Verordening op de raadscommissies 2008

1. De raad stelt raadscommissies in. De namen en taakvelden van de commissies worden bij afzonderlijk raadsbesluit vastgesteld.

2. Indien een onderwerp meerdere commissies aangaat, wordt het onderwerp behandeld in een gecombineerde vergadering. De commissie die het meeste raakvlakken heeft met het onderwerp nodigt de overige commissies uit om deel te nemen aan de beraadslaging over het onderwerp.

1. De raad kan subcommissies instellen. De raad benoemt de leden van de subcommissie uit het midden van de commissie voor wie de subcommissie werkzaamheden zal gaan verrichten.

2. De subcommissie benoemt uit haar midden een voorzitter. Indien de subcommissie ondersteuning wenst in de vorm van een secretaris, richt zij hiertoe een verzoek aan de griffier. De griffier beslist zo spoedig mogelijk.

3. De subcommissie vergadert zo vaak als zij noodzakelijk acht.

4. Een subcommissie heeft als hoofdtaak het voorbereiden van besluiten of adviezen voor een commissie, alsmede het verrichten van werkzaamheden voor de commissie. De subcommissie rapporteert regelmatig aan de commissie waaruit zij is benoemd, over de stand van zaken.

A. Leden

• 1.

  Het aantal leden van de commissie wordt, met inachtneming van het tweede lid van dit artikel bij afzonderlijk besluit van de raad bepaald.

• 2.

  Een fractie die uit minder dan 5 raadsleden bestaat heeft het recht 1 lid per commissie voor te dragen. Een fractie die uit ten minste 5 raadsleden bestaat heeft het recht 2 leden per commissie voor te dragen. Indien een fractie uit meer dan 8 raadsleden bestaat heeft het recht op 3 leden per commissie.

• 3.

  De leden worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd. Zowel een raadslid als een duoraadslid kunnen tot lid van de commissie benoemd worden. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op een lid. Een duoraadslid kan alleen zitting nemen in de commissie indien hij voldoet aan de vereisten genoemd in artikel 7 van deze verordening.

• 4.

  Per fractie kan per commissie ten hoogste één duoraadslid als lid worden benoemd.

B. De voorzitter

• 5.

  De raad benoemt uit zijn midden, na een sollicitatieprocedure, per raadscommissie één voorzitter. De voorzitter is geen lid van de commissie. De voorzitter is bij voorkeur niet tevens fractievoorzitter.

• 6.

  Ten behoeve van de sollicitatieprocedure genoemd in het zevende lid wordt een sollicitatiecommissie ingesteld bestaande uit vier fractievoorzitters en de voorzitter van de raad. Twee fractievoorzitters dienen afkomstig te zijn van een partij die geen zitting heeft in het college van Burgemeester en Wethouders.

• 7.

  De voorzitter is belast met het leiden van de vergadering, het handhaven van de orde, en het doen naleven van deze verordening.

• 8.

  Indien een voorzitter van een commissie verhinderd is om een vergadering voor te zitten wordt hij vervangen door een door de raadscommissie uit haar midden aan te wijzen lid van de commissie.

1. Een duoraadslid is een lid van een politieke partij die de raadsleden van de politieke partij bij hun werkzaamheden ondersteunt. Om tot duoraadslid te kunnen worden benoemd moet de persoon bij de laatstgehouden gemeenteraadsverkiezingen op de kandidatenlijst van een politieke partij voorkomen, en niet als raadslid zijn benoemd.

2. In afwijking van lid 1 kan een fractie een met redenen omkleed verzoek doen een lid van haar partij die bij de laatstgehouden gemeenteraadsverkiezingen niet op de kandidatenlijst van een politieke partij voorkwam te laten benoemen als duoraadslid. Een fractie richt een met redenen omkleed verzoek hiertoe tot de voorzitter van de raad, die zo spoedig mogelijk over de benoembaarheid beslist. De fractie zendt tevens de geloofsbrieven van de kandidaat ter beoordeling aan de raad.

3. Een duoraadslid kan alleen op voordracht van een fractie worden benoemd of ontslagen. Voorafgaand aan zijn benoeming, wordt het duoraadslid beëdigd ten overstaan van de voorzitter van de raad en de griffier. Hij legt hiertoe in handen van de voorzitter conform artikel 14 Gemeentewet de eed of belofte af. De artikelen 10 tot en met 13 en artikel 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing.

4. Een fractie met vijf of minder raadszetels mag maximaal drie duoraadsleden hebben. Een fractie met zes of meer raadszetels mag maximaal twee duoraadsleden hebben. Een fractie met twee of minder raadszetels, die tevens een voorzitter van een raadscommissie/lid presidium levert, kan een extra duoraadslid hebben.

