Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Meerssen houdende regels omtrent duurzaam inkopen, goed besteed gemeente Meerssen 2009

Wat is duurzaam inkopen?

Onder duurzaam inkopen wordt verstaan 'het toepassen van milieuaspecten en sociale aspecten in alle fasen van het inkoopproces zodat dit uiteindelijk leidt tot de daadwerkelijke levering van een product, dienst of werk dat aan deze aspecten voldoet.' Het gaat hierbij om de menselijke productie en consumptie waarbij niet mateloos met grondstoffen worden omgegaan en waarbij ook aandacht is voor een verantwoorde verwerking van het ontstane afval.

Voor een deel van de productgroepen zijn reeds criteria ontwikkeld die gepubliceerd zijn op de website van SenterNovem. Voor de overige productgroepen zijn de criteria nog in ontwikkeling. Milieucriteria of sociale criteria kennen verschillende verschijningsvormen binnen het aanbestedingsproces, en zullen naar hun aard en toepassing dan ook binnen de context van die procedurefase beoordeeld dienen te worden. Voor een nauwkeurigere afbakening zal er naar verwachting dit voorjaar een handleiding met interpretatieve mededelingen gepubliceerd worden.

Enkele veelgebruikte begrippen in deze notitie zijn de volgende:

• •

  Inkoop omvat de aanschaf van alle producten, diensten of werken waar een factuur van een externe leverancier tegenover staat;

• •

  Een inkooppakket is een samenhangende set van producten, diensten of werken die in principe bij één leverancier kan worden ingekocht;

• •

  Duurzaam inkopen is het toepassen van milieucriteria en sociale criteria bij de inkoop van product, dienst of werk;

• •

  Sociale criteria hebben betrekking op de sociale omstandigheden waaronder een product, dienst of werk tot stand komt (denk bijvoorbeeld aan mensenrechten, arbeidsvoorwaarden en arbeidsomstandigheden);

• •

  Milieucriteria hebben betrekking op de natuurlijke/ecologische effecten van een product, productieproces, dienst of werk (deze doen zich voornamelijk voor bij de technische specificatie, selectiecriteria en gunningcriteria van een opdracht)

• •

  Een aanbesteding is gedefinieerd als de uitnodiging aan een of meer leveranciers om deel te nemen aan een procedure, met als doel het doen van een aanbod (offerte) voor de uitvoering van een opdracht.

Wat is het belang van duurzaam inkopen? Er is een aantal redenen waarom duurzaam inkopen een meerwaarde voor de gemeente Meerssen zou bieden.

• •

  Duurzaam inkopen draagt bij aan de verwezenlijking van de gestelde doelstellingen om grondstoffen op een verantwoorde manier aan te wenden.

• •

  Duurzaam inkopen is geen geïsoleerde verandering, maar een die ingepast kan worden in de inkoopstructuur van de Gemeente Meerssen en kan bijdragen aan de kwaliteitsstandaard van het inkoopproces.

• •

  Duurzaam inkopen is een zichtbare investering die bijdraagt aan de versterking van het imago van de gemeente.

• •

  De gemeente zal ook als voorbeeldfunctie gaan dienen om duurzaam inkopen in de omgeving te stimuleren.

• •

  Ondanks het dure imago van duurzaam inkopen, kan het op de lange termijn een vermindering van de kosten opleveren doordat de producten een langere levensduur hebben of energiebesparend zijn.

Doel en uitgangspunten

Doelstelling: Het doel is uiteindelijk om producten steeds verder te verduurzamen en tevens zo duurzaam mogelijk te laten gebruiken. De gemeenten streven naar 75% duurzaam inkopen in 2010 en 100% in 2015

Subdoelstellingen:

• •

  Het stellen van een voorbeeld voor anderen

• •

  Het bereiken van directe milieuwinst

• •

  Het stimuleren van arbeidsmogelijkheden voor kansarmen

• •

  Het tegengaan van kinderarbeid

• •

  Het beïnvloeden van de markt door een vraag te creëren en te vergroten naar minder milieubelastende producten en diensten

• •

  Het beïnvloeden van de markt door milieugerichte productinnovatie te stimuleren

Uitgangspunten:

• •

  Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO)

• •

  De omgeving betrekken bij het beleid m.b.t. duurzaam inkopen

• •

  Onder duurzaam inkopen vallen zowel ecologische als sociale aspecten

• •

  De 3 P’s (People, Planet, Profit). Het gaat er hierbij om dat alle kosten in de berekening van een product worden betrokken: de productiekosten, de gebruikskosten en de verwerkingskosten na het gebruik.

