Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Leidschendam-Voorburg 2002

In de algemene toelichting is de keuze ver(ant)woord voor het horen en adviseren door een gemeentelijke commissie. Deze commissie wordt via deze inleidende bepaling als zodanig geïntroduceerd. In artikel 1:5 van de Awb is omschreven wat onder het maken van bezwaar dient te worden verstaan. Bij gemeentelijke bestuursorganen moet niet alleen worden gedacht aan de raad, het college of de burgemeester, maar ingevolge het tweede lid tevens aan ambtenaren die op grond van een aan hen opgedragen taak zelf als bestuursorgaan zijn aan te merken. Te denken valt bijvoorbeeld aan de leerplichtambtenaar die bevoegd is te besluiten omtrent schoolverlof voor meer dan tien dagen.Uit het derde lid volgt dat de commissie ook kan worden aangewezen als adviescommissie inzake bezwaarschriften tegen besluiten van niet-gemeentelijke bestuursorganen. Te denken valt hier aan de hoofden van de scholen.

Het vijfde lid een facultatieve bepaling. Er is voor gekozen om bezwaarschriften gericht tegen beschikkingen die betrekking hebben op belastingen en WOZ-zaken niet onder de competentie van de commissie te brengen. De behandeling van deze bezwaarschriften vereist specifieke kennis en daarbij wordt elders reeds voorzien in de afhandeling van bezwaarschriften in deze categorie.

Het eerste lid verwijst naar de adviescommissie zoals bedoeld in artikel 7:13 Awb. Door de bepaling in het eerste lid delegeert de raad de benoeming van commissieleden aan het college.

Gekozen is voor een onafhankelijke hoor- en adviescommissie waarvan de voorzitter en de leden geen deel uitmaken van of werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van een gemeentelijke bestuursorgaan. De reden hiervoor is dat een dergelijke commissie het meeste het tweeledig karakter van de bezwaarschriftenprocedure weerspiegelt, namelijk enerzijds zelfstandig rechtsmiddel anderzijds een vorm van verlengde besluitvorming. Een onafhankelijke commissie is in staat met de nodige afstand naar een besluit te kijken maar doet geen afbreuk aan het beginsel dat het orgaan dat het oorspronkelijke besluit heeft genomen in heroverweging een nieuw besluit moet nemen. Daarnaast voelt een bezwaarde partij zich meer serieus genomen als ook het bestuursorgaan zich ten opzichte van een onafhankelijke commissie dient te verantwoorden. Opgemerkt wordt dat in kamer IV twee leden op voordracht van de werknemersdelegatie in de Commissie voor Georganiseerd Overleg plaats zullen nemen.

Per commissievergadering (waarin drie leden van de commissie plaatshebben) neemt één lid plaats die is voorgedragen door de werknemersdelegatie in de Commissie voor Georganiseerd Overleg.

Door het werven van externe leden kan worden gewaarborgd dat de commissie aldus is samengesteld dat voldoende deskundigheid op de diverse terreinen aanwezig is.

Dit artikel biedt de mogelijkheid om de commissie op te splitsen in verschillende kamers. Een opsplitsing in kamers is nodig met het oog op de diversiteit in onderwerpen die in bezwaar aan de orde komen en het te verwachten aantal bezwaarschriften in de nieuwe gemeente. Daarnaast maakt een opdeling in kamers het eenvoudiger om deskundige leden te werven omdat naast algemeen juridische kennis, slechts kennis op een bepaald vakgebied vereist wordt.

De commissie wordt opgesplitst in vier kamers. Iedere kamer behandelt de bezwaarschriften op een aantal specifieke rechtsgebieden. Elke kamer bestaat uit 6 leden, waaronder een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. Op grond van het aantal te verwachten bezwaarschriften is een vergaderfrequentie van eenmaal per 14 dagen noodzakelijk. Per vergadering zijn de voorzitter of diens plaatsvervanger aanwezig en 2 leden. De leden rouleren zodat iedereen in principe eenmaal per 4 weken vergadert. Omdat de kamer meer leden heeft dan per vergadering aanwezig zijn, is het niet noodzakelijk om plaatsvervangende leden te benoemen. Ieder lid is tevens plaatsvervangend lid. Deze werkwijze heeft als voordeel dat degene die als plaatsvervanger optreedt volledig is ingewerkt en niet alleen incidenteel wordt benaderd.

