Financiële verordening gemeente Maastricht

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. organisatieonderdeel:

zelfstandig organisatieonderdeel binnen de gemeentelijke organisatie belast met een functionele taakstelling, dat volgens het sturingsprincipe van integraal management wordt geleid en door middel van een eigen planning & controlcyclus wordt beheerst.

b. administratie:

het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het doen functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Maastricht en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

c. financiële administratie:

het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Maastricht, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

1. de financieel-economische positie;

2. het financiële beheer;

3. de uitvoering van de begroting;

4. het afwikkelen van vorderingen en schulden;

5. alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

d. administratieve organisatie:

het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

e. financieel beheer:

het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen rechten van de gemeente Maastricht.

f. rechtmatigheid:

het in overeenstemming zijn van de baten en lasten en de balansmutaties, zoals opgenomen in de jaarrekening, met geldende wet- en regelgeving zoals jaarlijks opgenomen in het controleprotocol.

g. doelmatigheid:

het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

h. doeltreffendheid:

de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

Titel 1. Begroting en verantwoording

Kaderstellen

Artikel 2. Programmabegroting

1. De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling vast.

2. Per programma wordt vastgesteld:

a. wat de inhoud is van het programma;

b. welk beleid de raad voor dit programma recent heeft vastgesteld;

c. wat we willen bereiken (=de beoogde maatschappelijke effecten);

d. wat we daarvoor gaan doen in het begrotingsjaar (=beleidsprestaties);

e. wat de beschikbare financiële middelen hiervoor zijn (lasten, baten, saldo en toelichting).

3. Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en beleidsprestaties.

4. De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast.

5. Het college draagt zorg voor de informatievoorziening over bereikte beleidsprestaties en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

Artikel 3. Producten

1. Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten uit de productraming aan de programma's.

2. De onderverdeling van de programma's in de producten staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.

Artikel 4. Kaders begroting

1. Het college biedt de raad een nota aan over de kaders voor het volgende begrotings-jaar en de drie opvolgende jaren. In deze nota worden onder andere de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 7.

2. De raad stelt deze nota in juni van het jaar voorafgaande aan het jaar waarvoor de begroting geldt vast.

UITVOERING

Artikel 5. Uitvoering begroting

1. Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

2. Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat:

a. de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productraming;

b. de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;

c. de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.

3. Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma's zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.

Beheersing en Interne controle

Artikel 6. Interne controle

1. Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

2. Het college draagt zorg voor een actuele nota inzake de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen.

Rapportage en Verantwoording

Artikel 7. Tussentijdse rapportage en informatie

1. Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente. Er zijn twee rapportagemomenten met respectievelijk peildatum 1 mei en 1 september.

2. De eerste rapportage wordt behandeld in de raadsvergadering van juni als onderdeel van de kaderbrief. De tweede rapportage wordt afzonderlijk behandeld in de raadsvergadering van november van het lopend boekjaar.

3. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

4. Bij de eerste rapportage zal bij de kaderbrief een uitvoeringsbeeld worden gepresenteerd op majeure (financiële) afwijkingen. De tweede rapportage gaat in op majeure afwijkingen zowel wat betreft de lasten, opbrengsten, de beleidsprestaties en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten. In de rapportages wordt in ieder geval aandacht besteed aan afwijkingen van:

a. inkomsten uit de algemene uitkering;

b. de renteontwikkeling op de kapitaalmarkt;

c. resultaten uit grondexploitatie (majeure afwijkingen op projectniveau van plannen in exploitatie);

d. realisatie op begrote subsidieverwachtingen;

e. risicoparagraaf.

5. Informatie ten aanzien van privaatrechtelijke overeenkomsten in het kader van bebouwd en onbebouwd onroerend goed:

a. het college zal ex art. 169 lid 4 Gemeentewet de raad vooraf inlichtingen geven, en ter zake geen definitief besluit nemen dan nadat de raad haar wensen en bedenkingen ter zake ter kennis van het college heeft gebracht in het geval van: - aankopen van onroerend goed,

TENZIJ een van de volgende gevallen van toepassing is in welke gevallen het college meteen een definitief besluit kan nemen:

1. het onroerend goed maakt deel uit van een door de raad vastgestelde grondexploitatie, óf

2. het onroerend goed is onderdeel van pro actieve verwervingen, zijnde aankopen van bebouwde en onbebouwde gronden:

