Verordening Geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden 2015

Artikel 1

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  de raad: de gemeenteraad van Leiden;

• b.

  het college: het college van Burgemeester en Wethouder van Leiden;

• c.

  commissie: een commissie ingesteld op grond van de artikelen 82, 83 of 84 van de Gemeentewet;

• d.

  commissielid: lid benoemd in een commissie, als bedoeld in artikel 1, onderdeel e, van het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden.

Artikel 2. Vergoeding voor de werkzaamheden

Vervallen

Artikel 7 Computer

• 1.

  Raads- en commissieleden kunnen op grond van artikel 7a, lid 2 van het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden voor de uitoefening van het raadslidmaatschap een tegemoetkoming krijgen voor de aanschaf van een computer. De hoogte hiervan wordt aan het begin van de raadsperiode bepaald door het presidium.

• 2.

  De kosten hiervan kunnen conform artikel 12 lid 1 van deze verordening één keer per raadsperiode per raads- of commissielid worden vergoed.

• 3.

  De computer dient de door de gemeente gehanteerde programma’s te kunnen ondersteunen.

Artikel 8 Werkkostenregeling

Gezien de Wet op de loonbelasting 1964 wijst de gemeente als eindheffingsbestanddeel als bedoeld in artikel 31, eerste lid, onderdeel f, van die wet aan de vergoedingen en verstrekkingen als bedoeld in artikel 13a van het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden.

Artikel 9 Rechtsbijstand- en ongevallenverzekerin

• 1.

  Voor de leden van de raad is een rechtsbijstandverzekering afgesloten.

• 2.

  Voor de leden van de raad is een collectieve ongevallenverzekering afgesloten.

• 3.

  De premies van de verzekeringen als genoemd in het eerste en tweede lid, komen ten laste van de gemeente Leiden.

Artikel 10 Uitkering bij overlijden

De raadsvergoeding van een lid van de raad, zal, indien hij tijdens zijn lidmaatschap van de raad komt te overlijden, gedurende een periode van twee maanden na het overlijden, doorbetaald worden aan de partner en/of kinderen van het lid van de raad.

Artikel 11 Hoogte bijdrage

• 1.

  Elke fractie in de raad ontvangt een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten van het functioneren van de fractie.

• 2.

  Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van 20% voor elke fractie als geheel en een variabel deel van 80% per raadszetel.

• 3.

  Het College van Burgemeester en Wethouders brengt deze bijdrage jaarlijks in overeenstemming met de trendmatige ontwikkelingen.

Artikel 12 Bestemming bijdrage

• 1.

  De fracties besteden de tegemoetkoming voor uitgaven conform artikel 13 en artikel 7a van het Rechtspositiebesluit Raads- en commissieleden en artikel 6 en 7 van deze verordening. Daarnaast wordt de tegemoetkoming gebruikt ten behoeve van hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol.

• 2.

  De tegemoetkoming mag niet worden gebruikt ter bekostiging van:

• a.

  uitgaven in strijd met wettelijke bepalingen;

• b.

  uitgaven aan politieke partijen dan wel met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten en/of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde declaratie;

• c.

  uitgaven aan raadsleden voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van een fractie verrichten;

• d.

  uitgaven ten behoeve van bedrijven of instellingen, waarover raadsleden middellijk of onmiddellijk zeggenschap hebben;

• e.

  giften en leningen;

• f.

  buitenlandse reizen;

• g.

  verkiezing of herverkiezing van raadsleden.

• 3.

  Onder uitgaven als bedoeld in het tweede lid onder b worden niet begrepen die uitgaven, die geacht kunnen worden zowel in het belang te zijn van de fractie als van de betreffende politieke partij.

Artikel 13 Wijze van betaling

• 1.

  De bijdrage voor fractieondersteuning wordt per kwartaal als voorschot verstrekt. De betaling vindt plaats op een door de fracties aangegeven wijze.

• 2.

  In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuwe gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat kwartaal.

Artikel 14 Bijdrage bij wijziging zetelaanta

• 1.

  Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage; Bij vermindering dan wel vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt;

• 2.

  Bij splitsing van een fractie wordt alleen het variabele deel van de op grond van artikel 11, tweede lid vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

• 3.

  Bij splitsing van een fractie wordt de vastgestelde bijdrage conform lid 2, met ingang van het eerstvolgende kwartaal verstrekt.

Artikel 15 Opschorting en terugstorting

• 1.

  De fractie is verplicht de niet-bestede middelen van de tegemoetkoming in liquide vorm beschikbaar te houden.

• 2.

  Indien een fractie in strijd handelt met het bepaalde in artikel 12 tweede lid kan de raad – al dan niet op voorstel van de voorzitter – besluiten dat de in het geding zijnde uitgaven door de fractie binnen een door de raad te bepalen termijn dienen te worden toegevoegd aan de liquide middelen van de fractie.

• 3.

  Indien een fractie in gebreke blijft de in het geding zijnde uitgaven binnen de in het tweede lid bedoelde termijn toe te voegen aan de liquide middelen van de fractie, wordt de eerstvolgende betaling van de tegemoetkoming aan de betreffende fractie opgeschort totdat de fractie aan haar verplichtingen heeft voldaan.

• 4.

  Indien de fractie naar het oordeel van de raad in gebreke blijft de uit deze verordening voortvloeiende verplichtingen na te leven, kan de raad besluiten de individuele leden van de fractie in rechte aan te spreken.

• 5.

  Indien een fractie op grond van de uitslag van de laatstgehouden verkiezing van de leden van de raad niet terugkeert in de raad, is zij verplicht een eventueel surplus (inclusief een opgebouwde reserve), na aftrek van posten in verband met reeds aangegane verplichtingen die stammen uit de afgelopen zittingsperiode – waaronder begrepen kosten die voortvloeien uit een sociaal plan voor de fractiemedewerker(s) –, binnen drie maanden terug te storten in de gemeentekas.

Artikel 16 Reserves

• 1.

  Een fractie mag het in enig jaar niet-bestede gedeelte van de tegemoetkoming reserveren ter besteding in volgende jaren van de betreffende zittingsperiode. De reserve mag aan het einde van de zittingsperiode van de raad niet groter zijn dan 30% van de tegemoetkoming voor die fractie over de gehele zittingsperiode, zulks met in begrip van de opgebouwde rente. In de tussenliggende jaren wordt geen maximering van de hoogte van de reservering toegepast.

• 2.

  Indien aan het einde van de zittingsperiode sprake is van een surplus, uitgaande boven de in het eerste lid vermelde reserve, vindt restitutie plaats door inhouding op de eerstvolgende periodieke betaling(en).

• 3.

  Na verkiezingen blijft de overeenkomstig het eerste lid berekende reserve beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert in de raad dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

• 4.

  Indien na verkiezingen de omvang van een fractie is afgenomen, kan de raad besluiten de maximaal toegestane reserve naar evenredigheid te verminderen, rekening houdend met eventuele verplichtingen uit de afgelopen raadsperiode.

Artikel 17 Verantwoording besteding bijdrag

• 1.

  Jaarlijks vóór 1 april leggen de leden van de fractie dan wel een daartoe gemachtigd lid van de fractie aan de raad, door tussenkomst van de voorzitter van de raad, verantwoording af over de besteding van de tegemoetkoming voor fractieondersteuning over het voorafgaande jaar, onder overlegging van een verslag dat in elk geval een specificatie bevat van de gemaakte kosten en van de niet-bestede middelen, waaronder begrepen ontvangen rente. In het jaar waarin de verkiezing voor de leden van de raad plaatsvindt, heeft de verantwoording over het voorafgaande jaar tevens betrekking op de periode tot en met één week na de dag van de verkiezing, terwijl het verslag in dat jaar wordt ingediend vóór 1 juni.

• 2.

  De voorzitter van de raad legt het betreffende verslag ter controle voor aan de Accountant.

• 3.