Gekozen is om het moment van aftreden te leggen bij het tijdstip van de gemeenteraadsverkiezingen. Indien nodig kan het college (nieuwe) leden van de commissie (her)benoemen.

Een lid kan bij zijn ontslag zelf het tijdstip van dat ontslag bepalen. Hij kan ook een later tijdstip kiezen om zodoende eventueel nog bij de afhandeling van lopende zaken betrokken te kunnen zijn. De bepaling van het derde lid is van orde. Een ontslagnemend lid kan niet gedwongen worden ook feitelijk de functie te blijven vervullen.

In de Awb wordt uitgebreid aandacht geschonken aan de wijze waarop een bezwaarschrift ingediend moet worden en de daarmee samenhangende ontvankelijkheidvragen

In de Awb komen de volgende onderwerpen aan de orde.

• -

  Vereisten te stellen aan het bezwaarschrift (artikel 6:5).

• -

  De indieningtermijn (artikel 6:7 tot en met artikel 6:12):

  • *

    de indieningtermijn bedraagt zes weken (artikel 6:7);

  • *

    de indieningtermijn vangt aan met ingang van de dag na die waarop het besluit op de voorgeschreven wijze is bekendgemaakt (artikel 6:8);

  • *

    de ontvangsttheorie (artikel 6:9, eerste lid) of een combinatie van de verzend- en ontvangsttheorie is van toepassing (artikel 6:9, tweede lid);

  • *

    regeling voor de ontvankelijkheid van te vroeg of te laat ingediende bezwaarschriften (artikelen 6:10 en 6:11);

  • *

    bezwaar dat gericht is tegen het niet-tijdig nemen van een besluit, is niet aan een termijn gebonden (artikel 6:12).

• -

  De procedure na ontvangst van een bezwaarschrift (artikel 6:14 tot en met artikel 6:15):

  • *

    schriftelijk bevestigen van de ontvangst door het orgaan waarbij het bezwaarschrift is ingediend. Hierbij kan worden vermeld dat een commissie over het bezwaar zal adviseren (artikel 6:14);

  • *

    doorzendplicht (artikel 6:15).

Over de ontvangstbevestiging wordt nog opgemerkt dat naast verzending per post ook uitreiking van een ontvangstbewijs in aanmerking komt. Het ontvangstbewijs kan samenvallen met de mededeling aan de indiener dat deze in de gelegenheid wordt gesteld te worden gehoord, mits de mededeling spoedig na de ontvangst van het bezwaarschrift kan worden afgegeven.

Het verdient aanbeveling om de envelop waarin het bezwaarschrift is verzonden te bewaren. Dit gezien het belang van de datum van de poststempel en ter voorkoming van onnodige geschillen omtrent de ontvankelijkheid (art. 6.9 Awb).

De bevoegdheden zoals neergelegd in het eerste lid van dit artikel worden in de praktijk al uitgeoefend door de secretaris van de commissie. Het betreft de volgende bevoegdheden: het vragen van een schriftelijke machtiging van een gemachtigde (2:1 Awb); het stellen van een termijn waarbinnen het verzuim in de zin van niet voldoen aan de vereisten als gesteld in artikel 6:5 van de wet kan worden hersteld; de verzending van stukken (6:17 Awb) en toepassing van artikel 7:4 tweede lid Awb inhoudende het terinzage leggen van de stukken.

De overige bevoegdheden worden uitgeoefend door de voorzitter van de commissie (zie de artikelen 9,10,11,14, 15 en 16 van de verordening).

Ten aanzien van het eerste lid kan erop gewezen worden dat bij de voorzitter de bevoegdheid is neergelegd om inlichtingen of advies in te winnen bij deskundigen voor zover tijdens de procedure naar voren komt dat deskundigenadvies noodzakelijk is ten behoeve van een adequate advisering door de commissie aan het bestuursorgaan. Ingevolge het tweede lid is de secretaris bevoegd om ten behoeve van een genoegzame voorbereiding van de behandeling van het bezwaarschrift alle gewenste inlichtingen in te winnen. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan het inwinnen van informatie bij de diverse vakafdelingen of bijv. het in overweging geven van de belanghebbende bij kennelijke niet-ontvankelijkheid om het bezwaar- of beroepschrift in te trekken.

