Verordening commissie bezwaar- en beroepschriften Leiderdorp 2007

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 Begripsbepaling

In dit artikel zijn slechts begrippen opgenomen die niet in de Algemene wet bestuursrecht (Awb) voorkomen en verklaard worden.

Artikel 2 Taken en bevoegdheden

Gezien het bepaalde in lid 1, sub b bestaat de mogelijkheid om van de kennis en expertise van de leden van de Commissie Bezwaar- en Beroepschriften gebruik te maken ten aanzien van geschillen waarbij enig bestuursorgaan betrokken is, welk geschil niet geslecht kan worden door middel van een bezwarenprocedure aangezien niet voldaan wordt aan het bepaalde in artikel 8:1 juncto artikel 7:1 Awb.

Sinds maart 2002 is de Wet kosten bestuurlijke voorprocedures in werking getreden. Als gevolg hiervan is in artikel 7:15 respectievelijk artikel 7:18 Awb bepaald dat de kosten die de belanghebbende in verband met de behandeling van het bezwaar of beroep redelijkerwijs heeft moeten maken, door het bestuursorgaan uitsluitend worden vergoed op verzoek van de belanghebbende, voorzover het bestreden besluit wordt herroepen wegens aan het bestuursorgaan te wijten onrechtmatigheid. Bij de beslissing op bezwaar of beroep dient het bestuursorgaan een besluit te nemen ten aanzien van het verzoek om kostenvergoeding.

Aangezien de Commissie in voorkomende gevallen bepaalde overwegingen ten grondslag legt aan haar advies om het bestreden besluit te herroepen, kan de Commissie in staat worden geacht een gefundeerd oordeel te vellen omtrent het verzoek om kostenvergoeding. Het advies dat de Commissie zal uitbrengen zal slechts betrekking hebben op het al dan niet toekennen van een kostenvergoeding. Omtrent de hoogte van de toe te kennen kostenvergoeding adviseert de Commissie niet.

In het tweede lid worden enkele bevoegdheden van het bestuursorgaan bij de voorzitter, onderscheidenlijk de Kamervoorzitter neergelegd. Het gaat daarbij om de volgende bevoegdheden:

artikel 2:1, lid 2 Awb: een bestuursorgaan kan van een gemachtigde een schriftelijke machtiging verlangen; Deze bepaling is facultatief geformuleerd, de voorzitter is dan ook vrij al dan niet van deze bevoegdheid gebruik te maken.

artikel 6:6 Awb: indien niet is voldaan aan artikel 6:5 Awb of aan enig ander bij de wet gesteld vereiste voor het in behandeling nemen van het bezwaar of beroep, kan dit niet-ontvankelijk worden verklaard, mits de indiener de gelegenheid heeft gehad het verzuim te herstellen binnen een hem daartoe gestelde termijn. De termijn waarbinnen het verzuim dient te worden hersteld, wordt door de voorzitter vastgesteld. Er is van afgezien in de verordening een vaste termijn daarvoor op te nemen omdat het niet goed mogelijk is in algemene zin voor alle gevallen aan te geven hoe lang deze termijn zou moeten zijn. Uitgangspunt is wel dat er sprake moet zijn van een redelijke termijn. Enerzijds moet de indiener een reële mogelijkheid worden geboden het geconstateerde verzuim te herstellen, anderzijds moet het niet zo zijn dat door een langere termijn de procedure wordt vertraagd. De uiteindelijke beslissing tot niet-ontvankelijk verklaring ligt bij het bestuursorgaan. De Commissie adviseert het bestuursorgaan hieromtrent. Vanwege de kennelijke niet-ontvankelijkheid worden deze bezwaar- en beroepschriften buiten zitting afgedaan.

artikel 6:17: Indien iemand zich laat vertegenwoordigen, zendt het orgaan dat bevoegd is op het bezwaar  of beroep te beslissen, de op de zaak betrekking hebbende stukken in elk geval aan de gemachtigde. Deze bepaling spreekt voor zich.

artikel 7:4, lid 2: Het bestuursorgaan legt het bezwaar- of beroepschrift en alle verdere op de zaak betrekking hebbende stukken voorafgaand aan het horen gedurende ten minste één week voor belanghebbende ter inzage.

