Protocol integriteitsonderzoeken Leidschendam-Voorburg 2019

De gemeente Leidschendam-Voorburg voert een volwaardig integriteitsbeleid. Dat bestaat naast het vaststellen en implementeren van beleid uit het handhaven ervan. Een goede handhaving omvat adequaat en consequent optreden tegen integriteitschendingen dan wel vermeende misstanden. Signalen van vermoedelijke integriteitschendingen worden serieus opgepakt. Bijvoorbeeld door het onderzoeken van deze signalen en een krachtdadig optreden bij vastgestelde schendingen. En door het registreren van schendingen binnen de organisatie voor inzicht in de aard en omvang ervan en om als organisatie daaruit lering te trekken. Met dit vastgestelde ‘Onderzoeksprotocol vermeende integriteitschendingen’ kan op verantwoorde wijze onderzoek worden gedaan naar een vermoeden van een integriteitschending.

In dit protocol wordt beschreven hoe een intern onderzoek naar een integriteitschending binnen een onderdeel van de gemeente verloopt en wat de rechten en plichten zijn van de bij het onderzoek betrokken personen en de onderzoekende instantie. Dit betekent dat de procedure, rechten en plichten zoals beschreven in dit protocol worden nageleefd door alle instanties die een intern onderzoek naar een vermoedelijke integriteitschending of misstand verrichten, ongeacht of dit bijvoorbeeld een particulier bureau is of de organisatie zelf.

In dit onderzoeksprotocol staan de rechten en de plichten van de bij het feitenonderzoek betrokken

personen, inclusief de onderzoekers. Betrokken personen ontvangen van de onderzoekers een

exemplaar van dit onderzoeksprotocol, zodra om hun medewerking wordt verzocht. Van dit

onderzoeksprotocol afwijken kan, in overleg met de opdrachtgever, uitsluitend als zwaarwegende belangen dit noodzakelijk maken. De afwijking en de reden daarvoor worden opgenomen in het onderzoeksrapport.

In dit protocol wordt verstaan onder:

• a.

  Integriteitschending: aantasting van integriteit door onder andere:

  • •

    misbruik van bevoegdheden of positie;

  • •

    misbruik van (toegang) tot informatie;

  • •

    belangenverstrengeling;

  • •

    onverenigbare nevenactiviteiten;

  • •

    verspilling en misbruik van gemeentelijke eigendommen;

  • •

    strafbare feiten binnen werktijd zoals diefstal, verduistering, fraude en corruptie;

  • •

    (strafbare) misdragingen buiten werktijd;

  • •

    ongewenste omgangsvormen, zoals pesten, intimideren of discrimineren;

  • •

    schending van wettelijke voorschriften of beleidsregels;

  • •

    een gevaar vormen voor de gezondheid, de veiligheid of het milieu.

• b.

  Opdrachtgever: de algemeen directeur geeft opdracht tot het uitvoeren van het onderzoek en wijst de interne dan wel externe onderzoekers aan. De onderzoeken worden begeleid door een functionaris die speciaal is aangewezen om onderzoeken te begeleiden, die over de voortgang en de beslissingen die genomen worden in nauw contact staat met de algemeen directeur. In het geval een dergelijke specifieke begeleider (tijdelijk) ontbreekt is het de integriteitscoördinator die het onderzoek begeleidt.

• c.

  De persoon in kwestie: de medewerker van de gemeente Leidschendam-Voorburg wiens handelingen worden onderzocht, inclusief de arbeidscontractanten, de stagiaires, uitzendkrachten en gedetacheerden die werkzaam zijn bij de gemeente Leidschendam-Voorburg voor zover die handelingen schadelijk zijn voor de gemeente.

• d.

  Intern betrokkenen: medewerkers en bestuurders van de gemeente Leidschendam-Voorburg waaronder ook de arbeidscontractanten, de stagiaires, uitzendkrachten en gedetacheerden die werkzaam zijn bij de gemeente Leidschendam-Voorburg en aan wie medewerking aan het onderzoek is verzocht;

• e.

  Extern betrokkenen: personen aan wie medewerking aan het onderzoek is verzocht, maar die niet werkzaam zijn bij de gemeente Leidschendam-Voorburg.

• f.

