Verordening op de ambtelijke ondersteuning

Artikel 1 begripsbepalingen

In deze verordeing wordt verstaan onder:

a. de raad: de gemeenteraad

b. het college: het collge van burgemeester en wethouders

c. de portefeuillehouder: de wethouder tot wiens portefeuille het betreffende onderwerp behoort

d. de griffier: de griffier van de raad of diens plaatsvervanger

e. de griffie: de griffie zoals bedoeld in artikel 107e van de Gemeentewet

f. de secretaris: de gemeentesecretaris of diens plaatsvervanger

g. de ambtenaar: de in de reguliere ambtelijke organisatie werkzame medewerker die is aangesteld door of namens het college

h. informatie: eenvoudige feitelijke informatie en/of inzage of kopieën van documenten.

i. bijstand: het geven van een deskundig advies/oordeel; het verlenen van hulp bij de redactionele vormgeving van voorstellen, moties en amendementen; hulp bij opzet en uitvoering van een onderzoek of enquête; ondersteuning bij de voorbereiding van schriftelijke of mondelinge vragen; het verlenen van hulp bij het verzamelen en verwerken van informatie; ondersteuning bij de werkzaamheden van de rekenkamercommissie

Artikel 2 Informatie

1. Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om:

a. technische, algemene, dan wel feitelijke informatie van geringe omvang, voorzover die beschikbaar is;

b. inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

2. Een raadslid wendt zich voor andere informatie dan bedoeld in lid 1 via de griffie tot de portefeuillehouder of de leidinggevende van de betreffende ambtenaar.

Artikel 3 Bijstand

1. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand.

2. De bijstand, bedoeld in het eerste lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier via de secretaris, de leidinggevende van de betreffende ambtenaar verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

De secretaris geeft kennis van het verzoek aan de portefeuillehouder.

Artikel 4 Weigeringsgronden

1. Een ambtenaar verleent de gevraagde ambtelijke bijstand tenzij:

a. het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

b. dit het belang van de gemeente kan schaden;

c. dit gezien de omvang van het verzoek een onevenredig zware belasting voor de ambtenaar dan wel de organisatie met zich mee brengt;

d. hierdoor de loyaliteit van een ambtenaar aan het college op onaanvaardbare wijze in het gedrang wordt gebracht.

2. Bij twijfel of sprake is van informatie bedoeld in artikel 2 lid 1 of indien twijfel bestaat of de gevraagde bijstand op grond van het eerste lid van dit artikel moet worden geweigerd, beslist de secretaris. Indien hij van oordeel is dat de gevraagde bijstand niet door de ambtenaar dient te worden verleend deelt hij dit met redenen omkleed schriftelijk mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

3. Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de gemeentesecretaris wordt geweigerd legt hij zijn beslissing voor aan de portefeuillehouder. Is de portefeuillehouder het met de secretaris eens dat de gevraagde bijstand niet dient te worden verleend dan kan de griffier of het betrokken raadslid de kwestie voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk.

Artikel 5 Kwaliteit bijstand

1. Indien een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij via de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.

2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 6 Meldingsplicht

1. De ambtenaar geeft van de door hem verleende bijstand kennis aan de secretaris.

2. De secretaris geeft van de door hem verleende bijstand kennis aan de desbetreffende portefeuillehouder in het college.

Artikel 7 inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking één dag na haar vaststelling.