Regeling vervallen per 18-07-2014

Controleprotocol 2012

Geldend van 05-07-2012 t/m 17-07-2014

Intitulé

Controleprotocol 2012

Artikel 1 Algemene uitgangspunten

Algemene uitgangspunten voor de accountantscontrole (getrouwheid én rechtmatigheid). De door de raad benoemde accountant zal de controle op de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitvoeren en een oordeel afgeven over:

  • 1.

    de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;

  • 2.

    het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen;

  • 3.

    de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

  • 4.

    het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten);

  • 5.

    de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten), de Kadernota Rechtmatigheid 2010 van 12 juli 2010 evenals de Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (NIVRA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen "in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen ".

Artikel 2 Goedkeuringstoleranties

In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen:

　

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

Fouten in de jaar- rekening (% lasten)

≤ 1%

>1%<3%

-

≥ 3%

Onzekerheden in de controle (% lasten)

≤ 3%

>3%<10%

≥ 10%

-

Artikel 3 Rapporteringtoleranties

Te hanteren rapporteringtoleranties:

  • 1.

    Fouten in de jaarrekening per programma worden gerapporteerd indien een fout gelijk of groter is dan € 250.000,-;

  • 2.

    Onzekerheden in de controle per programma worden gerapporteerd indien en voor zover de inschatting van een onzekerheid gelijk of groter is dan € 500.000.

Rapporteringtolerantie Single information single audit (Sisa)

In het verslag van bevindingen van de accountant wordt per specifieke uitkering gerapporteerd met een rapporteringtolerantie gebaseerd op de lasten van de specifieke uitkering in het verantwoordingsjaar of, bij meerjarige financiële afrekening op basis van prestatieafspraken, gebaseerd op het totale voorschot per specifieke uitkering, in alle gevallen met een ondergrens van te melden bevindingen van:

  • 1.

    € 10.000 indien de lasten kleiner dan of gelijk aan € 100.000 zijn;

  • 2.

    10% indien de lasten groter dan € 100.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 zijn;

  • 3.

    € 100.000 indien de lasten groter dan € 1.000.000 zijn.

Artikel 4 Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidstoetsing

De accountantscontrole op de rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2012 is gericht op de naleving van wettelijke kaders, "externe wetgeving" en "interne wetgeving". Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen.

Alle relevante algemene wet- en regelgeving en de verordeningen van de gemeente Leiden die van belang zijn de in het kader van de rechtmatigheidcontrole zijn te vinden op;

http://zoekdienst.overheid.nl/Zoekdienst/html.onl.nl/collectie/dcr?searchform=advanced&view=advanced&kb_reset_basket=true onder de gemeente Leiden.

Bij rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole bestaat een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet worden vastgesteld dat baten en lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. De accountant hoeft niet vast te stellen of alle handelingen binnen de provincie of gemeente conform de geldende wet- en regelgeving zijn verricht. De aandacht blijft beperkt tot de handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen die als baten, lasten en/of balansmutaties in de jaarrekening dienen te worden verantwoord.

Artikel 5 Communicatie en periodiek overleg

Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-) overleg plaats tussen de accountant en een vertegenwoordiging uit raad, een vertegenwoordiging uit de commissie van de rekeningen, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris en de (concern) controller. In bijlage 1 is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor het kalenderjaar 2012.

Artikel 6 Extra accenten

Beheer gemeente garanties

De afgelopen maanden zijn enkele woningcorporaties in de financiële problemen gekomen door risicovolle beleggingen en verkeerde investeringsbeslissingen De gemeente Leiden staat voor tientallen miljoenen euro’s garant voor leningen van woningcorporaties. Door de zwakke financiële positie van woningcorporaties

neemt de kans sterk toe dat er aanspraak gedaan moet wordt op de garantstelling van de gemeente.

Extra accent bij gemeente garanties: hoe is het proces omtrent het beheer en bewaking gemeentegaranties georganiseerd en geborgd?

Beheer contractenregister 　

Ook bij de controle van de jaarrekening 2011 zijn er onrechtmatigheden geconstateerd bij inkoop en aanbestedingstrajecten. In 2011 zijn al veel verbetermaatregelen getroffen om te voorkomen dat zich onrechtmatigheden voordoen bij nieuwe aanbestedingstrajecten en met name Europese aanbestedingen. Voor de controle en beheersing van inkooptrajecten is een contractenregister noodzakelijk. Momenteel bestaat er nog onvoldoende inzicht in de volledigheid en werking van het contractenregister.

Extra accent beheer contractenregister: hoe is het beheer van de inkoopcontracten vormgegeven en geeft het contractenregister voldoende inzicht voor een accurate controle op het inkoopproces?

Voorzieningen

De landelijk commissie BBV (besluit begroting en verantwoording) heeft in de notitie ‘verkrijging/vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen’ gepubliceerd (hierna notitie onderhoud kapitaalgoederen). In deze notitie is bepaald dat voorzieningen die worden gevormd om onderhoudslasten van een kapitaalgoed over een aantal jaren te egaliseren, alleen ingesteld en gevoed kunnen worden op basis van een beheerplan van het desbetreffende kapitaalgoed.

De afgelopen jaren zijn voorzieningen voor onderhoud van kapitaalgoederen vrijgevallen omdat de accountant van mening van was dat de kwaliteit en kwantiteit van onderhoudsplannen onvoldoende basis vormde om de voorziening in stand te houden. In 2012 zijn veel nieuwe onderhoudsplannen gemaakt en bestaande beheersplannen geactualiseerd.

Extra accent bij voorzieningen: hoe verloopt het proces van de implementatie van de nieuwe beheerplannen en dragen de beheersplannen ook bij aan de onderbouwing van de middelen in de voorzieningen voor kapitaalgoederen?