De activiteiten van de commissie of van haar voorzitter bij de voorbereiding van de te behandelen zaken kunnen kosten met zich meebrengen.

Het inschakelen van externe deskundigen kan bijzondere kosten met zich meebrengen.

Deze kosten komen ten laste van de gemeentebegroting. Normaal gesproken is er in de begroting voorzien in de normale kosten van een commissie. Dat kan anders liggen als het om bijzondere kosten gaat.

In dit verband verdient ook artikel 3:7 Awb aandacht. Daarin wordt bepaald dat het bestuursorgaan waaraan advies wordt uitgebracht, aan de adviseur, al dan niet op verzoek, de gegevens ter beschikking stelt die nodig zijn voor een goede vervulling van diens taak.

Uit de hier gebezigde formulering volgt dat het ter beoordeling van het bestuursorgaan blijft welke gegevens dat zullen zijn. Uit de aard van het advies van de commissie vloeit evenwel voort dat dit alle op de zaak betrekking hebbende gegevens zullen zijn. De commissie zal immers geen afgewogen oordeel kunnen uitbrengen in geval gegevens worden achtergehouden.

Ingevolge het eerste lid van dit artikel worden zowel reclamant als het verwerend orgaan uitgenodigd voor de hoorzitting. Het in het tweede lid genoemde artikel van de wet geeft aan in welke gevallen van het horen van belanghebbenden kan worden afgezien, namelijk indien:

• a

  het bezwaarschrift kennelijk niet-ontvankelijk is;

• b

  het bezwaar kennelijk ongegrond is;

• c

  de belanghebbenden hebben verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord, of

• d

  aan het bezwaar volledig tegemoet wordt gekomen en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen kunnen worden geschaad.

Het ligt voor de hand dat indien het verwerend orgaan aan het bezwaar van appellant volledig tegemoet denkt te kunnen komen het daarover met de voorzitter van de commissie contact opneemt. In dit verband zij ook gewezen op de artikelen 6:18 en 6:19 Awb. De bevoegdheid hierover te beslissen wordt middels de verordening toegekend aan de voorzitter van de commissie.

Deze beslissing is dus niet aan het bestuursorgaan dat het bezwaarschrift heeft ontvangen. Dat zou overigens ook niet mogelijk zijn gelet op artikel 7:13, vierde lid, waarin onder andere is bepaald dat de commissie, voor zover bij wettelijk voorschrift niet anders is bepaald, beslist over de toepassing van artikel 7:3.

Het bepaalde in het derde lid spreekt voor zich. Daarnaast zal in het uiteindelijk uit te brengen advies hier nogmaals op moeten worden teruggekomen.

Ingevolge het eerste lid van deze bepaling wordt ook het verwerend orgaan uitgenodigd voor de zitting. Het is van groot belang dat dit orgaan zich ook ter zitting laat vertegenwoordigen. Daarmee kan worden voorkomen dat er, vanwege de inbreng van bezwaarmaker, een eenzijdig beeld ontstaat. Voorts is het voor een externe commissie van belang om van bestuurlijke zijde te vernemen hoe een beslissing tot stand is gekomen. Anders kan het voor de commissie moeilijk worden om een goede afweging te maken.

Het verdient aanbeveling een termijn vast te stellen die ligt tussen de oproeping en de zitting zelf. In het algemeen moet gedacht worden aan een zodanige termijn, dat de indiener van het bezwaarschrift, de overige belanghebbenden en het verwerend orgaan voldoende gelegenheid krijgen om zich behoorlijk op de zitting voor te bereiden. Gekozen is voor een termijn van twee weken.

Voorts is een regeling opgenomen omtrent het desgevraagd wijzigen van het tijdstip van de zitting. Uitstel hoeft overigens niet altijd te worden verleend. Betrokkene dient wel tijdig uitsluitsel over zijn verzoek om uitstel te krijgen. Een gemotiveerd verzoek om uitstel kan ingewilligd worden, maar dient dan wel te worden beperkt tot een eenmalig uitstel omdat anders de afwikkeling van het bezwaarschrift een te grote vertraging kan ondervinden.

