Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college 2010

1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één van de wethouders.

3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

4. Indien een wethouder verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, meldt hij zich zo spoedig mogelijk af bij de burgemeester of de secretaris.

5. Indien de burgemeester verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft hij daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

1. Het college vergadert als regel wekelijks. De wekelijkse vergadering vindt plaats op dinsdag en begint uiterlijk 09:30 uur. Voorts vinden vergaderingen plaats zo dikwijls de voorzitter het nodig oordeelt of twee wethouders dit met opgave van redenen aan de voorzitter vragen.

2. Indien twee wethouders om een vergadering vragen, wordt zo’n vergadering binnen tweemaal 24 uur gehouden nadat de voorzitter dit verzoek heeft ontvangen.

3. Indien in een week niet wordt vergaderd of indien op een andere dag dan dinsdagmorgen wordt vergaderd, wordt dit zo spoedig mogelijk aan alle leden meegedeeld.

4. De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

1. Ambtelijke adviezen waarover door het college moet worden besloten worden door de secretaris aangedragen voor agenda geplaatst.

2. Van de te behandelen stukken wordt door de secretaris, in overleg met de burgemeester, een agenda opgesteld.

3. Alvorens de secretaris het voorstel doet om een ambtelijk advies tot besluitvorming te brengen, legt hij dit ter accordering aan de betreffende portefeuillehouder voor.

4. De portefeuillehouder accordeert of het voorstel bedoeld in het tweede lid op de conformlijst wordt geplaatst of bij de bespreekpunten van de agenda.

• a.

  De portefeuillehouder heeft de mogelijkheid zijn reactie op het voorstel kenbaar te maken via het adviesformulier, waarna de secretaris deze reactie aan het voorstel toevoegt.

• b.

  Indien de portefeuillehouder niet instemt met het advies, als bedoeld in lid 1, moet het worden geretourneerd aan de secretaris;

5. De portefeuillehouder moet uiterlijk op donderdagmiddag 12.00 uur zijn akkoord hebben gegeven, om het te kunnen behandelen in de collegevergadering van de dinsdag daaropvolgend.

6. In het geval een advies meerdere portefeuillehouders aangaat, geldt de procedure zoals in het eerste tot en met het derde lid genoemd voor elk van hen.

7. De wethouders kunnen vooraf aan de burgemeester en de secretaris verzoeken een onderwerp aan de agenda toe te voegen.

8. Op deze agenda komen in de regel de volgende zaken voor:

• a.

  dag en plaats van de vergadering en tijdstip van de opening;

• b.

  de vast te stellen besluitenlijsten en overige stukken (zowel interne als externe) die ter informatie aan het college worden voorgelegd;

• c.

  de te bespreken onderwerpen;

• d.

  de zogenaamde conformstukken, als bedoeld in artikel 9;

• e.

  rondvraag.

9. Deze agenda plus een kopie van alle agendastukken worden uiterlijk vrijdag om 12 uur, voorafgaande aan de vergadering, aan de leden en de notulist gestuurd.

10. In spoedeisende gevallen kunnen door de secretaris in overleg met de burgemeester, zo nodig via een aanvullende agenda, nog op maandag voor 12.00 uur voor de vergadering agendastukken worden toegestuurd.

11. Vertrouwelijke stukken worden op groen papier afgedrukt en worden op een aparte agenda geplaatst.

1. Tenzij het college anders beslist, zijn de vergaderingen van het college besloten en alleen toegankelijk voor die personen die door het college hiervoor zijn uitgenodigd.

2. Indien het college beslist dat een vergadering of een deel van de vergadering van het college openbaar is, maakt de burgemeester dag, plaats en agenda van de te houden openbare vergadering en het tijdstip van de opening bekend. Eventuele voorstellen die daarin worden behandeld, liggen bij het Servicecentrum te Leidschendam en het Servicecentrum te Voorburg ter inzage en worden op de gemeentelijke website geplaatst.

1. De secretaris draagt zorg voor de besluitenlijst van de vergadering; vertrouwelijke beraadslaging wordt in een aparte vertrouwelijke besluitenlijst vermeld.

2. De besluitenlijst vermeldt:

• a.

  de namen van de aanwezige en afwezige collegeleden, de secretaris of diens plaatsvervanger en de notulist;

• b.

  de namen van andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

• c.

  de behandelde agendapunten, en het genomen besluit.

3. Indien bij een agendapunt een minderheidsstandpunt door een deel van het college wordt ingenomen, wordt dat op verzoek in de besluitenlijst vermeld. De inhoud en overwegingen van zo’n minderheidsstandpunt worden tevens in de besluitenlijst opgenomen indien het college daartoe besluit.

4. De conceptbesluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk aan de leden toegezonden en in de vergadering volgend op die waarop het betrekking heeft, ter vaststelling aangeboden.

5. Na vaststelling wordt de besluitenlijst door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

1. Bij het leiden van de vergadering zorgt de voorzitter dat de volgorde van de agenda wordt aangehouden, daarna eventueel onderwerpen van een aanvullende agenda, daarna eventueel onderwerpen van de vertrouwelijke agenda en tot slot mogelijke onderwerpen bedoeld in het zesde lid van artikel 3. De vergadering kan besluiten de volgorde om te draaien.

2. Degene wiens portefeuille het te behandelen agendapunt betreft, wordt als laatste in de gelegenheid gesteld bij het agendapunt het woord te voeren ter beantwoording van de door de overige collegeleden gestelde vragen.

3. Indien degene wiens portefeuille het te behandelen agendapunt betreft, voorafgaande aan de behandeling van het agendapunt een mondelinge toelichting wil geven, meldt hij dit vooraf aan de vergadering of voorafgaand aan het agendapunt aan de voorzitter en secretaris.

