Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Maasgouw houdende regels omtrent geheimhouding Protocol geheimhouding gemeente Maasgouw

1. Openbaarheid is uitgangspunt en een groot goed en regel in het openbaar bestuur. Geheimhouding wordt slechts in uitzonderlijke gevallen opgelegd.

2. Geheimhouding kan worden opgelegd op stukken, op het verhandelde tijdens een vergadering en op besluitenlijsten van besloten vergaderingen.

3. Geheimhouding moet zijn genormeerd aan de hand van de weigeringsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur. Bij elk besluit tot het opleggen van geheimhouding geeft het college1 aan welk belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, naar zijn oordeel prevaleert boven het belang van openbaarheid

4. Indien het college gebruikmaakt van zijn bevoegdheid ex artikel 25, lid 2, van de Gemeentewet om geheimhouding op te leggen, dan wordt voor de betreffende stukken, op het verhandelde tijdens een vergadering en op besluitenlijsten in overeenstemming met de terminologie van de Gemeentewet, altijd de kwalificatie "geheim" gebruikt.

5. Van de geheimhouding op stukken wordt melding gemaakt door het plaatsen van een stempel op de voorpagina en de volgende pagina's. Bij digitale stukken wordt dit op het digitale exemplaar kenbaar gemaakt. De digitale stukken zijn worden geplaatst in iBabs.

6. De stukken waarop geheimhouding rust, kunnen ingezien worden op de griffie. Het inzien geschiedt in het bijzijn van de griffier of de griffiemedewerkster. Tevens dient hierbij het : Inzageregister Geheime Stukken” te worden getekend.

7. Elk besluit van het college tot het opleggen van geheimhouding ten aanzien van stukken die het aan de raad overlegt gaat vergezeld van een gemotiveerd raadsvoorstel en ontwerpraadsbesluit tot bekrachtiging van de geheimhouding in de eerstvolgende vergadering van de raad.

8. Als de raad de geheimhouding in de eerstvolgende raadsvergadering niet bekrachtigt, vervalt de geheimhoudingsplicht per direct. De stukken zijn daarmee nog niet openbaar.

9. Als de raad de geheimhouding bekrachtigt door middel van een raadsbesluit, geldt de geheimhoudingsplicht tot de raad deze opheft. Het college kan de raad daartoe een voorstel doen. Ook kan een raadslid middels een initiatiefvoorstel de raad voorstellen de geheimhouding op te heffen.

10. Als het college, de burgemeester of de voorzitter van een commissie een stuk onder geheimhouding aanbiedt aan leden van de raad in plaats van de gehele raad (of aan een commissie) is geen bekrachtiging nodig. De geheimhouding wordt in deze gevallen in acht genomen totdat het orgaan, dat de verplichting heeft opgelegd, deze opheft.

Van door de gemeenteraad bekrachtigde besluiten tot geheimhouding wordt door de griffier een register bijgehouden. De griffie legt jaarlijks het register voor aan de raad zo nodig voorzien van een advies van het college m.b.t. het opheffen van de geheimhouding.

11. In beginsel zijn alle besluiten van het college openbaar.

12. Slechts in bepaalde gevallen neemt een college een besluit wat niet-openbaar kan zijn. Hieraan liggen altijd de gronden van artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur ten grondslag.

13. De niet-openbare besluitenlijst van collegevergaderingen wordt in iBabs geplaatst. Raadsleden respecteren de niet-openbaarheid en zullen geen mededelingen doen betreffende deze besluiten.

14. Als raadsleden van mening zijn dat bepaalde besluiten onterecht als niet-openbaar zijn gekwalificeerd, dan kan in het presidium worden verzocht om heroverweging van betreffende besluit.

15. De oproep voor een besloten raadsvergadering wordt door de voorzitter verzonden aan de leden van de raad. De agendacommissie, of in spoedeisende gevallen de voorzitter, stelt de agenda op voor een besloten vergadering. De openbare agenda wordt tegelijk met de oproep verzonden aan de leden van de raad.

