Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR652971
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR652971/2
Organisatieverordening raadsgriffie Leidschendam-Voorburg
Geldend van 06-07-2022 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-05-2022
Intitulé
Organisatieverordening raadsgriffie Leidschendam-VoorburgDe raad van de gemeente Leidschendam-Voorburg,
gelezen het voorstel van de werkgeverscommissie van 29 november 2020 (2078);
gelet op artikelen 107a, 107d en 107e van de Gemeentewet;
Besluit:
vast te stellen de Organisatieverordening griffie Leidschendam-Voorburg
HOOFDSTUK 1 - BEGRIPSBEPALINGEN
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
arbeidsvoorwaardencommissie: de commissie van de Ondernemingsraad waarin de bevoegdheden volgend uit hoofdstuk 12 van de cao-gemeenten zijn ondergebracht;
- b.
beheer: de zorg voor het dagelijks functioneren en de instandhouding van de griffie;
- c.
college: het college van burgemeester en wethouders;
- d.
raad: de gemeenteraad van Leidschendam-Voorburg;
- e.
griffie: de ambtelijke ondersteuning van de raad, bestaande uit de griffier, een plaatsvervangend griffier, één of meer ondersteunend medewerkers en het secretariaat;
- f.
griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad aangewezen functionaris;
- g.
ondernemingsraad: het orgaan als bedoeld in artikel 2 van de Wet op de ondernemingsraden;
- h.
planning en control: het proces bestaande uit de elementen sturing, beheersing, verantwoording en controle, gericht op het realiseren van de gewenste maatschappelijke effecten, externe dienstverlening én op een zo doelmatig en doeltreffend mogelijke inzet van mensen en middelen;
- i.
presidium: het orgaan als bedoeld in artikel 2 van het Reglement van orde voor de gemeenteraad van Leidschendam-Voorburg 2019;
- j.
raadscommissie: een door de raad ingestelde commissie die de besluitvorming van de raad kan voorbereiden en met het college of de burgemeester kan overleggen;
- k.
werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan het werkgeverschap van de raad is gedelegeerd;
HOOFDSTUK 2 - DE GRIFFIE
Artikel 2 Taak van de griffie
De griffie is belast met de ondersteuning van de griffier en alle werkzaamheden die voortvloeien uit het functioneren van de Raad.
Artikel 3 Arbeidsvoorwaarden
- 1.
De Cao Gemeenten en het Personeelshandboek Leidschendam-Voorburg, zoals deze luiden of zullen komen te luiden, zijn van toepassing op de griffier en de andere bij de griffie werkzame personen.
- 2.
De uit hoofde van wettelijke voorschriften, de Cao Gemeenten en het Personeelshandboek ingestelde instanties, zoals de Geschillencommissie Haaglanden en de vertrouwenspersonen, worden beschouwd als tevens te zijn ingesteld voor de griffier en de andere bij de griffie werkzame personen.
Artikel 4 Medezeggenschap
- 1.
Op grond van de WOR behoren de griffier en het griffiepersoneel tot de in de onderneming werkzame personen en worden in die hoedanigheid vertegenwoordigd door de Ondernemingsraad van de gemeente Leidschendam-Voorburg.
- 2.
De griffier kan de WOR-bestuurder op diens verzoek of op verzoek van de Ondernemingsraad bijstaan bij vergaderingen van de Ondernemingsraad indien een besluit aan de orde is waartoe de raad bevoegd is, of een besluit waarop de raad invloed dient uit te kunnen oefenen. Indien hier sprake van is, vindt er voorafgaand aan de overlegvergadering overleg plaats tussen de griffier en de WOR-bestuurder. Indien dat door de griffier wenselijk wordt geacht is de WOR-bestuurder gehouden om het standpunt van de griffier in de overlegvergadering kenbaar te maken.
- 3.
De griffier kan op verzoek van de voorzitter van de Arbeidsvoorwaardencommissie als adviseur aanwezig zijn bij vergaderingen van de Arbeidsvoorwaardencommissie indien aangelegenheden over de rechtspositie van de griffier en de ambtenaren die werkzaam zijn bij de griffie aan de orde zijn.
- 4.
De griffier ontvangt een verslag van die vergaderingen, waarin onderwerpen zijn besproken die de griffie en/of het griffiepersoneel rechtstreeks of middellijk aangaan.
