Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Leusden

Titel 1. Begroting en verantwoording

Kaderstellen

Artikel 2. Programmabegroting

• 1.

  De raad stelt de programma-indeling vast.

• 2.

  De raad stelt per programma vast:

  • a)

    de beoogde maatschappelijke effecten;

  • b)

    de te leveren goederen en diensten;

  • c)

    de baten en lasten.

• 3.

  Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren goederen en diensten.

• 4.

  De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast.

• 5.

  Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

Artikel 3. Producten

• 1.

  Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten uit de productenbegroting aan de programma’s.

• 2.

  De onderverdeling van de programma’s in de producten staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.

Artikel 4. Kaders begroting

• 1.

  Het college biedt uiterlijk 1 juni van het begrotingsjaar een nota aan over de beleidsmatige en budgettaire kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze nota worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering als bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken als bedoeld in artikel 8.

• 2.

  De raad stelt deze nota uiterlijk voor 15 juli vast.

Uitvoering

Artikel 5. Uitvoering begroting

• 1.

  Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2.

  Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat:

  • a)

    de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productraming;

  • b)

    de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;

  • c)

    de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.

Beheersing en Interne controle

Artikel 6. Interne controle

• 1.

  Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

• 2.

  Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen.

• 3.

  Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het derde lid indien nodig voor een plan van verbetering. Het college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

• 4.

  De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

Rapportage en Verantwoording

Artikel 7. Tussentijdse rapportage en informatie

• 1.

  Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente gedurende het lopende boekjaar en zoveel vaker wanneer daarvoor aanleiding is.

• 2.

  De tussenrapportages worden aan de raad aangeboden op de volgende tijdstippen:

  • a)

    de Voorjaarsnota vóór 1 juni van het lopende begrotingsjaar;

  • b)

    de Najaarsnota vóór 30 november van het lopende begrotingsjaar;

• 3.

  De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

• 4.

  De rapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de lasten, de geleverde goederen en diensten en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten. In de rapportages wordt in ieder geval aandacht besteed aan afwijkingen van:

  • a)

    de inkomsten uit de algemene uitkering;

  • b)

    de investeringskredieten;

  • c)

    de rente-ontwikkeling op de kapitaalmarkt;

  • d)

    de resultaten uit grondexploitatie;

  • e)

    de resultaten van het visietraject 2010;

  • f)

    de realisatie op begrote subsidieverwachtingen;

  • g)

    de incidenteel besteedbare ruimte;

  • h)

    de lasten en baten die een bedrag te boven gaan van € 25.000,--.

Artikel 8. Jaarstukken

• 1.

  Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de afdelingen naar de productenrealisatie en naar de programma verantwoording.

• 2.

  Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:

  • a)

    wat is bereikt;

  • b)

    welke goederen en diensten zijn geleverd;

  • c)

    wat de kosten zijn;

  • d)

    hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

• 3.

  De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

Titel 2. Financiële positie

Kaderstellen

Artikel 9. Financiële positie

• 1.

  Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen van de programmabegroting is opgenomen.

• 2.

  Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie in de programmabegroting expliciet vermeld.

• 3.

  De raad autoriseert de investeringskredieten met het vaststellen van de programmabegroting (in het onderdeel uiteenzetting van de financiële positie).

• 4.

  Het college draagt er zorg voor dat investeringskredieten die nog niet in de programmabegroting zijn opgenomen met een voorstel aan de raad ter autorisatie worden aangeboden.

Artikel 10. Waardering & afschrijving vaste activa

• 1.

  Het college voert de regels voor waardering en afschrijving van activa uit met inachtneming van de kaders zoals vastgelegd in de notitie Waarderings- en afschrijvingsbeleid.

• 2.

  Geactiveerde kosten voor:

  • a)

    onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden lineair in maximaal 5 jaar afgeschreven.

  • b)

    het saldo van agio en disagio wordt lineair gedurende maximaal de looptijd van de lening afgeschreven.

• 3.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 4.

  De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven tenzij op voorstel van het college wordt besloten om annuïtair af te schrijven.

• 5.

  De afschrijving is gebaseerd op de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.