4. Indien het quorum in de vergadering niet aanwezig is, kunnen in deze vergadering geen besluiten worden genomen. Alle te nemen besluiten worden in de eerstvolgende vergadering weer aan de orde gesteld. Op de agenda wordt duidelijk aangegeven welke onderwerpen in deze hoedanigheid weer worden geagendeerd. Ten aanzien van deze onderwerpen is dan geen quorum meer vereist om besluiten te kunnen nemen.

5. De voorzitter bepaalt de volgorde voor het gebruikmaken van de rondvraag.

1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt wordt mondeling gestemd tenzij het derde lid wordt toegepast.

3. Indien:

• a.

  een lid van het college dat verlangt wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ondertekende stembriefjes.

• b.

  daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken beslist het lot.

• c.

  in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen dan heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken beslist het lot.

1. Indien de burgemeester is verhinderd een vergadering bij te wonen, laat hij dit zo spoedig mogelijk weten aan de secretaris.

2. Indien een wethouder is verhinderd een vergadering bij te wonen, meldt hij zich zo spoedig mogelijk af bij de burgemeester of de secretaris.

3. Indien de secretaris is verhinderd een vergadering bij te wonen, laat hij dit zo spoedig mogelijk weten aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

1. Ambtelijke adviezen waarover door het college moet worden besloten, maar die niet door het college hoeven te worden besproken, worden op een verzamellijst (= conformlijst) geplaatst die onderdeel uitmaakt van de agenda, als bedoeld in artikel 3, tweede lid.

2. De secretaris doet het voorstel om een ambtelijk advies via de in het eerste lid bedoelde lijst tot besluitvorming te brengen en legt dit ter accordering aan de betreffende portefeuillehouder voor.

3. De portefeuillehouder beslist over het voorstel bedoeld in het tweede lid:

• a.

  indien de portefeuillehouder akkoord gaat met het voorstel als bedoeld in het tweede lid en het advies als bedoeld in het eerste lid, kan het college conform besluiten door middel van het in de vergadering vaststellen van deze verzamellijst;

• b.

  indien de portefeuillehouder niet instemt met dit voorstel, kan hij dat kenbaar maken op het adviesformulier, waarna de secretaris het advies als bedoeld in het eerste lid aan de agenda toevoegt. Dit zal doorgaans de agenda van de volgende vergadering zijn;

• c.

  indien de portefeuillehouder niet instemt met het advies, moet het worden geretourneerd aan de secretaris.

4. In het geval een advies meerdere portefeuillehouders aangaat, geldt de procedure zoals in het eerste tot en met het derde lid genoemd voor elk van hen.

5. Nadat de secretaris het voorstel heeft gedaan om een advies via de in het eerste lid bedoelde lijst tot besluitvorming te brengen, is het niet toegestaan hierin wijzigingen aan te brengen.

6. De adviezen zoals bedoeld in het tweede lid moeten voorzien van de akkoordbevindingen zoals genoemd in het derde lid uiterlijk tijdens de collegevergadering in het bezit zijn van de secretaris. Indien deze adviezen later terugkomen, zullen zij bij de eerstvolgende verzamellijst aan de orde komen.

7. De vastgestelde verzamellijst wordt ondertekend door de voorzitter en de secretaris.

8. Indien een collegelid verzoekt om bespreking van een voorstel op de conformlijst, wordt dit voorstel aangehouden en overgeheveld naar de agenda van de eerstvolgende vergadering.

1. Ambtelijke adviezen waarover door het college moet worden besloten, maar die niet door het college hoeven te worden besproken, kunnen eveneens op een vertrouwelijke conformlijst worden geplaatst, die onderdeel uitmaakt van de aparte (vertrouwelijke) agenda als bedoeld in artikel 3, elfde lid.

2. Het bepaalde in artikel 9, tweede tot en met achtste lid, is van toepassing.

1. Een parafenbesluit is een besluit dat buiten de collegevergadering tot stand komt door middel van een conceptbesluit waarop binnen een circulatietermijn van vijf werkdagen door geen van de collegeleden is aangegeven dat bespreking in een vergadering is gewenst en waarop binnen die circulatietermijn door ten minste vier leden van het college voor akkoord is geparafeerd;

2. Direct na het plaatsen van de laatste paraaf dateert de secretaris het parafenbesluit;

3. Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van de dagtekening van de secretaris;

4. De secretaris verstrekt elk lid van het college een kopie van het genomen parafenbesluit;

5. Voorzover de aard en inhoud van de besluiten zich daartegen niet verzetten, draagt de secretaris zorg voor spoedige toezending van de parafenbesluitenaan de raad en voor openbaarmaking alsmede bekendmaking van de parafenbesluiten.

1. Alle raadsleden wordt voorafgaand aan de vergadering een agenda, bevattende de te behandelen niet-vertrouwelijke onderwerpen, beschikbaar gesteld.

2. Met uitzondering van de vertrouwelijke besluitenlijsten worden de vastgestelde besluitenlijst en de laatst vastgestelde conformlijst zo spoedig mogelijk aan alle raadsleden beschikbaar gesteld.

3. De secretaris draagt er zorg voor dat de ambtelijke organisatie op juiste en adequate wijze wordt geïnformeerd over de te bespreken onderwerpen, de conformlijst en over de besluitenlijst.

4. Met uitzondering van de vertrouwelijke besluitenlijsten zijn de besluitenlijsten en conformlijsten openbaar op het moment dat zij zijn vastgesteld.

1. Dit reglement treedt in werking op 1 juli 2010 en kan worden aangehaald als ‘Reglement van orde college 2010’.

2. Op het in het eerste lid bedoelde tijdstip wordt het op 10 maart 2009 vastgestelde Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college ingetrokken.