A) ten behoeve van de realisering van het project Belvédère (fase 2), cumulatief tot maximaal € 10.472.947,61 (stand 22.11.04) exclusief rentekosten, doch inclusief de met deze aankopen direct verband houdende handelingen, te weten:

• 1.

  de onthuringen van bedrijfspanden;

• 2.

  de pachtontbindingen;

• 3.

  de toekenning van vergoedingen wegens bedrijfsschade en gewassenschade;

• 4.

  de vestiging van zakelijke rechten;

B) welke passen binnen door de raad vastgestelde en nog vast te stellen (ruimtelijke) beleidskaders voor nieuwe uitleggebieden en stedelijke herstructureringen, alsmede door de raad aangewezen en nog aan te wijzen locaties op grond van de Wet voorkeursrecht gemeenten ter zake waarvan dat voorkeursrecht op het moment van aankoop rechtskracht heeft, cumulatief tot maximaal € 11.344.506,- exclusief rentekosten, doch inclusief de met deze aankopen direct verband houdende handelingen, te weten:

• 1.

  de onthuringen van bedrijfspanden;

• 2.

  de pachtontbindingen;

• 3.

  de toekenning van vergoedingen wegens bedrijfsschade en gewassenschade;

• 4.

  de vestiging van zakelijke rechten, óf

3. het aankoopbedrag gelijk aan of kleiner is dan € 0,5 mln;

- verkopen van onroerend goed,

TENZIJ één van de volgende uitzonderingen van toepassing is in welke gevallen

het College meteen een definitief besluit kan nemen:

1. het onroerend goed maakt deel uit van een door de raad vastgestelde grondexploitatie of

2. het betreft een marktconforme verkoop (tegen de marktwaarde) welke gelijk aan of kleiner is dan € 1 mln.

b. het college zal conform art. 7 van de Financiële verordening in het kader van de reguliere planning en control-cyclus (managementrapportage en jaarrekening) de raad informeren over alle privaatrechtelijke onroerendgoedtransacties (aankopen, verkopen, erfpachten).

Artikel 8. Jaarstukken

1. Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de geleverde prestaties naar de productenrealisatie en naar de programma verantwoording.

2. Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma's. In de verantwoording geeft het college aan:

a. wat is bereikt (=de gerealiseerde maatschappelijke effecten);

b. wat hebben we daarvoor gedaan (gerealiseerde beleidsprestaties);

c. wat de kosten en opbrengsten zijn.

3. De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma's of de beleidsdoelen van de programma's voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

Titel 2. Financiële positie

Kaderstellen

Artikel 9. Financiële positie

1. Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.

2. Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.

3. De raad autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten. Er wordt een onderscheid gemaakt in afzonderlijke en raamkredieten. Een raamkrediet betreft een investeringskrediet, met een vooraf vastgesteld bestedingsdoel, dat later uitgewerkt wordt in een uitvoeringsplan. Voordat het college verplichtingen aangaat ten laste van dit raamkrediet, dient het college aan de bevoegde raadscommissie een uitvoeringsplan ter kennisgeving aan te bieden.

4. Het college biedt de (afzonderlijke) planexploitaties aan ter vaststelling door de raad.

Artikel 10. Waardering & afschrijving vaste activa

1. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief het saldo van agio en disagio worden lineair in 5 jaar afgeschreven.

2. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

3. Alle investeringen met een economisch nut, met uitzondering van kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde, worden geactiveerd, conform artikel 59 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven. De afschrijvingstermijnen zijn opgenomen in bijlage 2. Deze afschrijvingstermijnen zijn van toepassing op investeringen vanaf 2004. Bebouwd onroerend goed wordt, conform de door de raad in 1991 vastgestelde nota "beheer en exploitatie gemeentelijke bebouwd onroerend goed”, afgeschreven op basis van annuïteit.

Activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 10.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd.

4. Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden verstaan investeringen in aanleg en onderhoud van: (inrichting) wegen, waterwegen, civiele kunstwerken, groen en kunstwerken.

5. Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut in de openbare ruimte kunnen worden geactiveerd of ten laste worden gebracht van de exploitatie. In geval van activering mogen bijdragen van derden en bestemmingsreserves in mindering gebracht worden op het bedrag van de investering en wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere tijdsduur.

Artikel 11. Voorziening voor oninbare vorderingen

1. Voor openstaande vorderingen betreffende:

a. onroerende zaakbelasting gebruikers;

b. onroerende zaakbelasting eigenaren;

c. precariobelasting;

d. hondenbelasting.

wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historische (=5 jaar) percentage van oninbaarheid.

2. Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden.

Artikel 12. Reserves en voorzieningen

1. Het college biedt een (bijgestelde) nota reserves en voorzieningen aan ter behandeling en vaststelling door de raad.

2. De nota behandelt:

a. de vorming en besteding van reserves;

b. de vorming en besteding voorzieningen;

c. de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen,

in relatie tot de nota weerstandsvermogen bedoeld in artikel 17.

Artikel 13. Kostprijsberekening

1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Maastricht wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

2. Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

3. De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en voorzieningen

De omslagrente (interne rekenrente) voor de rentetoerekening van de kapitaallasten van nieuwe investeringen wordt jaarlijks bij de begroting opnieuw vastgesteld op basis van de dan geldende rentevisie. Het college is bevoegd, indien noodzakelijk, een afwijkend percentage te hanteren.

Artikel 14: Treasuryfunctie

1. Het college draagt bij de uitoefening van de treasuryfunctie onder andere zorg voor:

a. het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma's binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;

b. het beheersen van de risico's verbonden aan de treasuryfunctie zoals renterisico's, koersrisico's, liquiditeitsrisico’s en kredietrisico's;

c. het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;

d. het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

2. Het college neemt bij de uitvoering van de treasuryfunctie de volgende richtlijnen in acht:

a. bij het uitzetten van overtollige geldmiddelen wordt een onderscheid gemaakt in:

1. overtollige middelen korter dan drie maanden : deze middelen worden uitgezet bij financiële instellingen met een A-rating, afgegeven door tenminste twee gezaghebbende rating agencies;

2. overtollige middelen gelijk aan of langer dan drie maanden : deze middelen worden uitgezet bij financiële instellingen die gevestigd zijn in een lidstaat in de Europese Economische Ruimte die tenminste beschikt over een AA-rating, afgegeven door tenminste twee gezaghebbende rating agencies en voor henzelf of voor de door hen uitgegeven waardepapieren kunnen aantonen dat ze tenminste over een AA-minusrating beschikken;

Indien de overtollige middelen bij meerdere instellingen weggezet worden dan geldt gemiddeld een AA-rating. De overtollige middelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is;

b. Derivaten worden uitsluitend gebruikt ter beperking van financiële risico's;

c. voor het aantrekken van financieringen voor langer dan 1 jaar worden, conform het aanbestedingsbeleid van de gemeente Maastricht, tenminste 3 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;

d. overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro;

e. voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm gelden de wettelijke waarden. Het college informeert de raad indien de kasgeldlimiet of de renterisiconorm dreigen te worden overschreden.

3. Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties anders dan genoemd in het tweede lid worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

4. Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste tot en met derde lid en legt deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een Treasurystatuut. Hierbij worden de bepalingen van de Wet Financiering Decentrale Overheden, de Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (Ruddo) en de uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden, waarbij prudent beheer een basisvoorwaarde is, in acht genomen. Het college zendt het Treasurystatuut ter kennisgeving aan de raad.

Artikel 15. Registratie bezittingen, activa en vermogen

1. Het college draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van bezittingen. In de registratie worden ook opgenomen niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet- of nettogeactiveerde investeringen in de openbare ruimte.

2. Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-) schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen boven € 50.000 ten minste eenmaal in de vijf jaar.

3. Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

Titel 3. Paragrafen

Artikel 16. Lokale heffingen

Bij de begroting en de jaarstukken doet het college inde paragraaf lokale lasten in ieder geval verslag van:

• 1.

  Het beleid ten aanzien van de lokale heffingen;

• 2.

  Een overzicht op hoofdlijnen van de diverse heffingen;

• 3.

  De opbrengst per lokale heffing;

• 4.

  Het kwijtscheldingsbeleid en het tarieven beleid;

• 5.

  Het volume en bedrag aan kwijtschelding;

• 6.

  De kostendekkendheid van de heffingen;

• 7.

  De (ontwikkeling van de) lokale lastendruk voor de eenpersoonshuishoudingen, meerpersoonshuishoudingen en bedrijven.

Artikel 17. Weerstandsvermogen en risicomanagement

1. Het college biedt een (bijgestelde) nota Weerstandsvermogen en risicomanagement aan. In deze nota wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risico's door verzekeringen, voorzieningen, het Weerstandsvermogen of anderszins. In de nota wordt tevens het gewenste weerstandscapaciteit bepaald.

