Instructie griffier Provincie Limburg 2010

Artikel 1 De plaats in de organisatie

De griffier wordt op grond van artikel 104 van de provinciewet door Provinciale Staten benoemd. De griffier is de eindverantwoordelijke functionaris voor de griffie.

Artikel 2 Algemene ondersteuning

• 1.

  De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van Provinciale Staten, van de organen van Provinciale Staten en de leden van de Provinciale Staten zoals bedoeld in art 104a, eerste lid van de Provinciewet.

• 2.

  De griffier doet het Presidium voorstellen voor de organisatie van de werkzaamheden en werkprocessen van Provinciale Staten, het Presidium, de griffie en de werkgeverscommissie. Dit laatste voor zover niet rechtstreeks voortvloeiend uit de hem elders toegekende taken en/of verantwoordelijkheden.

• 3.

  De griffier adviseert Provinciale Staten met betrekking tot het tot stand komen van een (strategische) lange termijnagenda en bij de invulling van hun rol in de beleid- en beheerscyclus.

• 4.

  De griffier adviseert Provinciale Staten en haar organen bij de kaderstellende, volksvertegenwoordigende en controlerende rol.

• 5

  . De griffier verleent gevraagd en ongevraagd advies en bijstand aan Provinciale Staten, aan de Statenfracties en de individuele leden van Provinciale Staten en de door Provinciale Staten ingestelde commissies.

• 6.

  De griffier ondersteunt Provinciale Staten bij de communicatie met burgers en adviseert Provinciale Staten over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van Provinciale Staten.

• 7.

  De griffier adviseert over en begeleidt onderzoeken in het kader van de kaderstellende en controlerende functie van Provinciale Staten

• 8.

  De griffier ondersteunt Provinciale Staten over de inhoud en toepassing van Stateninstrumenten.

Artikel 3 Agendering

De griffier, daarbij geholpen door zijn medewerkers, ondersteunt Provinciale Staten en zijn commissies bij de voorbereiding en het vaststellen van de agenda van de Staten- en commissievergaderingen.

Artikel 4 Vergaderingen van Provinciale Staten en Statencommissies

• 1.

  De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van Provinciale Staten en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

• 2.

  De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan de leden van Provinciale Staten en de Statencommissies.

• 3.

  De griffier dan wel een griffiemedewerker is aanwezig bij de vergaderingen van de Statencommissies en ziet erop toe dat een goede en tijdige verslaglegging van de vergadering plaatsvindt.

• 4.

  De ondersteuning betreft zowel commissies op grond van art 80, 81 en 82 als art.151a van de Provinciewet.

• 5.

  De griffier draagt er zorg voor dat de beslissingen van Provinciale Staten bekend worden bij Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten, de Commissaris van de Koningin en externen.

• 6.

  Indien een beslissing van Provinciale Staten gelet op haar aard niet door Gedeputeerde Staten of de Commissaris van de Koningin zal worden uitgevoerd, heeft de griffier mandaat, volmacht dan wel machtiging tot die uitvoering.

Artikel 5 Ondersteuning Presidium en seniorenconvent

• 1.

  De griffier draagt zorg voor de voorbereiding, is aanwezig bij de vergaderingen van het Presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen. De griffier ziet erop toe dat de leden van het Presidium zo spoedig mogelijk de verslagen van vergaderingen van het Presidium ontvangen.

• 2.

  De griffier draagt zorg voor de voorbereiding en is aanwezig bij de vergaderingen van het seniorenconvent en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen. De griffier ziet erop toe dat de leden van het seniorenconvent zo spoedig mogelijk de verslagen van vergaderingen van het seniorenconvent ontvangen.

• 3.

  Indien gewenst draagt de griffier zorg voor aanvullende ondersteuning van het Presidium en het seniorenconvent.

Artikel 6 Bijstand voorzitter Provinciale Staten en het seniorenconvent

De griffier staat de voorzitter van Provinciale Staten ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van Provinciale Staten en het seniorenconvent.

Artikel 7 Bijstand voorzitters Statencommissies, agendacommissie en Presidium

De griffier draagt zorg voor ondersteuning van de voorzitters van de Statencommissies, de agendacommissie en het Presidium bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de Statencommissies, de agendacommissie en het Presidium.

Artikel 8 De griffie

• 1.

  De griffier geeft leiding aan de griffie.

• 2.

  De medewerkers van de griffie ondersteunen de griffier bij de uitoefening van zijn taken.

• 3.

  De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.

• 4.

  Bij afwezigheid van de griffier worden zijn taken waargenomen door de plaatsvervangend griffier of een daartoe door het Presidium aangewezen medewerker van de griffie.

• 5.

  In de vergaderingen van de Statencommissies fungeert een daartoe aangewezen medewerker van de griffie als commissiegriffier.

Artikel 9 Ambtelijke bijstand

De griffier draagt er, met inachtneming van het gestelde in de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincie Limburg 2010, zorg voor dat de leden van Provinciale Staten desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen.

Artikel 10 Overleggen en contacten

De griffier, de secretaris en de voorzitter van Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten voeren periodiek overleg.

• 1.

  De griffier neemt deel aan alle overleggen binnen de provinciale organisatie en daarbuiten, die dienstig zijn voor de werkzaamheden van Provinciale Staten en haar organen. Zo nodig treedt de griffier op als vertegenwoordiger van Provinciale Staten.

• 2.

  De griffier zoekt en onderhoudt contacten met burgers, organisatie, bedrijven, media en andere overheden voor zover dat dienstig geoordeeld wordt voor het functioneren van de Provincie.

Artikel 11 Aansturing en verantwoording griffier

• 1.

  De griffier wordt in zijn werkzaamheden rechtstreeks aangestuurd door het Presidium

• 2.

  De griffier legt ten aanzien van de uitoefening van zijn functie verantwoording af aan het Presidium, de werkgeverscommissie en Provinciale Staten.

Artikel 12 Onvoorziene omstandigheden

• 1.

  In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, beslist het Presidium.

• 2.

  Het Presidium kan besluiten een geval waarin deze instructie niet voorziet voor te leggen aan Provinciale Staten.

Artikel 13 Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald als Instructie griffier Provincie Limburg 2010.  

Artikel 14 Inwerkingtreding

De Instructie griffier Provincie Limburg 2003 wordt vervallen verklaard met de ingang van de datum van de inwerkingtreding van deze verordening. Deze verordening treedt in werking de dag na publicatie in het Provincieblad.