  Melding: een signaal dat door een medewerker van de gemeente Leidschendam-Voorburg, een burger, een bedrijf, politie/justitie en andere derden mondeling, schriftelijk, telefonisch of per e-mail is afgegeven over een vermoedelijke integriteitschending binnen de gemeente Leidschendam-Voorburg en is ingediend bij het Meldpunt Integriteit.

• g.

  Melder: degene die een melding doet.

• h.

  Meldpunt Integriteit: virtueel organisatieonderdeel bestaande uit integriteitscoördinator en MT-lid verantwoordelijk voor integriteit.

• i.

  Onderzoekende instantie: de particuliere instantie danwel de interne instantie die wordt aangesteld om onderzoek te verrichten naar een vermoedelijke integriteitschending.

2.1 Vooronderzoek

Alvorens tot een vooronderzoek wordt overgegaan, vindt een intakegesprek bij het Meldpunt Integriteit plaats (zie Meldingsprocedure (vermoeden) integriteitsschendingen, bijlage 2 Integriteitsbeleid). Een onderzoek zoals bedoeld in hoofdstuk 3 wordt voorafgegaan aan een vooronderzoek. Het vooronderzoek bestaat uit het verzamelen van algemene informatie om zodoende meer duidelijkheid te krijgen over de vermeende integriteitsschending.

De bevoegdheden in de hoofdstukken 3 en 4 van dit Onderzoeksprotocol hebben alleen betrekking op een onderzoek en niet op een vooronderzoek.

Het vooronderzoek heeft tot doel om meer duidelijkheid te krijgen over de vermeende integriteitsschending en de melding zodanig concreet te krijgen zodat beoordeeld kan worden of een melding direct afgedaan kan worden of dat een nader onderzoek noodzakelijk is.

2.2 Totstandkoming van een onderzoek

Een onderzoek vindt alleen plaats nadat er op grond van concrete aanwijzingen een vermoeden van een integriteitschending is ontstaan. De opdrachtgever wijst de interne dan wel externe onderzoekers aan. De onderzoekers dienen voldoende objectief en deskundig te zijn. Zij mogen op geen enkele wijze betrokken zijn bij de vermeende integriteitsschending dan wel de mogelijke pleger daarvan.

2.3 De opdracht tot een onderzoek

Na overleg tussen de opdrachtgever en de onderzoekende instantie wordt de opdracht tot het

verrichten van het onderzoek schriftelijk vastgelegd.

De opdracht bevat in ieder geval:

• a.

  de aanleiding;

• b.

  een duidelijk omschreven doelstelling;

• c.

  de onderzoeksvragen;

• d.

  de vermelding dat de opdrachtgever instemt met het gebruik door de onderzoekende instantie van de hem toekomende onderzoeksbevoegdheden, de onderzoeksmethoden en de vermoedelijke duur van het onderzoek.

Als tijdens het onderzoek blijkt dat het onderzoek meer tijd zal vergen dan verwacht, wordt de

opdrachtgever daarvan tijdig op de hoogte gesteld.

Het Meldpunt Integriteit coördineert de opdracht tot een onderzoek.

3.1. Bevoegdheden

Het onderzoek wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de opdrachtgever en met gebruikmaking van de onderzoeksbevoegdheden die hij als werkgever heeft. Er zijn bepaalde bevoegdheden, die niet in de arbeidsvoorwaardenregeling (cao) staan, waarvan een werkgever gebruik kan maken om zijn werknemers te controleren, als er een vermoeden bestaat dat zijn werknemers zich niet gedragen zoals een ‘goed werknemer’ dat hoort te doen. Deze bevoegdheden kunnen worden gebaseerd op jurisprudentie en analoge toepassing van artikel 7:611 Burgerlijk Wetboek (goed werkgeverschap, goed werknemerschap) in het ambtenarenrecht.

De onderzoeksprocedures en -strategieën worden, na overleg met de opdrachtgever door de onderzoekende instantie vastgesteld. Bij het bepalen van de procedures, strategieën en methoden van onderzoek worden de beginselen van proportionaliteit en subsidiariteit toegepast. Onder subsidiariteit wordt verstaan, dat bij de afweging welke procedure, strategie of methode wordt toegepast, gekozen wordt voor de variant die het minst ingrijpend is. Volgens het proportionaliteitsbeginsel wordt gekeken naar een redelijke verhouding tussen middel en doel (evenredigheid). Bij gebruikmaking van de bevoegdheden zoals genoemd onder 4.2 tot en met 4.4.3. wordt altijd afstemming gezocht met de Functionaris Gegevensbescherming.

