NOTA EVENEMENTENBELEID GEMEENTE LOSSER 2013

1.1 Aanleiding en doelstelling nota

In de gemeente Losser wordt jaarlijks een groot aantal evenementen georganiseerd. Daaronder verschillende grotere evenementen die een groot aantal bezoekers aantrekken uit de wijde omgeving. Dat is een groot goed voor de gemeente en draagt bij aan de positieve culturele, recreatieve en toeristische uitstraling van de gemeente Losser.

Evenementen zoals het Carnaval en Bruegheliaans Festijn in Losser, de Hellehondsdagen in De Lutte en de Euregiofeesten in Overdinkel zijn slechts enkele mooie voorbeelden van terugkerende festiviteiten binnen de gemeente. Het is vooral in het belang van veiligheid, openbare orde en handhaving dat er een geactualiseerd evenementenbeleid bestaat. Het is namelijk in ieders belang dat deze evenementen goed worden geregeld en veilig kunnen verlopen.

In een gemeente als Losser kunnen dergelijke evenementen behoorlijk ingrijpend zijn voor het dagelijkse leven van de eigen inwoners. De (beleving van) overlast kan echter al een stuk worden verminderd door vooraf duidelijkheid te verschaffen aan de hand van een toetsingskader. Het is ook daarom dat alle betrokkenen en belanghebbenden moeten kunnen weten wat er rondom evenementen te verwachten valt, zodat men vooraf op de hoogte is en de eventuele (beleving van) overlast kan worden geminimaliseerd.

Inwoners

Inwoners vinden een bepaald evenement leuk, omdat het bijdraagt aan de gezelligheid en het amusementsaanbod van de gemeente en hebben in die zin direct belang bij het evenement. Inwoners kunnen echter ook overlast van het evenement ondervinden als zij dicht bij de plek wonen waar er overlast (veelal geluid) ontstaat.

Bezoekers

Voor bezoekers is het van belang dat de bereikbaarheid van het evenement goed is, dat er voldoende parkeergelegenheid is, die goed is aangegeven, en dat er door middel van vergunningverlening en handhaving er een goed gereguleerd en veilig evenement plaatsvindt.

O

ndernemers

Voor ondernemers is het van belang dat de bereikbaarheid van winkels goed is, zodat klanten hen in redelijkheid kunnen bereiken. Daarnaast hebben ondernemers er een commercieel belang bij dat extra bezoekers (potentiële klanten) het dorp bezoeken.

Organisatoren

Organisatoren maken het mogelijk dat er elk jaar weer een grote variatie aan evenementen wordt georganiseerd. Daarbij moeten zij echter kunnen weten welke procedures zij dienen te volgen en welke (on)mogelijkheden er zijn.

Gemeentelijke en overige instanties (o.a. Politie, Brandweer, GHOR)

Deze instanties moeten zo volledig mogelijk geïnformeerd zijn over de te organiseren activiteiten om de juiste afwegingen te kunnen maken. De politie in het kader van openbare orde en veiligheid, de brandweer in het kader van brandveiligheid en bereikbaarheid en toegankelijkheid voor hulpdiensten en de GHOR in het kader van de geneeskundige aspecten. Bij de vergunningverlening en de daarbij gestelde voorschriften voor controles en handhaving is op deze manier voor iedereen duidelijk waaraan men zich heeft te houden, zodat overlast zoveel mogelijk wordt voorkomen.

Bovengenoemde belangen spelen een rol bij de besluitvorming ten aanzien van zaken die duidelijk overlast geven, zoals het toestaan van muziek en het afsluiten van wegen. Voordat voor dergelijke zaken een vergunning kan worden verleend, moeten alle betrokken belangen worden meegewogen. Het resultaat hiervan moet in de vergunning tot uitdrukking komen. Daarbij moet worden bedacht dat een beleid voor evenementen een complexe materie is. Niet alleen zijn bij de vergunningverlening veel verschillende specialismen betrokken, maar op deze terreinen vinden ook doorlopend ontwikkelingen plaats.

Kortom, alle betrokkenen en belanghebbenden moeten kunnen achterhalen wat in grote lijnen de geldende afspraken zijn.

Deze nota heeft tot doel om op hoofdlijnen vóóraf de gewenste duidelijkheid te bieden.

Deze nota sluit aan op het regionale evenementenbeleid van Veiligheidsregio Twente. Hiermee integreert het Losserse evenementenbeleid bestaande en toekomstige regionale kennis en ervaring van veiligheids- en gezondheidsrisico's bij evenementen.

1.2 Leeswijzer nota

In hoofdstuk 2 wordt allereerst een definitie gegeven over wat er precies onder een evenement moet worden verstaan. Daarbij wordt er een onderscheid gemaakt tussen klasse C evenementen, klasseB evenementen, klasse A evenementen en meldingsplichtige evenementen. Tenslotte worden de voorgeschreven begin- en eindtijden per evenementen-categorie vermeld.

In hoofdstuk 3 worden de procedures voor het indienen van aanvragen toegelicht. In hoofdstuk 4 worden de geluidsnormen behandeld, waarna in hoofdstuk 5 wordt toegelicht hoe wordt omgegaan met de verschillende handhavingsinstrumenten. Vervolgens gaat hoofdstuk 6 over het afstemmingsoverleg met organisatoren van evenementen.

Hoofdstuk 7 gaat over openbare orde en veiligheid. Met name de bereikbaarheid en toegankelijkheid voor hulpdiensten zijn daarbij erg belangrijk. Vervolgens gaat hoofdstuk 8 over de verschillende faciliteiten en randvoorzieningen bij evenementen. Daarbij moet bijvoorbeeld worden gedacht aan afval en schoonmaak en aan de noodzakelijke faciliteiten en voorzieningen rondom een evenement. In hoofdstuk 9 wordt tenslotte een aantal locaties genoemd, waar de verschillende evenementen binnen de gemeente Losser kunnen plaatshebben.

2.1Definitie evenement

Een evenement is elke voor publiek toegankelijke verrichting op het gebied van kunst, ontwikkeling, ontspanning, sport of vermaak alsmede herdenkingsplechtigheden, tentoonstellingen, optochten, kermissen, circussen, filmopnamen en feesten. Artikel 2:24 van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) voor de gemeente Losser bepaalt dat er een vergunning van de burgemeester nodig is om een evenement te mogen organiseren. Een overzicht van de op evenementen toepasselijke artikelen uit de APV is opgenomen in bijlage 1.

Ten aanzien van diverse aspecten (bijv. ontheffing geluidhinder, vergunning voor het plaatsen van voorwerpen op de openbare weg, standplaatsvergunning) is echter het college bevoegd. In deze nota wordt zoveel mogelijk aangegeven welk bestuursorgaan beslissingsbevoegd is. Een overzicht van deze bevoegdheidsverdeling is opgenomen in bijlage 5.

De afhandeling van vergunningaanvragen voor evenementen vindt plaats op de afdeling Vergunningverlening en Handhaving (VH). Afhankelijk van de grootschaligheid en de aard van het evenement worden bij het proces diverse in- en externe instanties betrokken voor de advisering en de handhaving.

In januari 2013 is de nota 'Handreiking advisering veiligheid en gezondheid bij grootschalige publieksevenementen in Twente' vastgesteld. Deze nota voorziet in het uniform beoordelen van aanvragen tot vergunning voor het organiseren van grootschalige evenementen. Afhankelijk van de risico’s die er zijn bij een grootschalig evenement vindt er een indeling in categorieën plaats. Deze indeling bestaat uit klasse C (Risico evenementen), klasse B (evenementen met een verhoogde aandacht) en klasse A (reguliere evenementen). Afhankelijk van de indeling in klasse wordt er een multidisciplinair advies gevraagd aan Veiligheidsregio Twente. Brandweer Twente, Basisteam Politie Noordoost-Twente en de Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR) geven daarbij een multidisciplinair en gezamenlijk advies af aan de burgemeester, elk vanuit zijn eigen bevoegdheid.

Het college van burgemeester en wethouders c.q. de burgemeester maakt een zelfstandige afweging om een vergunning te verlenen of te weigeren.

2.2 Categorie-indeling evenementen

Losser is een gemeente met een uitgesproken culturele, recreatieve en toeristische functie voor de omgeving. Er vinden verschillende klasse B evenementen plaats die veel publiek trekken. Op grond van onder meer de bezoekersaantallen is er een grove indeling te maken van de categorieën evenementen:

• ·

  Klasse C evenementen ( Risico evenementen )

• ·

  Klasse B evenementen (Carnavalsoptocht, −tent en −gala, Bruegheliaans Festijn, Kermis, Euregiofeest, Hellehondsdagen, Poas Bloas Festival en Lutt Muzikaal ; deze opsomming is niet limitatief)

• ·

  Klasse A evenementen

• ·

  Subcategorie meldingsplichtige evenementen ( betref fen klasse A evenementen)

Het huidige aantal evenementen is niet maatgevend voor de toekomst. De indeling in categorieën is vrij grof, dus er zullen grensgevallen bestaan. Evenementen kunnen gedurende de weekmarktdagen (donderdag) overigens niet plaatsvinden op het Raadhuisplein. Slechts voor Carnaval, Bruegheliaans Festijn en Kermis wordt er een uitzondering gemaakt en wordt de weekmarkt éénmalig verplaatst naar het Martinusplein.

2.3 Klasse B en C evenementen

'Klasse B evenementen' zijn evenementen waarvan de gemeente op grond van de plannen van de organisator en de regionaal overeengekomen puntentelling voorziet dat ze een aanzienlijke belasting vormen voor de leefomgeving. Op basis van artikel 2:24 (vergunning evenement) Algemeen Plaatselijke Verordening (APV) in samenhang met artikel 172 Gemeentewet (handhaving openbare orde) wordt in deze nota gesteld dat de burgemeester beoordeelt of er sprake is van een klasse B evenement (i.c. "groot evenement"). Bij deze beoordeling betrekt de burgemeester in elk geval de volgende aspecten:

• ·

  of er sprake is van versterkte muziek en/of omroepactiviteiten;

• ·

  of er meer dan 1000 bezoekers worden verwacht;

• ·

  of er − bedrijfsmatig of anders dan om niet − alcoholhoudende drank wordt verstrekt voor gebruik ter plaatse, buiten de reguliere horeca om;

• ·

  of er veel verkeersbewegingen plaatsvinden.

Indien op grond van de regionaal overeengekomen puntentelling wordt ingeschat dat er sprake is van een zgn. Risico evenement, dan wordt het evenement door de burgemeester opgewaardeerd naar een klasse C evenement.

De indieningsvereisten voor een vergunningaanvraag worden toegelicht in hoofdstuk 3.

2.4 Klasse A evenementen

Op basis van de hierboven benoemde criteria bestaat er een groot aantal evenementen dat niet als klasse B of C evenement valt te typeren, maar dat toch een grotere belasting vormt voor de leefomgeving dan de 'subcategorie meldingsplichtige evenementen' uit paragraaf 2.5. Deze evenementen worden in dat geval behandeld als reguliere 'klasse A evenementen'. Hiervoor dient eveneens het normale vergunningstraject te worden gevolgd.

De indieningsvereisten voor een vergunningaanvraag worden toegelicht in hoofdstuk 3.

2.5 Subcategorie meldingsplichtige evenementen(klasse A evenementen)

De volgende evenementen zijn meldingsplichtig bij de gemeente, hiervoor hoeft dus geen reguliere vergunning te worden aangevraagd (op basis van artikel 2:24 APV):

• a.

  wedstrijden van sportverenigingen die niet als regulier zijn aan te merken;

• b.

  indoor activiteiten (bazaar, kledingbeurs, verzamelbeurs, enz.), onder voorwaarde dat bij de melding een inrichtingstekening van het in gebruik te nemen pand wordt ingediend;

• c.

  rondgangen, serenades en dergelijke door muziekverenigingen;

• d.

  optochten voorzover deze niet zijn aan te merken als “groot evenement” (onder groot evenement wordt verstaan Carnaval, Bruegheliaans Festijn, Hellehondsdagen en Euregiofeest);

• e.

  verenigingsfeesten, buurtfeesten en rommelmarkten, onder voorwaarde dat in de melding wordt aangegeven of er gebruik wordt gemaakt van een tent, met daarbij vermeld het aantal personen, en een inrichtingstekening wordt ingediend van het in gebruik te nemen terrein;

• f.

  toernooien;

• g.

  wandel- en fietsactiviteiten;

• h.

  kaartleesritten/oriënteringsritten;

• i.

  activiteiten die naar hun aard het klimaat verbeteren binnen een winkelgebied (springkussens, kleine draaimolens en dergelijke);

De burgemeester stelt nadere regels, inhoudende voorschriften, die met de activiteiten als hierboven (en hieronder) bedoeld, in acht dienen te worden genomen. Indien toch wordt ingeschat dat het een evenement van een substantiële omvang betreft, dan wordt de melding niet in behandeling genomen, maar wordt een regionaal aanvraagformulier voor het normale vergunningstraject (klasse A, B en C evenementen) toegestuurd met het verzoek deze volledig ingevuld te retourneren.

De indieningsvereisten voor een melding worden toegelicht in hoofdstuk 3.

− Buurtfeesten ( meldingsplichtige evenementen ) (klasse A)

Bij buurtfeesten op de openbare weg c.q. in de openbare ruimte gaat het over het algemeen om betrekkelijk kleine evenementen met een beperkt aantal bezoekers. De praktijk toont bovendien dat deze feesten vaak op korte termijn worden georganiseerd.

Indien een buurtfeest niet wordt gemeld, dan kan de politie het buurtfeest voortijdig afbreken.

De indieningsvereisten voor een buurtfeest worden toegelichtin hoofdstuk 3.

− Meldingsplichtige evenementen met grote tent en/of wegafsluiting (klasse A)

Een meldingsplichtig evenement vergt bijzondere indieningsvereisten, indien:

• ·

  er een tent met 4 gesloten zijden wordt geplaatst, waarin meer dan 50 personen tegelijkertijd kunnen verblijven;

• ·

  er meerdere tenten met 4 gesloten zijden worden geplaatst, waarin gezamenlijk meer dan 50 personen tegelijkertijd kunnen verblijven;

• ·

  er een weg/straat wordt afgesloten.

Bij het plaatsen van grote tenten wordt er advies van de brandweer gevraagd. Bij het afsluiten van een weg/straat wordt er advies van de hulpdiensten gevraagd en, indien noodzakelijk, door de gemeente een verkeersbesluit genomen.

Indien een meldingsplichtig evenement met bijzondere indieningsvereisten niet als zodanig wordt aangemeld, dan kan de politie het evenement voortijdig afbreken.

De indieningsvereisten voor dergelijkemeldingsplichtige evenementenworden toegelichtin hoofdstuk 3.

2.6 Circussen (klasse B en C evenementen)

De gemeente Losser hanteert bij de vergunningverlening aan circussen een roulatiesysteem. Op deze wijze krijgen alle circussen de gelegenheid om in Losser op te treden. Ook vindt er afstemming plaats met overige evenementen. Dit betekent dat er geen vergunning wordt verleend voor zover circusvoorstellingen samenvallen met andere grootschalige evenementen. Om te waarborgen dat er voldoende potentiële publieke belangstelling voor de circusvoorstellingen bestaat, vergunt de burgemeester maximaal 2 circussen per jaar per kerkdorp, 1 circus in het voorjaar/zomer en 1 circus in het najaar.

Mocht de burgemeester achteraf constateren dat het gebruik van de vergunning niet tot het gewenste resultaat heeft geleid (bijv. het terrein wordt in slechte staat achtergelaten of men houdt zich niet aan de vergunningvoorschriften), dan zal aan dat circus in het vervolg geen vergunning meer worden verleend. Circussen kunnen in Losser plaatshebben op het parkeerterrein bij de steenfabriek en in De Lutte op het evenemententerrein bij Erve Boerrigter.

De indieningsvereisten voor circussen worden toegelichtin hoofdstuk 3.

2.7 Begin- en eindtijden evenementen

Op alle evenementen is de Zondagswet van toepassing. Daarin staat dat het niet is toegestaan om op zondag voor 13.00 uur openbare vermakelijkheden te houden, daartoe gelegenheid te geven of daaraan deel te nemen (zie bijlage 2). De gemeenteraad en de burgemeester kunnen het verbod uitbreiden of door middel van ontheffingverlening het verbod beperken.

Wat betreft de bevoegdheid ten aanzien van de respectievelijke finale eindtijden (evenement, tap, terras, snackkramen en muziek / geluid) wordt aangesloten bij de bepaling over sluitingstijden die geldt voor de reguliere horeca, overeenkomstig artikel 2:29 van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) voor de gemeente Losser. Dat betekent dat de burgemeester ten aanzien van alle sluitings- c.q. eindtijden de bevoegde instantie is. In onderstaand schema worden alle voorgeschreven begin- en eindtijden weergegeven. Van de voorgeschreven begin- en eindtijden kan gemotiveerd worden afgeweken door de burgemeester.

3.1 Inleiding

In dit hoofdstuk wordt toegelicht op welke wijze de gemeente Losser omgaat met aanvragen voor een evenementenvergunning. Bij de behandeling van deze aanvragen is de Algemene wet bestuursrecht van toepassing, voor wat betreft de algemene voorschriften.

De specifieke (aanvraag)procedures voor klasse B en C evenement en, klasse A evenement en , meldingsplichtige evenementen, buurtfeesten , meldingsplichtige evenementen met grote tent en/of wegafsluiting, circussen en onvoorziene belastende evenementen worden hieronder beschreven.

3.2 Procedure klasse B en C evenementen

De gemeente Losser hanteert het uitgangspunt dat bij een klasse B of C evenement alle verschillende activiteiten via één vergunningaanvraag door de ‘vaste organisator’ bij de gemeente worden ingediend. Worden, buiten deze vergunningaanvraag om, door anderen vergunningen gevraagd voor andere activiteiten op hetzelfde moment en op dezelfde locatie, dan verwijst de gemeente deze partijen naar de ‘vaste organisator’ om onderling de verschillende activiteiten op elkaar af te stemmen en te integreren in één vergunningaanvraag van de ‘vaste organisator’. Op deze manier kan één geïntegreerde vergunningaanvraag in zijn geheel worden beoordeeld en indien mogelijk worden verleend. Mocht deze werkwijze ertoe leiden dat de verschillende aanvragers er onderling niet uit komen, dan beslist de burgemeester hierover op grond van zijn bevoegdheid op basis van artikel 2:24 APV.

Als de organisator van het evenement zijn aanvraag heeft ingediend, dan wordt deze voor advies voorgelegd aan de adviserende instanties. Daarbij hebben de adviserende instanties onder meer de taak om aan te geven welke voorschriften aan de vergunning moeten worden verbonden. Bij klasse B en C evenementen kan er zonodig een multidisciplinair overleg plaatsvinden. Dit overleg ziet toe op de advisering door meerdere (hulp)diensten in een geïntegreerd advies, dat eveneens op de grootschalige inzet van hulpdiensten ingaat.

De burgemeester kan een evenement weigeren op grond van in de APV vastgelegde belangen (artikel 2:24, lid 4, zie bijlage 1):

• ·

  de openbare orde;

• ·

  het voorkomen of beperken van overlast;

• ·

  de verkeersveiligheid of de veiligheid van personen of goederen;

• ·

  de zedelijkheid of de gezondheid.

Door een aantal instanties en gemeentelijke diensten te laten adviseren omtrent deze belangen wordt een goed beeld verkregen van de specifieke omstandigheden rondom de organisatie van een bepaald evenement. Zo kan het noodzakelijk zijn om bepaalde voorschriften op te stellen om zoveel mogelijk aan de genoemde belangen tegemoet te komen. Mochten door een bepaald evenement de genoemde belangen teveel worden aangetast, terwijl dit met nadere voorschriften niet kan worden afgedekt, dan kan dat reden zijn om voor (een deel van) het evenement de vergunning te weigeren.

Aanvraagformulier evenementenvergunning ( klasse B en C evenement en)

Voor het aanvragen van een vergunning voor evenementen is een regionaal aanvraagformulier beschikbaar. Dit formulier dient bij alle aanvragen voor evenementen te worden gebruikt. Het formulier is ook digitaal beschikbaar via de website www.losser.nl Indien op eigen initiatief een brief wordt toegezonden, dan wordt het regionaal aanvraagformulier toegestuurd met het verzoek om het formulier volledig ingevuld te retourneren. Uiteraard is het mogelijk om, daar waar het aanvraagformulier niet toereikend is, extra informatie bij het formulier te voegen.

+Tekening locatie

Aangezien de activiteiten veelal plaatsvinden op plaatsen die daar normaliter niet voor worden gebruikt, dus buiten de bestaande inrichtingen, is het van belang dat door de organisator precies wordt aangegeven, wat en op welke plek gebeurt.

Voor klasse B en C evenementen dienen plattegrondenop schaal 1:100bijgevoegd te worden bij het aanvraagformulier. De gemeente levert op verzoek basistekeningen aan, waarbij de organisatoren zelf de situatie dienen in te tekenen.

+Tekening tent

Indien er sprake is van het plaatsen van een tent of tenten, met 4 gesloten zijden, waarin gezamenlijk meer dan 50 personen tegelijkertijd kunnen verblijven, dient er een plattegrond op schaal 1:100 te worden bijgevoegd. Op de plattegrond dient tevens te worden aangegeven voor hoeveel personen de tent bedoeld is, de afmetingen van de tent, breedte en locatie van de ingangen/uitgangen en nooduitgangen, draairichting (90 of 180 graden) van de nooduitgangen, locatie van een eventuele bar of podium, aantal en locatie van brandblussers, de plaats van tafels en stoelen, aantal en locatie vluchtwegaanduidingen, aantal en locatie noodverlichting. Indien in een tent of in een kraam gebakken of gebraden wordt, dient dit op de plattegrond vermeld te worden. De voorschriften voor het bakken en braden in mobiele inrichtingen zijn hier van toepassing.

Termijn indiening aanvraagevenementenvergunning ( klasse B en C evenement en)

Op grond van artikel 1:2 van de APV moet binnen 8 weken na de dag waarop de vergunningaanvraag is ontvangen, daarop worden beslist. De beslissing kan tevens nog 8 weken worden verdaagd. Er wordt uiteraard naar gestreefd om zo spoedig mogelijk op aanvragen een besluit te nemen, maar de behandeling van gecompliceerde aanvragen kan soms enkele weken in beslag nemen.

Het aanvraagformulier voor een evenement dient minimaal 8weken voorafgaand aan het evenement te zijn ingediend. Als een aanvraag voor een evenementenvergunning korter dan de vereiste 8 weken voor het evenement wordt ingediend, dan kan worden besloten om deze niet in behandeling te nemen, omdat er onvoldoende tijd is voor een correcte beoordeling en afhandeling van de aanvraag. Dit houdt in dat het evenement niet kan plaatsvinden.

In de vergunning staat vermeld op basis waarvan en voor welke activiteiten vergunning wordt verleend. Op allerlei gebieden worden vervolgens voorschriften en beperkingen gesteld. Dat biedt voor de gemeente, politie, brandweer en hulpdiensten de mogelijkheid om, waar dat noodzakelijk is, bij te sturen of in te grijpen op het moment dat het evenement daadwerkelijk plaatsvindt. De voorschriften en beperkingen hebben onder meer betrekking op de locatie en de inrichting van een tent met nooduitgangen en brandblussers, het toegestane geluidsniveau, begin- en eindtijden van het evenement en het vrijhouden van de doorgang voor nood- en hulpdiensten ( deze opsomming is niet limitatief) .

3.3 Procedure klasse A evenementen

Als de organisator van het evenement zijn vergunningaanvraag heeft ingediend bij de gemeente, dan kan deze voor advies worden voorgelegd aan de adviserende instanties. Daarbij hebben de adviserende instanties onder meer de taak om aan te geven welke voorschriften aan de vergunning moeten worden verbonden.

De burgemeester kan een evenement weigeren op grond van in de APV vastgelegde belangen (artikel 2:24, lid 4, zie bijlage 1):

• ·

  de openbare orde;

• ·

  het voorkomen of beperken van overlast;

• ·

  de verkeersveiligheid of de veiligheid van personen of goederen;

• ·

  de zedelijkheid of de gezondheid.

Door een aantal instanties en gemeentelijke diensten te laten adviseren omtrent deze belangen wordt een goed beeld verkregen van de specifieke omstandigheden rondom de organisatie van een bepaald evenement. Zo kan het noodzakelijk zijn om bepaalde voorschriften op te stellen om zoveel mogelijk aan de genoemde belangen tegemoet te komen. Mochten door een bepaald evenement de genoemde belangen teveel worden aangetast, terwijl dit met nadere voorschriften niet kan worden afgedekt, dan kan dat reden zijn om voor (een deel van) het evenement de vergunning te weigeren.

Aanvraagformulierevenementenvergunning (klasse A evenementen)

Voor het aanvragen van een vergunning voor evenementen is een regionaal aanvraagformulier beschikbaar. Dit formulier dient bij alle aanvragen voor evenementen te worden gebruikt. Het formulier is ook digitaal beschikbaar via de website www.losser.nl Indien op eigen initiatief een brief wordt toegezonden, dan wordt het regionaal aanvraagformulier toegestuurd met het verzoek om het formulier volledig ingevuld te retourneren. Uiteraard is het mogelijk om, daar waar het aanvraagformulier niet toereikend is, extra informatie bij het formulier te voegen.

+Tekening locatie

Aangezien de activiteiten veelal plaatsvinden op plaatsen die daar normaliter niet voor worden gebruikt, dus buiten de bestaande inrichtingen, is het van belang dat door de organisator precies wordt aangegeven, wat en op welke plek gebeurt.

Voor klasseA evenementendient een plattegrond (situatieschets) op schaal 1:100bijgevoegd te worden bij het aanvraagformulier.