• •

  Het beleid van duurzaam inkopen richt zich voornamelijk op de vraagkant van het inkoopproces. De primaire doelgroep wordt dan ook gevormd door de inkopers (i.c. de bestuurders van de inkopers en budgethouders).

• •

  Bij voorkeur worden producten hergebruikt, maar in de overige gevallen moeten de afvalstoffen en restproducten weer gebruikt kunnen worden voor een nieuw product.

Wat zijn de prioriteiten?

Om te komen tot beleid voor duurzaam inkopen is het van belang:

• -

  Dat de ambitie en visie op het gebied van duurzaamheid en duurzaam inkopen worden geformuleerd

• -

  Dat wij de politieke ambities verder uitwerken en duidelijke kaders formuleren.

• -

  Dat het beleid op het gebied van duurzaam inkopen onderdeel uitmaakt van het algemeen duurzaamheidbeleid en het is ingebed in diverse beleidsstukken.

• -

  Dat heldere doelstellingen voor duurzaamheid geformuleerd worden in het projectplan, waarbij aandacht besteed wordt aan richting, ruimte, resultaten en rekenschap.

• -

  Het landelijk programma `Duurzaam Inkopen’ biedt de mogelijkheid een deelnameverklaring van SenterNovem te ondertekenen waarmee de gemeente de intentie kan uitspreken duurzaamheid serieus te nemen en toe te passen in het inkoopproces. Dit is de eerste stap waarmee de gemeente Meerssen kan aangeven op weg te zijn duurzaamheid in het gemeentebeleid op te nemen. Daarmee wordt voldaan aan het Klimaatakkoord tussen de VNG met het ministerie van VROM (november 2007).

Formulering van het ambitieniveau

Bij het formuleren van een ambitie en visie op het gebied van duurzaam inkopen, is het raadzaam na te denken over de volgende vragen:

• •

  Welke kaders worden er gesteld: wat is de aanleiding om duurzaam in te kopen, wat is de centrale vraag, welke knelpunten doen zich voor en hoe bakenen we het onderwerp af?

• •

  Welk resultaat willen we bereiken: volgen we de ambities zoals die zijn afgesproken, namelijk 75% duurzaam inkopen in 2010? Of worden de ambities hoger gesteld?

• •

  Welke veranderingen willen we realiseren: wat zijn de doelen en de maatschappelijke effecten die we nastreven en met welke indicatoren evalueren we later of duurzaam inkopen volgens plan is verlopen?

• •

  Welke financiën en andere middelen willen we maximaal aan duurzaam inkopen besteden: welke kosten en opbrengsten verwachten we in vergelijking met gewoon inkopen?

• •

  Welke doorlooptijd mag de uitwerking van duurzaam inkopen maximaal kennen: wanneer willen we tussenresultaten zien en wanneer moet het einddoel behaald zijn?

Er worden drie ambitieniveaus op het gebied van duurzaamheid onderscheiden:

• •

  Actief: de overheidsorganisatie voldoet aan haar wettelijke verplichtingen en houdt zich actief bezig met de zorg voor het milieu. Dit niveau is het uitgangspunt voor de aanbevolen optie om deels duurzaam in te gaan kopen binnen de gemeente Meerssen.

• •

  Voorlopend: de overheidsorganisatie pakt haar zorg voor het milieu op een planmatige manier aan

• •

  Innovatief: de overheidsorganisatie beheerst haar milieu-invloed op een structurele manier, die onderdeel uitmaakt van de dagelijkse werkzaamheden binnen de organisatie.

Nadat de ambitie geformuleerd is, kan die worden uitgewerkt in verdere doelstellingen en prioriteiten. Het verdient de aanbeveling om de doelstellingen voor duurzaam inkopen onderdeel te laten uitmaken van een algemener duurzaamheidbeleid door middel van een toevoeging aan het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Daarnaast is het belangrijk dat de doelstellingen voor duurzaam inkopen terugkomen in het collegeprogramma en de programmabegroting. Dit kan worden gewaarborgd door de toevoeging van de factor duurzaamheid in de B&W- en Raadsvoorstellen.

