Verordening Fractieondersteuning 2014.

Artikel 1

1.

De fracties, zoals bedoeld in artikel 5 van het reglement van orde, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

2.

Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 6.248,03 ( 2012 ) per jaar voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 2.816,38 (2012 ) per raadslid. De bijdragen worden elk jaar aangepast aan de CAO-afspraken gemeentepersoneel.

3.

De fracties dienen een afzonderlijke ten name van de fractie staande bankrekening ten behoeve van de fractieondersteuning te gebruiken.

Artikel 2

1.

Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken waarbij onder volksvertegenwoordigende rol uitdrukkelijk ook begrepen is communicatie via media.

2.

De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

a.

uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

b.

betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

c.

giften, m.u.v. kleine, in de representatieve sfeer gebruikelijke, cadeaus ter waarde van maximaal € 50.

d.

uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;

e.

algemene opleidingen voor raads- en commissieleden tenzij deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers.

Artikel 3

1.

Het vaste deel van de bijdrage voor fractieondersteuning wordt vóór 31 januari van een kalenderjaar als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt. Het bedrag per fractielid wordt in 3 termijnen respectievelijk vóór 1 mei, 1 juli en 1 oktober als voorschot uitbetaald.

2.

In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar conform de termijnen als voornoemd in lid 1.

3.

Indien in enig jaar voor een bepaald bedrag bestedingen hebben plaatsgevonden die niet in overeenstemming zijn met deze verordening, dient de fractie ervoor zorg te dragen dat het banktegoed van de fractie met dit bedrag wordt aangevuld.

4.

Indien in enig jaar bestedingen hebben plaatsgevonden die niet in overeenstemming zijn met deze verordening, wordt de bevoorschotting in de daarop volgende kwartalen voor het bedrag van de onrechtmatige besteding bevroren tot dat dit bedrag op het banktegoed van de fractie is aangezuiverd. De accountant bericht de raad over het moment dat aanzuivering heeft plaatsgevonden

Artikel 4

1.

Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage a. bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt;b. bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

2.

Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 1, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

3.

Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.

Artikel 5

1.

De fractie reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage ter besteding door die fractie in volgende jaren.

2.

De reserve. bedraagt maximaal 10.000 euro.

3.

De vorming van een negatieve reserve is niet toegestaan.

4.

Als in enig jaar de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere en dient het meerdere terstond aan de gemeente te worden teruggestort.

5.

De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

6.

Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere en dient het meerdere terstond aan de gemeente te worden teruggestort.

7.

Keert de fractie niet terug na de verkiezingen dan wel er naar het oordeel van de raad geen fractie is die als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd, vervalt het recht op de reserve en dient die terstond aan de gemeente te worden teruggestort.

8.

De gemeente kan nooit aansprakelijk worden gesteld voor aanvulling/ terugbetaling van tot en met 2012 gevormde negatieve reserves.

9.

Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorafgaande 2 kalenderjaren toekwam ingevolge artikel 1, lid 2.

Artikel 6

1.

Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van de facturen en andere bewijsstukken van de uitgaven en een financieel en een inhoudelijk verslag. In het financieel verslag worden alle uitgaven weergegeven waarbij per uitgave wordt aangegeven in het kader waarvan deze heeft plaatsgevonden. In het inhoudelijk verslag worden op hoofdlijnen de bestedingen van het afgelopen jaar beschreven.

De facturen en andere bewijsstukken dienen te voldoen aan de factuureisen van de belastingdienst (bijlage 1) en te worden voorzien van een grootboeknummer uit het geldende rekeningschema (bijlage 2). De facturen en bewijsstukken worden jaarlijks openbaar gepubliceerd op de gemeentelijke website.

2.

Controle van het verslag vindt plaats door de accountant, belast met de controle van de jaarrekening. De accountant brengt advies uit aan de raad.

3.

De raad stelt binnen één jaar na het einde van het kalenderjaar, na ontvangst van het advies van de accountant de bedragen vast van:

a.

de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

b.

de wijziging van de reserve;

c.