5. Artikel 17 van de Verordening Ambtelijke bijstand en Fractieondersteuning is van overeenkomstige toepassing.

1. De raad benoemt ter ondersteuning van iedere raadscommissie een raadsadviseur werkzaam op de griffie, als commissiegriffier. De commissiegriffier is bij iedere vergadering aanwezig.

2. Bij zijn verhindering of afwezigheid wordt hij vervangen door een andere raadsadviseur werkzaam op de griffie of door de griffier.

3. De commissiegriffier wordt ondersteund door een notulist voor het maken van de notulen.

1. De voorzitter kan één of meer leden van het college en de gemeentesecretaris uitnodigen in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen. De collegeleden kunnen zich laten bijstaan door één of meer ambtelijke adviseurs.

2. De voorzitter is bevoegd, uit eigen beweging of op verlangen van de commissie, gemeente-ambtenaren uit te nodigen de vergadering van de commissie bij te wonen voor het geven van feitelijke informatie, conform de begripsomschrijving in de Verordening Ambtelijke Bijstand en Fractieondersteuning. Dit geschiedt in aanwezigheid van de portefeuillehouder.

3. De commissie kan besluiten personen of groepen van personen, voor zover niet vallend onder het eerste of tweede lid, te horen over zaken, die aan haar oordeel zijn onderworpen.

1. Er is een presidium voor de raad en de raadscommissies. Het presidium bestaat uit de commissievoorzitters - uitgezonderd de voorzitter van de Commissie voor de Rekeningen -en de voorzitter van de raad.

2. De griffier treedt op als secretaris en is elke vergadering in die hoedanigheid aanwezig.

3. Het presidium vergadert één keer in de twee weken of zo vaak als de voorzitter dit noodzakelijk acht.

4. Het presidium bereidt de raads- en commissievergadering voor. Hij bespreekt alle vergaderingen van de raad en commissies voor, beoordeelt de kwaliteit van de stukken, bepaalt of stukken ‘rijp’ zijn voor behandeling, stelt een vergaderschema op voor de raads- en commissievergaderingen, houdt overzicht over aanlevering en agendering van stukken en de wijze van behandeling van stukken in commissies en raad. Hij bewaakt de langetermijnagenda’s van de commissies en de raad en draagt zorg voor de planning van activiteiten voor de commissies en de raad.

5. Het presidium doet een voorstel op welke wijze een onderwerp in de commissievergadering wordt geagendeerd, te weten I (informatief), BC(Besluit commissie), DC (debat en prebesluitvorming in de commissie, besluitvorming in de raad), DR (debat in de commissie, debat en besluitvorming in de raad) of als hamerstuk.

6. De vergaderingen van het presidium zijn openbaar, tenzij de aard van het te bespreken onderwerp zich daartegen verzet. De griffier verstuurt de agenda en de adviezen van de griffie op de te agenderen voorstellen minimaal 48 uur voor de vergadering per email aan de presidiumleden. De griffier maakt de besluitenlijst van de besluiten die zijn genomen tijdens de presidiumvergadering. Alle raadsleden, duoraadsleden en collegeleden ontvangen zo spoedig mogelijk de besluitenlijst per email.

7. Ieder lid van het presidium kan bij de voorzitter verzoeken om een extra vergadering van het presidium. Het lid dient het verzoek met redenen te omkleden. De voorzitter beslist binnen twee dagen over het verzoek na consultatie van de griffier.

1. De commissies vergaderen in een cyclus van drie weken, uitgezonderd de recesperiodes.

2. Vergaderingen vinden over het algemeen plaats op dinsdagavond. De vergaderingen beginnen om 20.00 uur en eindigen uiterlijk om 23.00 uur. Extra vergaderingen worden in principe op donderdagavond gehouden.

3. In de eerste week van de cyclus vergaderen twee commissies op hetzelfde tijdstip. In de tweede week van de cyclus vergaderen de andere twee commissies op hetzelfde tijdstip. In de derde week vindt de raadsvergadering plaats.

4. De voorzitter of drie leden van de commissie kunnen het presidium verzoeken om een extra vergadering te plannen. Zij dienen aan te geven wat de reden is voor de extra vergadering. Het presidium oordeelt over dit verzoek in zijn eerstvolgende vergadering. Het presidium legt de commissie zo snel mogelijk de datum en het tijdstip voor waarop de extra vergadering gehouden kan worden.

5. Het presidium kan de commissie voorafgaand aan de vergadering voorstellen de aanvangstijd te vervroegen voor andere vergaderingen dan die genoemd in het zesde lid. Ook kan de voorzitter van de commissie ter vergadering voorstellen tot na 23.00 uur door te vergaderen. De commissie beslist met meerderheid van stemmen of zij wil doorgaan na 23.00 uur.

6. Het presidium kan voorstellen de behandeling van de Perspectiefnota, de Programbegroting en de Jaarrekening vanaf 16.00 uur te laten plaatsvinden.

1. De commissiegriffier zendt, uit naam van de voorzitter, ten minste 14 dagen voor een vergadering de leden een schriftelijk oproep onder vermelding van de dag, tijdstip en plaats van de vergadering. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproeping aan de leden verzonden.

2. Tien dagen voor de vergadering worden een eventueel aangepaste agenda en de overige stukken verspreid.

3. Het college of de commissie kan het presidium verzoeken een onderwerp of voorstel aan de agenda toe te voegen in geval van spoedeisendheid. Dit verzoek moet schriftelijke worden ingediend bij de griffier. Het college of de commissie dienen het verzoek om spoed-agendering met redenen te omkleden. Het presidium oordeelt over dit verzoek in zijn eerstvolgende vergadering. Indien het presidium het verzoek positief beoordeelt verzoekt hij de commissie het onderwerp aan de agenda toe te voegen.

4. Zo snel mogelijk na verzending van de agenda en de stukken aan de leden vindt openbare aankondiging plaats van de vergadering in het gemeentelijke informatieblad en op de internetsite van de gemeente. De openbare kennisgeving vermeldt de datum, tijd en plaats van de vergadering, de agendapunten die behandeld worden en de mogelijkheid om in te spreken.

5. Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, de agenda, notulen van een voorgaande vergadering en de toezeggingenlijst worden gelijktijdig met het verzenden van de agenda en stukken aan de leden op het stadhuis, stadsbouwhuis en openbare bibliotheek ter inzage gelegd.

1. Voordat de schriftelijke oproeping wordt verzonden stelt het presidium de voorlopige agenda van de commissievergadering vast.

2. Ieder lid van de commissie en de voorzitter kunnen binnen twee dagen na het verschijnen van de voorlopige agenda het presidium verzoeken een onderwerp aan de agenda toe te voegen. Het presidium oordeelt over dit verzoek in zijn eerstvolgende vergadering. Indien het presidium het verzoek positief beoordeelt verzoekt hij de commissie het onderwerp aan de agenda toe te voegen. De aangepaste agenda en de eventueel daarbij behorende stukken worden zo spoedig mogelijk verspreid.

3. Bij aanvang van de vergadering stelt de commissie de agenda vast. Ieder lid van de commissie is bevoegd aan de commissie voor te stellen bij de vaststelling van de agenda onderwerpen af te voeren.

4. Op voorstel van een lid of van de voorzitter kan de commissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

5. Stukken die niet op de agenda zijn vermeldt kunnen niet worden behandeld, tenzij de commissie alsnog instemt met de behandeling daarvan vanwege het spoedeisende karakter.

1. De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

2. Indien een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter dag en tijd van de volgende vergadering op een tijdstip dat ten minste 24 uur na het bezorgen van de schriftelijke oproeping is gelegen.

3. Indien een nieuwe vergadering is belegd wegens het ontbreken van quorum bij de vorige vergadering is het eerste lid niet van toepassing. De commissie kan over andere aangelegenheden beraadslagen of besluiten indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

1. Het agendapunt ‘Burger aan het Woord’ is na de opening van de vergadering het eerste punt op de agenda. Voor dit agendapunt wordt 15 minuten tijd gereserveerd.

2. Elke spreker krijgt vijf minuten tijd om te spreken over een onderwerp dat niet op de agenda van de commissievergadering staat maar dat wel tot het taakveld van de commissie behoort. De commissieleden hebben de mogelijkheid om na de bijdrage van de spreker vragen te stellen.

3. Een ieder die wil inspreken dient zich vóór 16.00 uur op de dag van de commissievergadering bij de commissiegriffier aan te melden onder vermelding van hun naam, telefoonnummer het onderwerp waarover zij het woord willen voeren.

1. Een ieder kan tijdens een openbare commissievergadering inspreken over onderwerpen die op de agenda van de commissievergadering staan. Het inspreken vindt plaats op het moment dat met de behandeling van het onderwerp in de commissie wordt gestart.