+Tekening tent

Indien er sprake is van het plaatsen van een tent of tenten, met 4 gesloten zijden, waarin gezamenlijk meer dan 50 personen tegelijkertijd kunnen verblijven, dient er een plattegrond op schaal 1:100 te worden bijgevoegd. Op de plattegrond dient tevens te worden aangegeven voor hoeveel personen de tent bedoeld is, de afmetingen van de tent, breedte en locatie van de ingangen/uitgangen en nooduitgangen, draairichting (90 of 180 graden) van de nooduitgangen, locatie van een eventuele bar of podium, aantal en locatie van brandblussers, de plaats van tafels en stoelen, aantal en locatie vluchtwegaanduidingen, aantal en locatie noodverlichting. Indien in een tent of in een kraam gebakken of gebraden wordt, dient dit op de plattegrond vermeld te worden. De voorschriften voor het bakken en braden in mobiele inrichtingen zijn hier van toepassing.

Termijn indiening aanvraagevenementenvergunning (klasse A evenementen)

Op grond van artikel 1:2 van de APV moet binnen 8 weken na de dag waarop de vergunningaanvraag is ontvangen, daarop worden beslist. De beslissing kan tevens nog 8 weken worden verdaagd. Er wordt uiteraard naar gestreefd om zo spoedig mogelijk op aanvragen een besluit te nemen, maar de behandeling van gecompliceerde aanvragen kan soms enkele weken in beslag nemen.

Het aanvraagformulier voor een evenement dient minimaal 8 weken voorafgaand aan het evenement te zijn ingediend. Als een aanvraag voor een evenementenvergunning korter dan de vereiste 8 weken voor het evenement wordt ingediend, dan kan worden besloten om deze niet in behandeling te nemen, omdat er onvoldoende tijd is voor een correcte beoordeling en afhandeling van de aanvraag. Dit houdt in dat het evenement niet kan plaatsvinden.

In de vergunning staat vermeld op basis waarvan en voor welke activiteiten vergunning wordt verleend. Op allerlei gebieden worden vervolgens voorschriften en beperkingen gesteld. Dat biedt voor de gemeente, politie, brandweer en hulpdiensten de mogelijkheid om, waar dat noodzakelijk is, bij te sturen of in te grijpen op het moment dat het evenement daadwerkelijk plaatsvindt. De voorschriften en beperkingen hebben onder meer betrekking op de locatie en de inrichting van een tent met nooduitgangen en brandblussers, het toegestane geluidsniveau, begin- en eindtijden van het evenement en het vrijhouden van de doorgang voor nood- en hulpdiensten (deze opsomming is niet limitatief).

3.4 Procedure meldingsplichtige evenementen(klasse A evenementen)

Ook voor het doen van meldingen voor de subcategorie meldingsplichtige evenementen (artikel 2:24, lid 5, zie bijlage 1) is een standaardformulier beschikbaar. Het formulier is ook digitaal beschikbaar via de website www.losser.nl

Een melding dient minimaal 2 weken voorafgaand aan het evenement te zijn ingediend.

Als een melding voor een evenement korter dan de vereiste 2 weken voor het evenement wordt ingediend, dan kan worden besloten om deze niet in behandeling te nemen, omdat er onvoldoende tijd is voor een correcte beoordeling en afhandeling van de melding. Dit houdt in dat het evenement niet kan plaatsvinden.

Indien toch wordt ingeschat dat het een evenement van een substantiële omvang betreft, dan wordt de melding niet in behandeling genomen, maar wordt er een regionaal aanvraagformulier voor het normale vergunningstraject toegestuurd met het verzoek om het formulier volledig ingevuld te retourneren.

− Procedure buurtfeesten ( meldingsplichtige evenementen) (klasse A)

Bij buurtfeesten op de openbare weg c.q. in de openbare ruimte gaat het over het algemeen om betrekkelijk kleine evenementen met een beperkt aantal bezoekers. De praktijk toont bovendien dat deze feesten vaak op korte termijn worden georganiseerd.

De melding voor een buurtfeestop de openbare weg c.q. in de openbare ruimtedientminimaal 2 weken voorafgaand aan het feest te zijn ingediend via het webformulier op de website www.losser.nl

Indien een buurtfeest niet wordt gemeld, dan kan de politie het buurtfeest voortijdig afbreken.

De eindtijden zoals genoemd onder paragraaf 2.7 zijn van toepassing.

− Procedure meldingsplichtige evenementen met grote tent en/of wegafsluiting

Een melding vergt een substantieel langere behandeltermijn, indien: (klasse A)

• ·

  er een tent met 4 gesloten zijden wordt geplaatst, waarin meer dan 50 personen tegelijkertijd kunnen verblijven;

• ·

  er meerdere tenten met 4 gesloten zijden worden geplaatst, waarin gezamenlijk meer dan 50 personen tegelijkertijd kunnen verblijven;

• ·

  er een weg/straat wordt afgesloten.

Een dergelijkemelding dient daarom minimaal 4 weken voorafgaand aan hetevenement te zijn ingediend.

+ Tekening tent en locatie

Bovendien dient er een plattegrond (situatieschets) op schaal 1:100 te worden bijgevoegd. Op de plattegrond dient tevens te worden aangegeven voor hoeveel personen de tent bedoeld is, de afmetingen van de tent, breedte en locatie van de ingangen/uitgangen en nooduitgangen, draairichting (90 of 180 graden) van de nooduitgangen, locatie van een eventuele bar of podium, aantal en locatie van brandblussers, de plaats van tafels en stoelen, aantal en locatie vluchtwegaanduidingen, aantal en locatie noodverlichting. Indien in een tent of in een kraam gebakken of gebraden wordt, dient dit op de plattegrond vermeld te worden. De voorschriften voor het bakken en braden in mobiele inrichtingen zijn hier van toepassing.

Bij het plaatsen van grote tenten wordt er advies van de brandweer gevraagd. Bij het afsluiten van een weg/straat wordt er advies van de hulpdiensten gevraagd en, indien noodzakelijk, door de gemeente een verkeersbesluit genomen. Het vrijhouden van de doorgang voor nood- en hulpdiensten vormt hierbij een belangrijk voorschrift. Als de melding korter dan de vereiste 4 weken voor het evenement wordt ingediend, dan kan worden besloten om deze niet in behandeling te nemen, omdat er onvoldoende tijd is voor een correcte beoordeling en afhandeling van de melding. Dit houdt in dat het evenement niet kan plaatsvinden.

3.5 Procedure circussen (klasse B en C evenementen)

Voor de behandeling van vergunningaanvragen voor circussen geldt paragraaf 3.2, Procedure klasseBen C evenementen.

De gemeente Losser hanteert bij de vergunningverlening aan circussen een roulatiesysteem. Op deze wijze krijgen alle circussen de gelegenheid om in Losser op te treden. Ook vindt er afstemming plaats met overige evenementen. Dit betekent dat er geen vergunning wordt verleend voor zover circusvoorstellingen samenvallen met andere grootschalige evenementen. Om te waarborgen dat er voldoende potentiële publieke belangstelling voor de circusvoorstellingen bestaat, vergunt de burgemeester maximaal 2 circussen per jaar per kerkdorp, 1 circus in het voorjaar/zomer en 1 circus in het najaar.

Mocht de burgemeester achteraf constateren dat het gebruik van de vergunning niet tot het gewenste resultaat heeft geleid (bijv. het terrein wordt in slechte staat achtergelaten of men houdt zich niet aan de vergunningvoorschriften), dan zal aan dat circus in het vervolg geen vergunning meer worden verleend.

Circussen kunnen in Losser plaatshebben op het parkeerterrein bij de steenfabriek en in De Lutte op het evenemententerrein bij Erve Boerrigter.

3.6 Procedure onvoorziene belastende evenementen

Het kan gebeuren dat er incidenteel en op korte termijn activiteiten worden georganiseerd die wel belastend zouden kunnen zijn voor de omgeving. In dat geval wordt gesproken van onvoorziene belastende evenementen. Dit houdt in dat hiervoor niet tijdig een aanvraag kon worden ingediend, terwijl de activiteit wel het karakter heeft van een evenement.

Deze procedure staat in beginsel slechts open voor evenementen met een ideële grondslag en/of voor herdenkingen.

Voor onvoorziene belastende evenementen zal per geval bekeken worden of deze vergund worden of niet. Dit is afhankelijk van het evenement en de activiteiten die daarbij worden georganiseerd.

4.1 Geluidsnormen en eindtijden

De meeste evenementen vinden plaats in het centrum van de dorpskernen van de gemeente Losser. Omdat het centrum tevens een woonfunctie heeft, is het van belang dat het aspect geluid duidelijk wordt onderkend en een plaats krijgt binnen het evenementenbeleid. De maximale geluidsnormen in samenhang met de finale eindtijden zijn hiervan het meest zichtbare resultaat. Enerzijds weet de directe omgeving dan waarmee zij te maken heeft en aan welke regels een organisator (vergunninghouder) is gebonden. Anderzijds is het voor organisatoren van meet af aan duidelijk wat van hen wordt verlangd, als zij een evenement binnen de gemeente Losser willen organiseren.

4.2 Woongenot versus evenementen

Bij evenementen hoort meestal geluid of muziek. Een aantrekkelijk evenementenaanbod kan daarom botsen met een aanvaardbaar woonklimaat. Kwalitatief goede evenementen worden immers gestimuleerd, omdat evenementen een belangrijke bijdrage leveren aan de aantrekkelijkheid van de gemeente Losser. Dit geldt met name voor de centrale plekken in de dorpskernen, waar de meeste evenementen worden georganiseerd. De gemeente Losser staat op het standpunt, dat wie in het centrum woont een bepaalde mate van geluidsoverlast voor lief moet nemen. Geluid is namelijk al door de eeuwen heen onlosmakelijk verbonden aan het centrum. De meeste activiteiten vinden nu eenmaal plaats in het centrumgebied.

Om de hinder te beperken, zijn maatregelen in de sfeer van frequentie, duur, sluitings- c.q. eindtijden, geluidsnormen en spreiding van evenementen over meerdere pleinen mogelijk. Harde muziek vindt bij voorkeur overdag plaats, eventueel ’s avonds en bij uitzondering ’s nachts. Tevens zijn er eindtijden en geluidsnormen vastgesteld (zie paragraaf 4.4).

4.3 Geluidsbelasting

Op grond van artikel 2:24 van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) kan een evenementenvergunning en op grond van artikel 4:6 APV een ontheffing geluidhinder worden verleend voor buitenevenementen. Bij de besluitvorming omtrent het (al of niet) afgeven van een vergunning voor een evenement moet het belang van plezier voor velen worden afgewogen tegen het belang van direct omwonenden om geluidhinder te voorkomen. Hierbij kan de gemeente uitgaan van een redelijke geluidsnorm. De bijbehorende geluidsnormen staan beschreven in Tabel 1 'Geluidsnormen'.

4.4 Tabel 1 − Geluidsnormen

Voor evenementen in de gemeente Losser gelden de volgende geluidsnormen. De geluidsnormen zijn uitgedrukt in dB(A).

¹ Afhankelijk van de situatie is het geluidsniveau op 3 meter van de geluidsboxen of bij de dichtstbijzijnde woning bepalend.

Voorbeeld: voor een evenement op het plein in De Lutte geldt dat er in de tent op drie meter van de boxen maximaal 100dB(A) geluid geproduceerd mag worden, waarbij het geluid dat bij de dichtstbijzijnde woning wordt geproduceerd maximaal 90 dB(A) niet mag overschrijden.

Maxim um geluid s niveau voor evenementen

De toepasselijke eindtijden van het geluid voor evenementen worden weergegeven in paragraaf 2.7. Op de toepasselijke eindtijd moet de muziek definitief uit zijn. In de evenementenvergunning staat welk geluidsniveau is toegestaan. Voor aanvang van een evenement moet de apparatuur door de organisator (vergunninghouder) worden begrensd op 100 dB(A). Deze begrenzing kan worden gecontroleerd door of namens de gemeente en eventueel worden verzegeld. Verbreking van het zegel is een misdrijf. Na afloop van het evenement wordt vervolgens gecontroleerd of het zegel al dan niet is verbroken.

Verplicht e geluid s system en

Om hinder voor de omgeving te beperken, kan er een verplicht geluidssysteem worden voorgeschreven bij het organiseren van een evenement. Een mogelijkheid is het line-array-systeem. Dit systeem zorgt voor een gerichte afstraling van geluid, zodat het geluid wordt gebundeld op de plek waar je het hebben wilt. Het geluid is te richten, zodat omwonenden minder last ondervinden. De voorwaarde die aan de vergunning kan worden gesteld, is dat de organisator dit systeem moet gebruiken. Een tweede voorwaarde kan zijn dat er een dBA-meter boven de geluidsinstallatie worden geplaatst.

4.5 Handhaving geluidsnormen

De organisator (vergunninghouder) is verantwoordelijk om te voldoen aan de geluids-voorschriften. De gemeente heeft een controlerende taak. Voor aanvang van een evenement moet de apparatuur door de organisator worden begrensd op 100 dB(A). Deze begrenzing kan worden gecontroleerd door of namens de gemeente en eventueel worden verzegeld. Verbreking van het zegel is een misdrijf. Na afloop van het evenement kan vervolgens worden gecontroleerd of het zegel al dan niet is verbroken.

Indien de toegestane geluidsnormen worden overschreden, kan de gemeente contact zoeken met de organisator om het geluidsniveau omlaag te brengen. Bij herhaalde overtreding kan een preventieve last onder dwangsom worden opgelegd voor de resterende dagen van het evenement. Hiervoor moeten dan geluidsmetingen worden verricht. Ook kan de gemeente de politie verzoeken om proces-verbaal op te maken.

5.1 Inleiding

Het doel van deze nota is om duidelijkheid te verschaffen rondom het organiseren van evenementen. Een wezenlijk onderdeel daarvan is om vanuit de gemeente aan te geven op welke wijze de gemeente wenst op te treden, indien er sprake is van een situatie die strijdig is met de vergunningvoorschriften of met overige daarop toepasselijke regelgeving. In een dergelijke situatie kan er handhavend worden opgetreden. Handhaving zal met name plaatsvinden op de volgende beleidsterreinen: geluid, openbare orde, brandveiligheid en verkeersveiligheid.

5.2 Handhaving geluid

De organisator (vergunninghouder) is verantwoordelijk om te voldoen aan de geluids-voorschriften (zie hoofdstuk 4). De gemeente heeft een controlerende taak. Voor aanvang van een evenement moet de apparatuur door de organisator worden begrensd op 100 dB(A). Deze begrenzing kan worden gecontroleerd door of namens de gemeente en eventueel worden verzegeld. Verbreking van het zegel is een misdrijf. Na afloop van het evenement kan vervolgens worden gecontroleerd of het zegel al dan niet is verbroken.

Indien de toegestane geluidsnormen worden overschreden, kan de gemeente contact zoeken met de organisator om het geluidsniveau omlaag te brengen. Bij herhaalde overtreding kan een preventieve last onder dwangsom worden opgelegd voor de resterende dagen van het evenement. Hiervoor moeten dan geluidsmetingen worden verricht. Ook kan de gemeente de politie verzoeken om proces-verbaal op te maken.

5.3 Handhaving openbare orde

Op het gebied van de openbare orde (overlast door gedragingen van burgers) is de politie de aangewezen instantie om controlerend en eventueel handhavend op te treden. Met betrekking tot de sluitings- c.q. eindtijden kan de gemeente handhavend optreden door middel van bestuursdwang of het opleggen van een dwangsom bij het niet-naleven van de voorschriften. Ook kan de gemeente de politie verzoeken om proces-verbaal op te maken.

5.4 Handhaving brandveiligheid

Brandweer Twente kan op verzoek van de gemeente een controle uitvoeren op de vergunningvoorschriften op het gebied van brandveiligheid. De gemeente kan handhavend optreden door middel van bestuursdwang of het opleggen van een dwangsom bij het niet-naleven van de voorschriften. Ook kan de gemeente de politie verzoeken om proces-verbaal op te maken.

5.5 Handhaving verkeersveiligheid

Bij een evenement is de controle van de verkeersveiligheid (verkeer, toegankelijkheid, wegafzettingen, parkeerexcessen) in handen van de politie. Als in strijd met de in de vergunning gestelde voorschriften wordt gehandeld, dan kan de politie optreden op basis van de Wegenverkeerswet 1994 en aanverwante wetgeving. Als uiterste mogelijkheid kan de politie het evenement beëindigen, indien de verkeersveiligheid, de doorstroming van het verkeer of de bereikbaarheid en toegankelijkheid voor hulpdiensten niet langer gegarandeerd kunnen worden. Voor het houden van toezicht op een ordelijk verloop van het verkeer tijdens evenementen kan de inzet van verkeersregelaars in de vergunningvoorschriften worden opgenomen (zie paragraaf 7.6).

5.6 Sancties

Op controle kan eventueel handhaving volgen. In alle gevallen kunnen zowel bestuursrechtelijke als strafrechtelijke sancties worden opgelegd:

• ·

  bestuursrechtelijke sancties (o.g.v. artikel 125 Gemeentewet): sommige (lichte) overtredingen kunnen wellicht meteen worden opgelost. Waar dat niet mogelijk of wenselijk is, kan er bestuursrechtelijk worden ingegrepen door gehele of gedeeltelijke intrekking van de vergunning of ontheffing of door gehele of gedeeltelijke beëindiging van het evenement. Tot het toepassen van bestuursrechtelijke sancties is de burgemeester of het college van burgemeester en wethouders bevoegd, afhankelijk van wie er mag besluiten op de aanvraag om vergunning.

• ·

  strafrechtelijke sancties (o.a. op grond van verkeerswetgeving, milieuwetgeving, APV gemeente Losser): de politie kan zelfstandig of na advies van bijvoorbeeld de brandweer, proces-verbaal opmaken en eventueel strafrechtelijke sancties opleggen.

