Reglement bescherming gegevens ambtenaren gemeente Leudal

Toelichting op Reglement Bescherming gegevens medewerkers

Artikel 1 Grondslag van gegevensverwerking

De gemeente Leudal houdt zich aan de uitgangspunten van de WBP. Hierin zijn een aantal grondslagen beschreven. Deze betreffen onder andere de toestemming tot gegevensverwerking, de noodzaak tot uitvoeren van een overeenkomst en wettelijke verplichtingen. Vanwege de uitgebreide omschrijving en toelichting wordt verwezen naar de door het ministerie van Justitie uitgegeven handleiding.

Artikel 2 Verantwoordelijkheid

Uit de WBP vloeien onder meer de volgende verplichtingen voort:

• o

  u bent verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in de personeelsadministratie;

• o

  gegevens in het personeelsdossier dienen toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig, gelet op het doel waarvoor ze verwerkt worden, te zijn;

• o

  u moet passende technische en organisatorische maatregelen treffen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.

• o

  persoonsgegevens in een vorm die het mogelijk maakt de werknemer te identificeren, mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden gebruikt;

• o

  u moet uw werknemers de mogelijkheid bieden hun gegevens in te zien en te corrigeren. Het recht op inzage geldt in principe voor het gehele personeelsdossier.

Artikel 3 Bevoegde medewerkers

De medewerkers van de personeel- en salarisadministratie beheren de personeelsdossiers en verwerken de gegevens hierin.

Artikel 4 Inhoud

De hoofdregel is dat alleen die gegevens in een personeelsdossier mogen voorkomen die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor het personeelsdossier is ingesteld. Gegevens als klachten, waarschuwingen, verzuimfrequentie, beoordelingsgesprekken en persoonlijke werkaantekeningen van de leidinggevende mogen in het personeelsdossier worden opgenomen. In principe mogen geen medische gegevens opgenomen worden in het personeelsdossier. In het kader van de reïntegratie en verzuimbegeleiding dient dit beperkt te blijven tot de informatie over de functionele beperkingen van de zieke werknemer en de noodzakelijke aanpassingen op de werkvloer. Een voorbeeld hiervan is een aangepaste stoel.

Vrijwillig verkregen informatie over de aard en oorzaak van de ziekte mag slechts in uitzonderlijke situaties in het personeelsdossier opgenomen worden, bijvoorbeeld indien het noodzakelijk is in verband met het gezondheidsbelang van de werknemer.

Artikel 5 Ter beschikking van anderen

Gegevens mogen aan derden worden verstrekt in het geval de werknemer daar ondubbelzinnige toestemming voor heeft gegeven, het noodzakelijk is om een wettelijke plicht na te komen of omdat het noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of publiekrechtelijke aanstelling.

Indien de politie gegevens vraagt over één van de personeelsleden voor het voorkomen of opsporen van strafbare feiten, bestaat alleen de verplichting deze gegevens te verstrekken indien de politie hier uitdrukkelijk en gericht om vraagt én aangeeft op grond van welke wettelijke regeling de gegevens verstrekt moeten worden. Dit kan bijvoorbeeld op bevel van de rechter-commissaris in strafzaken.

Voor het verstrekken van informatie aan een incasso-bureau naar aanleiding van een schuld van een werknemer, dient de toestemming van de betrokken werknemer gevraagd te worden.

Artikel 6 Inzagerecht

De ambtenaar heeft het recht op inzage in zijn/haar persoonsgegevens. De organisatie kan weigeren aan een verzoek om inzage te voldoen als dat bijvoorbeeld noodzakelijk is in het belang van voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten of ter bescherming van de rechten en vrijheden van anderen.

De leidinggevenden, de directeuren en de gemeentesecretaris hebben uit hoofde van hun taak toegang tot de voor de uitoefening van hun taak benodigde persoonsgegevens.

Artikel 7 Correctierecht

Naast het inzagerecht heeft de ambtenaar het recht om aanvulling, verbetering, verwijdering of afscherming van zijn/haar persoonsgegevens te verzoeken. Ook kan hij/zij verzet aantekenen tegen bepaalde vormen van gebruik van de gegevens door de gemeente.

Artikel 8 Bewaarverplichting

De bewaartermijnen onder b. zijn gebaseerd op de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 zoals verschenen in de Staatscourant van 20 december 2005.

Het blijvend bewaren van de gegevens van markante personen (burgemeester, gemeentesecretaris) wordt uit historisch oogpunt gedaan.