2. Het college geeft aan in de paragraaf Weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico's van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico's zich voordoen. Het college brengt hierbij in elk geval de risico's in beeld en actualiseert de risico's genoemd in de nota bedoeld in het eerste lid. Het college geeft aan in de paragraaf Weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico's van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

Artikel 18. Onderhoud kapitaalgoederen

1. Het college biedt een (aangepaste) nota rioleringsplan aan. De nota geeft het- kader weer voor de inrichting van het onderhoud, het beoogde onderhoudsniveau en de uitbreiding van de riolering alsmede de kwaliteit van het milieu en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.

2. Het college biedt een (bijgestelde) nota onderhoud gebouwen aan ter behandeling en vaststelling door de raad. De nota bevat de voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.

3. Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag van:

• 1.

  Het beleidskader (inclusief het gewenste onderhoudsniveau) voor wegen, water en groen;

• 2.

  De aanwezigheid van het actuele beheersplan voor wegen, water, groen en gebouwen;

• 3.

  Voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan openbare groen, water, wegen, kunstwerken, riolering en gebouwen.

Artikel 19. Financiering

Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:

a. de kasgeldlimiet;

b. de renterisico norm;

c. de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar;

d. de rentevisie en

e. de rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de treasuryfunctie.

Artikel 20. Bedrijfsvoering

1. In de bedrijfsvoeringparagraaf in de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen.

2. Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid, bedoeld in artikel 213a Gemeentewet, en de uitputting van de bijbehorende budgetten.

Artikel 21. Verbonden partijen

Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf verbonden partijen in ieder geval verslag van:

• 1.

  De beleidsuitgangspunten/visie ten aanzien van de aansturing op de verbonden partijen;

• 2.

  Van elk van de verbonden partij wordt weergegeven:

• 3.

  Het openbaar belang;

• 4.

  Zeggenschap;

• 5.

  Aandelen / financieel belang;

• 6.

  Risico;

• 7.

  Programma;

• 8.

  Financiële situatie.

• 9.

  Risicoanalyse (alleen bij de begroting).

Artikel 22. Grondbeleid

1. Het college biedt een (bijgestelde) nota grondbeleid aan ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze nota wordt aandacht besteed aan:

a. de relatie met de programma's van de begroting;

b. de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente;

c. aan te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;

d. de voorraadverwerving en uitgifte van gronden;

e. de uitgifte van gronden in erfpacht en de bijstelling van erfpachtvergoedingen.

2. In de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarstukken wordt ingegaan op de uitvoering van de nota grondbeleid, met name de belangrijkste financiële ontwikkelingen zoals verlies-/ winstverwachtingen, de verwerving van gronden e.d. en de relaties van het grondbeleid met de programma's.

Artikel 23. Verstrekking subsidies

1. Het college biedt een (bijgestelde) nota verstrekking gemeentelijke subsidies aan ter behandeling en vaststelling door de raad. De nota bevat het kader voor de verstrekking van gemeentelijke subsidies en een overzicht van de toegekende gemeentelijke subsidies.

Titel 4. Financiële organisatie en administratie

Artikel 24. Administratie

1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de organisatieonderdelen;

b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts;

c. het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

d. het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 25. Financiële administratie

Het college draagt er zorg voor dat:

a. de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

b. de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 26. Financiële organisatie

Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:

a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de organisatieonderdelen ;

b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

d. de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de organisatieonderdelen van de gemeente;

e. de te maken afspraken met de organisatieonderdelen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

f. de regels voor de verlening van decharge over het gevoerde beheer van de organisatieonderdelen.

Artikel 27. Aanbesteding en inkoop

Het college draagt zorg voor dat aanbesteding en inkoop binnen de gemeente geschiedt conform het aanbestedingsbeleid van de gemeente Maastricht. De regels waarborgen onder andere dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie.

Artikel 28. Subsidieverstrekking en steunverlening

Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de toekenning van steunverlening aan ondernemingen en subsidies. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie en de subsidieverordening van de gemeente Maastricht.

Titel 5. Slotbepalingen

Artikel 29. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 14 oktober 2003, met dien verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2004 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

Artikel 30. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Maastricht”.

