E-mail en Internetreglement

Artikel 1 Definities

In dit e-mail- en internetreglement wordt verstaan onder:

• a

  Wbp:Wet bescherming persoonsgegevens;

• b

  College bescherming persoonsgegevens:het College als bedoeld in artikel 51 Wbp;

• c

  Gemeente:de gemeente Lisse;

• d

  Verantwoordelijke:het college van B&W, zijnde het bestuursorgaan dat het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt;

• e

  Uitvoerder:Gemeentesecretaris is belast met de uitvoering van de door de verantwoordelijke genomen maatregelen;

• f

  Vertrouwenspersoon:De door de verantwoordelijke aangewezen persoon in dienst van de gemeente Lisse. Als uitgangspunt wordt hiervoor een persoon van de afdeling P&O aangewezen;

• g

  Betrokkene:gebruiker van de elektronische communicatiemiddelen op wie een persoonsgegeven betrekking heeft en die aan te merken is als:

  • -

    medewerker in dienst van de gemeente;

  • -

    persoon die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verricht, anders dan in ambtelijk dienstverband.

• h

  E-mailfaciliteiten:de door of namens de gemeente aan betrokkenen ter beschikking gestelde e-mailfaciliteiten;

• i

  Internetfaciliteiten:de door of namens de gemeente aan betrokkenen ter beschikking gestelde internetfaciliteiten;

• j

  Elektronische communicatiemiddelen:e-mail- en/of internetfaciliteiten;

• k

  Persoonsgegeven:elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon in de zin van de Wbp;

• l

  Verwerken van persoonsgegevens:elke handeling of geheel van handelingen met persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, en ook het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;

• m

  Bestand:elk, al dan niet geautomatiseerd, gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;

• n

  Onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen:een doen of nalaten in strijd met dit e-mail en internetreglement of andere wet- en regelgeving of een inbreuk op een recht.

Artikel 2 Reikwijdte

Lid 1

Dit e-mail- en internetreglement is van toepassing op het verwerken van persoonsgegevens inzake het gebruik van elektronische communicatiemiddelen.

Lid 2

Dit e-mail- en internetreglement geldt voor medewerk(st)ers in dienst van de gemeente en personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband.

Artikel 3 Doeleinden

Lid 1

De verwerking van persoonsgegevens inzake het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen heeft de volgende doeleinden:

• a

  het verkrijgen van inzicht in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen;

• b

  het voorkomen van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen.

Lid 2

De omvang van de controle ter voorkoming van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen als bedoeld in het eerste lid sub b, wordt zo beperkt mogelijk gehouden, zodat deze in redelijke verhouding staat tot het doel waarvoor deze wordt aangewend.

Artikel 4 Verantwoordelijkheden, beheer en controle

Lid 1

Door de verantwoordelijke worden de nodige maatregelen getroffen, opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn.

Lid 2

Door de verantwoordelijke worden passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer gelegd om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

Lid 3

Door de verantwoordelijke worden één of meerdere medewerk(st)ers van de afdeling I&A aangewezen die belast zijn met het beheer van het (de) bestand(en). Deze medewerk(st)ers zijn, op grond van artikel 125a, derde lid, Ambtenarenwet, verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

Lid 4

Het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen wordt steekproefsgewijs gecontroleerd door de aangewezen mederwerk(st)er van de afdeling I&A. Bij vermoeden van misbruik van elektronische communicatiemiddelen brengen de aangewezen medewerk(st)ers van de afdeling I&A dit ter kennis van de vertrouwenspersoon van de gemeente Lisse.

Lid 5

De gemeentesecretaris en de vertrouwenspersoon van de gemeente kunnen bij vermoeden van misbruik van de elektronische communicatiemiddelen de medewerk(st)ers van de afdeling I&A opdracht geven tot het gericht controleren van deze medewerk(st)er. Bij constatering van onrechtmatig gebruik van de elektronische communicatiemiddelen melden zij dit bij de vertrouwenspersoon van de gemeente.

Lid 6

De vertrouwenspersoon neemt contact op met de gemeentesecretaris die op zijn beurt sancties kan treffen tegen betrokken medewerker(ster).

Lid 7

Bedoelde sancties variëren van een berisping tot en met ontslag op staande voet.

Artikel 5 Gebruik elektronische communicatiemiddelen

Lid 1

Betrokkene gebruikt de elektronische communicatiemiddelen primair voor het uitvoeren van de aan hen door de gemeente opgedragen taken.

