Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Medemblik houdende regels omtrent raadscommissies Verordening op de raadscommissies gemeente Medemblik 2016

1. De voorzitter zendt ten minste negen dagen voor de oriënterende commissievergadering de leden een oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

2. De voorzitter zendt ten minste zeven dagen voor de meningvormende commissie en voor de raadsvergadering de leden een oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

3. De agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de oproep aan de leden verzonden.

4. Indien een aanvullende agenda wordt opgesteld, worden deze agenda en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden ter beschikking gesteld.

5. De voorlopige agenda met een voorstel voor behandeltijden wordt op voordracht van de griffie vastgesteld door de agendacommissie.

6. Een commissielid kan een onderwerp in een commissie laten agenderen door een bespreeknotitie bij de agendacommissie in te dienen.

7. Een lid van het college kan een onderwerp in een commissie laten agenderen door een bespreeknotitie bij de agendacommissie in te dienen.

8. De agendacommissie stelt ten minste tien dagen van tevoren de voorlopige agenda voor de oriënterende commissievergaderingen vast.

1. Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de oproep voor een ieder op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Indien na het verzenden van de oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.

2. Onverminderd het bepaalde in het eerste lid kunnen stukken ook op elektronische wijze aan een ieder ter beschikking worden gesteld.

3. Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het gemeentehuis gebracht.

4. Indien voor stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet  geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier een lid inzage.

1. De vergadering wordt door aankondiging in het huis-aan-huis blad De Medemblikker/Koggenlander en door plaatsing op de gemeentelijke website openbaar gemaakt.

2. De openbare kennisgeving vermeldt:

• a.

  de datum, aanvangstijd en plaats, en de agenda van de vergadering;

• b.

  wijze waarop en de plaats waar een ieder de bij de vergadering behorende stukken kan inzien;

• c.

  de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 16.

1. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder commissielid dat aan de vergadertafel gaat plaatsnemen de presentielijst.

2. Vergoedingen worden betaald aan commissieleden niet-zijnde raadsleden die de presentielijst hebben getekend. Indien meer vergaderingen op één avond worden bijgewoond, wordt de vergoeding éénmaal uitbetaald.

1. Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

2. Als ingevolge het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

3. Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

1. Van de commissievergaderingen wordt onder verantwoordelijkheid van de commissiegriffier een samenvattend verslag gemaakt.

2. Het concept-samenvattend verslag van de voorgaande vergadering wordt, zo mogelijk, voor de leden openbaar gemaakt gelijktijdig met de agenda voor de volgende vergadering.

3. Het digitale verslag van de oriënterende commissie die vergadert in de raadzaal en van de meningvormende commissie worden zo spoedig mogelijk op de gemeentelijke website geplaatst.

4. De samenvattende verslagen van de commissievergaderingen worden ter vaststelling voorgelegd in de eerstvolgende vergadering van de betreffende commissie.

5. De leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders, hebben het recht een voorstel tot wijziging van de samenvatting aan de raadscommissie te doen, indien de concept- samenvatting onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen verklaard of besloten is.

1. Burgers, vertegenwoordigers van maatschappelijke instellingen en bedrijven kunnen:

• a.

  over een niet geagendeerd onderwerp hun mening kenbaar maken tijdens een

  Rondetafelgesprek voorafgaand aan de meningvormende commissie of

• b.

  bij een onderwerp dat op de agenda staat of over een niet geagendeerd onderwerp bij aanvang van de vergadering in de oriënterende fase inspreken waarna de commissieleden in de gelegenheid gesteld worden de inspreker(s) verduidelijkende vragen te stellen.

2. Diegene die van het spreekrecht in de oriënterende fase gebruik wil maken meldt dit voor de vergadering bij de commissiegriffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en het onderwerp waarover hij het woord wil voeren.

3. Op voorstel van de voorzitter kan de meningvormende commissie besluiten inspraak over geagendeerde onderwerpen in de meningvormende fase toe te staan.

4. Diegene die van het spreekrecht tijdens een Rondetafelgesprek gebruik wil maken meldt dit uiterlijk 48 uur voor de vergadering bij de griffie onder vermelding van naam, adres, telefoonnummer, emailadres en het onderwerp waarover hij het woord wil voeren. De griffie draagt er zorg voor dat de raads- en commissieleden uiterlijk 24 uur van tevoren op de hoogte worden gesteld van de aanvraag voor inspreken tijdens een Rondetafelgesprek. Een Rondetafelgesprek begint in beginsel om 19.00 uur, voorafgaand aan de meningvormende commissie.

5. Insprekers krijgen per vergadering de gelegenheid om maximaal vijf minuten in te spreken. Per vergadering is in totaal een half uur voor inspraak gereserveerd. Als er meer dan 6 insprekers zijn, wordt de totale inspreektijd van maximaal een half uur naar rato verdeeld over de insprekers.

1. Bij de afsluiting van de bespreking van een raadsvoorstel in de oriënterende commissievergadering stelt de commissie vast of het voorstel als bespreekstuk of hamerstuk voor de meningvormende commissievergadering kan worden geagendeerd.

2. Bij de afsluiting van de bespreking van een raadsvoorstel in de meningvormende commissievergadering stelt de commissie vast of het voorstel als bespreekstuk of hamerstuk voor de raadsvergadering kan worden geagendeerd.

3. Als een raadscommissie adviseert een raadsvoorstel terug te zenden aan het college, wordt het raadsvoorstel als bespreekstuk voor de raadsvergadering geagendeerd, voorzien van het advies van de commissie. In dit advies stelt de commissie een termijn voor waarbinnen het voorstel opnieuw wordt geagendeerd.

1. De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

2. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

3. Over een voorstel van orde beslist de raadscommissie terstond.

1. Het conceptverslag van besloten vergaderingen wordt niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de griffier.

2. Het conceptverslag wordt zo spoedig mogelijk in een besloten (deel van de) vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet openbaar maken van het verslag.

3. De vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

3. De commissievoorzitter is bevoegd toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren, kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen.