Protocol(mogelijke)integriteitsschendingen door leden van Provinciale Staten of leden Gedeputeerde Staten Provincie Limburg 2014

Reikwijdte protocol

Dit protocol moet mede worden bezien in het kader van de aanstaande wijziging van art. 175 van de Provinciewet. De wijziging betreft een uitbreiding van dit artikel met een zorgplicht van de Commissaris van de Koning ten aanzien van het bevorderen van de ambtelijke en bestuurlijke integriteit binnen de provincie. Indien collega-bestuurders, ambtenaren, organisaties, bedrijven of burgers een redelijk vermoeden hebben van schending van bestuurlijke integriteit door een lid van Provinciale Staten of een lid van Gedeputeerde Staten kunnen zij zich melden bij de provincie Limburg.

Definities

• •

  Adviseur Integriteit: De door het Presidium aangestelde extern adviseur met specifieke kennis en ervaring op het gebied van integriteit;

• •

  Commissie Integriteit: Commissie, die gaat over Integriteit; een commissie van Statenleden die integriteitsonderzoeken mede begeleidt, de kennis over integriteit binnen Provinciale Staten ontwikkelt en mede de integriteit van leden van Provinciale Staten bevordert;

• •

  Integriteitsdriehoek: een overlegplatform tussen Commissaris van de Koning (CdK), griffier en een Adviseur Integriteit. In de Integriteitsdriehoek worden integriteitsmeldingen gewogen en beoordeeld;

• •

  Integriteitsschending: een gedraging van een lid van Provinciale Staten of een lid van Gedeputeerde Staten, die in strijd is met het handelen als ‘goed volksvertegenwoordiger’ of ‘goed bestuurder”. Het kan gaan om feiten die wettelijk strafbaar zijn, maar ook om handelingen in strijd met geschreven of ongeschreven regels;

• •

  Klankbord: een mee- en tegendenker van een lid van Provinciale Staten;

• •

  Melding: het afgeven van een in behandeling te nemen, als zodanig bedoeld, signaal over een (mogelijke) integriteitschending.

Klankbord bij Integriteitsvraagstukken

Leden van Provinciale Staten zoeken conform art. 1.7. van de Gedragscode bestuurlijke integriteit voor leden van Provinciale Staten provincie Limburg 2014 actief een klankbord op als zij geconfronteerd worden met (eigen) integriteitsvraagstukken. Dit klankbord kan men vinden bij de CdK, de griffier, iemand binnen de eigen partij of fractie, een externe in de privé-kring etc. Leden van Gedeputeerde Staten zoeken op gelijke wijze actief een klankbord op, waarbij tevens gebruik kan worden gemaakt van de Vertrouwenspersoon Integriteit voor Bestuurders (VIB), actief namens de Stuurgroep Integriteit Limburg. Signalering en melding (mogelijke) integriteitsschendingen

Melding na signaal Een (mogelijke) integriteitsschending door een lid van Provinciale Staten of een lid van Gedeputeerde Staten kan gesignaleerd worden door collega-bestuurders, ambtenaren, organisaties, bedrijven of burgers, die hier melding van kunnen doen bij een door het Presidium hiervoor aangestelde Adviseur Integriteit. Een melding hoeft niet noodzakelijkerwijs te gaan over een vaststaand feit. Er kan ook sprake zijn van een vermoeden. Indien de persoon in kwestie een melding doet, moet het echter wel om een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden gaan, gebaseerd op eigen kennis of eigen waarneming. Alleen dan worden de meldingen door de Adviseur Integriteit in behandeling genomen. Een melder kan aangeven anoniem te willen blijven. Leden van Provinciale Staten en leden van Gedeputeerde Staten zijn niet wettelijk verplicht om een integriteitsschending door een lid van Provinciale Staten of een lid van Gedeputeerde Staten te melden. Op grond van artikel 162 van het Wetboek van Strafvordering zijn leden van Provinciale Staten, leden van Gedeputeerde Staten en ambtenaren alleen verplicht om (bij de politie) aangifte te doen van (ambts)misdrijven. Bij twijfel of sprake is van een (ambts)misdrijf, kan een lid van Provinciale Staten of lid van Gedeputeerde Staten (of ambtenaar) in een vertrouwelijk gesprek advies inwinnen bij de Rijksrecherche.

Meldpunt De ontvangst van integriteitsmeldingen loopt primair via de Adviseur Integriteit. Hij is het (vertrouwelijke) meldpunt voor alle signalen van (mogelijke) integriteitsschendingen door leden van Provinciale Staten of leden van Gedeputeerde Staten. De Adviseur Integriteit bevestigt (schriftelijk) de ontvangst van het signaal aan de melder. Deze adviseur is iemand met kennis van en ervaring met integriteitsonderzoeken, niet zijnde een bureau dat onderzoek gaat doen naar integriteitsmeldingen in de Provincie Limburg. De Adviseur Integriteit houdt na een melding strakke regie op het administratieve proces en zorgt in alle fases voor verslaglegging.