16. De stukken, waarop geheimhouding is gelegd en die ter besluitvorming aan de raad worden voorgelegd, worden niet toegezonden aan de raadsleden. Die stukken liggen ter inzage bij de griffie.

17. Alle vergaderingen van de raad moeten openbaar beginnen. Het verzoek om een besloten vergadering wordt in de openbaarheid gedaan. In de raadsvergadering worden de deuren gesloten (besloten) als tenminste één vijfde van de aanwezige leden daarom verzoekt of de voorzitter het nodigt oordeelt. In beslotenheid kan diegene, die een verzoek voor beslotenheid heeft gedaan, dit toelichten. Vervolgens beslist de raad of er in beslotenheid wordt vergaderd. Indien in een vergadering wordt verzocht de geheimhouding op stukken op te heffen kan, indien daarom wordt verzocht door het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met het desbetreffende orgaan worden overlegd.

18. In een besloten raadsvergadering zijn aanwezig de voorzitter, raadsleden, de griffier en/of griffiemedewerker en het college. De raad beslist op voorstel van de voorzitter wie verder bij de vergadering aanwezig mag zijn.

19. De raad kan, op wat er in een besloten raadsvergadering is besproken (de zgn. mondelinge beraadslaging) geheimhouding opleggen op grond van de Gemeentewet en de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De geheimhouding moet opgelegd worden in dezelfde vergadering als waar het besproken is. De geheimhouding geldt voor alle aanwezigen.

20. In de besloten raadsvergadering wordt wel of niet geheimhouding opgelegd op de actiepunten- en besluitenlijst. (AB-lijst) Een duidelijke motivering daarvoor (o.g.v. Wob) wordt vermeld in AB-lijst. De AB-lijst van een besloten raadsvergadering wordt voor de raadsleden ter inzage gelegd (zie punt 6 vwb de inzage procedure) of in iBabs geplaatst. De AB-lijst waarop geheimhouding ligt, wordt in een gesloten vergadering vastgesteld. In die vergadering beslist de raad over het al dan niet openbaar maken van de AB-lijst. Indien de AB-lijst aanleiding geeft tot opmerkingen, dan wordt dat in beslotenheid gedaan. De AB-lijst van de raadsvergadering is volgend in de procedure van de AB-lijst m.b.t. opgelegde geheimhouding of openbaarmaking.

21. Als het college buiten het formele kader van de raadsvergaderingen om in beslotenheid wil overleggen met de gemeenteraad, of als de raad dat zelf wil, kan worden gekozen voor een andere overlegvorm.

22. Het college en/of raad zal terughoudend zijn in de organisatie van dergelijke besloten bijeenkomsten aangezien openbaarheid uitgangspunt is. Een dergelijke besloten bijeenkomst zal in principe slechts worden gehouden indien voldaan wordt aan de uitzonderingsgronden die in de Wet openbaarheid van bestuur (art. 10) zijn aangegeven, zoals het schaden van de financiële belangen van de gemeente, gerechtelijke procedures of wanneer het gaat over personen.

23. Het College en/of Raad kan echter ook menen dat een dergelijke besloten bijeenkomst op andere gronden gewenst is, zoals bij vooraankondiging van collegebesluiten met grote maatschappelijke impact en bepaalde technische beraden.

24. Deze besloten bijeenkomsten hebben geen formeel karakter en kennen geen wettelijke bepalingen behalve artikel 2:5 AWB. Voorafgaand en aan het begin van een dergelijk overleg wordt door het college gemotiveerd wat doel en status van de bijeenkomst zijn en hoe raadsleden met de besproken informatie om dienen te gaan. Deze afspraken worden gemaakt op basis van vrijwilligheid en vertrouwen. Indien een raadslid zich niet wil houden aan deze afspraken zal betrokkene niet deelnemen aan de bijeenkomst.

25. Dit protocol wordt binnen 1 jaar na vaststelling geëvalueerd.

Dit protocol geheimhouding kan worden aangehaald als ‘Protocol geheimhouding gemeente Maasgouw’.