Richtlijnen Flexibel Belonen binnen Leudal

Samenvatting:

De gemeente Leudal wil medewerkers die extra presteren ook extra belonen. Een extra beloning kan plaatsvinden door middel van het toekennen van:

• A)

  een extra periodieke verhoging voor langdurig (2 jaar) goed functioneren;

• B)

  een tijdelijke persoonlijke toelage na het bereiken van het maximum van de functionele schaal:

  • -

    toekennen van 4%: wanneer een medewerker 2 jaar bovenmatig (goed) functioneert;

  • -

    toekennen van 8%: wanneer een medewerker 2 jaar uitmuntend functioneert (talent, topper)!

• C)

  een “boter bij de vis beloning”: maximaal € 200,- netto bij voorkeur in natura voor een incidentele prestatie;

• D)

  de gratificatie: € 500,- voor een bovenmatige prestatie/inspanning.

In deze notitie wordt kort het huidige beloningsbeleid binnen Leudal toegelicht en worden de verdere richtlijnen gegeven voor het onderdeel flexibel belonen. Tevens komen in deze notitie de afspraken aan de orde over uniformiteit in toepassing, toetsing, evaluatie en de verdeling en bewaking van het beschikbare budget.

Begripsbepaling:

In deze notitie wordt met de direct leidinggevende diegene bedoeld die hiërarchisch verantwoordelijk en bevoegd is.

Huidig beloningsbeleid binnen Leudal

Het inrichten van het beloningsbeleid is een strategisch vraagstuk. De keuze die een organisatie daarin maakt, geeft sturing aan de gewenste ontwikkelingsrichting van de organisatie: welk gewenst gedrag wordt in de beloning bevestigd en versterkt. Vanuit het perspectief van de individuele medewerker biedt beloning in economische zin inkomen en bestedingsvrijheid in ruil voor arbeidsinzet. Maar ook erkenning, status en prestige. Beloning kan daarom sterk motiveren of juist demotiveren.

Belonen is echter niet alleen een waardering in de vorm van geld. Een beloning in de vorm van geld geeft vaak slechts tijdelijke voldoening. Er zijn andere vormen van belonen die een structurele werking hebben. Daarbij valt te denken aan de bekende “aai over de bol” maar ook het bieden van loopbaanperspectieven of extra scholingsmogelijkheden.

Het huidige beloningsbeleid van Leudal is opgesplitst in de volgende 3-deling:

• 1.

  De basisbeloning is binnen Leudal ingericht op basis van functiebeloning. De functie waarin een medewerker is benoemd is gewaardeerd op een bepaalde zwaarte/niveau en daaraan wordt een bepaalde bezoldiging gekoppeld (functiewaardering en conversietabel).

• 2.

  De secundaire arbeidsvoorwaarden zijn toegankelijk voor iedere medewerker van de gemeente Leudal. Vanuit goed werkgeverschap wordt getracht om dit pakket zo flexibel mogelijk aan te bieden, zodat de medewerker zoveel mogelijk eigen keuzevrijheid en regelruimte heeft.

• 3.

  Een flexibele beloning wordt in Leudal toegekend wanneer een medewerker, buiten de reguliere functie-uitoefening, extra inzet heeft getoond dat heeft geleid tot een extra resultaat. Een voorstel hiertoe wordt door de leidinggevende gedaan en besluiten hiertoe worden in het managementteamoverleg genomen. Momenteel is echter nog terughoudendheid in gebruik en handzame richtlijnen voor de toepassing hiervan ontbreken.

Deze notitie beoogt nadere richtlijnen te geven m.b.t. punt 3: flexibele beloning, zodat eenduidigheid gaat ontstaan over de toepassing hieromtrent, zonder dat een te strak keurslijf wordt neergezet.

Bovenstaande vindt zijn grondslag in de CAR/UWO (Hoofstuk 3: Salaris en vergoedingsregelingen), de daaruit afgeleide lokale Bezoldigingsverordening en een aantal lokale regelingen op het gebied van arbeidsvoorwaarden.

Nadere richtlijnen flexibele beloning

Het toekennen van een flexibele beloning is bedoeld voor medewerkers die zich duidelijk in positieve zin onderscheiden. Het gaat om medewerkers die iets extra toevoegen in het functioneren en op een unieke wijze een bijdrage leveren aan het realiseren van bepaalde doelen. Voor de omgeving van de medewerker komt een flexibele beloning vaak niet als verrassing, omdat zijn/haar gedrag c.q. prestatie herkenbaar is.

