Verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden 2014

Bijlage

LIJST, VERVAT IN ARTIKEL 3, LID 1, VAN DE VERORDENING GELDELIJKE VOORZIENINGEN RAADS- EN COMMISSIELEDEN

De bepaling is van toepassing op de navolgende commissies/personen:

- Duo-leden die zijn benoemd in een raadscommissie tot eind 2014

• -

  Commissie voor de Bezwaarschriften en haar afdelingen;

• -

  Adviesraad Werk en Inkomen;

• -

  Referendumkamer

• -

  Rekenkamercommissie

• -

  Commissie Bezwaarschriften Personele Zaken Servicepunt71

Toelichting Algemeen

Wettelijke regelingen

De regeling van de rechtspositie van wethouders, raadsleden en leden van gemeentelijke commissies vindt op drie of vier niveaus plaats, te weten bij wet, AMvB en gemeentelijke verordening. In de Gemeentewet is aangegeven dat de nadere invulling van de rechtspositie van raads- en commissieleden moet worden geregeld bij AMvB. Daartoe is tot stand gekomen het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden. In deze wetten en nadere regelgeving zijn alle voor de rechtspositie van belang zijnde onderwerpen geregeld. Een aantal voorzieningen, zoals de hoogte van de bezoldiging en de verschillende onkostenvergoedingen, is in de rechtspositiebesluiten overwegend geregeld in dwingende bepalingen. Voor secundaire voorzieningen, zoals bijvoorbeeld een regeling tegemoetkoming in de kosten van een ziektekostenverzekering, geldt dat de gemeente de vrijheid heeft om deze voorzieningen te treffen.

De vergoedingen en regelingen voor raads- en commissieleden die wel (lees rechtspositiebesluit of regeling) dwingend geregeld zijn, zijn niet opgenomen in deze verordening. Dit betreft de vergoedingen voor:

• 1.

  de toelage voor fractievoorzitters

• 2.

  de vergoeding voor de waarneming van het voorzitterschap van de gemeenteraad

• 3.

  de voorzieningen bij tijdelijk ontslag wegens zwangerschap en bevalling of ziekte

Hoofdlijnen gemeentelijke verordening

In deze verordening zijn bepalingen opgenomen inzake de geldelijke voorzieningen voor raadsleden en leden van gemeentelijke commissies. De grondslag hiervoor is te vinden in de Gemeentewet en genoemde Rechtspositiebesluit. raads- en commissieleden

In het tweede lid van artikel 44 GW wordt bepaald dat bij gemeentelijke verordening aan raads- en commissieleden voordelen, anders dan in de vorm van vergoedingen en tegemoetkomingen, mogen worden toegekend. Daarvoor is wel de goedkeuring van gedeputeerde staten vereist.

De rechtspositionele aanspraken voor raads- en commissieleden zijn uitsluitend te vinden in respectievelijk de Gemeentewet, het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden en de plaatselijke Verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden 2014.

Afzonderlijke verordeningen

In Leiden is de voorkeur uitgesproken om de lokale regeling voor wethouders af te zonderen van de lokale regeling voor raads- en commissieleden.

De verordening bevat bepalingen inzake:

– de beloning voor de werkzaamheden van raads- en commissieleden (artikelen 2 en 3),

– een vaste algemene onkostenvergoeding voor raadsleden (artikel 5 ); – reis- en verblijfkosten van raads- en commissieleden, (artikelen 8 en 9,);

– beschikbaarstelling van computer- en communicatieapparatuur aan raads- en commissieleden (artikel 12) en faciliteiten in de vorm van deelname van raads- en commissieleden aan cursussen, congressen, en dergelijke (artikelen 10 en 11);

– secundaire voorzieningen zoals de fietsregeling (artikel 13) voor raadsleden

– regelingen inzake raads- en commissieleden met een arbeidsongeschiktheids- of werkloosheids- uitkering (artikel 7)

– de procedure van declareren (artikelen 25 t/m 27).