Stukken die betrekking hebben op openbare zittingen liggen twee weken voorafgaande aan een zitting ter inzage. Verder worden de stukken bij de uitnodiging voor een hoorzitting meegezonden. Slechts wanneer er een groot aantal bezwaarden en derden-belanghebbenden worden uitgenodigd, worden de stukken niet meegezonden, maar wordt verwezen naar de mogelijkheid om de stukken op gemeentehuis in te zien.

artikel 7:6, lid 4: Het bestuursorgaan kan, al dan niet op verzoek van een belanghebbende, toepassing van het derde lid achterwege laten, voorzover geheimhouding om gewichtige redenen is geboden.

Het gaat er daarbij om dat wanneer  belanghebbenden afzonderlijk zijn gehoord, ieder, op grond van artikel 7:6, lid 3 op de hoogte wordt gesteld van het verhandelde tijdens het horen buiten zijn aanwezigheid. Als uitgangspunt bij de behandeling van een bezwaar- of beroepschrift moet het principe van hoor en wederhoor worden gehanteerd. Op deze wijze krijgt de Commissie alle feiten goed boven tafel en kan de Commissie een gedegen advies omtrent de afhandeling van het bezwaarschrift aan het bestuursorgaan uitbrengen. Het ligt dan ook meer in de weg om de bevoegdheid zoals opgenomen in artikel 7:6, lid 4 bij de Kamervoorzitter van de Commissie neer te leggen.

Artikel 7:18, lid 2: idem aan artikel 7:4, lid 2 met dien verstande dat het in artikel 7:18, lid 2 gaat om administratief beroep.

Artikel 7:20, lid 4: idem aan artikel 7:6, lid 4 met dien verstande dat het in artikel 7:20, lid 4 gaat om administratief beroep.

In lid 3 worden een aantal onderwerpen genoemd ten aanzien waarvan de Commissie niet bevoegd is om te adviseren. De onder sub a (WOZ-waarderingen) en e (baatbelasting) genoemde zaken vereisen dusdanig specialistische kennis dat advisering hieromtrent enkel door kenners van deze materie kan plaatsvinden. Overige “belasting” zaken zoals leges en kwijtschelding gemeentelijke belastingen worden wel door de Commissie behandeld.

De onder sub b t/m d genoemde zaken zijn respectievelijk overgedragen aan het Regionaal bureau leerplicht, Holland Rijnland en de Mileudienst West-Holland. Ten behoeve van de behandeling van bezwaarschriften gericht tegen een van bovengenoemde onderwerpen zijn regionale bezwarencommissies ingesteld.

Vanwege de specifieke materie en vanwege de afwijkende en aanvullende bepalingen inzake de Wet waardering onroerende zaken is er voor gekozen om besluiten op grond van een wettelijk voorschrift inzake de Wet waardering onroerende zaken niet ter advisering aan de Commissie voor te leggen.

Artikel 3 Samenstelling van de Commissie 

Op grond van artikel 84 van de Gemeentewet kunnen zowel de raad, het college als de burgemeester, zijnde de drie gemeentelijke bestuursorganen, een adviescommissie instellen. Een bezwaar- en beroepcommissie op grond van artikel 7:13 juncto artikel 7:19 lid 2 Awb is een dergelijke commissie. In het dualistisch stelsel geldt dat elk bestuursorgaan zijn eigen adviescommissie instelt. Aangezien er met een gezamenlijke bezwaar- en beroepcommissie wordt gewerkt, geeft de raad er de voorkeur aan dat het college belast wordt met de benoeming, schorsing of het ontslag van de leden van de commissie. Bij een sollicitatieprocedure wordt de raad uitgenodigd zitting te nemen in de sollicitatiecommissie.

Ook de burgemeester, als bestuursorgaan, draagt deze bevoegdheid over aan het college.

Leden van de Commissie dienen deskundig te zijn op bestuurlijk gebied. Door diverse deskundigheden van de afzonderlijke leden wordt bijgedragen aan een zo breed mogelijke samenstelling van de Commissie.

