichtingen en rechten samenhangende betalingen en invorderingen; c. het verantwoorden van lasten en baten op de daartoe bestemde budgetten.

• 2.

  Voor de onder lid 1 b en c genoemde bevoegdheden zijn de op grond van het Mandaatstatuut bepaalde grensbedragen van overeenkomstige toepassing met uitzondering van de volgende situaties: a. Voor betalingen rond de salarisadministratie, geldleningenadministratie, belastingadministratie, subsidie-administratie en uitkeringenadministratie hebben de betreffende sectormanagers en het hoofd van de afdeling Financiën en Administratie een onbeperkte betalingsbevoegdheid. b. De directeuren van de diensten hebben voor alle betalingen een onbeperkte betalingsbevoegdheid.

• 3.

  Een budgethouder kan lasten of baten in principe alleen ten laste of ten gunste van zijn eigen budget brengen. Het belasten van budgetten van andere budgethouders is slechts toegestaan na voorafgaande toestemming van de desbetreffende budgethouder. Deze toestemming dient bij voorkeur in de vorm van een interne werkopdracht (IWO) te worden vastgelegd.

• 4.

  Lasten en baten mogen alleen op een budget worden verantwoord indien deze in overeenstemming zijn met het doel van het budget.

• 5.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor het behalen van de met het budget samenhangende prestaties.

• 6.

  Voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen of rechten toetst de budgethouder of het budget toereikend is. Materiële overschrijdingen worden tijdig gemeld in het kader van de P&C-cyclus.

• 7.

  Bij het fiatteren van een inkoopfactuur toetst de budgethouder of laat toetsen of voor het gefactureerde opdracht is gegeven en of de levering conform opdracht tegen de overeengekomen prijs heeft plaats gevonden.

• 8.

  Een budgethouder legt op de concernbreed afgesproken momenten  en op verzoek van leidinggevende of controller verantwoording af over de aanwending van het budget.

• 9.

  Binnen de grenzen van de Richtlijnen begrotingswijzigingen is het de budgethouder toegestaan te schuiven tussen budgetten.

Artikel 4 Richtlijnen verplichtingen en inkoop en aanbesteding

• 1.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor het tijdig en volledig doorgeven van informatie over aangegane verplichtingen aan zijn P&C-adviseur. De P&C-adviseur is verantwoordelijk voor de juiste toepassing van de richtlijnen voor verplichtingen.

• 2.

  Bij het geven van opdrachten dient de budgethouder de gemeentelijke richtlijnen voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid in acht te nemen.

• 3.

  Het is niet toegestaan opdracht te geven tot inkoop van goederen en diensten waarvan bepaald is dat de inkoop centraal plaatsvindt of met tussenkomst van de centrale afdeling inkoop.

Artikel 5 Ondersteuning en controle budgethouder

• 1.

  Een budgethouder kan zich bij de uitvoering van zijn werkzaamheden laten ondersteunen door een budgetbeheerder. Een budgethouder kan de fiatteringsbevoegdheid van inkoopfacturen waar een verplichting aan ten grondslag ligt of waarvan het factuurbedrag (excl. BTW) kleiner is dan € 1.000 mandateren aan een budgetbeheerder.

• 2.

  De budgethouder wijst de budgetbeheerder aan.

• 3.

  Elke budgethouder heeft een of meer P&C-adviseurs die hem ondersteunen op financieel beheersmatig gebied bij de uitvoering van zijn werkzaamheden. In het bijzonder draagt de P&C-adviseur zorg voor een adequate informatievoorziening van de budgethouder.

• 4.

  De P&C-adviseur is verantwoordelijk voor de juiste, tijdige, volledige en rechtmatige verwerking van de financiële beheershandelingen in de administratie.

• 5.

  In onderstaande tabel zijn de bevoegdheden per financieel proces weergegeven:  

  Tabel 1: Benodigde parafen per financieel proces

   

* Facultatief met dien verstande dat het verplicht is dat één van beide functionarissen (budgetbeheerder of budgethouder) parafeert.

Artikel 6 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met terugwerkende kracht tot 1 januari 2016.

Artikel 7 Citeertitel

Deze richtlijnen kunnen worden aangehaald als ‘Richtlijnen budgethouders Leeuwarden 2016’.

Leeuwarden, 24 mei 2016

Burgemeester en wethouders voornoemd,

burgemeester,

secretaris.