Lid 2

Incidenteel privé-gebruik van de elektronische communicatiemiddelen door betrokkene is toegestaan mits dit gebruik in overeenstemming is met dit e-mail- en internetreglement en dit gebruik in geen geval storend is voor dan wel ten koste gaat van het uitvoeren van de aan hen door de gemeente opgedragen taken.

Lid 3

Het is betrokkene niet toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten kettingbrieven te versturen of pornografisch en of anderszins seksistisch getint materiaal te versturen of op te vragen, dan wel dreigende, seksueel intimiderende, racistische of discriminerende opmerkingen te maken. Ook is het betrokkene niet toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten illegale software te verzenden of op te vragen, dan wel e-mail zonder voorafgaand overleg met de medewerk(st)ers van de afdeling I&A te verzenden of op te vragen waarvan betrokkene redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk is.

Lid 4

Het is betrokkene niet toegestaan met behulp van de internetfaciliteiten bewust internetsites die pornografisch, dan wel racistisch materiaal bevatten te bezoeken, mee te doen in chat-sessies, online te gokken, te downloaden behalve zakelijke tekstbestanden zoals .pdf en .doc. Voor verdere downloads dient er contact opgenomen te worden met de medewerk(st)ers van de afdeling I&A.

Lid 5

Indien betrokkene met gebruik van de internetfaciliteiten handelingen verrichten die als e-mailtoepassingen zijn te kwalificeren, dan zijn de bepalingen van artikel 5, derde lid, van overeenkomstige toepassing.

Lid 6

Betrokkene zal bij het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen de nodige zorgvuldigheid betrachten en de integriteit en goede naam van de gemeente waarborgen.

Artikel 6 Voorkomen onrechtmatig gebruik dan wel misbruik

De gemeente neemt zo veel mogelijk maatregelen in technische zin ter voorkoming van onrechtmatig gebruik als wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen.

Artikel 7 Vastlegging

Lid 1

Elektronisch vastleggen van persoonsgegevens gebeurt (automatisch) door de door de gemeente ingezette sofware.

Lid 2

De vastlegging beperkt zich tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de doeleinden van de verwerking als bedoeld in artikel 3, te weten:

• a

  voor het verkrijgen van inzicht in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen worden alleen stroom- en soortgegevens vastgelegd;

• b

  voor het voorkomen van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen wordt het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen automatisch op individueel en inhoudelijk niveau gevolgd.

Artikel 8 Persoonsgegevens

Lid 1

In de in artikel 7 genoemde vastlegging worden ten hoogste de volgende persoonsgegevens opgenomen:

• a

  gebruikersidentificatie, naam, voornaam of voorletters van de betrokkene;

• b

  naam en/of codering van de afdeling waaronder de betrokkene valt;

• c

  gegevens over de toegang tot internet die door de gemeente is geboden aan de betrokkene, inclusief gebruikersnaam;

• d

  gegevens betreffende de datum en het tijdstip van het openen en sluiten van de toegang tot internet door de betrokkene en gegevens betreffende de datum en het tijdstip van het verzenden, dan wel ontvangen van e-mailberichten door de betrokkene;

• e

  gegevens, inclusief datum en tijdstip, betreffende de door de betrokkene bezochte internetsites (internet protocoladressen) en (de onderdelen van) de webpagina’s:

• f

  de inhoud van de door de betrokkene verzonden, dan wel ontvangen e-mailberichten.

Lid 2

Indien er een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen door betrokkene, kan door de gemeentesecretaris opdracht worden gegeven om de in het eerste lid, sub e en/of f van dit artikel bedoelde, gegevens vast te leggen en te verstrekken aan de personen bedoeld in artikel 10.

Artikel 9 Bewaring en verwijdering

Lid 1

De in artikel 8, eerste lid, genoemde persoonsgegevens worden maximaal twee maanden bewaard. Gegevens die ouder zijn dan twee maanden worden automatisch verwijderd, tenzij er een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen in die periode. In dat geval worden de gegevens uit die betreffende maand bewaard zolang dit voor het nader onderzoek en eventueel te treffen maatregelen tegenover een betrokkene noodzakelijk is. Zodra een nader onderzoek is afgerond en dit niet leidt tot maatregelen tegenover een betrokkene worden de gegevens verwijderd.

Lid 2

Indien de medewerk(st)ers van de afdeling I&A om technische redenen persoonsgegevens als bedoeld in artikel 9, eerste lid, niet kan verwijderen, wordt onder verwijderen verstaan het niet meer verstrekken van deze gegevens voor de in artikel 3 geformuleerde doeleinden.

