Controle verordening gemeente Lisse 2015

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

Accountant:

• Een

  door de raad benoemde:

  • •

    registeraccountant of accountants-administratieconsulent die staat ingeschreven in het accountantsregister als bedoeld in het eerste lid van artikel 36 van de Wet op het accountantsberoep;

  • •

    organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken,

• belast

  met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

Accountantscontrole:

• De

  controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:

  • •

    het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • •

    het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

  • •

    het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels zoals is bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

  • •

    de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening;

  • •

    de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

• waarbij

  de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

Controleverklaring

• De

  verklaring omvat een oordeel over:

  • •

    de getrouwheid van de baten en lasten over het boekjaar en de activa en passiva per balansdatum

  • •

    de rechtmatige totstandkoming van enerzijds de baten en lasten en anderzijds de balansmutaties.

Deelverantwoording

Een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie waarvan de verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

Goedkeuringstolerantie

Een goedkeuringstolerantie is een tolerantie voor fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle in de vorm van een percentage van de totale lasten van de gemeente (de omvangsbasis). De goedkeuringstoleranties wordt door de accountant gehanteerd bij de af te geven accountantsverklaring.

Rapporteringstolerantie

Een rapporteringstolerantie is een tolerantie voor fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle in de vorm van een bedrag. De rapporteringstolerantie wordt door de accountant gehanteerd bij het opstellen van zijn verslag van bevindingen.

Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole

Het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals is bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van maximaal 4 jaar.

• 2.

  Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen wordt voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

  • a.

    de toe te passen goedkeuringstoleranties (en eventueel door de raad vastgestelde afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;

  • b.

    de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);

  • c.

    de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d.

    de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • e.

    de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

• 4.

  Voorafgaand aan de accountantscontrole kan de raad, in overleg met de accountant, specifieke aandacht vragen voor onderwerpen.

• 5.

  Het college biedt de raad ter kennisname een Protocol accountantscontrole aan.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant dat hem alle bekende informatie, dat van belang is voor de oordeelsvorming van de accountant, is verstrekt.

• 4.

  Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 1 juli van het jaar volgend op het verslagjaar aan de raad.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt, en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-) overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de raad, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamercommissie, de griffier, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de administrateur, het hoofd van de afdeling Financiën en personeel en bij de jaarrekening direct betrokken ambtenaren. Omdat de raad de accountant benoemt, ligt het initiatief voor een dergelijk overleg bij de griffie.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er formeel zorg voor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen. In de praktijk is dit een aangelegenheid van het MT.

• 3.

  Het college draagt er formeel zorg voor dat de ambtenaren van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

In de praktijk is dit een aangelegenheid van het MT.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke (advies)werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant indien dit in het belang van de gemeente is.

• 3.

  Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 7. Rapportering

• 1.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert, die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2.

  In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de afdeling waar de ambtenaar werkzaam is, dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3.

  De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden, voor verzending aan de raad, door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 4.

  De accountant licht, voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken, het verslag van bevindingen toe aan (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad.

Artikel 8. Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2015. De stukken voor dit begrotingsjaar en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

• 2.

  Deze verordening treedt in de plaats van de “Controle verordening gemeente Lisse 2005” vastgesteld door de raad op 15 december 2005;

Artikel 9. Citeertitel

Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam “Controle verordening gemeente Lisse 2015”.