De loon- en inkomstenbelasting

Opting-inregeling

Raadsleden kunnen opteren voor de loonbelasting. Het raadslid kan met de gemeente overeenkomen dat deze loonheffing inhoudt. Dat wordt de ‘opting-in-regeling’ genoemd. De administratie van de gemeente is zodanig ingericht dat wordt voldaan aan de daaraan gestelde wettelijke eisen. In een gezamenlijke verklaring melden de gemeente en het raadslid aan de Belastingdienst dat wordt geopteerd voor de loonbelasting. Als gezamenlijk wordt gekozen voor het loonbelastingsysteem, dan draagt de gemeente de ingehouden loonheffing af aan de Belastingdienst. Omdat een raadslid geen werknemer in de formele zin van het woord is, valt hij zoals gezegd vanwege het raadslidmaatschap niet onder de sociale zekerheidswetgeving. Om die reden worden over de raadsvergoeding ook geen premies sociale zekerheid ingehouden. De inkomsten worden als loon belast in box 1. Het raadslid hoeft in dat geval geen administratie bij te houden.

Werkkostenregeling

Vanaf 1 januari 2011 geldt de fiscale werkkostenregeling. Op grond van die regeling is er voor door de werkgever aan te wijzen vergoedingen en verstrekkingen een forfaitaire vrijstelling van 1,4% van de fiscale loonsom (artikel 31a van de Wet op de loonbelasting 1964). Dit forfait wordt aangevuld met nog

slechts een beperkt aantal gerichte vrijstellingen voor zakelijke kosten. Over het meerdere – boven het algemene forfait en voor zover niet onder een gerichte vrijstelling vallend – vindt een eindheffing van 80% ten laste van de werkgever plaats. Voor zover de forfaitaire ruimte niet volledig is benut hoeft de gemeente geen loonbelasting af te dragen. De nieuwe opzet maakt het tevens overbodig (de waarde van) als eindheffingsbestanddeel aangewezen verstrekkingen toe te rekenen aan de individuele werknemer.

Kosten die worden gemaakt kunnen niet worden afgetrokken. Wel kan de gemeente onder voorwaarden bepaalde vergoedingen onbelast verstrekken en bepaalde faciliteiten onbelast in bruikleen beschikbaar stellen. Genoemd kunnen worden de vergoeding van reis- en verblijfkosten en de zakelijke deelname aan cursussen en congressen.

Er zijn ook vergoedingen die niet belastingvrij kunnen worden verstrekt.

Indien een raadslid gekozen heeft voor de Opting-in-regeling wordt het bedrag aan onkostenvergoeding genoemd in tabel 2 van het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden netto uitbetaald. Dit bedrag wordt niet opgenomen in het belastbaar loon van het raadslid. Het bedrag komt ten laste van de vrije ruimte van de Werkkostenregeling.

Raadsleden die gekozen hebben voor de Opting-inregeling kunnen deelnemen aan de in artikel 13 genoemde fietsregeling.

De gemeente heeft de werkkostenregeling ingevoerd per 1 januari 2014, Ook om die reden moet deze verordening opnieuw vastgesteld worden.

Fiscale standaardpositie

Als niet voor de loonbelasting wordt geopteerd, dan geldt voor het raadslid dat hij voor de Wet inkomstenbelasting 2001 resultaat uit een werkzaamheid geniet. In dat geval is het winstsysteem van toepassing. Betrokkene moet dan alle ontvangsten verantwoorden als winst en kan de gemaakte kosten daarop in mindering brengen. Raadsleden die gekozen hebben voor de standaardregeling ontvangen eveneens het bedrag aan onkostenvergoeding genoemd in tabel 2 van het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden. Zij zullen over het bedrag dat zij aan onkostenvergoeding ontvangen inkomstenbelasting moeten betalen, tenzij zij aan de hand van bewijsmateriaal aan kunnen tonen dat de vergoeding is besteed aan onkosten voortvloeiend uit het raadslidmaatschap.

Zij kunnen niet deelnemen aan de fietsregeling. Zie verder de toelichting bij artikel 13.