Binnen Leudal zijn twee vormen van flexibel belonen te onderscheiden:

• -

  in relatie tot langdurig goed functioneren;

• -

  in relatie tot extra inzet buiten de reguliere functie-invulling.

Budget

Het flexibel beloningsbeleid wordt uitgevoerd binnen het daarvoor beschikbare budget, zijnde 0,0054% van de totale loonsom per jaar. Voor 2012 houdt dat een bedrag in van € 75.000,-. Het voorstel is om het budget ten behoeve van structurele salarismaatregelen centraal te houden (OC&J) en het budget voor de incidentele beloningen decentraal (directeuren van de eenheden) te beleggen.

Centraal (OC&J):

• -

  € 15.000,- ten behoeve van structurele maatregelen (extra periodieke verhogingen en tijdelijke persoonlijke toelages na maximum functionele schaal). Dit is bruto en wordt zo ook verwerkt.

  • *

    Hierbij wordt uitgegaan van het toekennen van maximaal 3 extra periodieken per jaar en 5 tijdelijke persoonlijke toelages per jaar.

Decentraal (directeuren van de eenheden):

• -

  € 20.000,- ten behoeve van “boter bij de vis” beloningen. Omdat over een gedeelte van de boter bij de vis beloning de eindheffing, zijnde gemiddeld 72,3% wordt toegepast, is maar 1/3e van het budget daadwerkelijk beschikbaar voor het toekennen van “boter bij de vis” beloningen. Dit resulteert in een budget van € 6.500.

  • *

    Hierbij wordt uitgegaan van het verstrekken van maximaal 32 “bonnen” van € 200,- per jaar.

• -

  € 40.000,- ten behoeve van het toekennen van gratificaties. Omdat hierover het belastingtarief (42% of 52%) wordt toegepast, is maar de helft van het budget daadwerkelijk beschikbaar voor het toekennen van gratificaties, zijnde € 20.000,-.

  • *

    Hierbij wordt uitgegaan van het verstrekken van maximaal 40 gratificaties van € 500,- per jaar.

Teamleider OC&J is budgethouder van het centrale budget en de directeuren van de betreffende eenheden zijn budgethouders van de decentrale budgetten. Verantwoording van de decentrale budgetten vindt achteraf plaats in de maraps.

Bewaking van de uniformiteit, toetsing en evaluatie

Van belang is dat deze notitie voldoende richtlijnen geeft voor een uniforme uitvoering van flexibel belonen, zonder dat er een te strak keurslijf ontstaat. Vooral werknemers zullen de kwaliteit van het beleid beoordelen naar de mate waarin dit beleid rechtvaardig, legitiem, transparant en stimulerend is. Niet alleen legitiem in juridische zin maar ook normatief. Het beoordelen en belonen van mensen bevat echter altijd een subjectieve component (waarneming v.s. interpretatie) en welke richtlijnen ook opgesteld worden, het wordt nooit helemaal waterdicht. Van belang is echter dat beelden over succesvol gedrag, goed functioneren, uitzonderlijke prestaties, intern ondernemerschap, successen etc. met elkaar gedeeld worden, zodat we als organisatie weten wat we willen waarderen en belonen. Het voorstel is om deze richtlijnen in het teamleideroverleg van 11 mei a.s. te communiceren naar de teamleiders toe, zodat een gezamenlijk referentiekader over dit onderwerp gaat ontstaan en de organisatiebrede uniforme toepassing bevorderd wordt.

De OR heeft het recht om jaarlijks een rapportage bij de WOR-bestuurder op te vragen over de toepassing van het instrument flexibel belonen. Deze jaarlijkse rapportage wordt vooraf aan het MT ter beschikking gesteld, zodat jaarlijks een toetsing op het geheel kan plaatsvinden.

Het voorstel is om 4e kwartaal 2012 een evaluatie over de richtlijnen te houden. Op basis van een jaar ervaring met de nieuwe richtlijnen kan beoordeeld worden of de richtlijnen voldoende duidelijkheid en uniformiteit scheppen of zo nodig aangepast dienen te worden.

De volgende aspecten worden o.a. bij de evaluatie meegenomen:

• -

  Beoogt de regeling de doelstelling om gewenst gedrag te motiveren en te belonen?

• -

  Is de verdeling van het budget handig? Doet het recht aan de praktijk?

• -

  Wordt het instrument uniform toegepast? Welke motivaties worden er o.a. gebruikt bij het extra belonen?