- 5.
Ingeval van ingrijpende organisatiewijzigingen van de griffie wijst de werkgeverscommissie uit haar midden een vertegenwoordiger aan om overleg met de vakorganisaties te voeren in de Arbeidsvoorwaardencommissie.
- 6.
De werkgeverscommissie stuurt de griffier aan in het overleg genoemd in artikel 4 lid 3 en lid 4.
HOOFDSTUK 3 – INSTRUCTIE VOOR DE GRIFFIER
Artikel 5 Aanwijzing en arbeidsovereenkomst griffier
- 1.
De griffier wordt aangewezen door de raad.
- 2.
De raad is bevoegd te besluiten tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van de arbeidsovereenkomst met de griffier;
- 3.
De raad wijst uit de medewerkers van de raadsgriffie een of meer plaatsvervangend griffiers aan, die de griffier bij afwezigheid vervangt/vervangen.
Artikel 6 Algemene ondersteuning, advisering en verantwoording
- 1.
De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van en advisering aan de raad en door de raad ingestelde commissies.
- 2.
Hij is het aanspreekpunt voor raadsleden in contacten met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet.
- 3.
De griffier legt voor zijn werkzaamheden en die van de griffie verantwoording af aan de raad door middel van een jaarverslag met tussenkomst van de werkgeverscommissie.
Artikel 7 Agenda vergaderingen
De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het opstellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen.
Artikel 8 Voorbereiding en verloop vergaderingen
De griffier staat de voorzitter van de raad en de voorzitters van de door de raad ingestelde commissies terzijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van hun vergaderingen.
Artikel 9 Aanwezigheid en verslaglegging vergaderingen
- 1.
De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.
- 2.
De griffier of een door hem aangewezen medewerker is aanwezig bij de vergaderingen van de raadscommissies en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.
- 3.
De griffier draagt zorg voor de beschikbaarheid van de voorlopige agenda, video notulen en overige stukken aan raadsleden.
Artikel 10 Ondersteuning presidium
- 1.
De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.
- 2.
Indien het presidium aanvullende ondersteuning behoeft, draagt de griffier ervoor zorg dat deze gegeven wordt.
Artikel 11 Verhindering en vervanging
- 1.
Indien de griffier meer dan 3 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie.
- 2.
Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door de raad aangewezen plaatsvervanger.
Artikel 12 Advisering en ondersteuning
Onder de in artikel 6 bedoelde advisering en ondersteuning wordt in ieder geval verstaan:
- a.
Het adviseren en ondersteunen van de raad, de raadscommissies en de raadsleden bij het uitvoeren en vormgeven van de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende taak en werkwijze;
- b.
Het adviseren en ondersteunen van de burgemeester in zijn hoedanigheid als voorzitter van de raad, het presidium en fractievoorzittersoverleg;
- c.
Het adviseren en ondersteunen van het presidium bij de uitvoering van zijn taken, waaronder het vaststellen van agenda’s van raad en de raadscommissies en de wijze waarop onderwerpen worden behandeld en gecommuniceerd;
- d.
Het bewaken van de kwaliteit, vaststelling en uitvoering van raadsbesluiten;
- e.
Het zorgdragen voor de informatievoorziening en communicatie van de raad aan burgers;
- f.
Het adviseren en ondersteunen van de raad en de raadsleden bij de uitoefening van hun rechten, zoals bij het opstellen van moties, amendementen en initiatiefvoorstellen;
- g.
Het in brede zin ondersteunen van de raad in het opbouwen en onderhouden van verbindingen met inwoners en organisaties in de gemeente;
- h.
Het bemiddelen bij verzoeken om ambtelijke bijstand van de raad of individuele raadsleden.
Artikel 13 Uitvoering van taken
De griffier kan de uitvoering van de onder artikel 12 genoemde taken opdragen aan een medewerker van de griffie. Artikel 6 lid 3 van deze verordening is in dit verband onverkort van toepassing.
Artikel 14 Ondersteuning onderzoekscommissie
Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, draagt de griffier zorg voor de ondersteuning van deze commissie.
Artikel 15 Organisatie griffie
- 1.
De griffier geeft leiding aan de griffie.
- 2.
De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.
- 3.
De commissiegriffiers handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.