  De fractie is te allen tijde verplicht aan de Accountant desgevraagd inzage te verschaffen in de aan het verslag ten grondslag liggende bescheiden. Voorts is de fractie te allen tijde verplicht – op aanwijzing van de voorzitter van de raad – aan de Accountantsdienst inzage te verschaffen in de fractieadministratie.

• 4.

  De Accountant rapporteert, door tussenkomst van de voorzitter van de raad, aan de raad.

• 5.

  De raad stelt na ontvangst van het rapport van de Accountant – al dan niet vergezeld van een nader advies van de voorzitter van de raad – de bedragen vast van:

  • a.

    de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de tegemoetkoming (met in begrip van eventuele reserve en rente) bekostigd zijn;

  • b.

    het verschil tussen de onder a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.

• 6.

  Indien een fractie niet voldoet aan het bepaalde in het derde lid, kan de raad – al dan niet op voorstel van de voorzitter – besluiten dat niet meer dan 50% van het in artikel 11 bedoelde voorschot aan de betreffende fractie voor het lopende jaar wordt uitbetaald.

Artikel 18 Fractiekamers met bijbehorende faciliteiten

• 1.

  Een fractie die na de gemeenteraadsverkiezingen een of meer zetels in de Leidse raad inneemt heeft recht op het gebruik van een fractiekamer (met faciliteiten) voor de duur van de raadsperiode.

• 2.

  De griffier draagt in overleg met de voorzitter van de raad zorg voor de verdeling van de fractiekamers.

• 3.

  Bij de aanvang van een nieuwe raadsperiode worden de fractiekamers op basis van omvang van de fracties verdeeld.

• 4.

  Per fractiekamer wordt desgewenst een bureau met bureaustoel, 1 computer en 1 telefoon beschikbaar gesteld door de gemeente Leiden. Deze zaken blijven eigendom van de gemeente Leiden.

• 5.

  Elke fractie dient aan het eind van de raadsperiode de haar ter beschikking gestelde fractiekamer in behoorlijke staat op te leveren, dit ter beoordeling van de griffier.

• 6.

  Alle fracties, (duo)raadsleden en bezoekers handelen conform de huisregels die gelden voor het gebruik van de fractiekamers en keuken in het Stadhuis.

Artikel 19 Betaling vaste vergoedingen

De betaling van de vergoeding voor werkzaamheden, de onkostenvergoedingen en declaraties geschiedt maandelijks of in maandelijkse termijnen als er sprake is van een vergoeding op jaarbasis tenzij het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden anders bepaald.

Artikel 20 Rechtstreekse facturering bij de gemeente

• 1.

  Raads- en commissieleden dragen ten behoeven van het vergoeden van kosten zorgen voor rechtstreekse toezending van de factuur aan de gemeente.

• 2.

  Verantwoording van de vergoeding door het raadslid, het commissielid vindt plaats door een door het presidium vastgesteld formulier volledig in te vullen en te ondertekenen.

• 3.

  Facturen komen alleen voor vergoeding in aanmerking als voldaan wordt aan de bepalingen in deze verordening.

• 4.

  Het formulier wordt ter goedkeuring ingediend bij de griffier of een daartoe aangewezen ambtenaar.

Artikel 21 Declaratie van vooruit betaalde kosten

• 1.

  De declaratie van de kosten die uit eigen middelen vooruit zijn betaald en de vergoeding van reiskosten met de eigen auto vindt plaats door gebruikmaking van een door het presidium vastgesteld formulier.

• 2.

  Het formulier wordt binnen twee maanden na de betaling cq de datum van de gemaakte rit volledig ingevuld en ondertekend door het raads- of het commissielid en ter goedkeuring ingediend bij de griffier of een daartoe aangewezen ambtenaar, onder bijvoeging van de bewijsstukken.

Artikel 22 Intrekking oude regeling

De Verordening geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden zoals laatstelijk vastgesteld op 13 maart 2014 (RV 14.0025) wordt ingetrokken op het moment van inwerkingtreding.

Artikel 23 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2015 en werkt terug tot 1 juli 2014

Artikel 24 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening Geldelijke voorzieningen raads- en commissieleden 2015.