• 6.

  Vervangingsinvesteringen voor bedrijfsmiddelen (routine-investeringen) met een verkrijgingsprijs van minder dan € 5.000,-- worden niet geactiveerd maar in een keer ten laste van de exploitatie gebracht.

• 7.

  Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden verstaan investeringen in aanleg en onderhoud van: (inrichting) wegen, waterwegen, groen, kunstwerken en overige investeringen in de openbare ruimte waarvoor geen markt is, die niet verhandelbaar zijn en die niet worden gedekt door tarieven.

• 8.

  Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves ten laste van de exploitatie gebracht. Hiervan kan bij raadsbesluit worden afgeweken. In geval van activering bij raadsbesluit wordt het actief afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere, door de raad op voorstel van het college, aan te geven tijdsduur.

Artikel 11. Voorziening voor oninbare vorderingen

• 1.

  Voor openstaande vorderingen betreffende:

  • a)

    onroerende zaakbelasting gebruikers en eigenaren;

  • b)

    precariobelasting;

  • c)

    hondenbelasting;

  • d)

    rioolrechten;

  • e)

    en reinigingsrechten;

• wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het volgende historische percentage van oninbaarheid (per ultimo van het dienstjaar):

  • 20%

    van het saldo betrekking hebbend op het dienstjaar –1

  • 30%

    van het saldo betrekking hebbend op het dienstjaar –2

  • 30%

    van het saldo betrekking hebbend op het dienstjaar –3

  • 100%

    van het saldo betrekking hebbend op het dienstjaar –4

• 2.

  Voor de vorderingen van overige debiteuren wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van 75% van het saldo per ultimo van het dienstjaar –1.

Artikel 12. Reserves en voorzieningen

• 1.

  Het college voert het reservebeleid uit met inachtneming van de kaders zoals vastgelegd in de notitie Reserves en voorzieningen.

• 2.

  Het college biedt eenmaal in de vier jaar een (bijgestelde) nota reserves en voorzieningen aan.

• 3.

  Het college actualiseert jaarlijks de noodzaak en omvang van de reserves en voorzieningen en biedt hiervan jaarlijks een rapportage aan.

Artikel 13. Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Leusden wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

• 2.

  Bij de kostprijsberekening worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

Artikel 14: Financieringsfunctie

• 1.

  Het college voert de financieringsfunctie uit met inachtneming van de kaders zoals vastgelegd in de notitie Treasurybeleid en –beheer.

• 2.

  Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

  • a)

    het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;

  • b)

    het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

  • c)

    het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;

  • d)

    het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

• 3.

  Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

  • a)

    het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen met minimaal een "AA-"rating afgegeven door tenminste één gezaghebbende rating agency;

  • b)

    overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is;

  • c)

    voor het aantrekken van financieringen voor langer dan 1 jaar worden tenminste 2 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;

  • d)

    overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro;

  • e)

    voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm gelden de wettelijke waarden. Het college informeert de raad indien de kasgeldlimiet of de renterisiconorm dreigen te worden overschreden.

• 4.

  Verstrekkingen van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties anders dan genoemd in het derde lid worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

Artikel 15: Registratie bezittingen, activa en vermogen

• 1.

  Het college draagt zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen. In de registratie worden ook opgenomen niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet- of netto-geactiveerde investeringen in de openbare ruimte.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de bedrijfsmiddelen, de uitstaande leningen, de (debiteuren-) vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd.

• 3.

  Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

Artikel 16: Routine-investeringen

• 1.

  Het college voert de besluitvorming over routine-investeringen uit met inachtneming van de richtlijnen en randvoorwaarden zoals vastgelegd in de notitie Delegatie besluitvorming routine-investeringen bedrijfsvoering.

• 2.

  Het college stelt jaarlijks plannen op voor de vervanging van bedrijfsmiddelen in de komende 4 jaar. De raad stelt de vervangingsplannen vast bij de begrotingsbehandeling.

• 3.

  Het college legt via de tussentijdse rapportages als bedoeld in artikel 7 en de jaarrekening verantwoording af over de via delegatie genomen besluiten over routine-investeringen.