Duiding en beoordeling melding

Beoordeling integriteitsmeldingen De Adviseur Integriteit bespreekt de integriteitsmeldingen met de CdK en de griffier in de Integriteitsdriehoek. In de Integriteitsdriehoek worden de meldingen gewogen en beoordeeld. De melder wordt te zijner tijd door de Adviseur Integriteit geïnformeerd over het resultaat van de beoordeling. Een integriteitsmelding wordt getoetst op:

• •

  de aard van het feit;

• •

  de ontvankelijkheid van de melding;

• •

  de ernst van de zaak;

• •

  de valideerbaarheid van feiten en omstandigheden;

• •

  de positie of persoon van de bron en de persoon van het lid van Provinciale Staten of lid van Gedeputeerde Staten in kwestie;

• •

  de geloofwaardigheid/waarschijnlijkheid van signalen;

• •

  de spoedeisendheid/actualiteit van de melding.

  De beoordeling kan leiden tot de volgende conclusies:

• 1.

  de schending betreft een te gering feit om onderzoek te rechtvaardigen. Als er sprake is van een dergelijke lichte schending (bv. omgangsvormen) bespreekt de Adviseur Integriteit dit (vertrouwelijk) met het betrokken lid van Provinciale Staten of lid van Gedeputeerde Staten;

• 2.

  er zijn onvoldoende aanwijzingen voor onderzoek. Als er onvoldoende aanwijzingen zijn om te constateren dat er sprake is van een integriteitsschending, bespreekt de Adviseur Integriteit dit (vertrouwelijk) met het betrokken lid van Provinciale Staten of lid van Gedeputeerde Staten;

• 3.

  er is aanvullende informatie nodig. Als er niet genoeg informatie is om de eventuele schending te kunnen beoordelen is er vooronderzoek nodig. Dit vooronderzoek vindt plaats in opdracht van de CdK.

• 4.

  er is een redelijk vermoeden van een strafbaar feit. Indien er (tevens) een redelijk vermoeden van een strafbaar feit bestaat, dient door de CdK aangifte te worden gedaan bij het OM. Na overleg met de Officier van Justitie worden alle beschikbare gegevens door de CdK ter beschikking gesteld aan Justitie. Na aangifte bepaalt de Officier van Justitie of nader onderzoek nodig is.

• Overheden mogen de resultaten van het onderzoek na verkrijging van de Officier van Justitie, gebruiken om het eigen onderzoek af te ronden. Een bestuursrechtelijk en strafrechtelijk onderzoek sluiten elkaar niet uit. Wel moet zoveel mogelijk voorkomen worden dat de onderzoekers onnodig in elkaars vaarwater komen of dat betrokkenen dubbel belast worden. Aan het strafrechtelijk onderzoek wordt veelal voorrang gegeven.

• 5.

  er is een feitenonderzoek naar (mogelijke) integriteitsschendingen noodzakelijk. Integriteitsonderzoek is nodig om te beoordelen of signalen en/ of vermoedens over schendingen van integriteit op waarheden en derhalve op redelijke gronden berusten. In overleg met de integriteitsdriehoek geeft de CdK opdracht tot het instellen van een integriteitsonderzoek. Deze opdracht wordt verleend na overleg met de Commissie Integriteit. Indien het onderzoek zich richt op een gedraging van de CdK dan ligt de coördinatie van het onderzoeksproces bij de voorzitter van de Commissie Integriteit.

• 6.

  er dreigt een schending. Wanneer er geen sprake is van schending, maar bv. een schending dreigt, dan wordt geen onderzoek verricht, maar zal de Integriteitsdriehoek dit met het lid van Provinciale Staten of lid van Gedeputeerde Staten (vertrouwelijk) bespreken.

Overleg Integriteitsdriehoek en Commissie Integriteit De Integriteitsdriehoek doet periodiek op hoofdlijnen verslag van de meldingshistorie aan de Commissie Integriteit. Indien er sprake is van conclusie 5 (er is feitenonderzoek noodzakelijk) wordt de commissie onverwijld ingelicht. De Integriteitsdriehoek bespreekt met de Commissie Integriteit of het naast hogere bestuursniveau eveneens al geconsulteerd moet worden, onverlet de verantwoordelijkheden in deze van de CdK als Rijksorgaan. De Commissie Integriteit wordt ondersteund door de griffier en kan zich indien gewenst bij laten staan door derden. De CdK en griffier zijn, als adviseurs van de commissie Integriteit, beiden lid van deze commissie.

Voorbereiding onderzoek

Onderzoeksvoorstel Indien de CdK voornemens is een feitenonderzoek in te stellen legt hij in overleg met de Integriteitsdriehoek een onderzoeksvoorstel aan de Commissie Integriteit voor.