Artikel 16 Inrichting en beheer griffie
De griffier is verantwoordelijk voor:
- a.
De organisatorische inrichting en het beheer van de griffie;
- b.
Alle administratieve, secretariële en procedurele handelingen verbonden aan de werkzaamheden van de raad.
Artikel 17 Financieel beheer
Met betrekking tot het financiële beheer van de budgetten van de raad en de griffie is de griffier er verantwoordelijk voor:
- a.
Dat het beheer binnen de gestelde financiële kaders (planning en control) plaatsvindt;
- b.
Dat de administratie voorziet in tijdige, juiste en volledige informatie ten behoeve van de financiële verantwoording.
Artikel 18 Budget en verantwoording
Ten behoeve van de voorbereiding voor de opstelling van de eigen budgetten en verantwoording van de raad en de griffie, treedt de griffier tijdig in overleg met de gemeentesecretaris.
HOOFDSTUK 4 - MANDAAT
Artikel 19 Mandaat van de raad
De raad verleent aan de griffier de volgende mandaten:
- a.
Het nemen van besluiten ter uitvoering van de Verordening rechtspositie raads- en commissieleden;
- b.
Het nemen van besluiten ter uitvoering van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning;
- c.
Het nemen van besluiten op aan de raad gerichte verzoeken op grond van de Wet open overheid om informatie, neergelegd in documenten die niet door het college zijn voorbereid;
- d.
De bevoegdheid tot het nemen van verdagingsbesluiten in bezwaarprocedures;
- e.
Het beantwoorden van aan de raad en de raadscommissies gerichte correspondentie en informatieve stukken;
- f.
Het voeren van verweer, waaronder het vertegenwoordigen op zittingen, in bezwaarprocedures en rechtsgedingen tegen besluiten van de raad die niet door het college zijn voorbereid. De griffier kan deze bevoegdheid door mandateren aan een andere medewerker van de griffie.
Artikel 20 Uitoefening mandaat door plaatsvervangend griffier
Bij afwezigheid van de griffier oefent diens plaatsvervanger of waarnemer de mandaten genoemd in artikel 20 uit. Artikel 6 lid 3 van deze verordening is in dit verband onverkort van toepassing.
Artikel 21 Mandaatvoorschriften
Aan de mandaten genoemd in artikel 20 zijn de volgende voorschriften verbonden:
- a.
De in mandaat te nemen besluiten zijn in overeenstemming met het ter zake gevoerde beleid en mogen niet leiden tot overschrijding van de begroting.
- b.
Indien redelijkerwijs te verwachten is, dat een in mandaat te nemen besluit bestuurlijke of politieke implicaties kan hebben, legt de griffier de zaak met zijn advies voor aan de werkgeverscommissie of presidium.
- c.
Tot het mandaat behoort mede het afdoen en voeren van correspondentie ter zake van de toegekende bevoegdheden, alsmede het (doen) treffen van voorbereidings- en uitvoeringshandelingen.
- d.
Alle stukken verband houdende met de uitoefening van de in mandaat verleende bevoegdheden worden als volgt ondertekend:
- -
De raad van de gemeente Leidschendam-Voorburg,
- -
namens deze,
- -
de griffier
- -
(handtekening)
- -
(naam)
- -
- e.
De uitoefening van de in mandaat verleende bevoegdheden strekt zich niet uit tot besluiten ten aanzien van diegene aan wie dat mandaat is verleend.
- f.
De griffier is desgevraagd verplicht aan de raad te rapporteren omtrent de wijze waarop gebruik is gemaakt van de in mandaat verleende bevoegdheden.
HOOFDSTUK 5 - AFSTEMMING MET DE GEMEENTESECRETARIS
Artikel 22 Ondersteuning door ambtelijke organisatie
Voor de verrichting van uitvoerende werkzaamheden op het terrein van financieel beheer, personeelsbeheer en rechtspositie van ambtenaren, die werkzaam zijn bij de griffie, en raadsleden, informatievoorziening, archiefzaken, bibliotheekzorg en juridische dienstverlening, maakt de griffier afspraken met de gemeentesecretaris.
Artikel 23 Dienstverlening door ambtelijke organisatie
Voor dienstverlening op de verschillende terreinen, maakt de griffier afspraken met de gemeentesecretaris.