Artikel 17. Verstrekking subsidies

• 1.

  De verstrekking van subsidies aan welzijnsinstellingen vindt plaats op basis van de door de raad vastgestelde Subsidieverordening welzijn.

• 2.

  Het college stelt jaarlijks een overzicht op van de gemeentelijke subsidies. De raad stelt de budgetten en de jaarlijkse indexering met een percentage voor loon- en prijsstijgingen vast bij de begrotingsbehandeling.

Titel 3. Paragrafen

Artikel 18. Lokale heffingen

• 1.

  Het college behandelt in de paragraaf lokale heffingen in de begroting en in de jaarstukken in ieder geval:

  • -

    de samenstelling van het pakket aan gemeentelijke belastingen en heffingen;

  • -

    de kostendekkendheid van de heffingen;

  • -

    de druk van de lokale belastingen en heffingen;

  • -

    het kwijtscheldingsbeleid en het tarievenbeleid.

• 2.

  Bij de begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen eveneens verslag van: de opbrengsten per lokale heffing; het volume en bedrag aan kwijtscheldingen; de kostendekkendheid van de leges, de rioolrechten en de afvalstoffenheffing, de (ontwikkeling van de) lokale lastendruk voor eenpersoonshuishoudingen en meerpersoonshuishoudingen.

• 3.

  Het college biedt de raad voorts de verordeningen aan waarin de tarieven, heffingen en prijzen zijn vastgelegd. De raad stelt deze verordeningen vast bij de begrotingsbehandeling voor 15 november dan wel uiterlijk in december van het jaar voorafgaand aan het belastingjaar. Het college draagt er zorg voor dat er een actueel overzicht is van de tarieven, heffingen en prijzen per verstrekte dienst (tarieventabel).

• 4.

  Voor het vaststellen van de hoogte van gemeentelijke tarieven, heffingen en prijzen door de raad verstrekt het college aan de raad per verordening het totaal van de geraamde kosten van de erin genoemde door de gemeente verstrekte diensten.

Artikel 19. Weerstandsvermogen en risicomanagement

• 1.

  Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Het college brengt hierbij in elk geval de risico’s in beeld en actualiseert de risico’s.

• 2.

  Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

Artikel 20. Onderhoud kapitaalgoederen

• 1.

  Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud aan openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair, riolering, gebouwen en sportterreinen, speelvoorzieningen en begraafplaatsen.

• 2.

  Het college biedt eens in de vijf jaar een nota rioleringsplan aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud, het beoogde onderhoudsniveau en de uitbreiding van de riolering alsmede het meerjarig budgettair beslag.

Artikel 21. Financiering

Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:

• a

  de kasgeldlimiet;

• b

  de renterisiconorm;

• c

  de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar;

• d

  de rentevisie en

• e

  de rentekosten en rente-opbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

Artikel 22. Bedrijfsvoering

• 1.

  In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven.

• 2.

  In de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen.

Artikel 23. Verbonden partijen

• 1.

  In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen en eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen.

• 2.

  De paragraaf bevat voorts de kaders voor het beleid aangaande (het aangaan van nieuwe) participaties met name de condities waaronder het publiek belang is gediend met behartiging door verbonden partijen, de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verbonden partijen en de financiële voorwaarden.

Artikel 24. Grondbeleid

Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf grondbeleid verslag van de belangrijkste financiële ontwikkelingen zoals verlies/winstverwachtingen en de relaties van het grondbeleid met de programma’s.

Titel 4. Financiële organisatie en administratie

Artikel 25. Administratie

• 1.

  De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts.;

  • c.

    het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

  • d.

    het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • e.

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • f.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 26. Financiële administratie

Het college draagt er zorg voor dat:

• a.

  de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

• b.

  de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 27. Financiële organisatie

Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten (budgethoudersregeling);

• d.

  de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• e.

  de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer van de afdelingen.

Artikel 28. Aanbesteding en inkoop

Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie.

Titel 5. Slotbepalingen

Artikel 29. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 1 april 2004, met dien verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2004 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

Artikel 30. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Financiële verordening gemeente Leusden".