Regeling vervallen per 01-01-2017

Besluit vervanging archiefbescheiden van de Gemeente Lisse 2014

Geldend van 06-02-2015 t/m 31-12-2016

Intitulé

Besluit vervanging archiefbescheiden van de Gemeente Lisse 2014

Het college van burgemeester en wethouders van Lisse;

gelet op het bepaalde in artikel 9 lid 1 Archiefwet 1995 juncto artikel 2 en 6 Archiefbesluit 1995 juncto artikel 26b Archiefregeling

besluit:

vast te stellen het:

Besluit vervanging archiefbescheiden van de Gemeente Lisse 2014

Artikel 1

  • 1.

    Over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die op grond van de voor de gemeente Lisse geldende selectielijst voor archiefbescheiden (vastgesteld Staatscourant 25 juni 2012 nr. 11906), voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.

  • 2.

    Reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het vastgestelde Handboek Digitale Vervanging Gemeente Lisse 2014;

Artikel 2

  • 1.

    Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de bekendmaking ervan.

  • 2.

    Het Besluit tot vervanging van vernietigbare archiefbescheiden door reproducties, vastgesteld op 3 augustus 2009, wordt ingetrokken met ingang van de datum waarop dit besluit in werking treedt.

Artikel 3

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden van de Gemeente Lisse 2014

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 20 januari 2015.
De secretaris, de burgemeester,
J. Schellevis mevrouw A.W.M. Spruit.

Bijlagen

Handboek digitale vervanging

Toelichting

In 2008 heeft het college besloten tot opstellen van een digitaliseringsplan. Onderdeel van de digitale werkwijze is het vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties. Na de vervanging kunnen de papieren archiefbescheiden worden vernietigd.

Handboek en inzicht in het vervangingsproces

Het Handboek digitale vervanging gemeente Lisse is de basis voor het vervangingsbesluit. Hierin zijn onder andere opgenomen de reikwijdte van het vervangingsproces; de voorwaarden en waarborgen waaraan vervanging dient te voldoen en inzicht in het vervangingsproces.

Met het Handboek wordt inzicht gegeven in de aspecten omtrent vervanging, waartoe verplicht wordt via artikel 9 lid 1 Archiefwet 1995 juncto artikel 2 en 6 Archiefbesluit 1995 juncto artikel 26b Archiefregeling.

Totstandkoming van dit besluit

Dit besluit is tot stand gekomen door toepassing van geldende wet- en regelgeving; geldende normen en kaders rond digitale vervanging en na consultatie van:

- de informatiemanager van de gemeente Lisse

- de proceseigenaar Vervangingsproces (het hoofd afdeling Informatievoorziening en Facilitair)

- een extern medewerker automatisering van Commit IT voor advisering over automatisering en informatiebeveiliging

- DOXIS, voor professionele ondersteuning bij het traject en uitvoeren van de audit

- de provinciearchivaris/interbestuurlijk toezichthouder archieven in Zuid-Holland