TOELICHTING OP ARTIKELEN

Artikel 2. Programmabegroting

Dit artikel bevat een aantal bepalingen over de inrichting van de begroting waarin de kaderstellende functie van de raad tot uiting komt. De programma's alsmede de indicatoren per programma worden door de raad vastgesteld.

Artikel 3. Producten

Ter uitvoering van de begroting stelt het college een productraming op. Het college is vrij in het aantal producten en de indeling daarvan. De productraming is geen onderdeel van de begroting. De raad krijgt op grond van dit artikel bij de programmabegroting en verantwoording een overzicht van welke producten er bij de programma's horen.

Artikel 4. Kaders begroting (= de voorjaarsnota)

Dit artikel gaat over het meerjarige budgettaire kader. Dat vormt de grondslag voor de eigenlijke begroting.

Artikel 5. Uitvoering begroting

In artikel 5 legt de raad het college een aantal eisen op die voor een goede uitvoering van de begroting noodzakelijk zijn. De raad geeft geen nadere uitvoeringsregels om aan de prestatie-eis te voldoen.

Artikel 6. Interne controle

De raad legt in dit artikel enkele basiscondities vast voor de interne controle. Daarmee verkrijgt de raad de zekerheid dat het college aan de eisen genoemd in met name artikel 5, eerste lid, zal kunnen voldoen.

Artikel 7. Tussentijdse rapportage en informatie

In dit artikel wordt de aard van de informatie die het college tussentijds standaard dient te verstrekken evenals de reguliere frequentie aangegeven. Op basis van deze informatie kan de raad de uitvoering van de begroting volgen en besluiten of bijsturing nodig is. Verder regelt dit artikel de informatieverstrekking inzake privaatrechterlijke overeenkomsten in kader van bebouwd en onbebouwd onroerend goed.

Artikel 8. Jaarstukken

Dit artikel is het sluitstuk van de begrotingscyclus, de verantwoording over de begrotingsuitvoering door het college, cq. de controle van de raad daarop. Basis daarvoor is de productrealisatie. In het eerste lid wordt daarvoor een kwaliteitseis gesteld. Het tweede lid is de tegenpool van artikel 2, lid 2.

Artikel 9. Financiële positie

De raad geeft in dit artikel enkele belangrijke uitgangspunten aan die het college voor de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen moet volgen.

Tevens wordt hier expliciet vastgelegd hoe de raad bij het vaststellen van de financiële positie, de investeringskredieten autoriseert. De autorisatie van deze kredieten zou anders als gevolg van het door gemeenten gehanteerde lasten en batenstelsel buiten de boot vallen. Investeringen worden in dit artikel onderverdeeld in:

• 1.

  afzonderlijke kredieten;

• 2.

  raamkredieten.

Artikel 10. Waardering & afschrijving vaste activa

Artikel 10 stelt de regels voor de waardering en afschrijving van de vaste activa. Het vierde lid geeft een opsomming van de activa van de gemeente, welke slechts een maatschappelijk en geen economisch nut hebben. Investeringen in vaste activa met alleen maatschappelijk nut mogen ineens ten laste van de exploitatie worden gebracht. Deze investeringen genereren geen inkomsten en brengen bij verkoop geen geld op. Hierbij dient opgemerkt te worden dat alleen investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut geactiveerd mogen worden. Er moet namelijk in de praktijk een (h)erkenbaar criterium zijn voor de onderscheiding van activa met alleen een maatschappelijk nut. In lid 4 is er voor gekozen om aan te geven welke soorten van activa het betreft. Meer gedetailleerd gaat het dan om de zaken als waterwegen, waterbouwkundige werken, permanente terreinwerken, wegen, straten, fietspaden, voetpaden, bruggen, viaducten, tunnels, verkeerslichtinstallaties, openbare verlichting, straatmeubilair, reconstructie openbare ruimten, parken en overig groen.

Artikel 11. Voorziening voor oninbare  vorderingen

Dit artikel geeft de regels voor de bepaling van de hoogte van de voorziening voor oninbare vorderingen. Voor het bepalen van de hoogte van de voorziening is in dit artikel gekozen voor een scheiding in de bulkfacturen van de gemeente en de overige facturen. Voor de bulkfacturen van de gemeente wordt een voorziening getroffen op basis van een in te schatten percentage van oninbaarheid, omdat individuele beoordeling ondoenlijk is.

