Regeling vervallen per 23-06-2015

Archiefverordening gemeente Lelystad 2007, betreffende de zorg van het college voor de gemeentelijke archiefbescheiden en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Geldend van 03-03-2007 t/m 22-06-2015 met terugwerkende kracht vanaf 06-11-2003

Intitulé

Archiefverordening gemeente Lelystad 2007, betreffende de zorg van het college voor de gemeentelijke archiefbescheiden en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

HOOFDSTUK I: ALGEMENE BEPALINGEN

Raadsbesluit

2007 Nr. B07.00106-3

De raad van de gemeente Lelystad,

gelet op de artikelen 5, 6, 7, 8, 12, 13, 15, eerste en tweede lid, artikel 26, tweede lid, artikel 30, eerste lid, artikelen 31 en 32, tweede en derde lid, van de Archiefwet 1995;

gelet op de artikelen 2, 5 en 6 van de regeling Nieuw Land Erfgoedcentrum;

op voorstel van het college van de gemeente Lelystad d.d. 30 januari 2007

B E S L U I T:

vast te stellen de navolgende

ARCHIEFVERORDENING gemeente Lelystad 2007,

betreffende de zorg van het college van Lelystad voor de

gemeentelijke archiefbescheiden en het toezicht op het

beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet

zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

    de wet: de Archiefwet 1995;

  • b.

    de regeling: de gemeenschappelijke regeling van Nieuw Land Erfgoedcentrum;

  • c.

    gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

  • d.

    de archiefbewaarplaats: de door het bestuur van Nieuw Land Erfgoedcentrum aangewezen archiefbewaarplaats;

  • e.

    beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;

  • f.

    beheerseenheid: een door het college als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;

  • g.

    informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden geregistreerd, geraadpleegd, vervaardigd, bewerkt en gearchiveerd;

  • h.

    archiefbescheiden: bescheiden, bedoeld in artikel 1, onder c, van de wet;

  • i.

    documentaire verzamelingen: uit cultureel en historisch oogpunt gevormde complementaire collecties;

  • j.

    selectielijsten: de lijsten bedoeld in artikel 5 van de wet.

HOOFDSTUK II: DE AANWIJZING VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS

Artikel 2

De in de artikelen 31 en 36 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt in Nieuw Land Erfgoedcentrum, Oostvaardersdijk 01-13 te Lelystad.

2007 Nr. B07.00106-4

HOOFDSTUK III: HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS

Artikel 3

De gemeentearchivaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.

Artikel 4

Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verstrekken de medewerkers van Nieuw Land Erfgoedcentrum desgevraagd inlichtingen betreffende de aanwezigheid van informatie in archieven in de door de gemeentearchivaris beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van de gemeentelijke organen. De medewerkers van het Nieuw Land Erfgoedcentrum verstrekken daaruit op hun verzoek van medewerkers van de gemeente Lelystad gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door de medewerkers van het Nieuw Land Erfgoedcentrum worden gecollationeerd en geauthentiseerd. 

Artikel 5

Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, zijn de medewerkers van Nieuw Land Erfgoedcentrum bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en documentaire verzamelingen van de gemeente Lelystad. Zij verstrekken daaruit aan eenieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hen worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

Artikel 6

  • 1.

    De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de medewerkers van het studiecentrum van Nieuw Land Erfgoedcentrum verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens de tarieven van Nieuw Land Erfgoedcentrum.

  • 2.

    Is de verzoeker deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling en genoodzaakt originele archiefbescheiden voor bestuurlijke processen in te zien, dan wordt in overleg vastgesteld of digitaal toezenden mogelijk en wenselijk is. Indien digitale toezending of faxen onmogelijk is, gezien omvang of kwaliteit van de bescheiden, dan wordt beoordeeld of raadpleging in studiecentrum Nieuw Land Erfgoedcentrum een optie is. Dit zou vanwege een goede zorg voor de statische archieven te prefereren zijn boven het “uit huis plaatsen” van archiefbescheiden. Indien raadpleging in studiecentrum Nieuw Land Erfgoedcentrum onmogelijk is, worden de archiefbescheiden volgens schriftelijk vast te leggen afspraak over de duur van de “uithuisplaatsing” bezorgd bij de gemeente. Desgevraagd worden de bescheiden tegen kostprijs afgeleverd binnen 24 uur gedurende werkdagen.