Proces kredieten

Tijdens de verbijzonderde interne controle is een overschrijding van het investeringskrediet voor de nieuwbouw van Da Vinci college Lammerschans van €1,4 miljoen geconstateerd. Elk jaar krijgt de gemeenteraad in december een raadsvoorstel met de rapportage overschreden investeringen. Bij de behandeling van raadsvoorstel rapportage overschreden investeringen 2011 heeft de commissie Werk en Financiën haar ongenoegen geuit over de kredietbewaking bij investeringen maar ging er vanuit dat met het accorderen van het raadsvoorstel rapportage overschreden investeringen 2011 de onrechtmatigheidproblemen bij de jaarrekening voorkomen zouden worden.

Extra accent bij de administratie voor de bewaking en beheersing van investeringskredieten: hoe is het proces van de kredietbewaking ( registratie verplichtingen budgetbewaking en voortgangscontrole) bij investeringskredieten georganiseerd?

Proces waardering onroerende zaken

Door externe economische ontwikkelingen zijn er onzekerheden ontstaan over de waarde van de onroerende goederen die in het bezit zijn van de gemeente. Door de economische crisis zijn prijzen voor onroerende goederen sterk aan het dalen. De opbrengst van de verkoop van gemeentepanden vormt een belangrijke inkomstenbron voor de financiering van grondexploitatie projecten. 　

Extra accent bij het proces waardering onroerende zaken: hoe is het proces van omtrent de waardering van onroerende zaken georganiseerd en is er voldoende inzicht in de risico’s?

Artikel 7 Rapportering accountant

In bijlage 2 is een overzicht opgenomen met de standaard rapportagemomenten. Tijdens en na afronding van de controle rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt:

Artikel 7a Interim-controle

De accountant voert een zogenaamde interim-controle uit. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag(=managementletter) aan het college uitgebracht. Bestuurlijk relevante zaken worden – op grond van de overeengekomen rapportage wensen - ook aan de gemeenteraad ter kennis worden gebracht in het verslag van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole.

Artikel 7b Verslag van bevindingen

In overeenstemming met de gemeentewet wordt over de controle van de jaarrekening een definitief verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het College van Burgemeester en Wethouders.

In dit verslag van bevindingen wordt gerapporteerd of de opzet financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen.

Artikel 7c Controleverklaring

De controleverklaring geeft op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weer, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het College van Burgemeester en Wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

Bijlage 1 Overleg

Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor het kalenderjaar 2012. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en ambtelijke organisatie als regel van toepassing zijn.

Aantal per jaar

Toelichting

Raad

Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van de raad.

Commissie voor de Rekeningen (CvR)

　

De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. De CvR is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. Met de CvR zal voorafgaand aan de controle een overleg plaatsvinden om te komen tot een afstemming betreffende de nadere invulling van de controleopdracht. Wellicht kan dit worden gecombineerd met het pré-audit gesprek dat ambtelijk wordt gevoerd. Eventuele tussentijdse belangrijke bijstellingen van de controle zullen worden teruggekoppeld naar de CvR. Daarnaast zullen de bevindingen van de eindejaarscontrole (op basis van het definitieve rapport van bevindingen) worden besproken in de CvR.

Griffier

Met de griffier vindt overleg plaats over de opdrachtverstrekking. Tevens vindt informeel voortgangsoverleg naar behoefte plaats.

College van burgemeester en wethouders

Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van college van burgemeester en wethouders

Portefeuillehouder Financiën

Drie

Pré-auditgesprek (overleg over aanvullende controleafspraken), bespreking bevindingen interim-controle (=managementletter) en eindejaarscontrole (=rapport van bevindingen)

Gemeentesecretaris/ Concerncontroller

Periodiek

De gemeentesecretaris en concerncontroller zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners binnen de gemeentelijke organisatie. Bijeenkomsten: pré-audit gesprek (voorbereiding aanvullende controleafspraken), de bespreking van de bevindingen van interim-controle (op basis van het concept managementletter) en de eindejaarscontrole (op basis van het concept rapport van bevindingen).

Controllersoverleg

Minimaal drie

Het controllersoverleg is voor de accountant een aanspreekpunt. Er zijn drie natuurlijke momenten: het pré-audit gesprek, de bespreking van de interim-controle en van de eindejaarscontrole. Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse voortgangsgesprekken.

Bijlage 2 Rapportage

De volgende standaard rapportagemomenten worden onderkend:

Rapportage

Tijdstip

Inhoud

Gericht aan

Managementletter

Na afronding van de interim-controle.

Mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen. Voortgang groeiproces invoering rechtmatigheid.

College van burgemeester en wethouders

Definitief verslag van bevindingen interim-controle

Na uitbrengen management-letter

Extract van belang zijnde controlebevindingen uit de managementletter, die ter kennis moeten worden gebracht aan de raad

College van burgemeester en wethouders; ter kennis name aan CvR

Definitief verslag van bevindingen Jaarrekeningcontrole

Na afronding van de controle van de jaarrekening.

Dit wettelijk voorgeschreven verslag beantwoordt de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Daarnaast bevat het verslag een opsomming van resterende fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met afgesproken rapporteringtoleranties. Relatie tussen de controletolerantie ingevolge controleverordening en de feitelijke bevindingen.

Raad

in afschrift aan College van burgemeester en wethouders

Controleverklaring

Na afronding van de controle van de jaarrekening.

Het accountantsoordeel over de mate waarin de gemeenterekening een getrouw beeld geeft en voldoet aan de eisen van rechtmatigheid.

Raad