Aanvullend beleid inkopen en aanbesteden onder de € 50.000

Inleiding:

Met de vaststelling van een uniform inkoop- en aanbestedingsbeleid en de hierbij behorende algemene inkoopvoorwaarden wordt voorzien in de inkopen en aanbestedingen vanaf € 50.000,--. Afhankelijk van het soort inkoop of aanbesteding kan hierbij al dan niet ondersteuning worden gevraagd van het Regionaal Inkoopbureau (RI).

Hoewel de inkopen en aanbestedingen onder de € 50.000,-- vanwege de gehanteerde drempel in feite geen onderdeel uitmaken van dit uniforme beleid en hiervoor dus afwijkende regels gesteld kunnen worden, ligt het niet voor de hand om dit te doen. Het uniforme beleid is opgesteld om rechtmatig en doelmatig te kunnen inkopen. Dit doel veranderd natuurlijk niet omdat een inkoop niet boven een bepaald bedrag uitkomt. Met deze aanvulling wordt voor alle inkopen en aanbestedingen dezelfde duidelijkheid, zekerheid en transparantie geboden. Overigens zijn de algemene inkoopvoorwaarden wèl op alle inkopen en aanbestedingen van toepassing.

In Leudal zijn de budgethouders (afdelingshoofden en projectleiders) gemandateerd om inkopen en aanbestedingen te doen uit de door de hoofdbudgethouder(s) (directie) toegekende budgetten. De budgethouders kunnen ondermandateren aan de budgetbeheerders (projectleiders en ambtenaren). Omdat er geen verdere regels zijn vastgesteld is elke budgethouder / -beheerder vrij om hieraan een eigen invulling te geven. Enige beperking is dat inkopen en aanbestedingen volgens het “Besluit algemeen ondermandaat” in overleg met de inkoopcoördinator moeten geschieden.

Nadere afspraken kunnen worden gemaakt om de inkopen en aanbestedingen onder de € 50.000,-- voor Leudal beter te organiseren. Onderstaand wordt dit weergegeven.

Aanbestedingsvormen:

Binnen de gemeente Leudal worden bij inkopen en aanbestedingen onder de € 50.000,-- volgende aanbestedingsvormen gehanteerd:

Procedure:

Welke procedure wordt gehanteerd is in eerste instantie afhankelijk van het soort opdracht en de te verwachten waarde van de opdracht. De drempelbedragen (tot € 50.000,--) zijn opgenomen in de volgende tabel, hierbij is tevens aangegeven wie bevoegd is om de opdracht te verstrekken:

Procedure (1) Vrij in keuze van procedure, bedrag < € 25.000:

25.000,-- direct bij een leverancier te bestellen.De budgetbeheerder is bevoegd leveringen, diensten en werken tot een bedrag van € 

Procedure (2) meervoudig onderhands, bedrag tussen € 25.000 en € 50.000:

De budgethouder dient alvorens een bestelling te doen tenminste 3 offertes op te vragen. De offertes worden besproken met het inkoopteam/de inkoopcoördinator, evt. in verder overleg met de aanbieder(s). Nadat budgethouder en inkoopteam de meest gunstige offerte accepteren, kan de bestelling plaatsvinden.