Betrokkenen kunnen bij de aangifte inkomstenbelasting hun werkelijke beroepskosten, met inachtneming van een aantal wettelijke beperkingen en normeringen, in mindering brengen op hun belastbaar inkomen (belastbare resultaat). De gemeente dient jaarlijks alle betalingen en verstrekkingen op grond van deze verordening aan de Belastingdienst te melden middels een opgave IB47. Verstrekkingen moeten naar de waarde in het economische verkeer worden opgegeven. Het daadwerkelijk zakelijk gebruik leidt dan tot aftrek.

Eenmalige keuze per zittingsperiode

Zoals hierboven naar voren is gekomen, kan de keuze om al of niet te opteren voor de loonbelasting voor het raadslid ingrijpende gevolgen hebben. De beslissing om voor de loonbelasting te opteren kan eenmaal per zittingsperiode worden gemaakt en geldt in beginsel voor de (resterende) zittingsperiode. Wel kan betrokkene als spijtoptant terugkomen op deze beslissing voor de resterende periode. Opteren voor de loonbelasting hoeft niet bij aanvang van de zittingsperiode te gebeuren, maar kan ook gedurende de zittingsperiode voor de resterende periode.

Artikelgewijze toelichting

Artikel 2 Vergoeding voor de werkzaamheden van het raadslid

In het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden is geregeld dat raadsleden voor hun werkzaamheden een vergoeding ontvangen. De hoogte van de vergoeding wordt bij gemeentelijke

verordening bepaald. Wel is in het Rechtspositiebesluit het maximale bedrag van de vergoeding voor de werkzaamheden aangegeven.

De gemeenteraad kan besluiten naar beneden af te wijken van het door de minister vastgestelde maximum. De afwijking naar beneden kan op drie manieren:

– de raad stelt de raadsvergoeding in algemene zin lager vast op een percentage tussen 80 en 100 van het door de minister vastgestelde maximum;

– de raad stelt vast dat een deel van de raadsvergoeding wordt uitbetaald als presentiegeld. Dat deel mag maximaal 20% van de raadsvergoeding zijn;

– de raad stelt een combinatie van bovenstaande mogelijkheden vast.

Wat er ook wordt vastgesteld, er mag geen onderscheid worden gemaakt tussen raadsleden, dus een presentievergoeding of een lagere raadsvergoeding geldt voor alle raadsleden. Het bedrag van de vergoeding voor de werkzaamheden is geïndexeerd. Het wordt jaarlijks per 1 januari herzien aan de hand van het indexcijfer Cao lonen overheid. Hiervoor is in de gemeente geen nadere besluitvorming nodig als in de verordening in algemene zin is aangegeven dat de raadsvergoeding gelijk is aan het door de minister te bepalen maximum of een percentage daarvan.

Raadsleden die een WAO-uitkering ontvangen, kunnen verzoeken hun raadsvergoeding te verlagen. Daardoor kan het nadeel van indeling in een lagere arbeidsongeschiktheidsklasse worden voorkomen. Deze keuzemogelijkheid moet bij verordening worden toegestaan en is opgenomen in artikel 7 van deze verordening.

In Leiden is gekozen voor de vergoeding voor raadsleden gelijk te stellen aan het door de Minister van BZK vastgestelde maximum.

Artikel 3 Vergoeding voor het bijwonen van vergaderingen

In dit artikel is het presentiegeld voor leden van gemeentelijke commissies geregeld. Deze bepaling geldt niet voor raadsleden die in de commissie zitten. Hun vergoeding is immers al geregeld in de rechtspositiebesluiten en elders in deze verordening. Uitgezonderd zijn verder onder meer ambtenaren en bestuurders die in die hoedanigheid in de commissie zitting hebben. Uitgezonderd zijn ten slotte vertegenwoordigers van belangengroepen en dergelijke, tenzij hun lidmaatschap tevens in belangrijke mate het gemeentelijk belang dient.

De hoogte van het presentiegeld wordt bij gemeentelijke verordening bepaald. De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties stelt jaarlijks per 1 januari het maximum vast zoals dat is herzien aan de hand van het indexcijfer Cao lonen overheid.

In artikel 3, eerste lid, is ervoor gekozen de hoogte van de vergoeding te bepalen op het door de minister vastgestelde maximum conform de Tabel van de circulaire.