Diensten verricht door Nieuw Land Erfgoedcentrum voor deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling, die vallen buiten de standaarddienstverlening conform de regeling, worden na overeenkomst in rekening gebracht.

Artikel 7

Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, draagt de gemeentearchivaris er zorg voor, dat van de archieven en documentaire verzamelingen overeenkomstig hun wetenschappelijke, historische en culturele waarde gebruik wordt gemaakt door middel van (web)publicatie, tentoonstelling en educatie.

Artikel 8

Nieuw Land Erfgoedcentrum stelt in zijn bezoekersreglement voorschriften vast voor het gebruik van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire collecties.

2007 Nr. B07.00106-5

Artikel 9

Het bestuur van Nieuw Land Erfgoedcentrum brengt, conform artikel 20, derde lid van de regeling, eenmaal per jaar in het jaarverslag verslag uit aan het college over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.

HOOFDSTUK IV: DE ZORG VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN

Artikel 10

Het college draagt zorg voor voldoende en doelmatige archiefruimten voor die bescheiden die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 11

Het college draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerseenheden en de beheerders.

Artikel 12

  • 1. Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen van de gemeente die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

  • 2. Het bestuur van Nieuw Land Erfgoedcentrum is verantwoordelijk voor de aanstelling van een gemeentearchivaris en voldoende deskundig personeel om de werkzaamheden te kunnen verrichten die verbonden zijn aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen van de gemeente die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 13

  • 1. Het college draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte bescheiden voldoende is gewaarborgd.

  • 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 14

Het college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 15

Het college stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

Artikel 16

  • 1. Het college ontwerpen selectielijsten, waarin wordt aangegeven, welke archiefbescheiden voor vernietiging en welke voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

  • 2. Bij het ontwerpen van selectielijsten worden ten minste de gemeentearchivaris en de provinciaal archiefinspecteur betrokken.

  • 3. De selectielijsten worden vastgesteld voor de duur van ten hoogste 20 jaar.

Artikel 17

Het college doet ten minste eenmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij overleggen daarbij het jaarverslag dat door het bestuur van Nieuw Land Erfgoedcentrum aan hen is uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht.

2007 Nr. B07.00106-6

HOOFDSTUK V: TOEZICHT OP HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBESCHEIDEN, DIE NIET ZIJN OVERGEBRACHT NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS

Artikel 18

De gemeentearchivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.

Artikel 19

De gemeentearchivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 20

  • 1. De beheerders verstrekken aan de gemeentearchivaris of aan degenen die namens hem met het toezicht zijn belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van hun taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

  • 2. De gemeentearchivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 21

De gemeentearchivaris doet van haar bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien zij hiertoe aanleiding vindt, aan het college. Zij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 22

De gemeentearchivaris wordt tijdig betrokken bij planning en uitvoering van ten minste de onderstaande zaken:

  • a.

    opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

  • b.

    bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

  • c.

    verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

  • d.

    ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

  • e.

    voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

SLOT- EN OVERGANGSBEPALINGEN

Artikel 23

De Archiefverordening 1996, vastgesteld in de raad van 14 november 1996, no. 41905, wordt ingetrokken.

Artikel 24

Deze verordening treedt de dag na bekendmaking in werking en werkt terug tot en met 6 november 2003, de datum waarop de gemeenschappelijke regeling van kracht werd.

2007 Nr. B07.00106-7

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Lelystad 2007.

Lelystad, 22 februari 2007.

De raad van de gemeente Lelystad,

de griffier, de voorzitter,