Privacyreglement telecommunicatiemiddelen gemeente Leudal

1. Dit privacyreglement is van toepassing op het verwerken van persoonsgegevens inzake het gebruik van elektronische- en telecommunicatiemiddelen.

2. Dit privacyreglement geldt voor werknemers in dienst van de gemeente en personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband.

1. De verwerking van persoonsgegevens inzake het gebruik van de elektronische- en telecommunicatiemiddelen heeft de volgende doeleinden:

• a.

  het verkrijgen van inzicht in de mate van gebruik van de elektronische- en telecommunicatiemiddelen;

• b.

  het voorkomen van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische- en telecommunicatiemiddelen;

• c.

  het beveiligen van het systeem en het netwerk.

2. De omvang van de controle ter voorkoming van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de elektronische- en telecommunicatiemiddelen als bedoeld in het eerste lid sub b, wordt zo beperkt mogelijk gehouden, in die zin dat deze in redelijke verhouding staat tot het doel waarvoor deze wordt aangewend.

1. Door de verantwoordelijke worden de nodige maatregelen getroffen, opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn.

2. Door de verantwoordelijke worden passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer gelegd om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

3. Door de verantwoordelijke worden één of meerdere systeembeheerders aangewezen die belast zijn met het beheer van het (de) bestand(en). Deze systeembeheerders zijn, op grond van artikel 125a, derde lid, Ambtenarenwet, verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

1. Medewerkers zullen bij het gebruik van de elektronische- en telecommunicatiemiddelen de nodige zorgvuldigheid betrachten en de integriteit en goede naam van de gemeente waarborgen.

2. Het is medewerkers niet toegestaan met behulp van de elektronische- en telecommunicatiemiddelen kettingbrieven te versturen of pornografisch materiaal te versturen of op te vragen, dan wel dreigende, seksueel intimiderende, racistische of discriminerende opmerkingen te maken. Verder is het niet toegestaan met behulp van de elektronische- en telecommunicatiemiddelen illegale software te verzenden of op te vragen, dan wel bestanden zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(s) te verzenden of op te vragen waarvan medewerker redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.

1. Elektronisch vastleggen van persoonsgegevens geschiedt (automatisch) door de door de gemeente ingezette sofware of op basis van informatievoorziening van derden (specificatie telefoonrekening).

2. De vastlegging beperkt zich tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de doeleinden van de verwerking als bedoeld in artikel 3, te weten:

• a.

  voor het verkrijgen van inzicht in de mate van gebruik van de elektronische- en telecommunicatiemiddelen worden alleen stroom- en soortgegevens vastgelegd;

• b.

  voor het voorkomen van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de elektronische- en telecommunicatie-middelen wordt het gebruik van deze middelen, zonder voorafgaande toestemming, op individueel en inhoudelijk niveau gevolgd. Dit geschiedt slechts bij een redelijk vermoeden van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de elektronische- en telecommunicatie-middelen.

1. In de in artikel 7 genoemde vastlegging worden ten hoogste de volgende persoonsgegevens opgenomen:

• a.

  gebruikersidentificatie, naam, voornaam of voorletters van de medewerker;

• b.

  naam van team en eenheid waaronder de medewerker valt;

• c.

  gegevens over de toegang tot internet die door de gemeente is geboden aan de medewerker, inclusief gebruikersnaam en internet protocoladres;

• d.

  gegevens betreffende de datum en het tijdstip van het openen en sluiten van de toegang tot internet door de medewerker en gegevens betreffende de datum en het tijdstip van het verzenden, dan wel ontvangen van e-mailberichten door de medewerker;

• e.

  gegevens, inclusief datum en tijdstip, betreffende de door de medewerker bezochte internetsites (internet protocoladressen en (de onderdelen van) de webpagina’s;

• f.

  de inhoud van de door de medewerker verzonden, dan wel ontvangen e-mailberichten;

• g.

  gegevens betreffende de datum, tijdstip, telefoonnummer, gebruikersidentificatie en kosten van het bel- en dataverkeer via de mobiele telefonie door medewerker.

2. Indien er een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de elektronische- en telecommunicatiemiddelen door medewerker, kan door de verantwoordelijke, zonder voorafgaande toestemming, opdracht worden gegeven om de betreffende gegevens vast te leggen en te verstrekken aan de persoon bedoeld in artikel 10.

1. De in artikel 8, eerste lid, genoemde persoonsgegevens worden maximaal zes maanden bewaard. Gegevens die ouder zijn dan zes maanden worden automatisch verwijderd, tenzij er een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de elektronische- en telecommunicatiemiddelen in die periode. In dat geval worden de gegevens bewaard zolang dit in het kader van nader onderzoek en eventueel te treffen maatregelen tegenover een medewerker noodzakelijk is. Zodra een nader onderzoek is afgerond en dit niet leidt tot maatregelen jegens een medewerker worden de gegevens verwijderd.

2. Indien de systeembeheerder om technische redenen persoonsgegevens als bedoeld in artikel 9, eerste lid, niet kan verwijderen, wordt onder verwijderen verstaan het niet meer verstrekken van deze gegevens voor de in artikel 3 geformuleerde doeleinden.

De vastgelegde persoonsgegevens worden, na bewerking, verstrekt aan:

• 1.

  de gemeentesecretaris om inzicht te verkrijgen in de mate van gebruik van de elektronische- en telecommunicatie-middelen. Het betreft hier dan slechts de gegevens als bedoeld in artikel 8, eerste lid, sub a tot en met d in geaggregeerde, niet tot de persoon herleidbare vorm;

• 2.

  de verantwoordelijke indien er een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische- en telecommunicatiemiddelen. Het betreft hier dan de gegevens als bedoeld in artikel 8, eerste lid;

• 3.

  degene(n) die op verzoek van de verantwoordelijke is (zijn) belast met of leiding geeft (geven) aan onderzoek naar onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische- en telecommunicatiemiddelen. Het betreft hier dan de gegevens als bedoeld in artikel 8, eerste lid.

1. Aan de medewerker die daarom aan verantwoordelijke verzoekt, wordt een overzicht verschaft van de hem/haar betreffende persoonsgegevens die worden verwerkt. Indien een gewichtig belang van de verzoeker dit eist, voldoet de verantwoordelijke aan dit verzoek in een andere dan schriftelijke vorm, die aan dat belang is aangepast.

2. Degene aan wie overeenkomstig het eerste lid kennis is gegeven van de hem betreffende persoonsgegevens, kan de verantwoordelijke verzoeken deze te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.

3. De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het in het tweede lid genoemde verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. Een beslissing op een verzoek geldt als een besluit in de zin van artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht waartegen bezwaar kan worden gemaakt.

4. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

1. Overtreding van dit privacyreglement kan voor medewerkers in dienst van de gemeente resulteren in disciplinaire maatregelen als bedoeld in de arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente.

2. Overtreding van dit privacyreglement kan voor personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband, resulteren in maatregelen waardoor deze personen, al dan niet tijdelijk, geen beschikking meer hebben over (een deel van) de elektronische- en telecommunicatiemiddelen, opzegging van het contract of intrekking van de opdracht.

1. Dit reglement kan worden aangehaald als "Privacyreglement telecommunicatiemiddelen gemeente Leudal" en treedt in werking met ingang van de datum van bekendmaking;

2. Op de in het eerste lid genoemde datum vervalt:

• ·

  het Privacyreglement telecommunicatiemiddelen gemeente Leudal van 12 juli 2011.