Het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden biedt echter ook de mogelijkheid om in de gemeentelijke verordening te regelen dat in bepaalde gevallen een hoger bedrag aan presentiegeld wordt toegekend dan het eerder bedoelde maximumbedrag. Dat is geregeld in artikel 3, derde lid, van de verordening. In Leiden is gekozen voor een procentuele verhoging van maximaal 50%.

Artikel 4 Toelage bijzondere commissies raadsleden

Lid 1

Het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden kent artikel 4a waarin de raad de mogelijkheid heeft om bij verordening te bepalen dat aan raadsleden die deel uitmaken van de vertrouwenscommissie voor de benoeming van een nieuwe burgemeester of van een onderzoekscommissie van de raad als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet een toelage toe te kennen tot ten hoogste 5% van de vergoeding voor de werkzaamheden op jaarbasis. De raad bepaalt zelf het percentage van de toelage. De onkostenvergoeding blijft buiten de berekeningsbasis en wijzigt niet.

Lid 2

De toelage is beperkt in tijd aangezien de burgemeester conform het tweede lid de duur van het lidmaatschap van de commissie dan wel de duur van de activiteiten vaststelt.

Artikelen 5 Vaste onkostenvergoeding

Hierin is de vaste vergoeding geregeld voor aan het raadslidmaatschap verbonden kosten. De vergoeding is opgebouwd op basis van de volgende kostencomponenten:

– representatie;

– vakliteratuur;

– contributies, lidmaatschappen;

– telefoonkosten;

– bureaukosten, porti;

– zakelijke giften;

– bijdrage aan fractiekosten;

– ontvangsten thuis;

– excursies.

Voor raadsleden die niet hebben geopteerd voor het loonbelastingregime blijven de aftrekmogelijkheden van de werkelijk gemaakte kosten op het resultaat uit onderneming bestaan. Voor zover zij de uitgaven daaruit kunnen onderbouwen, blijft de onkostenvergoeding onbelast. Wat niet kan worden aangetoond, zal alsnog worden belast bij de aangifte Inkomstenbelasting.

De hoogte van de onkostenvergoeding wordt bij gemeentelijke verordening bepaald. In artikel 5 is de hoogte van de onkostenvergoeding bepaald op het maximale bedrag. Het bedrag van de onkostenvergoeding is geïndexeerd. Het wordt jaarlijks per 1 januari herzien aan de hand van de consumentenprijsindex. Hiervoor is in de gemeente geen nadere besluitvorming nodig omdat in de verordening in algemene zin is aangegeven dat de onkostenvergoeding gelijk is aan het door de minister te bepalen maximum.

Artikel 7 Verlaging vergoeding werkzaamheden bij arbeidsongeschiktheid

In de motie Slob (Kamerstukken II, 2004-2005, 29 800 VII, nr. 21) is aangegeven dat de gemeenteraad een brede afspiegeling van de bevolking dient te vormen. Om deze reden moeten drempels om raads- of commissielid te worden of te blijven, worden weggenomen. In WAO en WIA geldt het algemene principe dat indien een persoon inkomen uit arbeid geniet, dit in de regel zal leiden tot verlaging of intrekking van de wettelijke arbeidsongeschiktheidsuitkering. Dit omdat een dergelijke uitkering is bedoeld om het als gevolg van arbeidsongeschiktheid ontstane verlies aan verdienvermogen te vergoeden. Voor raads- en commissieleden kan dit ertoe leiden dat een geringe verhoging van het inkomen door een vergoeding een grote teruggang betekent voor de hoogte van de wettelijke arbeidsongeschiktheidsuitkering als gevolg van de anticumulatieregeling.

Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen bij aanvaarding van een raadszetel of bij verhoging van de vergoeding voor de werkzaamheden. Op grond van artikel 12 van het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden kunnen gemeenten hiervoor een voorziening treffen. Die is te vinden in artikel 7 van de verordening. Daarin is geregeld dat op aanvraag een raads- of commissielid een lagere vergoeding voor de werkzaamheden wordt gegeven om te voorkomen dat de anticumulatieregeling zal leiden tot een verlaging van de wettelijke arbeidsongeschiktheidsuitkering van het raads- of commissielid.