Artikel 4 Niet benoembaar

Deze bepaling is opgenomen om de onafhankelijkheid te garanderen van de Leiderdorpse Commissie Bezwaar- en Beroepschriften. Leden van de Commissie Bezwaar- en Beroepschriften dienen geheel onafhankelijk te zijn van de gemeente Leiderdorp. Voor wat betreft de beperking dat ambtenaren die werkzaam zijn voor of namens de gemeente Leiderdorp geen zitting kunnen nemen in de Commissie Bezwaar- en Beroepschriften is aansluiting gezocht bij artikel 13 van de Gemeentewet.

Artikel 5 Zittingsduur

Om de continuïteit van de Commissie te waarborgen treden maximaal vier leden gelijktijdig af.

Artikel 6 Einde lidmaatschap Commissie

Dit artikel behoeft geen verdere toelichting.

Artikel 7 Secretaris

Alhoewel een ambtenaar, aangesteld door het college, is de secretaris in deze functie onafhankelijk van het college en valt in zoverre niet onder de verantwoordelijkheid van het college. In het kader van de Wet openbaarheid van bestuur is dit van belang. Stukken ten behoeve van de Commissie die door de secretaris van de Commissie zijn opgesteld e.d. berusten derhalve niet bij het college. Op een verzoek om inzage van dergelijke stukken dient derhalve een beslissing door de voorzitter van de Commissie te worden genomen (aldus ABRvSt 200105178/1).

Artikel 8 Plenaire vergadering

Dit artikel behoeft geen verdere toelichting.

 Artikel 9 Ingediend bezwaar- of beroepschrift

Gezien het bepaalde in artikel 6:14 Awb dient het bestuursorgaan de ontvangst van het bezwaar- of beroepschrift te bevestigen. Daarbij dient het bestuursorgaan bezwaarmaker mede te delen dat het bezwaar- of beroepschrift ter advisering is doorgezonden aan de Commissie Bezwaar- en Beroepschriften. Hierdoor wordt de afhandelingtermijn van het bezwaar- of beroepschrift automatisch verlengd van zes naar tien weken.

Thans worden binnen de organisatie verschillende ontvangstbevestigingen verzonden. Gelijktijdig met de inwerkingtreding van deze verordening zal door de afdeling Juridische Zaken een eenduidige ontvangstbevestiging ten behoeve van bezwaar- en beroepschriften worden geïntroduceerd.

Artikel 10 Aanleveren stukken

Het bestuursorgaan zendt het bezwaar- of beroepschrift ter advisering door aan de secretaris. Het bestuursorgaan dient binnen één week alle op de zaak betrekking hebbende stukken aan de secretaris te overleggen. Het stelt de secretaris in de gelegenheid om, zonder onnodig tijdverlies, eventuele gebreken aan het bezwaar- of beroepschrift te herkennen. De correspondentie met bezwaarden over vormgebreken loopt via de secretaris van de Commissie. Ook overige correspondentie en/of overleg met bezwaarden dient te allen tijde te geschieden in overleg met de secretaris.

Artikel 11 Vooronderzoek

De activiteiten van de Commissie bij de voorbereiding van de te behandelen zaken kunnen kosten meebrengen. Daarbij valt te denken aan het inschakelen van externe deskundigen. Deze kosten komen ten laste van de gemeentebegroting. Voor de Commissie Bezwaar- en Beroepschriften is eigen budget beschikbaar. Aangezien het college belast is met de uitvoering van de begroting, ligt het voor de hand dat deze kosten niet gemaakt worden voordat het college de gelegenheid heeft gehad dit te toetsen aan een begrotingspost. Om deze reden, nadat hieromtrent overleg is gevoerd tussen het college en de voorzitter van de Commissie Bezwaar- en Beroepschriften, is in dit artikel voor de kosten voor getuigen of deskundigen een machtiging vooraf geïntroduceerd. Uiteraard mag het niet zo zijn dat het college door zo’n toetsing het werk van de Commissie frustreert en haar onafhankelijke positie daardoor aantast.

Verder is artikel 3:7 Awb van belang. In dat artikel is bepaald dat het bestuursorgaan waaraan advies wordt uitgebracht, al dan niet op verzoek, de gegevens ter beschikking stelt aan de adviseur, die nodig zijn voor een goede vervulling van diens taak. Hieruit blijkt dat het ter beoordeling van het bestuursorgaan blijft welke gegevens dat zullen zijn. Uit de aard van het advies van de Commissie vloeit evenwel voort dat dit alle op de zaak betrekking hebbende gegevens zullen zijn. De Commissie zal immers geen afgewogen oordeel kunnen uitbrengen indien gegevens worden achtergehouden.