De onderzoekende instantie zal bewijs niet onrechtmatig (= in strijd met wettelijke bepalingen of jurisprudentie) vergaren.

3.2 Inlichten van de persoon in kwestie

De opdrachtgever stelt, na overleg met de onderzoekende instantie, de persoon in kwestie in kennis van het feit dat een onderzoek is ingesteld naar zijn handelingen. Dit gebeurt zo spoedig mogelijk nadat het onderzoek is ingesteld naar zijn handelingen. In de regel gebeurt dit voordat de onderzoekende instantie de intern of extern betrokkenen verzocht heeft mondeling informatie te verschaffen. De opdrachtgever deelt de persoon in kwestie de aard en het doel van het onderzoek mee. Daarbij vermeldt de opdrachtgever dat de persoon in kwestie zich kan laten ondersteunen door een (externe) vertrouwenspersoon van de werkgever. Ook deelt de opdrachtgever aan de persoon in kwestie mee dat hij/zij en eventuele getuigen kunnen worden gehoord. De opdrachtgever deelt mee dat de persoon in kwestie zich kan laten bijstaan door een raadsman. Als het onderzoeksbelang zich tegen de kennisgeving verzet, wordt de kennisgeving aan de persoon in kwestie opgeschort. In verband met vertrouwelijkheid ten aanzien van de identiteit van de melder wordt diens naam niet bekend gemaakt bij de persoon in kwestie van wie de melding is gedaan. Ook de melding zelf wordt niet aan de persoon in kwestie verstrekt, tenzij op grond van een wettelijke verplichting of als de melder hiervoor toestemming geeft.

3.3 Onderzoekers

De interne onderzoeksinstantie bestaat uit minimaal twee personen waarin de benodigde kennis en expertise met het doen van feitenonderzoek aanwezig is. Ook kan hierbij worden gedacht aan bijvoorbeeld financiële of ICT expertise. Tussen de onderzoekers en de betrokkenen/persoon in kwestie is voldoende afstand om een voldoende objectief onderzoek te garanderen.

Alleen particuliere onderzoeksbureaus die op grond van artikel 2, eerste lid, Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus van de minister van Justitie een vergunning hebben verkregen, worden ingehuurd om interne onderzoeken te verrichten.

De medewerkers van de onderzoekende instantie legitimeren zich desgevraagd. Indien nodig schakelt de onderzoekende instantie na overleg met de opdrachtgever derden met de vereiste deskundigheid in. De onderzoekende instantie is ten opzichte van de opdrachtgever verantwoordelijk voor de kwaliteit van de werkzaamheden van deze derden.

3.4 Informatieverstrekking door de onderzoekende instantie

Tijdens het onderzoek wordt de opdrachtgever geregeld mondeling door de onderzoekende instantie over de voortgang op de hoogte gehouden. Hiervoor wordt door de onderzoekende instantie een journaal van het onderzoek bijgehouden. De opdrachtgever en de onderzoekende instantie maken afspraken over de wijze waarop tussenrapportages, mondeling of schriftelijk, worden uitgebracht.

Voorafgaand aan, tijdens en na afloop van het onderzoek stelt de onderzoekende instantie zonder toestemming van de opdrachtgever geen informatie aan derden ter beschikking, tenzij de onderzoekende instantie daartoe door een wettelijk voorschrift of gerechtelijke uitspraak wordt verplicht. De opdrachtgever blijft te allen tijde eigenaar over de onderzoeksinformatie.

3.5 Informatieverstrekking door de opdrachtgever

Verstrekking van informatie over het onderzoek aan de media, het publiek, de eigen organisatie en overige personen geschiedt door de opdrachtgever, na voorafgaand overleg met de onderzoekende instantie. De opdrachtgever stelt de onderzoekende instantie in kennis van de vragen die voor, tijdens en na het onderzoek door de media zijn gesteld en van de antwoorden die zijn gegeven.

De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de wijze waarop de persoon wiens informatie de aanleiding is geweest tot het geven van een onderzoeksopdracht, wordt ingelicht over het onderzoek en de resultaten ervan. Als de opdrachtgever deze persoon gedurende het onderzoek wil informeren, gebeurt dit na voorafgaand overleg met de onderzoekende instantie.