De resterende reserve;

d.

de resterende reserve;

e.

het saldo van de in art. 1 lid 3 genoemde bankrekening op 31 december van het verantwoordingsjaar

4.

Indien niet aan lid 1 of lid 3 of art 3 lid 4 wordt voldaan, wordt de bevoorschotting in de daarop volgende kwartalen bevroren.

Artikel 7 Intrekken oude verordening

De verordening op de fractieondersteuning 1 januari 2013 wordt met ingang van 27 maart 2014 ingetrokken.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van 27 maart 2014.

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de fractieondersteuning.

Aldus besloten door de Raad der gemeente Maastricht in zijn openbare vergadering van 18 februari 2014.

De Griffier,

Drs. E. Willems.

De Voorzitter,

O.Hoes.

Toelichting

Artikel 2.

Voor wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning wordt de fracties grotendeels de vrijheid gelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden en dat voldaan moet worden aan wettelijke bepalingen en overige regelingen. Hieronder vallen ook de regels die de Belastingdienst voorschrijft bijvoorbeeld op het gebied van vrijwilligersvergoedingen. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning.

De kosten van deelname van een raadslid aan cursussen, congressen, seminars en symposia die in het gemeentelijk belang door of namens de gemeente worden aangeboden of verzorgd komen voor rekening van de gemeente en mogen niet uit de fractievergoeding worden betaald. Dit is geregeld in artikel 7 van de “Verordening rechtspositie wethouders, raads-, en commissieleden.

( 1. De kosten van deelname van een raadslid aan cursussen, congressen, seminars en symposia die in het gemeentelijk belang door of namens de gemeente worden aangeboden of verzorgd komen voor rekening van de gemeente.

2.Het raadslid dat wil deelnemen aan een cursus, congres, seminar of symposium dat niet door of namens de gemeente wordt aangeboden of verzorgd, dient daartoe een gemotiveerde aanvraag in. De aanvraag gaat vergezeld van inhoudelijke informatie en een kostenspecificatie .

De kosten komen voor rekening van de gemeente als deelname van algemeen belang is in verband met vervulling van het raadslidmaatschap.)

De raad besluit na advisering door het Seniorenconvent. Aanvragen onder de 500,- worden door het Seniorenconvent afgedaan.

Opleidingen voor de fractie als geheel, gericht op versterking van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol vallen weer wel onder deze verordening. Evenals vergaderingen, opleidingen, cursussen en seminars die tot doel hebben de kwaliteit van het fractiewerk te verhogen.

Bijlage 1: factuureisen

Factuureisen (Bron:belastingdienst)

Als u in Nederland goederen of diensten koopt, krijgt u van uw leverancier een factuur. Deze factuur moet aan een aantal eisen voldoen. Op elke factuur die u krijgt moeten de volgende gegevens staan:

de naam en het adres van de leverancier

het btw-identificatienummer van de leverancier

uw naam en adres

het factuurnummer

de factuurdatum

datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd

de hoeveelheid en soort geleverde goederen

de aard en de soort geleverde diensten

Voor elk btw-tarief of vrijstelling moet op de factuur vermeld staan:

de prijs per stuk of eenheid, exclusief btw

eventuele kortingen als die niet in deze prijs zijn opgenomen

het toegepaste btw-tarief

de vergoeding (de prijs exclusief btw)

bij vooruitbetaling: de datum van betaling als die afwijkt van de factuurdatum

het btw-bedrag

Bijlage 2: rekeningschema

4000: Bestuurskosten (representatie algemeen, nieuwjaarsreceptie)

4100: Vergaderkosten ( huur, apparatuur, catering)

4200: Kantoorkosten ( kantoorbenodigdheden, telefoon, internet)

4300: Abonnementen (kranten, tijdschriften)

4400: Huisvestingskosten (huur, gas, water, licht, onderhoud)

4500: Cursussen (opleidingskosten, reiskosten, verblijfskosten)

4600: Communicatie (drukwerk, advertenties, kosten website)

4700: Loonkosten (vrijwilligersvergoedingen, kosten vast personeel)

4800: Overige kosten (bankkosten, KVK kosten)

4900: Inkomsten