Piketregeling rampenbestrijding voor de communicatieadviseurs Cluster IJsselstreek

Piketregeling rampenbestrijding voor de communicatieadviseurs Cluster IJsselstreek (gemeenten Brummen, Lochem en Zutphen)

Inhoudsopgave

• Algemeen

• 1 Piketdienst

• 2 Taak

• 3 Compensatie deelnemers aan de piketregeling

• 4 Uitrusting

• 5 Inwerkingtreding

• Achtergrond

• Uitwerking

• Bijlage 1: Uitvoeringsafspraken voor de inzet van de communicatieadviseurs van de gemeenten Brummen, Lochem en Zutphen

• Bijlage 2: Uitwerking van artikel 3.a van de Piketregeling rampenbestrijding voor de communicatie adviseurs van de gemeente lochem

Algemeen

Deze piketregeling heeft als doel om de inzet van communicatieadviseurs in het kader van de rampenbestrijding te regelen voor de Cluster IJsselstreek (gemeenten Brummen, Lochem en Zutphen) De uitgangspunten zoals die in regionaal verband (Veiligheidsregio Noord- en Oost Gelderland) zijn vastgesteld in het overleg van gemeentesecretarissen zijn hieronder benoemd in een viertal punten. In een bijlage is de uitvoering op clusterniveau beschreven.

1 Piketdienst

• a

  De door het college aangewezen communicatieadviseur (met piketdienst) staat zeven dagen per week, 24 uur per dag ter beschikking voor advies aan de burgemeester of locoburgemeester.

• b

  In overleg stellen de aangewezen communicatieadviseurs een rooster op.

• c

  De communicatieadviseur heeft maximaal eens per zes weken (en bij voorkeur eens per acht weken) piket.

Uitgangspunt VNOG: De invulling van de piketregeling wordt per cluster geregeld. Ook de tijden van het piket worden per cluster afgesproken. Als verschillende clusters willen samenwerken is daar geen bezwaar tegen.

2 Taak

• a

  De communicatieadviseur draagt (indien nodig) zorg om binnen uiterlijk zestig minuten op locatie het bestuur te adviseren over de te volgen strategie in publiek- en persvoorlichting, onafhankelijk van soort/aard incident of gebeurtenis. Overigens kan de adviseur al per direct telefonisch advies verstrekken. Dit in de lijn van de wettelijke verplichting om binnen dertig minuten het benodigde communicatieproces in gang te zetten.

• b

  De adviseur die piketdienst heeft overlegt met de communicatieadviseur van de gemeente waar de calamiteit zich voordoet, of deze zorg draagt voor de in lid a bedoelde taak. Indien deze niet tijdig ter plaatse kan zijn, voldoet de adviseur die piketdienst heeft aan de verplichting.

Uitgangspunt VNOG: Elk cluster bepaalt zelf hoe het omgaat met de relatie tussen de piketadviseur en eigen gemeentelijke communicatieadviseur. Voor de piketadviseur geldt dat hij bereikbaar en beschikbaar is. De piketadviseur is het allereerste aanspreekpunt. Hij kan (telefonisch) advies geven en onmiddellijk beginnen met opschalen door de eigen communicatieadviseur(s) van een gemeente te bellen. Daarna kan de piketadviseur in overleg met de eigen communicatieadviseur zijn rol oppakken: opstarten actiecentrum, eerste persvragen oppakken, sparring¬partner zijn enzovoort. Kortom: piketadviseur en communicatieadviseur van de gemeente waar zich de ramp voordoet kunnen samen afspreken wat de rol is van de communicatie(piket)adviseur.

3 Compensatie deelnemers aan de piketregeling

• a

  De door het college aangewezen communicatieadviseur krijgen een piketvergoeding op basis van de eigen gemeentelijke afspraken of regeling.

• b

  Bij oproep en werkzaamheden buiten kantooruren of het dagvenster worden de gemaakte uren vergoed conform de hiervoor bestaande arbeidsvoorwaardenregeling door de gemeente waar de adviseur in dienst is.

Uitgangspunt VNOG: Als een individuele gemeente al een eigen vergoedingsregeling kent dan staat het de betreffende gemeente vrij om deze regeling toe te passen voor haar medewerkers.

4 Uitrusting

Alle aangewezen communicatieadviseurs worden in ieder geval voorzien van:

• -

  een smartphone (of mobiele telefoon);

• -

  het deelproces “communicatie” van de deelnemende gemeenten;

• -

  alarmeringslijsten en toegangsprocedures van de betrokken gemeenten.

Belangrijk is verder dat de communicatieadviseur actuele en passende scholing heeft gevolgd. Het gaat hierbij om minimaal de basis- en vervolgcursus rampcommunicatie.

5 Inwerkingtreding

De regeling treedt met ingang van 1 februari 2012 in werking.