3.6 Uitbreiding van een onderzoek

Vindt de opdrachtgever na het verkrijgen van de voortgangsrapportages en na overleg met de onderzoekende instantie dat het onderzoek moet worden uitgebreid, dan wordt die uitbreiding schriftelijk vastgelegd.

3.7 Medewerking aan een onderzoek

De personen die worden verzocht hun medewerking te verlenen aan het onderzoek zijn daartoe niet verplicht, anders dan krachtens wet, overeenkomst of rechterlijk oordeel. Als een intern of extern betrokkene weigert mee te werken aan het onderzoek, zal dat worden gemeld bij de opdrachtgever en worden vermeld in de rapportage.

De persoon in kwestie en de intern betrokkenen hebben als ambtenaar in beginsel de plicht om te voldoen aan een redelijk verzoek van hun werkgever. De persoon in kwestie heeft daarentegen het recht om zijn medewerking aan het onderzoek te weigeren, voor zover hij hiermee zichzelf zou belasten. Als hij geen medewerking verleent, kan dit mogelijk leiden tot rechtspositionele maatregelen. Dat is het geval als sprake is van gerechtvaardigde, ernstige twijfel aan de integriteit van de persoon in kwestie, wanneer zijn functie bijzondere eisen stelt aan de integriteit en door zijn weigering om mee te werken deze twijfel blijft bestaan.

De weigering van een intern betrokkene om, in de uitoefening van zijn functie, mee te werken aan het onderzoek kan worden gemeld bij zijn eindverantwoordelijk leidinggevende. Als de weigering daartoe aanleiding geeft (bijvoorbeeld doordat er sprake is van plichtsverzuim) bestaat de mogelijkheid dat er passende rechtspositionele maatregelen genomen worden. Het voorgaande geldt ook als tijdens het onderzoek blijkt dat een intern betrokkene bewust onjuiste informatie heeft verstrekt of opzettelijk relevante informatie heeft achtergehouden.

De onderzoekende instantie kan tijdens een onderzoek beschikken over de navolgende, van de opdrachtgever/werkgever afgeleide, bevoegdheden. Deze bevoegdheden worden pas aangewend na toestemming van de opdrachtgever en met inachtneming van de beginselen van proportionaliteit en subsidiariteit.

4.1 Het verkrijgen van informatie van personen

Een ambtenaar dient de hem gegeven voorschriften op te volgen en in het algemeen alles te doen of na te laten dat een goed ambtenaar in gelijke omstandigheden behoort na te laten of te doen. Daaruit kan voortvloeien dat de werkgever (en de onderzoekende instantie tijdens een onderzoek in zijn opdracht) zijn werknemer verzoekt om informatie betreffende zijn functie, of datgene wat hij uit hoofde van zijn functie weet of heeft waargenomen. Ook de extern betrokkene kan verzocht worden om informatie te geven.

Een verzoek tot informatieverstrekking valt te onderscheiden in een:

• a.

  verzoek tot het mondeling verstrekken van feiten of omstandigheden;

• b.

  verzoek tot het ter beschikking stellen van of inzage geven in schriftelijke stukken of andere goederen.

ad a) een verzoek tot het mondeling verstrekken van feiten of omstandigheden

Interviews

Een belangrijk deel van het onderzoek bestaat uit het voeren van gesprekken met de persoon in kwestie en de in- en extern betrokkenen. De geïnterviewden worden minimaal 3 werkdagen van tevoren uitgenodigd voor het gesprek, tenzij het onderzoeksbelang zich daartegen verzet. De geïnterviewden hebben het recht om een raadsman of een andere persoon naar keuze ter ondersteuning aanwezig te laten zijn bij het gesprek. Deze persoon is slechts toehoorder en neemt geen deel aan het gesprek. Als kort voor aanvang van het gesprek blijkt dat de raadsman of de andere persoon toch niet aanwezig kan zijn, kan het gesprek desondanks doorgaan als het onderzoeksbelang dat vergt.

Voor aanvang van het gesprek worden de geïnterviewden zoveel mogelijk door de medewerkers van de onderzoekende instantie op de hoogte gesteld van de aard en het doel van het interview. Daarbij wordt hen ook meegedeeld dat een raadsman of een andere persoon naar keuze hen kan vergezellen bij het gesprek. Bovendien worden de geïnterviewden geïnformeerd over de vermoedelijke tijd die het gesprek in beslag zal nemen. De interviews worden in de regel afgenomen door twee medewerkers van de onderzoekende instantie.