Bij de constatering van overtredingen begaan door de organisator van het evenement (vergunninghouder) kan dit gevolgen hebben voor de vergunningverlening van hetzelfde of een vergelijkbaar evenement in de toekomst.

5.7 Aansprakelijkheidsverzekering

In evenementenvergunningen worden voorschriften en beperkingen opgenomen om de kans op overlast of gevaar zoveel mogelijk te beperken. In de vergunningvoorschriften wordt tevens opgenomen dat de organisator (vergunninghouder) zichzelf dient te verzekeren tegen aansprakelijkheid.

6.1 Overleg met de gemeente

Indien dit noodzakelijk wordt geacht door de gemeente vindt er (structureel) afstem-mingsoverleg plaats met de organisator van het evenement. Dit ter fijnafstemming en om te voorkomen dat de communicatie over een evenement in formaliteiten verzandt. Tijdens dit overleg worden o.a. de geschiktheid van de evenementenlocatie, de begin- en eindtijden van het evenement, het geluidsniveau en de aandacht alcohol handhaving 18− besproken. Indien toepasselijk schuiven ook de politie en de brandweer aan bij dit overleg.

Van de voorgeschreven begin- en eindtijden kan gemotiveerd worden afgeweken door de burgemeester. Met betrekking tot de evenementenlocaties kan de burgemeester gemotiveerd besluiten een evenementenlocatie af te wijzen.

De evaluatie van de verschillende evenementen wordt gebruikt als input voor het nieuwe jaar, zodat de vergunningvoorschriften zonodig kunnen worden aangepast.

6.2 Informeren van omwonenden

De organisator (vergunninghouder) is verantwoordelijk met betrekking tot het vóóraf informeren van de direct omwonenden over het evenement. Vroegtijdige en volledige informatie draagt namelijk bij aan het creëren van draagvlak voor het evenement.

7.1 Inleiding

Het mag duidelijk zijn dat veiligheid boven alles gaat. Met name als er sprake is van grote bezoekersaantallen, zoals bij evenementen vaak het geval is. In dit hoofdstuk wordt toegelicht op welke wijze er door de aangewezen instanties invulling wordt gegeven aan het op een veilige manier doen verlopen van een evenement.

7.2 Politie

Op het gebied van de openbare orde (overlast door gedragingen van burgers) is de politie de aangewezen instantie om controlerend en eventueel handhavend op te treden. Met betrekking tot de sluitings- c.q. eindtijden kan de gemeente handhavend optreden door middel van bestuursdwang of het opleggen van een dwangsom bij het niet-naleven van de voorschriften. Ook kan de gemeente de politie verzoeken om proces-verbaal op te maken.

7.3 Brandweer

De brandweer kan nadere eisen stellen op het gebied van de brandveiligheid. In de praktijk van de vergunningverlening wordt hieraan invulling gegeven door de afdeling Vergunningverlening en Handhaving (VH) van de gemeente Losser. Indien één van de onderstaande onderdelen of situaties van toepassing is op het evenement, worden er nadere richtlijnen verwerkt in de vergunning(voorschriften):

• ·

  Gasflessen;

• ·

  Barbecues;

• ·

  Ballonnen;

• ·

  Bakken en braden;

• ·

  Tent of tenten, met 4 gesloten zijden, waarin gezamenlijk meer dan 50 personen tegelijkertijd kunnen verblijven;

• ·

  Kramen;

• ·

  Plaatsing van objecten op de openbare weg c.q. in de openbare ruimte;

• ·

  Gebruik van brandbare materialen;

( deze opsomming is niet limitatief )

De brandweer kan voorafgaand en tijdens het evenement controles uitvoeren aan de hand van deze nadere richtlijnen.

Bereikbaarheid en toegankelijkheid hulpdiensten

De brandweer heeft van de hulpdiensten de grootste voertuigen en stelt daarom nadruk-kelijk eisen met betrekking tot de bereikbaarheid en toegankelijkheid bij calamiteiten, de zogenoemde calamiteitenroute. Als het terrein waarop het evenement plaatsvindt in slechte staat is, dan kan de brandweer door middel van de vergunningvoorschriften eisen dat er rijplaten worden neergelegd. Brandweer Twente, Basisteam Politie Noordoost-Twente en de Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR) keuren integraal en gezamenlijk de calamiteitenroute goed. De calamiteitenroute moet ten behoeve van de voertuigen van de hulpdiensten uitdrukkelijk worden vrijgehouden.

Brandweer Twente stelt de volgende eisen aan het evenemententerrein:

• ·

  Doorrijbreedte voor brandweervoertuigen minimaal 4 meter;

• ·

  Minimale doorrijhoogte 4,20 meter;

• ·

  Brandkranen moeten rondom worden vrijgehouden (minimaal 1,80 meter);

• ·

  Brandkranen(bordjes) moeten zichtbaar blijven;

• ·

  Aansluitingen voor droge blusleidingen moeten rondom worden vrijgehouden (minimaal 1,80 meter);

• ·

  Toegangen tot belendende percelen mogen niet worden geblokkeerd;

• ·

  Gewone uitgangen en nooduitgangen van o.a. bioscopen, ziekenhuizen, cafés en dergelijke moeten worden vrijgehouden (minimaal 2 meter);

Bij de inrichting van het evenemententerrein moet de organisator (vergunninghouder) een plek vrijhouden waar ambulances kunnen komen te staan. Voor aanvullende informatie kan contact worden opgenomen met Brandweer Twente.

Vluchtwegen

Bij de inrichting van het evenemententerrein moet de organisator (vergunninghouder) er voor zorgen dat het publiek in het geval van een incident het terrein (zo) snel en veilig (mogelijk) kan verlaten. Daarvoor moeten er voldoende en duidelijk gemarkeerde vluchtwegen zijn. Het aanwezige personeel en de vrijwilligers moeten bovendien duidelijke instructies krijgen over de vluchtroutes. De brandweer adviseert over de noodzakelijke vluchtwegen.

Calamiteitenplan

De organisator (vergunninghouder) is eerst verantwoordelijk voor de veiligheid op het evenemententerrein. De organisator moet zelf zorgdragen voor de bestrijding van kleine incidenten. Indien de gemeente verwacht dat de risico’s groter zijn, waardoor er (extra) inzet van de hulpdiensten nodig is, dan kan de gemeente van de organisator een calamiteitenplan eisen. In een calamiteitenplan, dat is gebaseerd op de risicoanalyse van de politie, de brandweer, de GHOR en/of de organisator, staat hoe de diverse voorzienbare incidenten kunnen worden bestreden. Bij het opstellen van het plan kunnen de hulpdiensten adviseren. Binnen het plan is in elk geval aandacht voor:

• ·

  Identificatie van de risico’s en de invloed van incidenten op de publieksstromen (bijv. vechtpartijen, paniek in de menigte, overcrowding van de evenementenlocatie, aan- en afvoerproblemen, overmatig alcohol- of drugsgebruik, massale ordever-storingen, onwel worden in de massa, vuurwerk, etc.);

• ·

  Maatregelen en acties om deze risico’s te beperken of uit te sluiten, zoals juiste programmering, voorlichting, mobiliteitsplan, alcohol- of drugsregime, voorzieningen voor geneeskundige hulpverlening, daarbij rekening houdend met de mensenmassa's;

• ·

  Stappenplan crowdmanagement: het leiden van de bezoekers in een bepaalde richting zonder afsluitingen en/of dwangmiddelen;

• ·

  Stappenplan crowdcontrol: het leiden van de bezoekers in een bepaalde richting met afsluitingen, dwangmiddelen, gedeeltelijke ontruimingen en/of de beëindiging van het evenement;

• ·

  Evacuatieplan;

• ·

  Afspraken tussen organisator en hulpdiensten

Op het evenemententerrein en de relevante aansluitende gebieden moeten calamiteiten-routes worden aangebracht. Deze routes moeten bekend zijn bij de (vrijwillige) medewerkers op het evenemententerrein en bij de aanwezige (vrijwillige) medewerkers daarbuiten. Het calamiteitenplan voorziet in maatregelen die de organisator (vergunninghouder) zelf moet nemen bij het voorkomen en afhandelen van kleinere incidenten. Bij grotere incidenten, waarbij de inzet van de hulpdiensten noodzakelijk is, treden de daarvoor bestemde plannen en procedures in werking en krijgt één van de hulpdiensten de leiding over het afhandelen van het incident. In het uiterste geval kan het gemeentelijke rampenplan worden opgestart, waarbij de burgemeester het opperbevel voert.

7.4 Particuliere beveiliging

Op 1 april 1999 is de Wet Particuliere Beveiligingsorganisaties en Recherchebureaus in werking getreden. Deze wet, waarvan de handhavende bevoegdheid bij de politie ligt, geeft aan welke rechten en verplichtingen iemand heeft die op wil treden als beveiliger. In dit verband gaat het om de beveiliging van evenementen. Deze beveiliging werd jaren naar tevredenheid door vrijwilligers uitgevoerd. Door de invoering van de wet is dit nu niet meer mogelijk, maar dient voor de beveiliging een gecertificeerd bedrijf te worden ingehuurd. Afhankelijk van de aard van het evenement wordt de inzet van particuliere beveiliging als voorschrift in de vergunning opgenomen.