Artikel 7:7 Awb vereist zeer kort en bondig dat van het horen een verslag wordt gemaakt. De wijze waarop en de inhoudelijke vereisten aan het verslag worden niet door de Awb geregeld. Dit staat er overigens niet aan in de weg dat in de verordening een vaste procedure wordt opgenomen.

Het bepaalde in het eerste lid hoeft niet zo ver te strekken dat van al het aanwezige publiek naam en hoedanigheid wordt opgenomen. Wel zal uit het verslag duidelijk moeten blijken wie namens welke partij aanwezig was en wat door hen naar voren is gebracht. Ingeval de voorzitter verhinderd is om het verslag te ondertekenen, moet in voorkomende gevallen een van de overige leden die de zitting heeft bijgewoond kunnen ondertekenen, zodat de afhandeling van adviezen niet onnodig wordt opgehouden en daarmee bezwaren binnen de wettelijke termijn kunnen worden afgedaan.

De hoorzitting is in principe openbaar, de hier bedoelde beraadslaging vindt achter gesloten deuren plaats. Het tweede lid, onder b, is opgenomen voor die gevallen waarin het vergaderquorum wel aanwezig is doch door afwezigheid van één of meerdere van de leden of hun plaatsvervangers de commissie tijdens de besluitvorming uit een even aantal personen bestaat.

Ingeval de voorzitter verhinderd is om het advies te ondertekenen, moet in voorkomende gevallen een van de overige leden die de zitting heeft bijgewoond kunnen ondertekenen, zodat de afhandeling van adviezen niet onnodig wordt opgehouden en daarmee bezwaren binnen de wettelijke termijn kunnen worden afgedaan.

Volgens artikel 7:13, zesde lid, Awb maakt in de bezwaarschriftenprocedure het verslag van de hoorzitting deel uit van het advies van de commissie en wordt het schriftelijk uitgebracht.

De beslistermijn bedraagt ingevolge artikel 7:10 van de Awb tien weken behoudens in het geval van opschorting of met gebruikmaking van de mogelijkheid van verdaging. De onderhavige bepaling verlangt van de voorzitter van de commissie dat, ingeval hij voorziet dat de termijn als hiervoor bedoeld niet wordt gehaald, hij tijdig het bestuursorgaan verzoekt de beslissing op het bezwaar te verdagen.

Het besluit tot verdaging is een beschikking. Ingevolge artikel 7:14 Awb zijn de artikel 3:41 tot en met 3:45 Awb, die de wijze van bekendmaking en mededeling van besluiten regelen, in dit geval niet van toepassing.

Artikel 3:40 Awb is wel van toepassing. Dit artikel bepaalt dat een besluit niet in werking treedt voordat het is bekendgemaakt. Het ligt voor de hand in verband hiermee ook belanghebbenden en in geval van een beroepsprocedure het verwerend orgaan een afschrift van het verdagingbesluit toe te zenden.

De verordening treedt in werking op de eerste dag nadat hij bekendgemaakt is.

Ingevolge artikel 142 Gemeentewet treedt een besluit van de gemeenteraad houdende een algemeen verbindend voorschrift (of de intrekking ervan), indien dat besluit niet zelf een ander tijdstip aanwijst, in werking op de achtste dag na die van de bekendmaking. Voornoemde bepaling blijft echter op grond van de Tijdelijke referendumwet (Twr) voor referendabele besluiten buiten toepassing. Als bij een referendabel besluit een tijdstip voor inwerkingtreding wordt vastgesteld, mag het tijdstip ingevolge artikel 22 Twr niet liggen binnen een periode van 6 weken na de bekendmaking van het besluit tenzij de spoedprocedure van artikel 25 Twr wordt toegepast.

Voor deze spoedprocedure is in onderhavig geval gekozen, opdat de commissie zo snel mogelijk van start kan gaan. Tevens wordt door deze spoedprocedure voorkomen dat de behandeling van bezwaarschriften zou stagneren.

Deze verordening kan worden aangehaald als:

Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Leidschendam-Voorburg 2002.