De medewerkers van de onderzoekende instantie onthouden zich voor, tijdens en na het gesprek van het doen van misleidende mededelingen of gedragingen en het toepassen van ongeoorloofde psychische of fysieke druk of dwang.

Behoudens bijzondere gevallen wordt direct na het interview een gespreksverslag opgemaakt. Als de geïnterviewde en de medewerkers van de onderzoekende instantie het eens zijn over de inhoud van het verslag, wordt het geheel direct door hen voor akkoord ondertekend en worden de afzonderlijke pagina’s voorzien van parafen.

Als het niet mogelijk is direct een verslag te maken, krijgt de geïnterviewde het verslag ter ondertekening toegestuurd. In het geval de geïnterviewde van mening is dat het verslag geen juiste weergave van het gesprek is, stuurt hij het verslag zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vijf werkdagen, met schriftelijke aan- of opmerkingen retour naar de onderzoekende instantie. Door de onderzoekende instantie wordt dan een nieuw verslag gemaakt dat nogmaals naar de geïnterviewde wordt gestuurd met verzoek binnen 5 werkdagen te ondertekenen.

Als de geïnterviewde en de medewerkers van de onderzoekende instantie het niet eens kunnen worden over de inhoud van het verslag, wordt het verslag zonder ondertekening in het dossier opgenomen. De medewerkers van de onderzoekende instantie geven vervolgens in het onderzoeksrapport aan waarom zij het verslag niet conform de door de geïnterviewde gewenste aan- of opmerkingen hebben aangepast. De geïnterviewde wordt in een dergelijk geval verzocht binnen vijf werkdagen schriftelijk aan te geven waarom de betreffende aan- of opmerkingen zijn inziens toch in het verslag verwerkt moeten worden. De reactie van de geïnterviewde wordt bij het onderzoeksrapport gevoegd.

Het is verder mogelijk dat de geïnterviewde geen aan- of opmerkingen heeft over de weergave van het verslag, maar toch weigert om voor akkoord te tekenen. In een dergelijk geval wordt het verslag samen met de reden voor de weigering opgenomen in het rapport.

In bijzondere gevallen kan besloten worden om een interview op band (audio) op te nemen. In het voorgaande wordt de geïnterviewde vooraf in kennis gesteld van het gebruik van geluidsapparatuur. De opnamen worden bewaard zolang nodig is voor een eventuele civielrechtelijke, bestuursrechtelijke of strafrechtelijke afhandeling van de zaak. Daarna worden zij vernietigd. Van de vernietiging wordt de geïnterviewde in kennis gesteld.

De persoon in kwestie heeft recht op inzage in een verslag van de gevoerde gesprekken onder vermelding van de namen van de gehoorde personen indien de verklaringen mede grondslag vormen voor de conclusies in het onderzoeksrapport en de voorgenomen rechtspositionele maatregel.

ad b) een verzoek tot het ter beschikking stellen van en inzage geven in schriftelijke stukken of andere goederen

Degene die verzocht is documenten of andere goederen te overhandigen aan de onderzoekende instantie en daarmee heeft ingestemd, dient zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vijf werkdagen, er zorg voor te dragen dat de gewenste stukken of goederen in het bezit zijn van de onderzoekende instantie.

4.2 Observatie

Als het onderzoek het vergt, kunnen de persoon in kwestie of goederen in kwestie worden geobserveerd. De observatie kan dynamisch of statisch zijn. Dynamische observatie bestaat uit het daadwerkelijk volgen van personen of goederen. Statische observatie bestaat uit het in de gaten houden van (een deel van) de werkplek, eventueel met behulp van een (verborgen) camera. Tijdens de observaties kan gebruik worden gemaakt van een analoge of digitale foto- of videocamera.

De observaties hebben in beginsel alleen betrekking op activiteiten die de persoon in kwestie tijdens werktijd verricht. Het kan echter voorkomen dat ook buiten diensttijd wordt geobserveerd, bijvoorbeeld bij een vermoeden van oneigenlijk ziekteverzuim of het vermoeden van onverenigbare nevenactiviteiten.