7.5 Geneeskundige hulpverlening

Alle panden en terreinen moeten voor de geneeskundige hulpverlening, net zoals voor de brandweer, vlot bereikbaar zijn. Indien een evenement van dien aard is dat de aanwezigheid van EHBO-ers door de gemeente noodzakelijk wordt geacht, (bijv. evenementen van sportieve aard en klasse B en C evenementen met veel bezoekers), dan dient de organisator (vergunninghouder) daarvoor zelfstandig zorg te dragen. De Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR) houdt zich bezig met de advisering over zaken op het gebied van de volksgezondheid. Bij grootschalige evenementen valt o.a. te denken aan de advisering over sanitaire voorzieningen, drinkwatervoorzieningen, inventarisering van infectierisico’s en het geven van gezondheidsvoorlichting.

7.6 Verkeersregelaars

Met betrekking tot de inzet van vrijwilligers bij het houden van toezicht op een ordelijk verloop van het verkeer gedurende evenementen is de 'Regeling verkeersregelaars' van toepassing (regionale werkwijze verkeersregelaars, zie bijlage 4). De politie is belast met het toezicht op de uitvoering van de 'Regeling verkeersregelaars'. De gemeente en de politie bepalen samen of het noodzakelijk is, dat er bij een evenement verkeersregelaars worden ingezet. De aanstelling van verkeersregelaars is een bevoegdheid van de burgemeester.

De inzet van verkeersregelaars kan door de gemeente noodzakelijk worden geacht bij onoverzichtelijke verkeerssituaties en/of bij wegafzettingen. In dergelijke gevallen wordt als extra voorschrift in de vergunning opgenomen, dat op elk 'gevaarlijk' punt tenminste twee personen − voorzien van de voorgeschreven uitrusting voor verkeersregelaars − worden ingezet om toezicht te houden op de verkeersveiligheid. Echter, ook als een dergelijk voorschrift niet in de vergunning is opgenomen, dan blijft de organisator (vergunninghouder) van het evenement ervoor verantwoordelijk om voldoende toezicht te houden op de verkeersveiligheid van het publiek en de deelnemers.

Aangezien het gaat om verkeersregelaars met een beperkte bevoegdheid mogen deze vrijwilligers hun taken slechts uitoefenen onder direct toezicht van de politie. In verband met de noodzakelijke afstemming hierover dient de organisator (vergunninghouder) van een evenement dat ‘eigen’ verkeersregelaars inzet op eigen initiatief en tijdig contact op te nemen met de politie.

Tenslotte moeten organisatoren (vergunninghouders) die verkeersregelaars inzetten op grond van de 'Regeling verkeersregelaars' deze verkeersregelaars verplicht verzekeren. Deze verkeersregelaars moeten bij de uitoefening van hun taak zijn uitgerust met een oranje retroreflecterende jas of hes, waarop het woord 'verkeersregelaar' aan beide zijden duidelijk leesbaar in witte retroreflecterende letters is aangebracht. Het beschikbaar stellen van de voorgeschreven uitrusting voor verkeersregelaars verloopt via de politie.

7.7 Afsluiting wegen en verkeersmaatregelen

Met name bij klasse B en C evenementen, waar de toeloop van bezoekers groot is, moeten er maatregelen worden genomen om het verkeer in goede banen te leiden, om zodoende de veiligheid voor alle weggebruikers te kunnen garanderen. Als de organisator dit niet als zodanig in de vergunningaanvraag heeft vermeld, dan treedt de gemeente in overleg met de organisator en kunnen er expliciete verkeersmaatregelen in de evenementenvergunning worden opgenomen. Daarvoor wordt door de gemeente een apart verkeersbesluit genomen.

Indien er sprake is van wegafsluitingen of verkeersmaatregelen bij evenementen, dan wordt dit door de gemeente vóóraf bekend gemaakt in het plaatselijke huis-aan-huis blad. Daarnaast kan er in de vergunning worden opgenomen dat de organisator (vergunning-houder) van het evenement bij wegafsluitingen of verkeersmaatregelen de omwonenden hiervan van tevoren op de hoogte moet brengen.

De gemeente verzorgt de plaatsing van de omleidingsroutes op de toegangswegen. De organisator (vergunninghouder) plaatst echter zelf de dranghekken, afsluitingen en wegafzettingen. Dit overeenkomstig de afspraken die hierover vóóraf met de gemeente zijn gemaakt. De kosten van de wegafzettingen en van de overige verkeersmaatregelen komen voor rekening van de organisator.

Voor het houden van toezicht op een ordelijk verloop van het verkeer tijdens evenementen kan de inzet van verkeersregelaars in de vergunningvoorschriften worden opgenomen (zie paragraaf 7.6).

7.8 Busroutes

Indien wegen / straten worden afgesloten, dan informeert de gemeente de streekvervoerder hierover proactief en tijdig. Het streekvervoer kan op deze manier een alternatieve route bepalen. Eventuele kosten daarvan komen voor rekening van de organisator (vergunninghouder).

8.1 Alcoholische dranken

Indien buiten de reguliere horecagelegenheden om (bijv. tent, sporthal, plein, etc.) bij een evenement alcoholhoudende drank wordt verstrekt op een manier die op bedrijfsmatige wijze en/of tegen betaling plaatsvindt, dan moet daarvoor een ontheffing worden aangevraagd bij de burgemeester (artikel 35, zie bijlage 3).

Het kan hierbij slechts gaan om een in de beschikking aangewezen bijzondere gelegenheid van zeer tijdelijke aard voor een aaneengesloten periode van ten hoogste twaalf dagen. Aan de persoon onder wiens onmiddellijke leiding de drankverstrekking plaatsvindt, worden diverse eisen gesteld. Deze persoon moet onder meer ten minste 21 jaar oud zijn, niet in enig opzicht van slecht levensgedrag zijn en een bewijs overleggen dat hij/zij beschikt over voldoende kennis en inzicht met betrekking tot sociale hygiëne.

In de Drank- en Horecawet staat vermeld (artikel 20) aan welke leeftijdsgrenzen de bedrijfsmatige drankverstrekker zich moet houden. Alcoholhoudende drank mag daarbij slechts aan personen van 18 jaar en ouder worden verstrekt (ingaande per 1-1-2014).

Indien drank wordt verstrekt buiten de reguliere horecagelegenheden om, zoals bij evenementen vaak het geval is, dan mag er geen sterke drank worden verstrekt. De drankverstrekker heeft bij het hanteren van de leeftijdsgrenzen bovendien de verantwoordelijkheid om geen drank te verstrekken aan personen die de drank (aanwijsbaar) doorgeven aan personen die de vereiste leeftijd van 18 jaar en ouder nog niet hebben bereikt.

Speciale aandacht zal er zijn voor hoe de organisator zorg draagt voor het voorkomen van het verkrijgen van alcohol door jongeren 18−. De gemeente zal zonodig handhaven, mocht blijken dat de organisator daartoe onvoldoende maatregelen treft.

Bij klasseBen C evenementen wordt er tevens als voorschrift in de vergunning opgenomen dat bij evenementen op de openbare weg c.q. in de openbare ruimte alle drank in kunststof drinkgerei moet worden verstrekt.

8.2 Terrassen

Terrassen die worden ingericht ten behoeve van evenementen dienen in de evenemen-tenaanvraag te worden meegenomen. Dit geldt expliciet tevens voor reguliere terrassen binnen het evenemententerrein. Volgens artikel 2:28a APV is het namelijk op voorhand verboden om een terras bij een horecabedrijf te exploiteren, indien er een "groot evenement" (zie artikel 2:24, lid 5, sub d) wordt gehouden.

8.3 Tappunten

Voor het exploiteren van een tappunt dient er een ontheffing van artikel 35 Drank- en Horecawet door de ondernemer te worden aangevraagd bij de burgemeester. De gemeente Losser hanteert bovendien het uitgangspunt dat bij een "groot evenement" (zie artikel 2:24, lid 5, sub d) alle verschillende activiteiten via één vergunningaanvraag door de ‘vaste organisator’ bij de gemeente worden ingediend.

8.4 Vuurwerk

Voorschriften met betrekking tot het afsteken van vuurwerk staan onder meer in het 'Vuurwerkbesluit'. Bij het geven van toestemming voor het afsteken van vuurwerk is de gemeente slechts zijdelings betrokken. Buiten het eindejaarsvuurwerk mogen namelijk alleen vuurwerkbedrijven met toestemming van Gedeputeerde Staten van de provincie Overijssel vuurwerk afsteken. De vergunningaanvraag moet daarom nadrukkelijk door het vuurwerkbedrijf zelf worden ingediend, niet door de organisator van het evenement. De wijze van aanvragen is aan diverse eisen gebonden. De provincie verzoekt de burgemeester van de gemeente, waar het vuurwerk zal worden afgestoken, vervolgens om een verklaring van geen bezwaar, in verband met de veiligheid. Bij deze afweging vervult de brandweer ook een rol. Voor meer informatie hierover kan contact worden opgenomen met de provinciale vuurwerkcoördinator.