Achtergrond

Mede door de komst van de Wet veiligheidsregio’s is rampenbestrijding sterk in ontwikkeling. De kwaliteitseisen aan de hulpverleningsdiensten en de gemeente worden hoger. Dit uit zich onder meer in eisen aan planvorming en opkomsttijden. Op 11 juni 2009 is er gedurende een themadag van het Regionale Overleg Openbare Veiligheid (ROOV) een stuk besproken dat de positie van de gemeente in de rampenbestrijding weergeeft: ‘De oranje kolom versterkt’. Besproken is welke eisen we stellen aan de gemeente om de deelprocessen van de gemeente op de juiste wijze en met de door de wet geëiste kwaliteit vorm te geven.

De Taskforce gemeentelijke processen, per 1 december 2007 ingesteld door het Veiligheidsberaad met de opdracht de gemeentelijke kolom in de veiligheidsregio te versterken, heeft haar eindrapport aan het Veiligheidsberaad aangeboden. Hierin staan aanbevelingen over o.a. het basisniveau voorlichting:

• -

  De gemeente beschikt over een bereikbaarheid- en beschikbaarheidregeling voor de inzet van een communicatieadviseur waardoor de eerste activiteiten binnen 30 minuten kunnen starten.

• -

  Deze communicatieadviseur heeft het niveau om te te kunnen bepalen welke activiteiten op het gebied van voorlichting nodig zijn om te starten.

• -

  De gemeente beschikt over een bereikbaarheid- en beschikbaarheidregeling, die garandeert dat binnen 30 minuten na alarmering de volgende functionaliteiten kunnen worden uitgevoerd: persvoorlichting en publieksvoorlichting.

Uitwerking

In de komende periode moet uitgewerkt worden welke functies binnen de rampenbestrijding als cruciaal worden aangemerkt, welke eisen hieraan worden gesteld in de zin van opkomsttijden, competenties van medewerkers enzovoort. Er zal uitgezocht moeten worden welke mogelijkheden er zijn voor regionale poolvorming en het opleiden en inzetten van expertteams. De nodige ontwikkelingen zullen dus op ons afkomen. Echter het zal nogal wat tijd vergen voordat de resultaten in beleid en acties kunnen worden omgezet. Vooruitlopend op al deze ontwikkelingen is het een stap in de goede richting om nu al te starten met de invoering van een piketregeling voor communicatieadviseurs.

Bij een ramp en/of een zwaar ongeval zal een burgemeester, los van allerlei bestuurlijke beslissingen, direct geconfronteerd worden met de noodzaak zijn / haar burgers voor te lichten. Ook media, zoals de schrijvende pers als wel de radio en tv, leggen een enorme druk op bestuurders om informatie te ver-krijgen. Om deze taak goed uit te voeren is het een vereiste dat er snel een professionele communicatieadviseur beschikbaar is. Een piketregeling voor communicatieadviseurs voorziet in een dergelijke eis.

Bij het opzetten van de regeling is het volgende overwogen:

• 1

  Aangezien een crisis zich ook in het weekend of tijdens de vakantie kan voordoen, moet een pro-fessioneel communicatieadviseur altijd beschikbaar (24/7) zijn.

• 2

  Er moet altijd een communicatieadviseur beschikbaar zijn die binnen 30 minuten de voorlichting kan opstarten.

• 3

  De politie en brandweer hebben een communicatie-aanspreekpersoon bij de gemeente en kunnen deze ook bereiken.

• 4

  De kwetsbaarheid van kleinere gemeenten op het gebied van communicatie wordt verkleind. In de praktijk blijkt het toch altijd weer lastig te zijn om in geval van crisis een communicatieadviseur te pakken te krijgen.

• 5

  Nieuwe communicatieadviseurs worden bij aanname gelijk in kennis gesteld van de piketregeling. Op deze manier wordt het signaal afgegeven dat dit soort werkzaamheden gewoon bij de taak van een communicatieadviseur horen.

• 6

  Een piketregeling per cluster is beter te combineren met privé-afspraken dan de 365 dagen per jaar bereikbaarheid die (sommige) communicatieadviseurs nu hebben.

• 7

  Een piketregeling vraagt iets van de inzet van medewerkers. Het vaststellen van een passende vergoedingsregeling benadrukt het professionele karakter van de piketregeling.

• 8

  Samenwerking tussen clusters kan de druk, de frequentie en de kosten naar beneden brengen

Bijlage 1: Uitvoeringsafspraken voor de inzet van de communicatieadviseurs van de gemeenten Brummen, Lochem en Zutphen

De drie gemeenten hebben een regeling getroffen voor het draaien van piket voor communicatieadviseurs per 1 februari 2012. De communicatieadviseurs hebben de regeling als volgt uitgewerkt:

• -

  De piket houdt in dat je bereikbaar en beschikbaar bent. Beschikbaar houdt in dat je – naast directe inzetbaarheid voor bijvoorbeeld het plegen van telefoontjes - binnen één uur in het beleidsteam aanwezig kunt zijn en dat je ‘in staat bent om te werken’ (= ‘alcoholarm’). Het gaat hierbij in de eerste plaats om situaties buiten kantooruren. Tijdens kantooruren pakt de eigen communicatieafdeling ‘rampenklussen’ op. De piketadviseur is dan alleen ‘stand-by’.

• -

  De piketregeling geldt niet uitsluitend voor ‘GRIP-situaties’, maar ook voor andere momenten dat (delen van) de rampenorganisatie in werking treedt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een eventueel familiedrama.

• -

  De piketregeling gaat uit van de inzet van communicatieadviseurs van de betrokken gemeenten die ook de benodigde adviseursopleidingen hebben doorlopen in het kader van rampbestrijding (waaronder de training adviseur beleidsteam en training hoofd actiecentrum).

• -

  Aan de AOV’ers, de gemeentesecretarissen, de burgemeesters, de communicatieafdeling van de politie en de meldkamer wordt het genoemde pikettelefoonnummer doorgegeven.

• -

  Er wordt in gezamenlijk overleg een weekrooster opgesteld. Uitgangspunt is dat de deelnemers maximaal eens per zes weken (en bij voorkeur eens per acht weken) piket hebben.

• -

  De piketdienst begint op dinsdagmorgen 9.00 uur en eindigt op de dinsdag daarop om 9.00 uur. De communicatieadviseur van de coördinerende gemeente schakelt de pikettelefoon (06-53 37 59 73) door naar het mobiele telefoonnummer van de nieuwe dienstdoende. De pikettelefoon blijft op locatie in Zutphen. De communicatieadviseur van gemeente Zutphen belt de nieuwe dienstdoende om de verbinding te controleren. Bij ziekte wordt een (tijdelijk) vervanger gezocht. Dit zal in de eerste plaats de collega van de eigen gemeente zijn.

• -

  Feestdagen worden zoveel mogelijk verdeeld over de dienstdoende communicatieadviseurs. In verband met de regeling ‘van dinsdag tot dinsdag kan het zijn dat de feestdagen halverwege van de één op de ander overgaan. We bekijken dat van geval tot geval en kunnen er ook van afwijken, zodat een ander bijvoorbeeld de hele Pasen ‘vrij’ is.

• -

  Vergoeding wordt uitbetaald via de piketregeling die elke gemeente voor zich vastgesteld heeft.

• -

  Ruilen is in onderling overleg mogelijk. Daarbij moet het aantal diensten gelijk verdeeld blijven.

• -

  Iedere communicatieadviseur regelt de toegang tot elke rampenstaflocatie van zijn/haar gemeente voor de overige communicatieadviseurs. Dit geldt ook voor inloggevens om de pc te kunnen bedienen en mails te kunnen versturen.

• -

  Elke dienstdoende communicatieadviseur heeft de telefoonnummers van de rampenstafleden van de deelnemende gemeenten.

• -

  We beschikken over het actuele deelplan communicatie van elke gemeente.

• -

  Bij geen beschikbaarheid van eigen vervoer kan op kosten van de eigen gemeente een taxi worden besteld.

• -

  Wanneer er zich tijdens de piketweek iets heeft voorgedaan, dan worden alle piketcommunicatieadviseurs daar (per mail) over geïnformeerd. Bij een omvangrijker voorval wordt een logboek gemaakt.

• -

  De ‘piketdraaiers’ komen een aantal keer per jaar bijeen om te bespreken hoe het gaat. Op termijn is twee maal in beginsel voldoende, tenzij er behoefte aan is om daarvan af te wijken.

Bijlage 2: Uitwerking van artikel 3.a van de Piketregeling rampenbestrijding voor de communicatie adviseurs van de gemeente lochem

De vergoeding voor het verrichten van piketdiensten bedraagt per uur daadwerkelijke bereikbaarheid en beschikbaarbeschikbaarheid een percentage van het salaris van schaal 10. De aangewezen communicatieadviseur zal ten aanzien van de vergoeding geplaatst worden in schaal 10, periodiek 8 met een uitloop tot het maximum van schaal 10.

De medewerker geniet voor werkzaamheden die worden verricht in het kader van de piketdienst, een vergoeding.

De medewerker die onder de standaardregeling voor de werktijden valt ontvangt, onder voorwaarden, een buitendagvenstervergoeding volgens artikel 3:8 van de CAR/UWO.

De medewerker die onder de bijzondere regeling voor de werktijden valt ontvangt, onder voorwaarden, een overwerkvergoeding volgens artikel 3:2:1 van de CAR/UWO.