Statische observatie en dynamische observatie, waarbij gebruik wordt gemaakt van een foto- of videocamera, kan worden gerechtvaardigd op basis van artikel 6, onder f, Algemene Verordening Gegevensbescherming. Daarin wordt gesteld dat de gegevensverwerking (in casu het gebruik van de camera) noodzakelijk kan zijn voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van de werkgever, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkenen, in het bijzonder het recht op privacy prevaleert.

4.3 Doorzoeken van de werkomgeving

Als er een vermoeden is dat er zich in een werkomgeving informatie bevindt die van belang kan zijn voor het onderzoek, kan de onderzoekende instantie die werkomgeving (die valt onder de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever) doorzoeken. Onder werkomgeving wordt onder meer begrepen kasten, bureaus, archiefkasten, geautomatiseerde data- en systeembestanden en dienstvoertuigen.

Het doorzoeken van de werkplek zal zoveel mogelijk plaatsvinden in aanwezigheid van de persoon die daar werkt. Hij wordt uitgenodigd om bij het doorzoeken aanwezig te zijn. Als de persoon echter aangeeft niet aanwezig te willen zijn of zonder opgaaf van gegronde redenen wegblijft op het overeengekomen tijdstip, kan tot het doorzoeken worden overgegaan.

4.4 Onderzoek telecommunicatie

Als er een vermoeden is van een integriteitschending waarbij gebruik is gemaakt van telecommunicatiemiddelen (zoals telefoon, fax, e-mail en internet) kan daar onderzoek naar worden gedaan. Er is dan sprake van oneigenlijk gebruik van die middelen. Het aanwenden van deze onderzoeksmethodiek kan alleen geschieden bij oneigenlijk gebruik van telecommunicatiemiddelen te onderzoeken en niet voor enig ander doel.

Bij de aanwending van het onderzoek telecommunicatie moet voldaan zijn aan het kenbaarheidvereiste. Dat houdt in dat iedereen wiens telecommunicatie onderzocht kan worden op de hoogte is gebracht (zoals door gebruiksregels) van het feit dat de mogelijkheid bestaat dat een dergelijk onderzoek ingesteld kan worden (in het geval er een vermoeden is van oneigenlijk gebruik).

Nadat het onderzoek is afgerond, wordt de werknemer op de hoogte gesteld van het feit dat zijn telecommunicatie is onderzocht.

4.4.1.Onderzoek oneigenlijk gebruik e-mail

Een onderzoek naar aanleiding van een vermoeden van een integriteitschending door middel van oneigenlijk gebruik van e-mailfaciliteiten vindt in principe getrapt plaats. Er kunnen zes, hieronder toegelichte, onderzoeksstadia worden doorlopen. Het besluit om over te gaan naar het volgende onderzoeksstadium vindt plaats na een zorgvuldige belangenafweging over het recht op privacy van de persoon in kwestie en het belang van het onderzoek.

Het is van de aard van het vermoeden afhankelijk bij welk onderzoeksstadium wordt begonnen. Zo is het mogelijk dat bijvoorbeeld bij het vijfde stadium, het scannen op taal, wordt begonnen. Te denken valt dan aan het geval er voldoende concrete aanwijzingen zijn dat de persoon in kwestie racistische teksten heeft verstuurd. In een dergelijk geval kunnen de e-mailberichten worden gescand op taal, zonder dat de voorgaande stadia zijn doorlopen.

Het eerste stadium is het onderzoeken van het volume (hoeveelheid) van het e-mailverkeer van de persoon in kwestie. Het volume van het e-mailverkeer van deze persoon kan worden vergeleken met het gemiddelde volume.

Het volgende stadium is het onderzoeken van attachments. Aan de hand van het soort attachment (bijvoorbeeld .doc-, .mp3- of .jpg-bestanden) en de omvang ervan kan worden bekeken of er aanleiding is om het onderzoek voort te zetten.

De volgende stappen in het onderzoek richten zich op de tekst die bij het onderwerp (subjectlijn) van het bericht wordt ingevoerd. Geeft het resultaat daarvan aanleiding tot nader onderzoek, dan kan worden gescand op plaatjes of taal.