• -

  Is er een relatie tot de succeskalender die medio 2011 in het leven is geroepen?

• -

  Is er een relatie tot de in te voeren werkkostenregeling i.v.m. belaste vergoedingen (medio 2012)?

• -

  Is het mogelijk om één budget voor “motiveren / binden en boeien” samen te stellen? Dit budget kan dan tevens ter beschikking worden gesteld voor bijv. het opleiden en ontwikkelen van medewerkers. De leidinggevende maakt dan zelf de keuze op welke manier het budget wordt ingezet… Of nog een brug te ver?

Formele vaststelling van deze richtlijnen

Nadat het MT akkoord is, worden deze richtlijnen formeel voorgelegd aan het college ter vaststelling en aan de OR ter instemming.

Format A: voorstel extra periodieke verhoging

Dit format dient te worden ingevuld bij het toekennen van een extra periodieke verhoging. Richtlijn hierbij is dat een medewerker gedurende twee achtereenvolgende jaren een beoordeling heeft met de kwalificatie goed en nog niet het maximum van de functionele schaal heeft bereikt.

Vervolg:

Na akkoord wordt door de P&O-adviseur een formeel besluit opgesteld dat door de betreffende leidinggevende aan de medewerker wordt uitgereikt.

Routing documenten:

• -

  Origineel besluit voor de medewerker.

• -

  Origineel van dit formulier en het besluit aan P&O voor archivering in het Persoonsdossier en kopieën voor PSA voor verwerking in PIMS.

Format B: voorstel tijdelijke persoonlijke toelage na het bereiken van het maximum van de functionele schaal

Dit format dient te worden ingevuld bij het toekennen van eentijdelijke persoonlijke toelage na het bereiken van het maximum van de functionele schaal.

• -

  toekennen van 4%: wanneer een medewerker 2 jaar bovenmatig (goed) functioneert;

• -

  toekennen van 8%: wanneer een medewerker 2 jaar uitmuntend functioneert (talent, topper)!

Het recht op deze tijdelijke persoonlijke toelage wordt steeds voor één jaar verstrekt. Een vervolg hierop dient opnieuw met een beoordeling onderbouwd te zijn. Een voorstel dient door het MT te worden geaccordeerd.

Vervolg:

Na akkoord wordt door de P&O-adviseur een formeel besluit opgesteld dat door de betreffende leidinggevende aan de medewerker wordt uitgereikt.

Routing documenten:

• -

  Origineel besluit voor de medewerker.

• -

  Origineel van dit formulier en het besluit aan P&O voor archivering in het Persoonsdossier en kopieën voor PSA voor verwerking in PIMS.

Format C: Meldingsformulier “boter bij de vis” beloning

Dit format dient te worden ingevuld bij het toekennen van de “boter bij de vis” beloning. Met de “boter bij de vis” beloning kan snel worden gereageerd op elke eenmalige actie/prestatie/succes, die extra aandacht verdient. De beloning bedraagt maximaal € 200,- netto per persoon, bij voorkeur in natura (waardebon, dinerbon etc.). Elke leidinggevende heeft de bevoegdheid om een boter bij de vis beloning uit te reiken gedurende het hele jaar.

Vervolg:

Leidinggevende doet melding achteraf via marap en is dus bevoegd om de “boter bij de vis”-beloning direct uit te reiken aan de betreffende medewerker(s).

Routing documenten:

• -

  Origineel van dit meldingsformulier aan P&O voor archivering in het Persoonsdossier.

• -

  Kopie van dit meldingsformulier aan PSA voor het toepassen van het belastingtarief.

Format D: BESLUIT gratificatie

Dit format dient te worden ingevuld bij het toekennen van een gratificatie. Hiermee worden medewerkers beloond die in of naast de eigen functie een bijzondere prestatie/inspanning hebben geleverd gedurende een langere tijd. Een dergelijke gratificatie bedraagt € 500,- netto. Elke leidinggevende heeft de bevoegdheid om een gratificatie uit te reiken gedurende het hele jaar.

Vervolg:

Leidinggevende doet melding achteraf via marap en is dus bevoegd om de gratificatie direct uit te reiken aan de betreffende medewerker(s).

Routing documenten:

• -

  Origineel besluit voor de medewerker.

• -

  Origineel van dit formulier en het besluit aan P&O voor archivering in het Persoonsdossier en kopieën voor PSA voor verwerking in PIMS en toepassen van het belastingtarief.