Artikel 8 en 9 Reis- en verblijfkosten raads- en commissieleden

De Gemeentewet voorziet niet in een vergoeding voor ‘woon-werkverkeer’ voor raadsleden. Het is dan ook in strijd met artikel 99 van de Gemeentewet als raadsleden van de gemeente een vergoeding ontvangen voor reizen binnen het grondgebied van de gemeente. Artikel 97 van de Gemeentewet voorziet voor raads- en commissieleden wel in een vergoeding van de reis- en verblijfkosten voor reizen buiten het grondgebied van de gemeente ter uitvoering van een beslissing van het gemeentebestuur.

Aan commissieleden kan krachtens artikel 96, eerste lid, van de Gemeentewet echter wel een vergoeding worden gegeven voor de reis- en verblijfkosten in verband met reizen binnen de gemeente.

De vergoeding voor noodzakelijke en redelijkerwijs gemaakte verblijfkosten is niet nader ingevuld. Daarmee is dit een lokale aangelegenheid die kan worden vastgelegd in een voor de raadsleden door de raad vast te stellen uitvoeringsregeling, waarbij eventueel aansluiting gezocht kan worden bij rijksregelingen op dit punt. Voor raadsleden die niet hebben geopteerd voor de loonbelasting geldt dat de verstrekte vergoedingen bij de aangifte inkomstenbelasting als opbrengst moeten worden verantwoord. De reiskosten kunnen binnen de geldende randvoorwaarden als aftrekbare beroepskosten worden opgevoerd.

Omdat in het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden verder geen eigen vergoedingsregeling is opgenomen, is in artikel 8, derde lid, aansluiting gezocht bij de vergoedingsregeling voor wethouders.

Vergoed kunnen worden de kosten van openbaar vervoer of bij gebruik van eigen vervoermiddelen een kilometervergoeding zoals vermeld in artikel 8, lid 3b. De tarieven in het voor het rijkspersoneel geldende Reisbesluit buitenland zijn daarbij richtsnoer. De vergoeding van de reiskosten met het openbaar vervoer is onbelast. De kilometervergoeding is voor € 0,19 onbelast, ongeacht het gebruikte vervoermiddel. In het Handboek loonheffingen 2011 wordt over de kilometervergoeding opgemerkt:

Vergoedingen voor reiskosten die u naast de € 0,19 per kilometer betaalt, zijn ook loon. Dat zijn bijvoorbeeld vergoedingen voor parkeer- en tolgelden, voor (extra) afschrijving en slijtage aan de auto, voor het inbouwen van een carkit of navigatiesysteem, voor extra benzineverbruik wegens gebruik van een aanhangwagen of voor schade aan de auto. Vergoedingen voor parkeer-, veer- en tolgelden en voor overeenkomstige verstrekkingen vallen onder de eindheffing.

Kilometervergoedingen die hoger zijn dan € 0,19 zijn voor dat hogere deel belast.

Artikel 10 Buitenlandse excursie of reis

Gemeenteraden of raadscommissies maken wel eens in het gemeentelijk belang excursies of reizen naar het buitenland. Hiervoor moet de gemeenteraad expliciet toestemming verlenen. De reis of excursie wordt in alle gevallen door of vanwege de gemeente georganiseerd. Voor raadsleden die niet hebben geopteerd voor de loonbelasting geldt dat de vergoedingen en verstrekkingen naar de waarde in het economische verkeer bij de aangifte inkomstenbelasting als opbrengst moeten worden verantwoord en dat de gemaakte kosten binnen de geldende randvoorwaarden als aftrekbare beroepskosten kunnen worden opgevoerd.

Artikel 11 Cursus, congres, seminar of symposium

Deze voorziening valt onder de bedrijfsvoeringskosten van de gemeente. Hiermee komen de kosten rechtstreeks voor rekening van de gemeente. Een onderscheid is gemaakt tussen cursussen, congressen, en dergelijke die door of vanwege de gemeente in het gemeentelijk belang zijn georganiseerd en cursussen, congressen, en dergelijke waaraan het individuele raadslid in verband met de vervulling van het raadslidmaatschap op eigen initiatief deelneemt.