Bevoegdheden en verantwoordelijkheden

Om ervoor te zorgen dat duurzaam inkopen de politieke en ambtelijke aandacht blijft houden, is het van belang dat binnen het college iemand wordt aangewezen die het onderwerp in zijn of haar portefeuille heeft. De verantwoordelijke portefeuillehouder fungeert ook namens het college als opdrachtgever richting het ambtelijk apparaat.

Hij of zij moet er zorg voor dragen dat:

• -

  Iemand op een ambtelijk niveau aanspreekbaar is voor het realiseren van de beoogde resultaten. De coördinator van het projectteam zal dit aanspreekpunt vormen.

• -

  De budgethouder(s) en/of inkoper(s) daadwerkelijk rekening houden met duurzaamheid.

Het management vervult een cruciale rol door ervoor te zorgen dat duurzaamheid wordt ingebed in de werkprocessen van de medewerkers en de inkoopprocedures van de gemeente. Duurzaam inkopen moet een vaste plek krijgen in de organisatie, richtlijnen, procedures en processen.

Duurzaamheid in procedures en processen van de organisatie

Het onderdeel ‘ondersteunende processen’ van de Menukaart opgesteld door SenterNovem besteedt aandacht aan de praktische toepassingen van duurzaam inkopen. De gemeente kan ingaan op methoden en procedures, organisatie en personeel en informatievoorziening. Hoe meer van de genoemde aspecten worden toegepast, des te professioneler is het duurzaam inkopen georganiseerd. Dit is afhankelijk van het ambitieniveau van de gemeente Meerssen.

In het bestaande inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Meerssen is duurzaamheid niet uitgewerkt. Als we duurzaamheid ook in dit aandachtsgebied een plaats willen geven moeten duurzaamheidcriteria in het proces van inkoop en aanbesteding worden opgenomen als een vast onderdeel. Als hierover een beleidsuitgangspunt is geformuleerd vervalt daarmee de vrijblijvendheid van de organisatie in het toepassen ervan. Het wordt aanbevolen hiervoor een projectteam te vormen waarvan de leden afkomstig zijn van de verschillende betrokken afdelingen. Voor de gemeente Meerssen is het aan te bevelen dat de functie van projectteam vervuld wordt door het MT met het hoofd bedrijfsvoering als coördinator. De coördinator van dit team heeft de volgende verantwoordelijkheden:

• •

  De verplichting tot duurzaam inkopen te operationaliseren door duurzaamheidformats op te stellen en inkoopprocedures te beschrijven.

• •

  Opstellen van richtlijnen en toezien op de uitvoering/naleving van de richtlijnen.

• •

  Initiëren en stimuleren van overleg duurzaam inkopen (zowel intern als extern) en de communicatie tussen afdelingen.

• •

  Opnemen van duurzaamheidcriteria in de inkoopvoorwaarden en andere belangrijke inkoopdocumenten.

• •

  Een instrument opstellen dat behulpzaam is bij het evalueren van contracten en leveranciers.

Voorbeeld: Criteria voor duurzaam inkopen van Kantoorartikelen

Aangezien een groot deel van de productiecriteria nog in ontwikkeling zijn zoals die voor papier, koffie en beton, is hier gekozen voor de productgroep kantoorartikelen waarvan de criteria wel gereed zijn (zie Bijlage 1). De productgroep Kantoorartikelen heeft betrekking op opberg- en archiveringsmiddelen, etiketten, zelfklevende memoblokjes en schrijfgerei. Schrijfblokken vallen buiten deze productgroep omdat de duurzaamheidaspecten hiervan voornamelijk gericht zijn op de toepassing van papier. Het document bevat twee essentiële elementen: De toelichting op de criteria en het Programma van Eisen (PvE) (zie specifieke PvE voor deze productgroep). Daarnaast verwijst het ook naar bronnen waar nadere informatie verkregen kan worden en de lijst van de zogenoemde ‘R-zinnen’ (waarschuwingszinnen waarmee verboden stoffen worden geclassificeerd).

Bij de beoordeling van de duurzaamheid van kantoorartikelen zijn de volgende elementen opgenomen.

• •

  Het gebruik van PVC dat uitsluitend is toegestaan indien hergebruik afdoende is geregeld.