Artikel 10 Personen aan wie persoonsgegevens worden verstrekt

De vastgelegde persoonsgegevens worden, na bewerking, verstrekt aan:

• -

  het hoofd van de afdeling waarbinnen de medewerker is aangesteld om inzicht te verkrijgen in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen. Het betreft hier dan slechts de gegevens als bedoeld in artikel 8, eerste lid, sub a tot en met d in geaggregeerde, niet tot de persoon herleidbare vorm;

• -

  de verantwoordelijke, gemeentesecretaris en vertrouwenspersoon indien er een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen. Het betreft hier dan de gegevens als bedoeld in artikel 8, eerste lid;

• -

  degene(n) die op verzoek van de verantwoordelijke is (zijn) belast met of leiding geeft (geven) aan onderzoek naar onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen. Het betreft hier dan de gegevens als bedoeld in artikel 8, eerste lid.

Artikel 11 Rechten van de betrokkene

Lid 1

Aan de betrokkene, die daarom aan de verantwoordelijke verzoekt, wordt een overzicht verschaft van de hem/haar betreffende persoonsgegevens die worden verwerkt. Indien een gewichtig belang van de verzoeker dit eist, voldoet de verantwoordelijke aan dit verzoek in een andere dan schriftelijke vorm, die aan dat belang is aangepast.

Lid 2

Degene aan wie overeenkomstig het eerste lid kennis is gegeven van de hem betreffende persoonsgegevens, kan de verantwoordelijke verzoeken deze te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.

Lid 3

De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het in het tweede lid genoemde verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. Een beslissing op een verzoek geldt als een besluit in de zin van artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht.

Lid 4

De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

Artikel 12 Sancties

Overtreding van dit e-mail- en internetreglement kan voor medewerk(st)ers in dienst van de gemeente resulteren in disciplinaire maatregelen als bedoeld in de arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente.Overtreding van dit e-mail- en internetreglement kan voor personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband, resulteren in:maatregelen waardoor deze personen, al dan niet tijdelijk, geen beschikking meer hebben over (een deel van) de elektronische communicatiemiddelen;opzegging van het contract.

Artikel 13 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin dit e-mail- en internetreglement niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van dit e-mail- en internetreglement beslist het college van B&W.

Artikel 14 Openbaarmaking en inwerkingtreding

Dit e-mail- en internetreglement wordt verstrekt of ter beschikking gesteld aan degenen die, direct of indirect, de beschikking krijgen over elektronische communicatiemiddelen.Dit e-mail- en internetreglement treedt in werking op 16 juni 2004.

Artikel 15 Slotbepaling

Onverminderd het bepaalde in dit e-mail- en internetreglement, zal op het verwerken van persoonsgegevens de op 1 september 2001 in werking getreden Wbp van toepassing zijn.

E-mail en Internetreglement

Inhoud

Voor de uitoefening van je functie stelt de gemeente je e-mail- en internetfaciliteiten beschikbaar. In het e-mail- en Internetreglement zijn de regels opgenomen voor het gebruik van deze e-mail- en internetfaciliteiten.

Doel

Het doel van dit reglement is om meer inzicht te krijgen in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen. Daarnaast is het doel om onrechtmatig gebruik of misbruik te voorkomen. De elektronische communicatiemiddelen zijn in beginsel alleen bedoeld voor het uitvoeren van je functie. Incidenteel privégebruik is toegestaan mits dit gebruik niet in strijd is met het e-mail- en internetreglement.

Werkwijze

Persoonsgegevens worden maximaal twee maanden bewaard. Daarna worden deze gegevens automatisch verwijderd. Alleen als er een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik kan de termijn van twee maanden worden verlengd.Steekproefsgewijs controleren de daarvoor aangewezen medewerkers van de afdeling I&A het gebruik van de communicatiemiddelen. Als zij constateren dat je misbruik hebt gemaakt van de elektronische communicatiemiddelen, dan melden zij dit aan de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon neemt contact op met de gemeentesecretaris die op zijn beurt sancties kan treffen. Deze sancties kunnen variëren van een berisping tot en met ontslag op staande voet. Overigens kan je leidinggevende ook gegevens ontvangen over je e-mail- en internetgebruik zodat hij inzicht krijgt in de mate van gebruik.

Meer informatie over deze regeling kun je vinden in het E-mail en Internetreglement.