Het laatste stadium is het onderzoeken van de inhoud van e-mailberichten. In de regel gebeurt dit pas als er zeer ernstige verdenkingen bestaan en de voorgaande stadia zijn doorlopen. Zoals hierboven al is aangegeven, is daarop een uitzondering van toepassing. De inhoud van e-mailberichten kan zonder dat de voorgaande stadia zijn doorlopen worden onderzocht, als de aard van het vermoeden daartoe aanleiding geeft.

4.4.2. Onderzoek oneigenlijk gebruik internet

Het onderzoek naar een vermoeden van een integriteitschending door middel van oneigenlijk gebruik van het internet bestaat uit het onderzoeken hoe vaak, hoe lang, welke websites bezocht zijn en hoe vaak, welke bestanden zijn gedownload (bijvoorbeeld muziek, spelletjes, upgrades of drivers) en hoe lang dat heeft geduurd.

4.4.3. Onderzoek oneigenlijk gebruik telefoon

Een onderzoek naar oneigenlijk telefoongebruik kan zich voordoen als het vermoeden is ontstaan, dat de persoon in kwestie bijvoorbeeld verantwoordelijk is voor onverklaarbaar hoge telefoonkosten, bedrijfsgeheimen doorgeeft of vertrouwelijke of geheime informatie verstrekt aan derden.

Dit onderzoek richt zich, hoewel afhankelijk van het vermoeden, voornamelijk op de geregistreerde gespreksgegevens. Daaronder wordt begrepen de datum, de tijd, het gekozen nummer, de duur van het gesprek en de daaraan verbonden kosten.

Door de onderzoekende instantie worden geen telefoongesprekken afgeluisterd.

5.1 Onderzoeksrapportage

Wanneer de onderzoekers van oordeel zijn dat het onderzoek is afgerond, stellen zij een onderzoeksrapport op. Het onderzoeksrapport bevat in ieder geval:

- de onderzoeksopdracht;

- een overzicht van alle gevoerde gesprekken;

- een overzicht van alle verkregen relevante documenten;

- de bevindingen van de onderzoekers;

- de melding dat een mogelijkheid bestaat tot het indienen van een klacht over de wijze waarop het onderzoek is verricht.

5.2. Wederhoor

Zodra het onderzoek is afgerond, wordt de persoon in kwestie in de gelegenheid gesteld om mondeling of binnen twee weken schriftelijk te reageren op de uitkomsten van het onderzoek. Daartoe wordt hij naar redelijkheid in de gelegenheid gesteld zijn oordeel te kunnen vormen over de resultaten van het onderzoek. Alle relevante onderzoeksbevindingen worden aan de persoon in kwestie ter beschikking gesteld, onder voorwaarde dat deze geen stukken meeneemt of geheel of gedeeltelijk reproduceert. Het maken van aantekeningen is toegestaan. Er worden bij een vertrouwelijke melding geen namen kenbaar gemaakt van de melder en de geïnterviewden. Bij het wederhoor is het mogelijk zich te laten vergezellen door een raadsman of een andere persoon naar keuze.

5.3 Onderzoeksbevindingen naar de opdrachtgever

Het onderzoeksrapport en eventuele bijlagen worden samen met de weergave van het wederhoor aan de opdrachtgever overhandigd. De persoon in kwestie ontvangt van de opdrachtgever het onderzoeksrapport. De opdrachtgever zal aan de persoon in kwestie en betrokkenen geen inzage in stukken van een onderzoek geven als daarmee de privacy van anderen kan worden geschonden, tenzij het op grond van wet- of regelgeving verplicht is.

5.4 Communicatie na afronding onderzoek aan betrokkenen

Betrokkenen krijgen na afloop van het onderzoek bericht dat het onderzoek is afgerond en wat de uitkomst daarvan is.

De verwerking van persoonsgegevens (= elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon) van de bij het onderzoek betrokken personen geschiedt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het onderzoeksrapport als zodanig maakt geen deel uit van het personeelsdossier van de persoon in kwestie maar wordt door de opdrachtgever in een apart archief bewaard. Alleen opdrachtgever en het Meldpunt hebben toegang tot het archief.

Bij het onderzoek betrokken personen kunnen een klacht over de wijze waarop het onderzoek is verricht, schriftelijk en gemotiveerd, indienen bij de opdrachtgever van het onderzoek. Van de mogelijkheid tot het indienen van een klacht wordt melding gemaakt in het onderzoeksrapport. Hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht is in dat geval van toepassing.