• •

  Toegepaste stoffen die zijn geclassificeerd met bepaalde ‘R-zinnen’ zijn verboden.

• •

  Kleurstoffen, inkten en pigmenten kunnen zware metalen bevatten zoals arseen, chroom (IV), lood, zink en koper waarvan het gebruik zo veel mogelijk beperkt moet worden.

• •

  Vluchtige organische stoffen (VOS) die vaak voorkomen in lijmen zijn schadelijk voor mens en milieu en moeten daarom worden beperkt tot maximaal 1% VOS in de lijm. Ook is er een begrenzing gesteld aan het organisch oplosmiddelgehalte.

• •

  Toegepast papier en karton in opberg en archiveringsmiddelen dienen voor minimaal 90% uit gerecyclede papiervezels te bestaan.

• •

  De uitsluiting van de stoffen EDTA, DTPA, APEO, Glyoxal en chloorgas wordt geëist. Deze stoffen worden vaak gebruikt voor de verwerking van oud papier en karton, maar zijn schadelijk voor mens en milieu

• •

  Er wordt in de criteria voorgeschreven dat de toegepaste inkt van vulpennen, fineliners en rollers op waterbasis moet zijn.

• •

  Criteria met betrekking tot verpakking en afvalbeheer zijn reeds in andere regelgeving vastgelegd.

• •

  Op basis van de aanbestedingsregelgeving is het niet mogelijk om eisen te stellen aan transportafstanden.

Inkoopvoorbereiding

Voordat een inkoop- of aanbestedingstraject echt begint, moet er bepaald worden wat er nodig is, wat er al voorhanden is en welke ontwikkelingen er zijn in de organisatie of bij leveranciers. Ook wordt in deze fase bepaald hoe er wordt ingekocht. Hierbij is het belangrijk rekening te houden met de Europese aanbestedingsrichtlijnen het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2008.

Hieronder volgen een aantal suggesties voor de inkoopvoorbereiding:

• •

  Kritisch inkopen. Verken de mogelijkheden. Niet inkopen en hergebruiken is zeer duurzaam. Bijvoorbeeld: Het zoveel mogelijk hergebruiken van bouwstoffen, grond en baggerspecie zodat minder materiaal wordt gestort en minder primaire grondstoffen worden gewonnen en daarnaast kosten, energie en uitstoot van schadelijke stoffen door het vervoer te besparen.

• •

  In de programma’s van eisen en/of bestekken worden duurzaamheidaspecten in de vorm van minimumeisen en gunningcriteria zo veel mogelijk opgenomen.

• •

  Duurzaamheid kan expliciet worden meegenomen bij de beoordeling van leveranciers en aanbiedingen.

  • -

    Verken de markt en praat regelmatig met leveranciers om op de hoogte te blijven van de meest recente ontwikkelingen.

  • -

    Hoe wordt de lage prijs bereikt? Gebeurt dit onder sociaal aanvaardbare omstandigheden?

  • -

    Vraag milieu informatie aan bij de leverancier over de productie, verwerking of uitvoering van de in te kopen producten, diensten of werken.

• •

  De communicatie kan op een milieuvriendelijke manier worden verricht door middel van e-mail en de mogelijkheid tot elektronisch aanbesteden vanaf 2010.

Inkoopfase

Inventarisatie van duurzaamheidcriteria

Met het gereedkomen van de duurzaamheidcriteria die per productgroep zijn opgesteld door SenterNovem wordt het voor inkopers eenvoudiger daadwerkelijk duurzaam in te kopen (zie Bijlage 1 voor de volledige lijst van productcategorieën die binnen het proces van duurzaam inkopen vallen). De criteria zijn juridisch getoetst en zo opgesteld dat alle overheden ze kunnen toepassen. Voor de eisen geldt dat er voldoende aanbod is en de kosten niet substantieel stijgen. Iedere leverancier die aan de overheden wil leveren, moet aan deze eisen voldoen. Daarnaast bevatten de criteriasets ‘wensen’. Op deze punten kunnen leveranciers zich onderscheiden, net als op de prijs.