Partijgebonden bijeenkomsten kunnen niet ten laste van de gemeente worden gebracht. Om die reden wordt in het tweede lid het algemeen belang van de cursus, et cetera benadrukt. In het laatste geval zijn er aanvullende voorwaarden gesteld (inhoudelijke informatie over de cursus of het congres en een kostenspecificatie). Hierbij kan de fractievoorzitter een rol spelen. In het aanvraagformulier is een vraag opgenomen of de fractievoorzitter de aanvraag ondersteunt.

De in dit artikel bedoelde cursussen en congressen hebben een zakelijk karakter en zijn aan te merken als beroepskosten waarvan de vergoeding c.q. verstrekking van loonbelasting is vrijgesteld. Voor raadsleden die niet hebben geopteerd voor de loonbelasting geldt dat de vergoedingen en verstrekkingen naar de waarde in het economische verkeer bij de aangifte inkomstenbelasting als opbrengst moeten worden verantwoord en dat de gemaakte kosten binnen de geldende randvoorwaarden als aftrekbare beroepskosten kunnen worden opgevoerd.

Artikelen 12 Computer en internetverbinding

Bij besluit van 13 maart 2014 (RV 14.0020) heeft de Raad besloten met ingang van de raadsperiode 2014-2018 aan raadsleden voor de uitoefening van het raadslidmaatschap een Ipad in bruikleen ter beschikking te stellen.

Deze mogelijkheid is opgenomen in artikel 7a van het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden. De vergoeding is daarom niet in strijd met artikel 99 van de Gemeentewet. Deze aanspraken kunnen echter alleen worden verstrekt wanneer dat is vastgelegd in een verordening.

Artikel 13 Fietsregeling

Raadsleden die gekozen hebben voor het fictieve werknemerschap kunnen deelnemen aan de fietsregeling. Het gaat hier niet om een rechtspositionele aangelegenheid maar om een fiscale faciliteit voor werknemers. Het is niet mogelijk een ‘werkgeversbijdrage’ te verstrekken.

Artikelen 16 Werkkostenregeling

In verband met de werkkostenregeling moeten een aantal netto-vergoedingen en verstrekkingen aangewezen worden als eindheffingsbestanddeel. Anders worden deze door de belastingdienst als loon gezien en moet hierover belasting worden ingehouden. Ook de vergoedingen en verstrekkingen die door de belastingdienst gezien worden als gerichte vrijstelling of voor nihil waardering in aanmerking komen moeten in eerste instantie wel aangewezen worden. In een later stadium wordt dan (in de financiële administratie) aangegeven dat dit gerichte vrijstellingen of nihil waarderingen betreft.

Hoofdstuk III Fractieondersteuning (in financiële zin)

Artikel 17 Hoogte bijdrage

Fracties van politieke partijen in de raad gekozen, ontvangen een financiële bijdrage ten behoeve van het functioneren van de fractie als geheel. In de opbouw van de bijdrage is voorzien in een vast deel per fractie en een variabel deel (naar het aantal raadsleden van de fractie). De hoogte van de bijdrage wordt jaarlijks vastgesteld door het college van B&W. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld.

Artikel 18 Bestemming bijdrage

De fracties mogen hun financiële bijdrage uitsluitend besteden aan de uitvoering van hun wettelijke raadstaken. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

• -

  uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

• -

  betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

• -

  giften en leningen;

• -

  uitgaven welke dienen bekostigd te worden uit vergoedingen die de raadsleden ingevolge het rechtpositiebesluit raads- en commissieleden en de Verordening Geldelijke Voorzieningen Raads- en Commissieleden en fractieondersteuning ontvangen.

De onkostenvergoeding voor raadsleden is opgenomen in artikel 5

De fracties kunnen uit hun fractievergoeding wel een vergoeding verstrekken aan duo-leden of fractieassistenten voor werkzaamheden die zij voor de fractie verrichten. Geadviseerd wordt de betreffende persoon een brief te sturen waarin wordt omschreven wat de werkzaamheden inhouden en welke vergoeding daarvoor wordt verstrekt.

De persoon die de vergoeding ontvangt dient deze zelf op te geven bij de Belastingdienst.