HOOFDSTUK 6 - SLOTBEPALINGEN
Artikel 24 Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad. De voorzitter neemt vervolgens een besluit, al dan niet gehoord de werkgeverscommissie.
Artikel 25 Citeertitel
Deze regeling kan worden aangehaald als “Organisatieverordening raadsgriffie Leidschendam-Voorburg”.
Artikel 26 Inwerkingtreding
- 1.
Deze verordening treedt inwerking de dag na de dag van bekendmaking.
- 2.
De Organisatieverordening raadsgriffie Leidschendam-Voorburg 2007 wordt ingetrokken.
- 3.
Het Mandaatbesluit Wob-verzoeken raad Leidschendam-Voorburg wordt ingetrokken.
Ondertekening
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Leidschendam-Voorburg van 5 januari 2021,
de griffier, de voorzitter,
mr. C.J. de Vries, K. Tigelaar
TOELICHTING OP DE ORGANISATIEVERORDENING RAADSGRIFFIE
ALGEMENE TOELICHTING
In de Gemeentewet is in artikel 107e bepaald dat de raad regels kan stellen over de organisatie van de griffie. De raad heeft ervoor gekozen om in deze verordening in hoofdstuk 3 de instructie voor de griffier op te nemen. De instructie geeft uitvoering aan artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet. Hierin is bepaald dat de raad in een instructie nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de griffier.
Mede op grond van de wijzigingen van het vergadermodel en de aanwijzing van een nieuwe griffier wil de raad de taken en bevoegdheden van de griffie en de griffier nader regelen. De behoefte om nadere regels over de organisatie van de griffie te gaan stellen, is mede ontstaan omdat ook in de Gemeentewet niet veel over de griffie of de griffier is vastgelegd. Over de taken die de griffier moet vervullen is de Gemeentewet kort. In het eerste lid van artikel 107a is opgenomen dat de griffier de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde staat. Daarnaast is in artikel 107b bepaald dat de griffier in de vergadering van de raad aanwezig is. Voorts bepaalt artikel 107c dat de griffier de stukken die van de raad uitgaan mede ondertekent.
De betreffende bepalingen geven onvoldoende duidelijkheid over de daadwerkelijke invulling van de taken en bevoegdheden van de griffie en de griffier. Het griffiestatuut is bedoeld om deze duidelijkheid te geven. Dit neemt niet weg dat ook in andere regelingen bepalingen zijn opgenomen over de taken en bevoegdheden van de griffie en de griffier. De reeds genoemde bepalingen in het Reglement van orde voor de gemeenteraad blijven gehandhaafd. Daarnaast worden afzonderlijk nog mandaat- en volmachtbesluiten genomen, zodat de griffier in staat wordt gesteld op een doelmatige wijze zijn functie te vervullen.
ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING
HOOFDSTUK 1 - BEGRIPSBEPALINGEN
Artikel 1Begripsbepalingen
In dit artikel worden de gehanteerde begripsbepalingen behandeld.
Onder sub i. is de commissie voor het Georganiseerd Overleg opgenomen. De commissie voert overleg over alle aangelegenheden van algemeen belang voor de rechtstoestand van de ambtenaren met inbegrip van de algemene regels volgens welke het personeelsbeleid zal worden gevoerd. De commissie kan niet overleggen over onderwerpen die voorbehouden zijn aan het LOGA tussen het College voor Arbeidszaken van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten en de centrales van overheidspersoneel.
HOOFDSTUK 2 - DE GRIFFIE
Artikel 2Taak van de griffie
De taak van de griffie is afgeleid van de taak van de griffier, zoals deze in artikel 107a van de Gemeentewet is vastgelegd.
