Aanvullende evenementenbeleid

Aanvullende evenementenbeleid Vastgesteld door het college van B&W op 3 april 201229 maart 2012 Voetbalwedstrijden en beeldschermen

Inleiding

Met enige regelmaat (veelal tweejaarlijks) krijgt de gemeente aanvragen om een groot beeldscherm in de openlucht te mogen opstellen of bijvoorbeeld een scherm te mogen plaatsen op het terras van een horecabedrijf. De reden is meestal een Europees of Wereldkampioenschap voetbal dat door vele aanhangers wordt gevolgd. Aanvragen die toenemen naarmate “Oranje” zich weet te kwalificeren voor een volgende ronde. Een enkele keer ontvangt de gemeente een aanvraag voor een beeldscherm in de openlucht voor het vertonen van een film of andere wedstrijd.

Voor het plaatsen van grote beeldschermen in de openlucht (of in een tent) voor publiek is een evenementenvergunning nodig op basis van de Algemene Plaatselijke Verordening. Ook voor het plaatsen van een groot beeldscherm op het terras van een horecabedrijf is een evenementenvergunning nodig. De gemeente Lochem heeft in 2009 beleid voor evenementen vastgesteld waaraan aanvragen worden getoetst. In het beleid is geen rekening gehouden met aanvragen voor grote beeldschermen ten tijde van belangrijke (voetbal)wedstrijden.

Bij elke aanvraag voor een evenementvergunning dient een afweging plaats te vinden van de risico’s, de gevolgen voor de openbare orde en de overlast die als gevolg van het evenement kan ontstaan. Wedstrijden nemen een bijzondere plaats in. Veelal hebben wedstrijden een verbroederend effect maar naarmate een team de finale nadert, nemen de gemoederen toe. Als gevolg daarvan kan, zeker in combinatie met alcohol en een grote toeloop van publiek ,een risicovolle situatie ontstaan. Om te voorkomen dat de gemeente wordt overvallen door uiteenlopende aanvragen voor het plaatsen van schermen in de openlucht en om duidelijkheid te scheppen naar aanvragers die iets willen organiseren is onderstaand aanvullende beleid (Beleidsparagraaf Voetbalwedstrijden en beeldschermen) op het Evenementenbeleid van de gemeente opgesteld. Het beleid geeft randvoorwaarden waaraan organisatoren moeten voldoen maar biedt ook de mogelijkheid om, wanneer aan de randvoorwaarden wordt voldaan, binnen een relatief korte termijn een zorgvuldig tot stand gekomen vergunning te kunnen afgeven.

Geen vergunning is nodig voor het plaatsen van een scherm in een horecabedrijf en/of locaties waarvoor een gebruiksvergunning is verleend en het aantal bezoekers het maximum toegestane aantal niet overschrijdt.

Beleidsparagraaf Voetbalwedstrijden en beeldschermen

Locaties waar een beeldscherm kan worden opgesteld.

Er kan een onderscheid worden gemaakt in locaties die zijn gelegen op particuliere grond en locaties op gemeentegrond. In ieder geval mogen geen schermen worden geplaatst op (doorgaande) openbare wegen, niet zijnde pleinen, parken of parkeerterreinen.

Locaties in de gemeente waar, op aanvraag en waarbij wordt voldaan aan de randvoorwaarden, een scherm kan worden geplaatst zijn:

De aanvraag

Om een aanvraag voor het plaatsen van een groot scherm in de buitenlucht in behandeling te kunnen nemen moet de aanvraag tenminste zijn voorzien van de volgende informatie:

• -

  NAW- gegevens aanvrager

• -

  Datum en tijdstip van het evenement

• -

  Plattegrond van de locatie, op schaal en ingetekend met de opstelling van het scherm en de andere voorzieningen (bijvoorbeeld sanitair, bar etc)

• -

  Verwacht aantal bezoekers

• -

  Informatie over de veiligheidsmaatregelen die worden getroffen, waarbij rekening dient te worden gehouden met de hieronder vermelde randvoorwaarden

• -

  Mobiele nummers van degenen die tijdens het evenement een toezichthoudende rol hebben

• -

  Indien tevens een ontheffing artikel 35 Drank- en Horecawet wordt aangevraagd, dient ook dit aanvraagformulier volledig te zijn ingevuld en te zijn voorzien van de Verklaring Sociale Hygiëne van de leidinggevende.

Randvoorwaarden, waaraan in ieder geval moet worden voldaan om toestemming te kunnen verlenen voor het plaatsen van een beeldscherm in de openlucht, in een tent of op een terras voor het volgen van een (voetbal)wedstrijd.

• -

  De organisatie van het evenement is in handen van een lokale horecaondernemer , inwonende van de gemeente Lochem of een lokale stichting of vereniging.

  Toelichting: Een voorwaarde om, voor zover mogelijk, te bewerkstelligen dat het samen kijken een lokale aangelegenheid blijft.

• -

  Voor een evenement met meer dan 500 bezoekers dient een draaiboek aanwezig te zijn waarin nader is uitgewerkt wie, waarvoor verantwoordelijk is, inclusief telefoonnummers van organisatoren en aangestelde medewerkers.

  Toelichting: Een voorwaarde waaruit moet blijken dat degene die het evenement organiseert zich terdege bewust is van zijn verantwoordelijkheden en zaken goed in beeld heeft.

• -

  Afhankelijk van de locatie wordt een maximaal aantal bezoekers vastgesteld. Maximaal toegestaan is 2,5 personen per m² staand en 0,8 personen per m² zittend.

• -

  Per 250 bezoekers is minimaal één gecertificeerde beveiliger aanwezig, dit vangt aan vanaf 500 bezoekers. Afhankelijk van de omstandigheden kan de burgemeester meer beveiliging verlangen.

• -

  Vanaf 500 bezoekers dient EHBO aanwezig te zijn

• -

  Het terrein moet te allen tijde toegankelijk zijn voor hulpdiensten en daartoe dient een vrije doorgang te worden gewaarborgd van tenminste 3,5 meter.

• -

  Voorkomen moet worden dat bezoekers in aanraking kunnen komen met autoverkeer. Bijzondere aandacht daarbij betreft de terrassen gelegen aan de openbare weg.

Sluitingstijden en verkoop alcoholhoudende drank

Hierbij wordt aansluiting gezocht met de eindtijden van evenementen, de terrastijden zoals vermeld in de Algemene Plaatselijke Verordeningen en het terrassenbeleid van de gemeente Lochem.