2. Diegenen die willen inspreken melden dit vóór 16.00 uur op de dag van de vergadering bij de commissiegriffier. De inspreker vermeldt zijn naam en telefoonnummer en het voorstel waarover hij wil inspreken. In bijzondere gevallen of indien veel insprekers worden verwacht kan de tijd waarvoor men zich moet aanmelden vervroegd worden.

3. De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan hiervan afwijken indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.

4. Degene die het woord voert dient zich te wenden tot de commissie en zich te beperken tot die zaken die rechtstreeks verband houden met het geagendeerde onderwerp. Treedt hij buiten de orde, dan kan de voorzitter hem het woord ontnemen.

5. De spreektijd bedraagt maximaal vijf minuten. De voorzitter kan in bijzondere gevallen de maximale inspreektijd inkorten tot minimaal drie minuten.

6. De commissieleden worden in de gelegenheid gesteld vragen te stellen, zonder in discussie te treden met de inspreker.

7. Indien over het desbetreffende onderwerp een inspraakprocedure is gevoerd conform de Inspraakverordening, wordt na het inspreken een meningsvormende discussie gevoerd en vervolgens de beraadslaging gesloten. De besluitvormende behandeling vindt in een volgende vergadering van de commissie plaats. Bij de besluitvormende behandeling kan niet opnieuw worden ingesproken. In bijzondere gevallen kan de commissie besluiten dat hiervan wordt afgeweken.

8. Het is niet mogelijk in te spreken op:

• -

  stukken die staan opgenomen op de lijst met ingekomen stukken;

• -

  benoemingen, voordrachten of aanbevelingen ten aanzien van personen.

9. Het presidium kan bij het agenderen van een voorstel bedoeld in artikel 14, eerste lid de commissie voorstellen een afwijkende wijze van inspreken te hanteren. Dit is alleen mogelijk indien over het desbetreffende onderwerp geen inspraakprocedure conform de Inspraakverordening is gevoerd. Indien een afwijkende wijze van inspreken wordt gekozen zijn de bepalingen van dit artikel niet van toepassing.

1. Het presidium kan de commissie voorstellen voor één of meerdere onderwerpen op de agenda een spreektijdenregeling toe te passen. Leden van een commissie kunnen de voorzitter van de commissie verzoeken om een spreektijdenregeling voor één of meerdere agendapunten in te voeren.

2. Het presidium legt de commissie een spreektijd per fractie per onderwerp op de agenda voor of een spreektijd voor alle inhoudelijke onderwerpen op de agenda tezamen.

3. De verdeling van de spreektijd over de fracties is afhankelijk van het aantal raadszetels die een fractie inneemt. Fracties met vijf of meer raadszetels krijgen meer spreektijd dan fracties met minder dan vijf raadszetels.

1. Een lid, de voorzitter en de leden van het college spreken vanaf hun plaats. Zij dienen zich te houden aan de aan hun fractie toebedeelde spreektijd op grond van artikel 18 tweede lid.

2. De voorzitter en elk lid kunnen in de vergadering een voorstel van orde doen. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

1. Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord tenzij:

§ de voorzitter het nodig oordeelt spreker aan het opvolgen van deze verordening te herinneren of aan overige gemaakte afspraken;

§ een lid de spreker interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog afrondt.

2. Indien een spreker zich beledigend of onbetamelijk uitdrukt, afwijkt van het onderwerp dat in behandeling is, of een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. De voorzitter kan spreker, als hij hieraan geen gevolg geeft, hem gedurende de vergadering over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

3. De voorzitter kan ter handhaving van de orde van de vergadering voor een door hem te bepalen tijd de vergadering schorsen en indien noodzakelijk daarna sluiten.

4. De voorzitter kan de commissie voorstellen een lid dat de geregelde gang van zaken verstoort of belemmert het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. De commissie stemt zonder beraadslaging over dit voorstel. Na aanneming ervan verlaat het lid meteen de vergadering.

1. Het concept- verslag van een openbare commissievergadering wordt aan de leden van de commissie en aan de bij de vergadering aanwezige leden van het college toegezonden. Het verslag wordt zo mogelijk in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

2. De voorzitter, leden en de leden van het college hebben het recht een voorstel tot wijziging van het verslag te doen indien het onjuistheden bevat of niet duidelijk of onjuist weergeven is hetgeen is gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering dient uiterlijk om 16.00 uur op de dag van de vergadering waarin het verslag wordt vastgesteld, schriftelijk bij de commissiegriffier te worden ingediend.