Artikel 3Arbeidsvoorwaarden
De ambtenaren die werkzaam zijn bij de griffie gaan, in tegenstelling tot het personeel van de ambtelijke organisatie, een arbeidsovereenkomst aan met de raad. Zij kunnen tevens worden geschorst en ontslagen door de raad. In het eerste lid van dit artikel is vastgelegd dat de rechtspositie van het griffiepersoneel gelijk is aan die van de andere ambtenaren van de gemeente Leidschendam-Voorburg. In dit kader is het van belang dat het griffiepersoneel gebruik kan maken van de Geschillencommissie Haaglanden en de Vertrouwenspersonen. In het tweede lid van dit artikel is dan ook bepaald dat deze instanties beschouwd worden tevens te zijn ingesteld door de raad zodat zij bevoegd zijn over mogelijke geschillen te oordelen. De verwijzing naar het Personeelshandboek Leidschendam-Voorburg betreft in het bijzonder de lokale rechtspositionele voorschriften. De Cao Gemeenten is rechtstreeks van toepassing op de griffier en diens ambtenaren. In artikel 1:11 Cao Gemeenten staat dat de raad voor de toepassing van deze cao bevoegd is ten aanzien van de griffier en de bij de griffie werkzame werknemers.
Artikel 4Medezeggenschap
Na de invoering van het dualisme is de gemeentelijke organisatie formeel gezien gesplitst in twee ‘ondernemingen’ in de zin van de Wet op de ondernemingsraden. De omvang van de griffie is echter zo gering dat hiervoor geen zelfstandige ondernemingsraad behoeft te worden ingesteld. Aangezien het toch gewenst is dat de medezeggenschap voor het griffiepersoneel geregeld wordt, is er voor gekozen de belangen van dit personeel te laten behartigen door de Ondernemingsraad van de gemeente Leidschendam-Voorburg. Aangezien de griffier aangemerkt zou kunnen worden als bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden, is in het tweede lid van dit artikel bepaald dat de griffier met de gemeentesecretaris en de Ondernemingsraad overlegt over de wijze waarop hij deelneemt aan de overlegvergaderingen.
Deelname van de griffier aan de overlegvergaderingen is geen vanzelfsprekendheid. Het is uiteindelijk aan de WOR-bestuurder of de griffier deelneemt aan een OR-vergadering. Dit werkt alleen indien de griffier ook op tijd over alle informatie beschikt, zodat hij in voorkomende gevallen een verzoek kan doen om de vergadering te mogen bijwonen. Het is wenselijk dat de gemeentesecretaris in zijn hoedanigheid van WOR-bestuurder een actieve informatieplicht heeft richting griffier inzake OR(raad)-aangelegenheden.
Doordat het Personeelshandboek Leidschendam-Voorburg ook op ambtenaren die werkzaam zijn bij de griffie van overeenkomstige toepassing is, behoeft er geen afzonderlijke Commissie voor georganiseerd overleg te worden ingesteld. De Commissie voor georganiseerd overleg is een commissie van het college. Raadsleden mogen in deze commissie geen zitting nemen. Wel kan de werkgeversdelegatie in de Commissie voor georganiseerd overleg (een vertegenwoordiger van het college) een raadslid uitnodigen om aan de beraadslagingen van de Commissie deel te nemen. Een raadslid heeft echter geen stemrecht.
Daarnaast is het gewenst dat de griffier als adviseur aan de vergaderingen deelneemt indien de rechtspositie van de griffier en de ambtenaren die werkzaam zijn bij de griffie aan de orde is. Hij kan dan net als ieder ander hoofd van dienst aan het overleg deelnemen. Hij heeft echter geen stemrecht.
HOOFDSTUK 3 - INSTRUCTIE VOOR DE GRIFFIER
Artikel 5Aanwijzing en arbeidsovereenkomst griffier
De Gemeentewet bepaalt dat de gemeenteraad bevoegd is te besluiten tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van de arbeidsovereenkomst met de griffier. De arbeidsovereenkomst met de griffier wordt weer gesloten door de gemeente (niet gemeenteraad), omdat de gemeente rechtspersoonlijkheid heeft en dus contracten kan aangaan. Daarnaast moet de raad een aanwijzingsbesluit nemen om de bevoegdheden die de Gemeentewet aan het ambt van griffier verbindt te kunnen uitoefenen.
Artikel 6Algemene ondersteuning
De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen van de raad en de individuele raadsleden en vormt samen met de secretaris de spil in het contact tussen de raad en het college. In het derde lid is vastgelegd aan wie de griffier verantwoording over zijn werkzaamheden aflegt, zoals deze onder meer in artikel 12 nader zijn omschreven.
Artikel 7Agenda vergaderingen
Een belangrijk onderdeel van de algemene ondersteuning van de raad en zijn commissies vormt het ondersteunen bij het opstellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen.
Artikel 8Voorbereiding en verloop vergaderingen
De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij bijgestaan door de secretaris.