Functionele specificatie

In de specificatiefase wordt het bestek opgesteld. Voor het opstellen van het bestek zijn duurzaamheidwensen en -eisen geformuleerd voor de verschillende productgroepen. Het programma van eisen bevat minimumeisen voor duurzaamheid ten aanzien van de levering, dienst of het werk. De selectiecriteria voor de aanbieder kunnen in termen van zowel minimumeisen als wensen worden geformuleerd. De gunningcriteria voor de aanbieding bevatten duurzaamheidwensen ten aanzien van de levering, het product of het werk.

Waarborging

In deze fase wordt het hele proces van duurzaam inkopen nog eens onder de loep genomen en bekeken of de gemaakte afspraken door de leverancier worden nagekomen en kan een eventuele beloning of boete toegekend worden. In deze fase kan gebruik worden gemaakt van de door SenterNovem ontwikkelde checklist om de procesgang te waarborgen (zie Bijlage 2).

Monitoren

Om duurzaam inkopen te laten slagen is het belangrijk dat er goed zicht is op de resultaten. Monitoren van de resultaten van duurzaam inkopen is van belang om de vraag te kunnen beantwoorden of de beoogde resultaten en doelstellingen zijn gerealiseerd. Een voorwaarde voor het kunnen vaststellen of de doelstellingen van duurzaam inkopen zijn gerealiseerd is dat de doelstellingen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden (SMART) in het projectplan zijn geformuleerd.

Deze doelstellingen zullen afgestemd moeten worden op het ambitieniveau van de gemeente Meerssen. De algemene doelstellingen die organisatiebreed gelden kunnen door Bedrijfsvoering opgesteld worden, de meer specifieke doelstellingen zullen per afdeling moeten worden geformuleerd.

De resultaten van duurzaam inkopen kunnen worden vergeleken met behaalde resultaten uit het verleden. Daardoor kan meer inzicht verkregen worden in de toegevoegde waarde van duurzaam inkopen voor de gemeente Meerssen.

Om er voor te zorgen dat duurzaamheid een constant punt van aandacht blijft binnen de gemeentelijke organisatie is het aan te bevelen het aspect ‘duurzaamheid’ toe te voegen aan de integrale checklist van B&W-voorstellen en ook in de overweging mee te nemen in de Raadsvoorstellen. Hierdoor wordt het belang van duurzaamheid organisatiebreed vastgelegd en kunnen ook activiteiten die bijdragen aan de duurzaamheid van de gemeente Meerssen geregistreerd worden. Het wordt daardoor ook gemakkelijker de vooruitgang binnen de organisatie te monitoren.

Ook door middel van de Zelfscan van SenterNovem kan de gemeente inzicht krijgen in de stand van zaken op het gebied van duurzaam inkopen (een ‘nulmeting’) en handelingsperspectief bieden: hoe de gemeente een (vervolg-)stap kan zetten richting een verdergaande verduurzaming van de inkoopuitgaven.

Daarnaast kan gebruik gemaakt worden van het Benchmark Programma ‘Duurzaam Inkopen’ als tussenrapportage. De beoogde resultaten moeten zo concreet mogelijk worden omschreven. Dit betekent dat er duidelijke resultaten worden benoemd en dat de algemene doelstellingen zijn vertaald in concrete maatregelen. Bij het formuleren van beoogde resultaten is het raadzaam de lat hoog te leggen, maar ze moeten wel realistisch blijven.

Verantwoording

Evalueren en verantwoorden is complex, omdat er vele betrokkenen zijn en het vaak niet helder is wat men wilde bereiken. Een aantal punten zijn bij dit proces belangrijk:

• •

  Verantwoording en evaluatie dienen op alle niveaus van de organisatie plaats te vinden.

• •

  Er dienen duidelijke afspraken te worden gemaakt over de verantwoording. Onder andere met betrekking tot de regelmatige communicatie en evaluatie en over de verschaffing van de juiste verantwoordingsinformatie.

De volgende punten zijn van belang in het totale evaluatieproces:

• •

  Zorg dat er vooraf heldere en meetbare doelen zijn geformuleerd, anders kan niet worden bepaald of de vooraf gestelde doelstellingen zijn gerealiseerd.

• •

  Het bestuur reageert inhoudelijk op elke verantwoordingsrapportage.

• •

  Maak duidelijke afspraken over het monitoren van de voortgang en de evaluatie

• •

  Sta stil bij behaalde successen}

• •

  Blijf het effect voor ogen houden.