Opdrachtformulering Het onderzoeksvoorstel bevat afhankelijk van de zaak de volgende elementen (niet limitatief):

• •

  aanleiding;

• •

  afbakening opdracht;

• •

  gewenst resultaat opdracht;

• •

  omgang met tussentijdse wijzigingen;

• •

  onderzoeksvragen;

• •

  onderzoeksmethoden;

• •

  wijze verslaglegging van onderzoekshandelingen;

• •

  voor het onderzoek noodzakelijke kennis;

• •

  onderzoeksplanning, -capaciteit, -kosten (o.b.v. offerte aanvragen);

• •

  budget;

• •

  lijst met mogelijke onderzoeker(s);

• •

  voorkeur voor interne en/of externe onderzoeker(s);

• •

  rolverdeling opdrachtgever en opdrachtnemer;

• •

  inbreng en beperkingen onderzoekers;

• •

  rechten en plichten onderzoekers;

• •

  interne en externe communicatie over de voortgang en vervolgstappen;

• •

  wijze van rapportage (al dan niet inclusief conclusies en aanbevelingen aan Provinciale Staten)

• •

  procedure hoor en wederhoor;

• •

  wijze beschikbaarstelling en openbaar making van de rapportage en mogelijkheid van het stellen van vragen.

Opdrachtverstrekking Nadat de Commissie Integriteit kennis genomen heeft van het onderzoeksvoorstel, verleent de CdK schriftelijke opdracht aan de onderzoeker(s) en laat hiervoor een financiële verplichting vastleggen. Onderzoek kan verricht worden door een of meer Statenonderzoekers, de Zuidelijke Rekenkamer of een extern adviesbureau/externe adviseurs.

Kennisgeving Uit zorgvuldigheid dragen de Integriteitsdriehoek en de Commissie Integriteit er zorg voor dat de kring van behandelaars van de melding zo klein mogelijk blijft. De Commissie Integriteit stelt ,voor zover de feiten dit toelaten, de melder en het betrokken lid van Provinciale Staten of betrokken lid van Gedeputeerde Staten vertrouwelijk op de hoogte van de aanvang van het onderzoek. Het is primair aan het lid van Provinciale Staten om de functie als lid van Provinciale Staten, al dan niet tijdelijk, niet uit te oefenen of neer te leggen. Het is primair aan een lid van Gedeputeerde Staten om zijn functie-uitoefening tijdens een integriteitsonderzoek te beoordelen.  

Uitvoering onderzoek

Waarborgen voortgang onderzoek Na de beslissing over het verrichten van onderzoeken, bewaakt de CdK de voortgang van het onderzoeksproces. De CdK is eindverantwoordelijk voor de wijze waarop (tijd, kwaliteit en budget) het onderzoek plaatsvindt. Tot het moment van openbaarmaking van het onderzoeksrapport wordt geheimhouding opgelegd op alles wat te maken heeft met het onderzoek. De CdK kan, na overleg met de Commissie Integriteit, in (wettelijk) bepaalde gevallen Provinciale Staten voorstellen een lid van Provinciale Staten gedurende het onderzoek te schorsen. Ook kan hij het lid van Provinciale Staten tijdens het onderzoek de toegang tot bepaalde ruimtes ontzeggen dan wel bepaalde ruimtes af schermen. Ten aanzien van een lid van Gedeputeerde Staten kunnen geen nadere voorstellen tot het nemen van maatregelen gedaan worden.

Rapportage In de rapportage wordt door de onderzoekers verantwoord op welke wijze zij stapsgewijs hun onderzoek hebben verricht. Voordat de onderzoekers de rapportage aanbieden aan de opdrachtgever, geven zij het lid van Provinciale Staten of het lid van Gedeputeerde Staten, waar onderzoek naar is verricht, de gelegenheid kennis te nemen van het rapport inclusief de bijlagen. Dit gebeurt door hem uit te nodigen om het rapport te komen inzien. Het toepassen van hoor en wederhoor is een wezenlijk onderdeel van de afronding van het onderzoek. Indien dit lid van Provinciale Staten of lid van Gedeputeerde Staten op- en aanmerkingen heeft, dienen deze schriftelijk te worden vastgelegd en eventueel als een addendum opgenomen te worden in de definitieve onderzoeksrapportage. De onderzoekers onthouden zich (in het rapport en daarbuiten) van eigen opvattingen inzake (de consequenties van) de beoordeling van de al dan niet aan de orde zijnde integriteitsschending. Het is de taak van Provinciale Staten om zich op basis van de onderzoeksgegevens een oordeel te vormen van de feiten.

Communicatie Communicatie over de voorgang van het onderzoek geschiedt, in overleg met de Commissie Integriteit, onder verantwoordelijkheid van de CdK.

Afronding onderzoek

Bespreking rapportage De onderzoekers bieden het eindrapport aan de CdK aan. Deze agendeert het voor een (besloten) vergadering van de Commissie Integriteit, waarvoor de Adviseur Integriteit wordt uitgenodigd . Op basis daarvan wordt door de griffier een Statenvoorstel gemaakt. Daarna verzoekt de CdK het Presidium het rapport te agenderen voor de eerst mogelijke Statenvergadering.

  Nazorg De Integriteitsdriehoek plant na deze Statenvergadering een evaluatiegesprek in met het lid van Provinciale Staten, waar onderzoek naar is verricht.