Artikel 12. Reserves en voorzieningen

In deze nota kan de raad het kader vaststellen voor de omvang van de reserves. Kaders stellen voor voorzieningen is veelal niet aan de orde, omdat voorzieningen een verplichtend karakter kennen. Wel is het inzichtelijk in de nota in te gaan op de voorzieningen.

Artikel 13. Kostprijsberekening

In artikel 13 is de grondslag voor de bepaling van heffingen en tarieven neergelegd, zoals dat door artikel 212, lid 2, let b Gemeentewet wordt geëist. De grondslag voor de hoogte van heffingen en tarieven is namelijk politieke besluitvorming door de raad op basis van de geraamde hoeveelheden en de geraamde kostprijzen. Kostprijzen laten zich op vele manieren berekenen. In dit artikel worden uitgangspunten voor de bepaling van de kostprijzen gegeven.

Artikel 14: Treasuryfunctie

De treasuryfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. De uitvoering van de treasuryfunctie komt aan de orde in de financieringsparagraaf in de begroting en de rekening zoals die in het Besluit begroting en verantwoording is voorgeschreven. In dit artikel stelt de raad doelstellingen, richtlijnen en limieten die voor het college gelden. Het vierde lid van het artikel draagt het college op een financieringsstatuut (Treasurystatuut) op te stellen dat met name protocollen bevat voor de dagelijkse uitvoering. Het college zendt het Treasurystatuut ter kennisgeving aan de raad.

Artikel 15. Registratie bezittingen, activa en vermogen

Voor een goed beeld van de financiële positie is een volledige registratie van de gemeentelijke bezittingen onontbeerlijk. Om te garanderen dat de registratie actueel en juist is, wordt in dit artikel het college opgedragen periodiek de registratie te controleren en bij afwijkingen maatregelen tot herstel te treffen.

Artikel 16. Lokale heffingen

In dit artikel is ervoor gekozen om de beleidslijnen op te nemen in de nota lokale heffingen. Tevens geeft dit artikel aan over welke feiten de raad in elk geval in de verplichte paragraaf lokale heffingen bij de begroting en jaarstukken wordt geïnformeerd.

Artikel 17. Weerstandsvermogen en risicomanagement

In het onderhavige artikel is er voor gekozen om de beleidslijnen uit te zetten in een nota. De desbetreffende, volgens het Besluit begroting en verantwoording voorgeschreven paragraaf informeert dan vooral de uitvoering en toepassing van de nota.

Artikel 18. Onderhoud kapitaalgoederen

Het eerste tot en met het derde lid regelen, dat er nota's aan de raad worden aangeboden over het onderhoud aan de verschillende categorieën kapitaalgoederen. Hierin kan op de stand van zaken worden ingegaan en kan de raad de kaders voor het toekomstig beleid uiteenzetten.

Artikel 18, vierde lid, regelt over welke feiten aangaande het financieel beheer van het onderhoud van kapitaalgoederen de raad in de verplichte paragraaf onderhoud kapitaalgoederen bij de begroting en jaarstukken in elk geval geïnformeerd wordt. Hier kan de raad invulling geven aan zijn eigen informatiebehoefte over het onderhoud kapitaalgoederen. Het Besluit begroting en verantwoordingprovincies en gemeenten schrijft enige feiten voor, die in de paragraaf moeten worden vermeld. Namelijk het beleidskader, de daaruit voortvloeiende financiële consequenties en de vertaling daarvan in de begroting van het onderhoud wegen, het onderhoud riolering, het onderhoud water, het onderhoud groen en het onderhoud gebouwen.

Artikel 19. Financiering

Dit artikel regelt over welke feiten inzake het financieel beheer van de treasuryfunctie de raad in elk geval in de verplichte paragraaf financiering bij de begroting en jaarstukken wordt geïnformeerd.

Artikel 20. Bedrijfsvoering

Het domein van de ambtelijke organisatie is de verantwoordelijkheid van het college. Beleid op dit gebied wordt in de eerste plaats vormgegeven door het college. De nota over de bedrijfsvoering wordt dan ook slechts ter kennisgeving aan de raad overlegd.

Artikel 21. Verbonden partijen

Artikel 21 regelt, dat er een nota verbonden partijen aan de raad wordt aangeboden, waarin op de stand van zaken van de verbonden partijen wordt ingegaan en de raad de kaders voor het toekomstig beleid uiteen kan zetten.

Dit artikel regelt over welke feiten aangaande het financieel beheer van verbonden partijen de raad in elk geval in de verplichte paragraaf verbonden partijen bij de begroting en jaarstukken geïnformeerd wil worden.