Artikel 12 Behandeling door een Kamer

In lid 4 van dit artikel is een quorumvereiste opgenomen. Zodoende wordt het mogelijk gemaakt om de behandeling van een bezwaar- of beroepschrift ook doorgang te laten vinden indien één van de leden onverwachts niet in staat is de hoorzitting bij te wonen. Op grond van jurisprudentie is het toegestaan dat twee leden horen, mits het advies uiteindelijk wel wordt uitgebracht door alle drie de leden van de Kamer.

 Artikel 13 Niet deelnemen aan de behandeling

Ingevolge artikel 2:4, lid 2 Awb waakt het bestuursorgaan ervoor dat tot het bestuursorgaan behorende of daarvoor werkzame personen die een persoonlijk belang bij een besluit hebben, de besluitvorming beïnvloeden. Aangezien het advies van de Commissie Bezwaar- en Beroepschriften ten grondslag ligt aan de beslissing op bezwaar of administratief beroep dient dit artikel eveneens in ogenschouw te worden genomen bij de behandeling van het bezwaar- of beroepschrift door de Commissie Bezwaar- en Beroepschriften.

Artikel 14 Hoorzitting

Uitgangspunt is dat bezwaarden in de gelegenheid gesteld worden hun bezwaren of het administratief beroep mondeling toe te lichten. In artikel 7:3 en artikel 7:17Awb worden redenen genoemd die aanleiding kunnen zijn om van het horen af te zien.

Ten aanzien van het afzien van horen indien volledig aan de bezwaren of aan het beroep tegemoet wordt gekomen en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen kunnen worden geschaad dient het volgende te worden opgemerkt. Het ligt voor de hand dat indien het verwerend orgaan aan het bezwaar  of beroep volledig tegemoet denkt te komen, het daarover met de secretaris van de commissie contact opneemt. In dit verband wordt ook gewezen op artikel 6:18 en 6:19 Awb. In artikel 6:18 gaat het over het tijdens het aanhangig zijn van bezwaar of beroep  intrekken of wijzigen van het bestreden besluit. In artikel 6:19 wordt bepaald dat indien een bestuursorgaan zo’n intrekkings- of wijzigingsbesluit heeft genomen, het bezwaar of beroep geacht wordt mede gericht te zijn tegen het nieuwe besluit tenzij dat besluit geheel tegemoet komt aan het bezwaar of beroep.

De bevoegdheid om van het horen af te zien wordt door de verordening toegekend aan de voorzitter, respectievelijk de Kamervoorzitter van de Commissie. Dit laatste aangezien in de gevallen van niet-ontvankelijkheid, kennelijke ongegrondheid of in die gevallen waarin belanghebbenden hebben aangegeven geen gebruik te willen van het recht te worden gehoord, door een Kamer in raadkamer een advies wordt geformuleerd. Wordt volledig aan de bezwaren of het beroep tegemoet gekomen, dan deelt de secretaris, namens de voorzitter het bestuursorgaan schriftelijk mede dat de Commissie afziet van het horen van bezwaarde en dat er geen aanleiding meer bestaat om te adviseren omtrent het bezwaar- of beroepschrift aangezien volledig aan de bezwaren  of het beroep tegemoet gekomen zal worden.

Artikel 15 Uitnodiging hoorzitting

De secretaris nodigt namens de voorzitter van de Commissie belanghebbenden en het verwerend orgaan uit voor de hoorzitting.

 Artikel 16 Openbaar zitting

Ingevolge artikel 7:5, lid 2  en artikel 7:19, lid 3 Awb besluit het bestuursorgaan, voorzover niet bij wettelijk voorschrift anders is bepaald, of het horen in het openbaar plaatsvindt. In artikel 7:13, lid 4 Awb wordt deze bevoegdheid aan de Commissie toegekend. In principe worden door de Commissie alle zaken welke betrekking hebben op de Wet werk en bijstand, de Wet maatschappelijke ondersteuning (voorheen de wet voorziening gehandicapten aangevuld met het huishoudelijke hulp deel van de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten), personele aangelegenheden en bezwaarschriften gericht tegen de afwijzing van een gehandicaptenparkeer-kaart of -plaats in beslotenheid behandeld.