Daarnaast mag de fractievergoeding ook gebruikt worden voor de campagne voor de gemeenteraadsverkiezingen. Het moet dan wel gaan om communicatie tussen de fractie en de burgers. Een voorbeeld hiervan is het maken van een flyer om verantwoording af te leggen aan de kiezer, dus om duidelijk te maken wat de partij de afgelopen jaren heeft gedaan voor de burger. Het gaat dus nadrukkelijk om het verantwoording afleggen aan de kiezers. Het geld mag dus niet besteed worden aan de aanschaf en het uitdelen van pennen of ballonnen met de partijnaam of ander reclamemateriaal.

Artikel 19 Wijze van betaling

De bijdrage wordt als een voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat de bijdrage onrechtmatig is besteed kan dit aan het eind van het jaar worden verrekend.

Artikel 20 Bijdrage bij wijziging van zetelaantal

De fractievergoeding bestaat uit een vast deel dat voor iedere fractie gelijk is en een deel per raadszetel. Dit betekent dat als het zetelaantal van een fractie wijzigt ook de fractievergoeding wijzigt. Wijzigingen in zetelaantal van een fractie zijn mogelijk na gemeenteraadsverkiezingen of bij splitsing van een fractie.

Gemeenteraadsverkiezingen vinden in principe plaats in maart. Dit betekent dat wijzigingen in de fractievergoedingen ingaan met ingang van de maand april.

Bij splitsing van een fractie zal de fractievergoeding op een andere manier verdeeld gaan worden dan voorheen. Voorheen was het zo dat het raadslid/de raadsleden die zich afsplitsen van een fractie een evenredig deel (dus zowel van het vaste als van het variabele deel) van de vergoeding meenemen.

Dit is nu aangepast. Het raadslid/de raadsleden die zich afsplitsen kunnen alleen een deel van de variabele vergoeding meenemen. Het vaste deel van de vergoeding blijft bij de oorspronkelijke fractie.

Artikel 21 Opschorting en terugstorting

In dit artikel wordt bepaald, dat fracties verplicht zijn de niet-bestede middelen van de tegemoetkoming in liquide vorm beschikbaar te houden. Indien een fractie in strijd handelt met het bepaalde in artikel 18, tweede lid van de verordening, kan de raad besluiten dat de fractie binnen een bepaalde termijn de betreffende niet-declarabele uitgaven moet toevoegen aan de liquide middelen van de fractie. Blijft de fractie in gebreke, dan worden de bedragen in mindering gebracht op de tegemoetkoming voor het lopende jaar. Om duidelijk te maken dat een fractie bestaat uit één of meer individuele (raads)leden, is in het vierde lid bepaald dat, indien de raad van oordeel is dat een fractie in gebreke blijft de uit de verordening voortvloeiende verplichtingen na te leven, de individuele leden van de fractie in rechte kunnen worden aangesproken.

Artikel 22 Reservevorming

Fracties mogen een reserve opbouwen waaruit zij lopende de raadsperiode incidentele zaken uit kunnen bekostigen. Besloten kan worden om bijvoorbeeld een deel van de fractievergoeding te reserveren om in enig jaar met de gehele fractie op cursus te gaan.

Een fractie mag in totaliteit nooit meer geld reserveren dan 30% van de tegemoetkoming voor die fractie over de gehele zittingsperiode met inbegrip van de opgebouwde rente.

De reserve dient door de fractie gestort te worden op een bank- of girorekening die alleen bedoeld is voor de reserve. De fractie kan dan door het overleggen van bankafschriften van die rekening aantonen hoe groot de reserve is. De reserve blijft op deze manier nadrukkelijk gescheiden van de ‘lopende’ betalingen en fractievergoedingen.

Dit maakt de controle op de besteding van de fractievergoeding controleerbaar en rechtmatig. Indien geen aparte rekening wordt geopend zal het geld wat niet besteed is gedurende een jaar, worden teruggevorderd door de gemeente. De gemeente zal dat geld in een reserve stoppen en die reserve beheren.

De reserve komt aan het eind van de raadsperiode niet te vervallen. Fracties mogen hun reserve ook naar de nieuwe raadsperiode meenemen, tenzij de fractie niet terugkeert in de Raad.

Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. In artikel 20, lid 2 wordt geregeld dat de reserve niet gesplitst wordt maar ter beschikking blijft van de oorspronkelijke fractie.

Artikel 23 Verantwoording besteding bijdrage

In dit artikel is de verantwoording – via een verslag – door de fracties over de besteding van de ontvangen tegemoetkoming geregeld. In het eerste lid wordt bepaald dat de verantwoording wordt afgelegd door de leden van de fractie dan wel door een daartoe gemachtigd lid van de fractie. Hiermee wordt benadrukt dat de (individuele) leden van de fractie verantwoordelijkheid dragen voor de besteding van het fractiebudget. Het in te dienen verslag bevat in elk geval een specificatie van de gemaakte kosten en van de niet-bestede middelen, waaronder begrepen ontvangen rente. Voor een inzichtelijke administratie en een toereikende onderbouwing van gedane uitgaven is het van belang dat de verantwoording door de fracties aan enkele algemene uitgangspunten voldoet. Zo moeten alle bewijsstukken worden bijgevoegd, moeten de betalingen aan begunstigden aantoonbaar kunnen worden gemaakt door middel van bijvoorbeeld dagafschriften, kwitanties en kassabonnen en moet de aard van de uitgaven worden toegelicht, indien onduidelijkheid kan bestaan over de vraag of de kosten als declarabel in de zin van de verordening kunnen worden aangemerkt. Toegevoegd is een lid, waarin wordt bepaald dat de raad na ontvangst van het rapport van de Accountant al dan niet vergezeld van een nader advies van de voorzitter van de raad – de bedragen vaststelt van de uitgaven van een fractie die in het vorige jaar uit de tegemoetkoming bekostigd zijn, de reserve en eventueel de hoogte van het terugvorderingsbedrag.

De termijn waarvoor de verantwoording van de fracties ingeleverd dient te worden bij de griffie is bepaald op 1 april. Dit om de Accountant voldoende tijd te geven haar controle goed uit te voeren.

Artikel 24 Fractiekamers met bijbehorende faciliteiten

Alle fracties die op grond van de gemeenteraadsverkiezingen een of meer zetels hebben in de raad hebben recht op het gebruik van een fractiekamer. De fractiekamers zijn gelegen op de eerste etage van het Stadhuis.

In het derde lid wordt aangegeven dat na elke verkiezingen de fractiekamers opnieuw worden toegewezen, afhankelijk van de omvang van de fracties op dat moment. Fracties bouwen dus geen rechten op een specifieke kamer op.

Fracties die na een raadsperiode hun kamer moeten verlaten (omdat zij op basis van de nieuwe hoeveelheid zetels een grotere of kleinere kamer krijgen), dienen deze kamer in een goede staat op te leveren. Een aantal fracties heeft verbeteringen in hun fractiekamers aangebracht, zoals onder andere (sfeer)verlichting en luxer meubilair. Als de ‘nieuwe’ verlichting wordt meegenomen naar de nieuw toegewezen fractiekamer dient de fractie ervoor zorg te dragen dat de oorspronkelijke verlichting (tl-balken) functioneert.

Tot slot wordt verwezen naar de huisregels die gelden voor het gebruik van de gemeenschappelijke ruimtes en de fractiekamers.

Hoofdstuk IV De procedure van declaratie

Artikelen 25 t/m 27 De procedure van declaratie

In artikel 25 zijn de twee manieren van betaling aangegeven. In de artikelen 26 en 27 is vervolgens aangegeven in welke gevallen welke betalingswijze aan de orde is en welke procedurevoorschriften in achtgenomen moeten worden.

Declaratie van vooruitbetaalde kosten

Daarbij gaat het om vergoeding van de volgende kosten:

– reis- en verblijfkosten van raadsleden;

– reis- en verblijfkosten van leden van gemeentelijke commissies.

Rechtstreekse facturering bij de gemeente

Rekeningen kunnen rechtstreeks bij de gemeente in rekening worden gebracht in de volgende gevallen:

– deelname aan cursussen, congressen, seminars en symposia door raadsleden;

.