Daar de begroting, jaarstukken en nota's openbare stukken zijn, kan vermelding van bepaalde in de verordening vereiste informatie de belangen van de gemeente schaden. Deze gegevens neemt men vanzelfsprekend niet herkenbaar op in de begroting, jaarstukken en openbare nota's.

Ingevolge het Besluit begroting en verantwoording dient een lijst van verbonden partijen te worden bijgehouden.

Artikel 22. Grondbeleid

In dit artikel is ervoor gekozen om de beleidslijnen op te nemen in de nota grondbeleid. De desbetreffende, volgens het Besluit Begroting en Verantwoording voorgeschreven paragraaf informeert dan vooral de uitvoering en toepassing van de nota.

Daar de begroting, jaarstukken en nota's openbare stukken zijn, kan vermelding van bepaalde in de verordening geëiste informatie de belangen van de gemeente schaden. Dergelijke informatie tast de onderhandelingspositie van de gemeente aan. Zulke gegevens neemt men vanzelfsprekend niet herkenbaar op in de begroting, jaarstukken en openbare nota's.

Artikel 23. Verstrekking subsidies

Dit artikel regelt, dat de raad een(aangepaste)nota ontvangt waarin het college het voorgenomen beleid uiteenzet voor de verstrekking van subsidies en een overzicht van de toegekende subsidies.

Artikel 24. Administratie

In artikel 24 worden de kaders gegeven voor de inrichting van administraties van de gemeente. In hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens moeten worden vastgelegd en aan welke eisen de vastgelegde gegevens moeten voldoen. Deze verordening regelt niet - inherent aan het dualisme'- de regels en activiteiten die daarvoor in de uitvoering nodig zijn. Dat is een taak van het college. Deze zal deze zaken wel in een besluit moeten vastleggen voor de aansturing van de ambtelijke organisatie. Een en ander geldt ook voor artikel 25, 26 en 27.

Artikel 25. Financiële administratie

Een belangrijk onderdeel van de administratie is de financiële administratie. Bij algemene maatregel van bestuur stelt het Rijk eisen aan de verantwoordingsinformatie van gemeenten. In het Besluit begroting en verantwoording zijn onder andere waarderingsgrondslagen, balansindeling en verplicht op te leveren financiële gegevens vastgelegd. Vanuit de financiële administratie moeten gegevens worden aangeleverd voor de financiële verantwoordingsinformatie aan de raad, maar ook aan gedeputeerde staten, in hun rol als toezichthouder, het rijk, de Europese Unie etc.

Artikel 26. Financiële organisatie

In dit artikel worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiële organisatie gegeven, waaraan het college bij het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie invulling moet geven. De uitgangspunten vormen kaders voor het college, waaraan hij zich moet houden.

In de onderdelen a en b worden eisen gesteld aan de toedeling van taken aan organisatieonderdelen van de gemeente en de toewijzing van functies aan functionarissen. In de onderdelen c t/m f worden eisen gesteld aan de budgettoedeling en de verantwoording daarover.

Artikel 27. Aanbesteding en inkoop

Artikel 27 legt aan het college de zorg op om regels op te stellen voor de aanbesteding van werken en inkoop van goederen en diensten. De regelgeving van de Europese Unie dient daarbij nageleefd te worden. Doordat de regels worden vastgelegd kan de accountant bij zijn controle van de jaarstukken nagaan of de interne regels (en de Europese regelgeving) zijn nageleefd, het is een onderdeel van de rechtmatigheidtoets. De accountant beoordeelt hiervoor eveneens het systeem van interne regels.

Artikel 28. Subsidieverstrekking en steunverlening

Dit artikel legt aan het college de zorg op om regels op te stellen voor subsidie- en steunverlening.

Artikel 29. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van het oude artikel 212 Gemeentewet opgestelde verordening. De wetgever heeft bepaald, dat de nieuwe verordening artikel 212 Gemeentewet bij alle gemeenten op het begrotingsjaar 2004 van toepassing moet zijn. De oude verordening blijft nog van kracht op de begroting en jaarrekening van 2003.

Artikel 30. Citeertitel

In dit artikel wordt de naam gegeven, waarmee men in de gemeentelijke stukken naar deze verordening kan verwijzen.

Bijlage Afschrijvingstermijnen voor activa

afschrijvingstermijnen voor activa