8.5 Toiletgelegenheden

De organisator (vergunninghouder) moet zelf zorgen voor voldoende toiletunits voor dames en voor heren. Tevens moet er een invalidentoilet aanwezig zijn. De toiletten moeten tijdens het evenement hygiënisch schoon worden gehouden. Eventuele plaatsing van toiletten moet binnen de aanvraag voor de evenementvergunning worden meegenomen. De Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR) kan worden benaderd om te adviseren over sanitaire voorzieningen.

8.6 Parkeren

Losser heeft een zodanige schaal dat, indien het Raadhuisplein is afgesloten voor het verkeer, in de omgeving voldoende parkeergelegenheid op loopafstand beschikbaar is. Omwonenden mogen gedurende het evenement echter geen overlast ondervinden van geparkeerde auto’s van bezoekers. Voor de hulpverleningsdiensten moet bovendien de doorgang altijd gegarandeerd kunnen worden.

8.7 Afval en schoonmaak

De organisator (vergunninghouder) van het evenement is zelf verantwoordelijk voor het schoon achterlaten van het terrein waarop het evenement wordt gehouden. Hiervoor geldt het principe ‘de vervuiler betaalt’. Dit betekent dat de organisator zelf actie moet ondernemen om het afval kwijt te raken en het terrein schoon achter te laten. Laat de organisator dit na, dan wordt dit werk door de gemeente gedaan, weliswaar op kosten van de organisator. De organisator van het evenement is verantwoordelijk voor het plaatsen en verspreiden van noodzakelijke afvalcontainers ten behoeve van de afval-inzameling. De organisator dient hiervoor zelf containers te regelen en de transport- en verwerkingskosten te betalen.

8.8 Dranghekken

Bij evenementen met veel bezoekers, waarbij het noodzakelijk is om langs de straat of de weg de verschillende soorten weggebruikers van elkaar te scheiden, moeten dranghekken worden ingezet. De organisator (vergunninghouder) moet zelf zorgen voor voldoende dranghekken. Deze dranghekken komen voor rekening van de organisator.

8.9 Stroom- en wateraansluitingen

De gemeente beschikt over een aantal elektra- en watervoorzieningen. Hiervoor worden kosten in rekening gebracht bij de organisator (vergunninghouder) van het evenement. Vooraf dient hierover overleg plaats te vinden met de afdeling Openbare Werken van de gemeente Losser. Dit in verband met de maximale belasting van de elektra- en watervoorziening.

8.10 Evenementen-promotie en aankondigingen

In zijn algemeenheid wordt er ten aanzien van spandoeken, reclameborden en sandwichborden de hoofdregel gehanteerd dat er per periode (ongeveer één week tot 10 dagen) tegelijkertijd vergunningen worden verleend aan hooguit één aanvrager van spandoeken, één aanvrager van reclameborden en één aanvrager van sandwichborden. Verzoeken tot plaatsing van spandoeken, reclameborden en sandwichborden moeten binnen de aanvraag voor de evenementvergunning worden meegenomen of anders separaat worden ingediend. In bepaalde gevallen wordt hierop een uitzondering toegestaan, bijvoorbeeld in het geval van sandwichborden voor circussen. In het geval van de vaststelling van nieuwe (beleids)regels op dit gebied zijn deze nieuwe regels van toepassing en verliezen de huidige voorschriften hun werking. Voor de inzet van geluidswagens, zie paragraaf 8.12.

8.11 Tijdelijke bouwwerken (o.a. tenten)

Indien een organisator tijdelijke objecten in de openbare ruimte wil plaatsen, dan moet daar in de vergunningaanvraag nadrukkelijk melding van worden gemaakt. De afmetingen van het object, het gebruikte materiaal, de plaatsing op de desbetreffende locatie, de inrichting (bijv. indien het een tent betreft) en de tijdsduur dat het object er staat, moeten nadrukkelijk zijn aangeduid. Alleen op grond van dergelijke specifieke gegevens kunnen vergunningaanvragen tijdig in behandeling worden genomen en beoordeeld.

+ Tekening tent

Indien er sprake is van het plaatsen van een tent of tenten, met 4 gesloten zijden, waarin gezamenlijk meer dan 50 personen tegelijkertijd kunnen verblijven, dient er een plattegrond op schaal 1:100 te worden bijgevoegd. Op de plattegrond dient tevens te worden aangegeven voor hoeveel personen de tent bedoeld is, de afmetingen van de tent, breedte en locatie van de ingangen/uitgangen en nooduitgangen, draairichting (90 of 180 graden) van de nooduitgangen, locatie van een eventuele bar of podium, aantal en locatie van brandblussers, de plaats van tafels en stoelen, aantal en locatie vluchtwegaanduidingen, aantal en locatie noodverlichting. Indien in een tent of in een kraam gebakken of gebraden wordt, dient dit op de plattegrond vermeld te worden. De voorschriften voor het bakken en braden in mobiele inrichtingen zijn hier van toepassing.

8.12 Geluidswagens

Eventuele geluidswagens moeten binnen de aanvraag voor de evenementvergunning worden meegenomen. Binnen de vergunning kunnen nadere voorschriften worden gesteld, die onder meer betrekking kunnen hebben op het moment van de dag waarop het plaatsvindt, de tijdsduur en/of het geluidsniveau. Geluidswagens mogen niet op zondagen en daarmee gelijkgestelde (feest)dagen vóór 13.00 uur (Zondagswet) worden ingezet.

8.13 Loterijvergunningen e.d. (Wet op de kansspelen)

Tijdens evenementen vinden er regelmatig loterijen plaats, bijvoorbeeld in de vorm van verlotingen of een rad van avontuur. Vergunningen voor loterijen moeten door middel van een apart daarvoor bestemd aanvraagformulier worden aangevraagd. Op grond van de Wet op de kansspelen heeft het college de bevoegdheid om een loterijvergunning te verlenen. De waarde van het prijzenpakket mag een bepaalde wettelijk vastgestelde waarde niet te boven gaan. Aan de vergunning worden daarom een aantal voorschriften verbonden.

Overige locaties voor buiten-evenementen:

Evenemententerrein in De Lutte (Erve Boerrigter)

Raadhuisplein in Losser

Martinusplein in Losser

Evenemententerrein aan de Vlasakker

Prins Hendrikstraat in Overdinkel

Muziekkoepel in Overdinkel

Sportveld in Beuningen

Parkeerterrein steenfabriek in Losser

Terrein steenfabriek in Losser

Raadhuisplein (Losser)

Evenementen kunnen op weekmarktdagen (donderdag) overigens niet plaatsvinden op het Raadhuisplein. Slechts voor Carnaval, Bruegheliaans Festijn en Kermis worden er uitzonderingen gemaakt en wordt de weekmarkt verplaatst naar het Martinusplein.

10.1 Regionale evenementenkalender

Alle verleende evenementenvergunningen worden gepubliceerd op de gemeentelijke infopagina van het huis-aan-huis blad. Regionaal wordt er een regionale evenementen-kalender bijgehouden, waarmee voorkomen kan worden dat er meerdere grote evenementen gelijktijdig plaatsvinden.

Voor het vullen van de regionale evenementenkalender is het noodzakelijk dat er bij de gemeente bekend is welke klasse B en C evenementen er in het aankomende jaar plaats zullen vinden. Om dit te inventariseren moeten organisatoren van jaarlijks terugkerende evenementen in augustus / september hun evenement reeds bij de gemeente aanmelden voor het eerstvolgende kalenderjaar. Op grond van deze gegevens bepaalt de gemeente de risico-categorie.

Naast het vóóraf aanleveren van gegevens − ter vaststelling van de regionale evenemen - tenkalender −dient eraltijd een evenementenvergunning te worden aangevraagdbij het bevoegd gezag, dat wil zeggen, bij de burgemeester van de gemeente waar het evenement plaats gaat vinden.

Tenslotte plaatst de gemeente Losser de verleende evenementenvergunningen op de regionale evenementenkalender.

10.2 Lokale evenementenkalender

De VVV is door de gemeente aangewezen om de lokale evenementenkalender te publiceren. De VVV publiceert de lokale evenementen o.a. op uitingen zoals de Uit-Agenda gemeente Losser, Uit-Agenda Twente, website VVV en VVV-maandposter. De VVV verzorgt, tegen betaling, tevens de aankondigingsstroken waarop de evenementen worden aangekondigd via de gemeentelijke welkomstportalen. Aanmelding van evenementen voor de lokale evenementenkalender vindt plaats via de email (website) van de VVV.