Artikel 9Aanwezigheid en verslaglegging vergaderingen
De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier.
Artikel 10Ondersteuning presidium
Het presidium wordt ondersteund door de griffier en zijn voornaamste taak is het bepalen van de procedure voor de behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen. In het presidium kunnen naast procedurele aangelegenheden ook belangrijke inhoudelijke zaken aan de orde komen. Het presidium wordt door de griffier en medewerkers van de griffie ondersteund.
Artikel 11Verhindering en vervanging
Dit artikel spreekt voor zich.
Artikel 12Advisering en ondersteuning
De algemene taakomschrijving van de griffier (artikel 6) wordt in dit artikel nader omschreven. In het kort komen de taken van de griffier neer op het ondersteunen en adviseren van de bestuurlijke organen van de raad, diens voorzitters en de individuele raadsleden bij de uitoefening van hun taken en vergaderingen.
Naast de administratief-secretariële en logistiek-facilitaire ondersteuning waar de griffier verantwoordelijk voor is, mag van hem worden verwacht dat hij gevraagd en ongevraagd adviseert over processen en procedures. Dit kan gaan over de wijze waarop onderwerpen in raad of commissies worden behandeld, maar ook over de wijze waarop raadsleden en burgers tijdig kunnen worden betrokken bij keuzes over belangrijke thema’s.
Goed overleg met de burgemeester als voorzitter van de raad en het presidium is daarbij van belang. Maar ook met de gemeentesecretaris onder andere over de wijze waarop ambtelijke bijstand en ondersteuning wordt verleend aan raadsleden, commissies en werkgroepen.
Artikel 13Uitvoering van taken
De griffier kan niet alle werkzaamheden zelf uitvoeren. Het staat hem vrij bepaalde taken op te dragen aan medewerkers van de griffie. In de praktijk zijn er nu al commissiegriffiers aangewezen. Deze zullen gewoonlijk de commissievergaderingen bijwonen.
Dit artikel is onlosmakelijk verbonden met artikel 6 lid 2 van deze verordening. De werkzaamheden van de medewerkers van de griffie worden uitgevoerd in naam en onder verantwoordelijkheid van de griffier. De griffier legt vervolgens voor al deze werkzaamheden verantwoording af aan het presidium. Dit artikel vertoont overeenkomsten met afdeling 10.1.1 van de algemene wet bestuursrecht, waarin bepalingen zijn opgenomen over mandaat. Een directe verwijzing naar deze afdeling gaat echter niet op. De griffie is immers geen bestuursorgaan in de zin van de Algemene wet bestuursrecht.
Artikel 14Ondersteuning onderzoekscommissie
In artikel 155a van de Gemeentewet is bepaald dat de raad op voorstel van een of meer van zijn leden een onderzoek naar het door het college of de burgemeester gevoerde bestuur kan instellen. Een dergelijk onderzoek wordt uitgevoerd door een door de raad in te stellen onderzoekscommissie. De ondersteuning van deze commissie vindt plaats door de griffier. Het betreft hier niet de rekenkamercommissie.
Artikel 15Organisatie griffie
De griffier heeft de algemene en dagelijkse leiding over de griffie. Hij fungeert zodanig als manager. Dit houdt mede in dat de griffier zorgdraagt voor een adequate aansturing van de raadsgriffie.
Artikel 16Inrichting en beheer griffie
In dit artikel worden de verantwoordelijkheden van de griffier opgesomd.
Artikel 17Financieel beheer
De griffier is tevens verantwoordelijk voor het financiële beheer van de griffie.
Het gaat in dit artikel alleen om de budgetten van de raad en de griffie binnen de gemeentelijke planning en controlcyclus. Het financiële beheer van de gemeente is uiteraard de verantwoordelijkheid van het college.
Artikel 18 Budget en verantwoording
Het opstellen en aanbieden van de programmabegroting en jaarrekening is een bevoegdheid van het college. Maar daarbinnen bestaat de mogelijkheid dat het presidium eigen budgetten/begrotingsposten hanteert/vaststelt. Bij de begrotingssamenstelling worden deze posten in de gemeentebegroting opgenomen, zonder dat het centraal managementteam daarover eerst oordeelt. Het college kan uiteraard bij de aanbieding van de programmabegroting daarover desgewenst opmerkingen maken. De griffier is belast met de voorbereiding voor het opstellen van deze posten, die worden vastgesteld door het presidium. Ten behoeve van deze voorbereiding is het noodzakelijk dat de griffier tijdig in overleg treedt met de gemeentesecretaris. In dit overleg kan afstemming plaatsvinden over de te volgen procedure en de financiële randvoorwaarden.