3. Het conceptverslag van het behandelde in een besloten vergadering wordt in een envelop toegezonden aan de leden van de commissie en de leden van het college die aanwezig waren bij de vergadering. Het conceptverslag van het behandelde in een besloten vergadering waarover geheimhouding is opgelegd, ligt voor de leden van de commissie ter inzage bij de commissiegriffier. Het verslag van een besloten vergadering wordt in een volgende besloten vergadering vastgesteld.

4. Aan het einde van de raadsperiode wordt in een besloten vergadering bepaald of de vastgestelde besloten verslagen openbaar kunnen worden gemaakt.

1. De vergaderingen van de raadscommissie zijn openbaar, tenzij financiële of andere zwaarwegende belangen van de gemeente, van gemeentelijk personeel of van derden daardoor geschaad kunnen worden. De deuren worden gesloten wanneer de voorzitter het nodig acht of twee leden dit verlangen. De commissie besluit vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.

2. Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.

1. Naast de voorzitter en de leden zijn bij een besloten vergadering de verantwoordelijk wethouder(s), de commissiegriffier, notulist en eventueel de behandeld ambtenaar aanwezig. Raads- of duoraadsleden die niet zitting hebben in de commissie kunnen na toestemming van de voorzitter bij de vergadering aanwezig zijn.

2. De voorzitter is bevoegd, uit eigen beweging of op verlangen van de commissieleden, één of meer collegeleden, raadsleden of ambtenaren als toehoorder toe te laten en/of te laten deelnemen aan de beraadslagingen.

1. Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de commissie, overeenkomstig artikel 86, eerste lid van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van stukken en het verhandelde geheimhouding geldt. De commissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen.

2. Indien de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt daarover, indien de commissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, in een besloten vergadering met de commissie overleg gevoerd.

1. De commissie kan op voorstel van de voorzitter of een lid beslissen over een of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen.

2. De commissie kan de behandeling van collegevoorstellen uitstellen tot een volgende vergadering wanneer zij nog nadere informatie nodig heeft om tot een afgewogen advies te komen.

3. Kaderstellende voorstellen komen in twee instanties aan de orde in de commissie - eerst meningsvormend, dan besluitvormend - alvorens die met advies van de commissie naar de raad gaan.

4. Wanneer de voorzitter vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij de commissie anders beslist.

5. Nadat de beraadslaging is gesloten, beslist de commissie welk advies aan de raad wordt uitgebracht. Het advies kan luiden: hamerstuk, hamerstuk met stemverklaring, korte bespreking of inhoudelijke discussie. De commissiegriffier stelt dit advies op.

6. Indien het advies luidt korte bespreking of inhoudelijke discussie dient in het advies te worden opgenomen welke standpunten de fracties innemen en welke onderdelen nog bespreking behoeven. Daarnaast wordt aangegeven welke moties en amendementen zijn aangekondigd.

7. In afwijking van het zesde lid wordt een wensen- en bedenkingenprocedure op grond van artikel 169 Gemeentewet afgesloten door of te wel het zenden van een raadsvoorstel met de wensen en bedenkingen aan de raad of door het zenden van een brief met de wensen en bedenkingen aan de raad. Indien gekozen wordt voor een raadsvoorstel, dan wordt deze geagendeerd voor de eerstvolgende raadsvergadering. Indien gekozen wordt voor het zenden van een brief dat wordt deze opgenomen op de lijst van ingekomen stukken van de eerstvolgende raadsvergadering.

8. In afwijking van het zesde lid bepaalt de commissie of een door de raad aangenomen motie door het college op voldoende wijze is afgehandeld. De commissiegriffier stelt een brief op aan de raad met daarin het oordeel van de commissie. De brief wordt geplaatst op de lijst van ingekomen stukken van de eerstvolgende raadsvergadering.

1. In de commissie kunnen moties worden ingediend over voorstellen waarover geen besluitvorming in de raad plaatsvindt.

2. Fracties die voornemens zijn een motie vreemd aan de orde van de dag te gaan indienen, dienen deze eerst in bij het presidium. Het presidium doet de raad een voorstel waar en op wat voor wijze de motie behandeld kan worden.

1. De toehoorders kunnen plaatsnemen in de raadzaal. De vertegenwoordigers van de pers kunnen plaatsnemen in de raadzaal of op de perstribune.

2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

3. De voorzitter is bevoegd, aanwezigen die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

1. De verordening treedt in werking met ingang van 12 april 2008.

2. Bij de inwerkingtreding vervalt de Verordening tot instelling van de raadscommissies 2006, vastgesteld op 21 maart 2006 en inwerking getreden op 1 april 2006 (rv. 06.0027).