Artikel 17 Schriftelijke verslaglegging

Aan belanghebbenden wordt het verslag van een hoorzitting toegezonden. Ten aanzien van het tijdstip van toezending zijn geen vormvereisten. De Commissie Bezwaar- en Beroepschriften Leiderdorp heeft er voor gekozen om de verzending van het verslag gelijktijdig te laten plaatsvinden met het toezenden van de beslissing op bezwaar of beroep aan belanghebbenden. Na inwerkingtreding van deze verordening zullen de zakelijke verslagen worden ondertekend door de voorzitter, onderscheidenlijk de Kamervoorzitter, en de secretaris.

Artikel 18 Nader onderzoek

Door de voorzitter, onderscheidenlijk Kamervoorzitter, of door één van de leden welke in betreffende Kamer zitting hebben gehad kan nader onderzoek worden ingesteld.

Een nader onderzoek kan feiten en omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om belanghebbenden en het verwerend orgaan opnieuw te horen. De onderhavige bepaling voorziet in de mogelijkheid de commissie te verzoeken daartoe een nieuwe hoorzitting te houden. In artikel 7:9  en 7:23 Awb wordt bepaald dat indien het in het hier bedoelde geval feiten en omstandigheden betreft die voor de op bezwaar of beroep te nemen beslissing van aanmerkelijk belang kunnen zijn, dit aan belanghebbenden wordt meegedeeld en dat zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord (rechtsbeginsel van hoor en wederhoor). Is de nieuwe informatie niet van aanmerkelijk belang dan kan er voor gekozen worden om de belanghebbenden in de gelegenheid te stellen schriftelijk te reageren.  De volgende jurisprudentie is hierbij van belang. Na de hoorzitting gehouden telefoongesprekken kunnen gezien worden als nader onderzoek. Een zorgvuldige procedure houdt ook in dat het bestuursorgaan zich niet rechtstreeks tot de commissie kan wenden zonder dat de andere belanghebbenden in de gelegenheid worden gesteld hun standpunt dienaangaande kenbaar te maken. Voor zover mogelijk zal een nieuwe hoorzitting in dezelfde samenstelling van de Kamer worden gehouden als waarin de eerdere hoorzitting heeft plaatsgevonden. Echter, om organisatorische redenen kan dit tot problemen leiden.

Artikel 19 Raadkamer en advies

Een hoorzitting kan doorgang vinden met inachtneming van het bepaalde in artikel 12 ten aanzien van het aantal aanwezige leden. Een advies dient echter wel door een voltallige Kamer te worden uitgebracht.

Een advies moet voldoende aanwijzingen voor het bestuursorgaan bevatten op basis waarvan een beslissing op bezwaar of beroep kan worden genomen. Aangezien een van de functies van de bezwaar- en beroepschriftprocedures de bestuurlijke heroverweging betreft, betekent deze heroverweging dat zowel de juridische als de bestuurlijk-beleidsmatige kant van de zaak in ogenschouw genomen dient te worden.

Artikel 20 Uitbrengen advies en verdaging

Het streven is om alle bezwaar- en beroepschriften binnen de wettelijke termijn van tien weken af te handelen. Door diverse omstandigheden is dit echter niet altijd mogelijk. In verband hiermee zijn in lid 2 en lid 3 bepalingen opgenomen hoe de Commissie en het bestuursorgaan dienen te handelen bij een termijnoverschrijding.

In het algemene delegatie- en mandaatregister van de gemeente Leiderdorp is de bevoegdheid tot het nemen van verdagingsbesluiten neergelegd bij de secretaris van de Commissie Bezwaar- en Beroepschriften.

Artikel 21 Advisering omtrent overige geschillen

Dit artikel behoeft geen verdere toelichting.

Artikel 22 Intrekking oude regeling

Met de inwerkingtreding van deze verordening vervalt de in 2004 vastgestelde verordening. De verordening treedt in werking daags nadat zij is bekendgemaakt.