In de Verordening rechtspositie raads- en commissieleden 2019 en de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning, zijn de geldelijke voorzieningen geregeld voor raads- en commissieleden en politieke fracties. Ter uitvoering van deze beide verordeningen worden in de praktijk besluiten genomen. Het is doelmatig de uitvoering van deze verordening over te laten aan de griffier. Uiteraard betreft het alleen de bevoegdheid om besluiten te nemen ten aanzien van raadsleden, leden van raadscommissies en de politieke fracties die in de raad vertegenwoordigd zijn.
HOOFDSTUK 4 - MANDAAT
Artikel 19Mandaat van de raad
In dit artikel wordt eveneens een aantal uitvoeringsbesluiten gemandateerd.
Artikel 20Uitoefening mandaat door plaatsvervangend griffier
Dit artikel spreekt voor zich.
Artikel 21Mandaatvoorschriften
Aan het mandaat is een aantal voorschriften verbonden. In ieder geval moet gehandeld worden volgens bestaand beleid en mag de begroting niet worden overschreden. Daarnaast zal de griffier behoedzaam met zijn bevoegdheid moeten omgaan. In geval van twijfel of een besluit bestuurlijke of politieke implicaties kan hebben, zal de griffier moeten overleggen met het presidium dan wel de voorzitter van het presidium of diens plaatsvervanger. Besluiten die de griffier persoonlijk aangaan, zijn uitgezonderd van het mandaat. In dergelijke gevallen zal de raad een besluit moeten nemen. In het Reglement van orde voor de gemeenteraad worden hierover nadere regels opgenomen.
HOOFDSTUK 5 - AFSTEMMING MET DE GEMEENTESECRETARIS
Artikel 22Ondersteuning door ambtelijke organisatie
Niet alle activiteiten of voorzieningen die de griffie of de raad nodig heeft, zijn ondergebracht bij de griffie om redenen van efficiency. In artikel 22 wordt een aantal uitvoerende werkzaamheden genoemd waarvoor de griffier afspraken moet maken met de gemeentesecretaris.
Zoals bekend staat de griffier de raad en de raadscommissies terzijde bij de uitoefening van hun taak. De gemeentesecretaris is op zijn beurt belast met de leiding van de ambtelijke organisatie en richt zich dus met name op het college. In zoverre hebben de gemeentesecretaris en de griffier een duidelijk verschillende verantwoordelijkheid en takenpakket.
Er bestaat geen ondergeschiktheid, maar nevengeschiktheid tussen beide functionarissen. Desalniettemin zal het regelmatig voorkomen dat de griffier een beroep zal moeten doen op de secretaris (en omgekeerd). Het ligt dan ook in de rede dat de griffier met de secretaris op basis van de Verordening op de ambtelijke bijstand eens in de zoveel tijd overleg pleegt over de manier waarop bijvoorbeeld ambtenaren uit de ambtelijke organisatie door de griffier ingeschakeld kunnen worden (zie in dit verband artikel 1 lid 3 van de Verordening op de ambtelijke bijstand).
Artikel 23Dienstverlening door ambtelijke organisatie
De griffier moet ook afspraken maken met de gemeentesecretaris over de dienstverlening op een aantal terreinen.
HOOFDSTUK 6 - SLOTBEPALINGEN
Artikel 24Onvoorziene gevallen
Dit artikel is van toepassing als zich een situatie voordoet waarin deze verordening niet voorziet. In dat geval pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad. De voorzitter kan als hij dat nodig acht de werkgeverscommissie horen.
Artikel 25Citeertitel
De inhoud van dit artikel spreekt voor zich.
Artikel 26Inwerkingtreding
Dit betreft de inwerkingtreding van de verordening. Tegelijkertijd zullen de relevante bestaande besluiten worden ingetrokken en door het college en de burgemeester mandaat- en volmachtbesluiten genomen worden.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl