Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Loon op Zand houdende regels omtrent privacy

1. Wetgeving en definities

Vanaf 25 mei 2018 geldt de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) samen wet de uitvoeringswet (UAVG).

De volgende begrippen worden in dit reglement gebruikt:

AP

De Autoriteit Persoonsgegevens, op grond van de AVG bevoegd om toe te zien op de verwerking van persoonsgegevens overeenkomstig het bij en krachtens de wet bepaalde.

AVG

Algemene Verordening Gegevensbescherming, VERORDENING (EU) 2016/679 VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD, betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

Betrokkene

De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.

Dataminimalisatie

Alleen de informatie die noodzakelijk is voor het bereiken van welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen of doeleinden wordt opgeslagen.

Functionaris Gegevensbescherming (FG)

De gemeente Loon op Zand heeft een Functionaris Gegevensbescherming benoemt. De FG is zoals bedoelt in de AVG belast met het toezicht op het privacy- en beveiligingsbeleid van de gemeente.

Persoonsgegevens

Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld: naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere en gevoelige persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen zoals gezondheid, etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het Burgerservicenummer (BSN).

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (GEB)

Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Data Protection Impact Assessment (DPIA).

Pseudonimiseren

Een procedure waarmee identificerende gegevens met behulp van een algoritme in een dataset worden vervangen door versleutelde gegevens (het pseudoniem).

Tracking

Het volgen van mobiele datadragers zoals telefoons, bijvoorbeeld door Wifi- of bluetooth apparatuur waarbij (persoons-)gegevens worden verzameld uit die datadragers.

Verwerker

De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de gemeente.

Verwerking

Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, inzien, vernietigen etc.

Verwerkingsverantwoordelijke

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens, zoals bedoeld in de AVG. Primair is dit het College van Burgemeester en Wethouders, en daarnaast (gemandateerd) de gemeentesecretaris en afdelingshoofden (Het MT).

2. Reikwijdte

Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door alle bestuursorganen van de gemeente. Oftewel: voor alle verwerkingen die namens de gemeente plaatsvinden.

3. Verantwoordelijke

De bestuursorganen van de gemeente zijn allemaal verantwoordelijken voor de verwerkingen die door of namens de gemeente worden uitgevoerd. De bestuursorganen van de gemeente zijn onder andere de burgemeester, het College van Burgemeester en Wethouders en de gemeenteraad.

4. Verwerkingen (Art. 4, AVG)

De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel aan handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen.

In de AVG valt onder een verwerking:

• •

  Verzamelen, vastleggen en ordenen;

• •

  Bewaren, bijwerken en wijzigen;

• •

  Opvragen, raadplegen, gebruiken;

• •

  Verstrekken door middel van doorzending;

• •

  Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstelling;

• •

  Samenbrengen, met elkaar in verband brengen;

• •

  Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met persoonsgegevens doet een verwerking is.

4.1 Doeleinden (Art. 5, AVG)

Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden. Voor de uitvoering van sommige wetten, zoals bijvoorbeeld de Jeugdwet, zijn doelen voor het verwerken in de wet al vastgelegd, net als de persoonsgegevens die gevraagd en verwerkt mogen worden.

4.2 Rechtmatige grondslag (Art. 6, AVG)

• •

  De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:

• •

  Om een verplichting na te komen die een wet is vastgelegd;

• •

  Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene een partij is;

• •

  Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden;

• •

  Voor de goede vervulling van de gemeentelijke taak;

• •

  Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking.

4.3 Wijze van verwerking

De gemeente zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt de gemeente alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft.

Hoe de gemeente dit doet staat in het informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente en in een eventueel aangevuld beveiligingsplan specifiek opgesteld voor een proces of registratie.

4.4 Doorgifte (Art. 44 t/m 50, AVG)

De gemeente geeft geen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie tenzij op grond van goedgekeurde afspraken door de Europese Commissie.

5. Transparantie en communicatie

5.1 Wet openbaarheid van bestuur (Wob)

Via de Wob (en straks wellicht de Wet Open Overheid) kun je een verzoek om informatie indienen bij de gemeente. Bij het verzoek bekijkt de gemeente of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

5.2 Wet hergebruik van overheidsinformatie

De Wet hergebruik van overheidsinformatie regelt het op verzoek verstrekken van overheidsinformatie voor hergebruik. Bij het verzoek bekijkt de gemeente altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden er geen persoonsgegevens verstrekt.

5.3 Informatieplicht (Art. 13,14, AVG)

De gemeente informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan de gemeente geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop de gemeente met persoonsgegevens om zal gaan. Dit kan bijvoorbeeld via een formulier gebeuren of er wordt op de website van de gemeente informatie omtrent het verwerken van gegevens gepubliceerd. De betrokkene wordt niet nogmaals actief geïnformeerd als hij/zij weet dat de gemeente persoonsgegevens van hem/haar verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt.

Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer worden verwerkt.

5.4 Verwijdering

De gemeente bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van gemeentelijke taken, of zoals wettelijk is vastgelegd in bijvoorbeeld de Archiefwet. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om een persoon te identificeren.

5.5 Rechten van betrokkenen (Art. 13 t/m 20, AVG)

De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:

• •

  Recht op informatie: betrokkenen hebben het recht om aan gemeente te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt;

• •

  Inzagerecht: betrokkenen hebben de mogelijkheid zich te wenden tot de FG van de gemeente om te controleren of, en op welke manier zijn/haar gegevens worden verwerkt.

• •

  Correctierecht: als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen om dit te corrigeren;

• •

  Recht van verzet: betrokkenen hebben het recht om aan de gemeente te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken;

• •

  Recht om vergeten te worden: Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen;

• •

  Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. De gemeente zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

5.6 Indienen van een verzoek

Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan worden ingediend via een on-line formulier of door contact op te nemen met de FG van de gemeente door middel van een e-mail of brief. De gemeente heeft vier weken de tijd, vanaf het ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Uiterlijk binnen vier weken zal de gemeente laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij de gemeente, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan de gemeente aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van betrokkene.

6. Geautomatiseerde verwerkingen

6.1 Profilering (Art. 22, AVG)

Gemeente Loon op Zand maakt geen gebruik van profilering.

6.2 Big data onderzoek en tracking

Gemeente Loon op Zand maakt gebruik van big data en tracking. Dit doen wij onder de volgende voorwaarden:

• •

  Gegevens in big data en tracking mogen alleen worden verzameld, opgeslagen en gedeeld, als ze niet herleidbaar zijn tot een persoon en worden alleen verzameld voor onderzoek dat door of namens gemeente wordt uitgevoerd;

• •

  Voor big data en tracking wordt uitsluitend gebruik gemaakt van brongegevens die door daartoe geautoriseerde personen zijn verzameld;

• •

  Brongegevens die worden gebruikt voor big data toepassingen worden omgezet tot een dataset die geen persoonsgegevens bevat en dus geanonimiseerd zijn;

• •

  Met big data wordt alleen ethisch verantwoord onderzoek uitgevoerd;

• •

  Indien het noodzakelijk is om van bullet 3 af te wijken wordt vooraf toestemming aangevraagd bij de Functionaris Gegevensbescherming die de aanvraag zal beoordelen in het kader van de wet en doelmatigheid. Alleen bij een goedgekeurde aanvraag mogen de gegevens worden verwerkt.

• •

  Onderzoek aan de hand van de dataset als bedoeld onder bullet 3, mag alleen door andere dan onder bullet 2 bedoelde geautoriseerde personen worden uitgevoerd.

6.3 Inzet van camera’s

Gemeente Loon op Zand maakt gebruik van cameratoezicht onder de volgende voorwaarden:

• •

  Cameratoezicht in de openbare ruimte of waarbij ruimte gedeeltelijk of geheel in beeld wordt gebracht ten behoeve van de openbare orde of veiligheid vindt alleen door of namens de gemeente plaats, na een daartoe strekkend besluit van de burgemeester (na consultatie van de lokale driehoek) op grond van artikel 151c Gemeentewet c.q. artikel 2:77 van de Algemene Plaatselijke Verordening 2019 Loon op Zand;

• •

  Camerabewaking kan tevens door particuliere bedrijven worden uitgeoefend onder voorwaarde dat indien er camera’s in de openbare ruimte worden geplaatst dan wel delen van de openbare ruimte in beeld worden gebracht, er een daartoe strekkend besluit door of namens de burgemeester is genomen en er een convenant met de verantwoordelijke is gesloten voorafgaande aan de verwerking.

• •

  Het convenant zoals bedoeld in het tweede bullet gaat in ieder geval in op:

  • o

    De grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens

  • o

    Het verzamel- en verwerkingsdoel;

  • o

    De organisatorische en technische maatregelen die worden getroffen tegen verlies of onrechtmatige verwerking;

  • o

    De bewaartermijn;

  • o

    De wijze waarop voldaan wordt aan de meldplicht datalekken.

• •

  Bij inzet van camera’s voor andere gemeentelijke doeleinden dient voorafgaand aan deze inzet advies te worden gevraagd aan de Functionaris Gegevensbescherming.

• •

  Voor autorisatie tot en het gebruik van camerabeelden is een protocol opgesteld.

6.4 Open data

Hergebruik van gegevens zoals bedoeld in de Wet hergebruik van overheidsgegevens via het aanbieden van open data door de gemeente gebeurt met inachtneming van de AVG en dit reglement. Een openbare dataset bevat geen gegevens die herleidbaar zijn naar een persoon.

7. Plichten van de gemeente

7.1 Register van verwerkingen (Art. 30, AVG)

De gemeente is verantwoordelijk voor het aanleggen en onderhouden van een register van alle verwerkingen waarvan de gemeente de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:

• •

  De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verantwoordelijke of verwerkers;

• •

  De doelen van de verwerking

• •

  Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;

• •

  Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;

• •

  Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een ander land of internationale organisatie;

• •

  De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist;

• •

  Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

7.2 Gegevensbeschermingseffectbeoodeling (Art. 35, AVG)

Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van privacy. De gemeente voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking, een grootschalige verwerking, of wanneer er een grootschalige monitoring van openbare ruimte plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.

7.3 Aanstellen van een Functionaris Gegevensbescherming (Art. 37 t/m 39, AVG)

De gemeente heeft een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de FG zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren, en optreden als contactpersoon van de AP. Het is niet de bedoeling dat de FG de taken op het gebied van bescherming van privacy van de afdelingen en/of clusters overneemt. De afdelingen/clusters hebben hun eigen verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens. Een verwerking van persoonsgegevens wordt eerst aan de FG gemeld voordat de verwerking begint. De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en de gemeentelijke richtlijnen op het gebied van privacy.

Voor vragen over privacy of over deze toelichting kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van de gemeente Loon op Zand via het email adres: fg@loonopzand.nl.

7.4 Meldplicht datalekken (Art. 33,34 AVG)

We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot de gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt de gemeente dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is genomen, aan de AP. Als dit later als 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt de gemeente dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.

7.5 Intern toezicht

Binnen de organisatie wordt toezicht gehouden op de rechtmatigheid van de gegevensverwerking. Een gegevensverwerking is rechtmatig als deze voldoet aan de eisen van de AVG, sectorspecifieke wetgeving en/of een (eventuele) gedragscode.

Afsluiting

Als de gemeente een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen. Deze zal via de klachtenregeling van de gemeente worden behandeld door de Functionaris Gegevensbescherming. In gevallen waar het reglement niet over zegt, beslist het verantwoordelijke bestuursorgaan van de gemeente. Komt men er samen met de gemeente niet uit, dan kan men naar de rechter gaan.

Dit reglement treedt een dag na bekendmaking ervan in werking.