Beheerregeling GBA gemeente Meerssen 2008

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a

  Wet:

• de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• b

  kwaliteitssteekproef:

• een controle op de inhoud van gegevenselementen aan de hand van de daaraan ten grondslag liggende brondocumenten en procedures, over een representatief aantal persoonslijsten;

• c

  foutverslag:

• het automatisch door het systeem aangemaakte overzicht van fouten die ontdekt zijn in de over het netwerk binnenkomende berichten;

• d

  autorisatie:

• het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gebruikersmogelijkheden aan een persoon of afdeling of het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gegevensverstrekking aan afnemers en derden,

• e

  uitwijk:

• het opzetten en opstarten van het gehele computersysteem en bijbehorende programmatuur op een alternatieve locatie in verband met een systeemstoring

• f

  restore:

• het terugzetten op het computersysteem van gegevens waarvan de originelen zijn beschadigd of verwijderd,

• g

  toepassingssysteem:

• de hardware, besturingssoftware en databasesoftware.

Artikel 2

• 1

  Hoofd Inwonerszaken is beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en in die hoedanigheid informatiebeheerder en privacybeheerder.

• 2

  Deze beheerstaken kunnen geheel of gedeeltelijk doorgemandateerd worden aan één of meerdere medewerkers van de afdeling Inwonerszaken.

Artikel 3

Burgemeester en wethouders wijzen functionarissen aan die worden belast met:

• -

  het applicatiebeheer;

• -

  het systeembeheer;

• -

  het gegevensbeheer;

• -

  de gegevensverwerking.

Artikel 4

De informatiebeheerder voorziet in:

• a

  een jaarlijkse planning van de beheersactiviteiten;

• b

  een jaarlijkse rapportage aan burgemeester en wethouders over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheersprocedures;

• c

  een driejaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 9 bedoelde kwaliteitssteekproef.

• d

  administratieve beheersprocedures, voor zover hier niet door of bij de Wet in is voorzien;

• e

  periodiek overleg tussen hem en de gegevens-, de applicatie-, en de systeembeheerder,

• f

  richtlijnen voor het bijhouden van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Artikel 5

De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders als houder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens over de navolgende aspecten die voortvloeien uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens te weten:

• -

  kwaliteit van de gegevens;

• -

  persoonsinformatievoorziening.

• -

  privacy

• -

  beveiliging

Artikel 6

De informatiebeheerder beslist

• a.

  over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem.

• b.

  op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de basisadministratie.

Artikel 7

De informatiebeheerder ziet er op toe dat:

• a

  de bij of krachtens de Wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden nageleefd;

• b

  de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;

• c

  de managementsamenvatting van de driejaarlijkse 'periodieke GBA-audit' ter kennis komt van het college van burgemeester en wethouders;

• d

  dat alle in artikel 3 genoemde functionarissen op de hoogte zijn gesteld van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA toepassingsysteem en van de gevolgen van deze installatie;

Artikel 8

De informatiebeheerder geeft uitvoering aan een driejaarlijkse kwaliteitssteekproef op het bestand persoonslijsten van ingezetenen, de zogenaamde audit.

Artikel 9

De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:

• a

  de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• b

  het beheer van documentatie op het gebied van de Wet en overige regelgeving op het gebied van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Artikel 10

De gegevensbeheerder voorziet in:

• a

  het tijdig opschonen van de gegevensbestanden van via het netwerk ontvangen berichten waarvan de cycli zijn afgehandeld;

• b

  de technische afhandeling van de periodieke gegevens verstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse zaken ca. en de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de Verordening GBA op basis van een besluit van burgemeester en wethouders;

• c

  het beheer van de tabellen van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens,

• d

  een planning van periodieke gegevensverstrekking die op basis van autorisatiebesluiten wordt gedaan;

• e

  periodieke kwaliteitscontrole van de persoonsgegevens.

Artikel 11

De gegevensbeheerder is bevoegd vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid:

• a.

  de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

• b.

  Verbetervoorstellen en kwaliteitsmaatregelen op te stellen.

Artikel 12

De gegevensbeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e. genoemde overleg.

Artikel 13

De systeembeheerder is verantwoordelijk voor de continuïteit en het technisch onderhoud van het computersysteem waarop de GBA-toepassingsprogrammatuur is geïnstalleerd.

Artikel 14

De systeembeheerder voorziet in:

• a

  de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;

• b

  de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;

• c

  de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen;

• d

  uitwijkvoorzieningen;

• e

  een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA apparatuur is opgesteld. Bij voorkeur in een ander gebouw;

• f

  het transport, de veilige opslag van verwijderbare gegevensdragers en deugdelijke periodieke vernietiging daarvan;

• g

  de logging in het toepassingssysteem voor de applicatiegebruikers, applicatiebeheerder, de systeembeheerder;

• h

  eerstelijns-ondersteuning op de werkplek, aangaande alle pc's en netwerkverbindingen;

• i

  coördinatie van werkzaamheden in geval van uitwijk en restore, zulks in overleg met de applicatiebeheerder';

• j

  het jaarlijks testen van de uitwijk en restore.

Artikel 15

De systeembeheerder is bevoegd:

a in overleg met de informatiebeheerder maatregelen te treffen als de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is;

b aanwijzingen te geven over:

• -

  beheer van toepassingssystemen;

• -

  beheer van bestanden;

• -

  reconstructie maatregelen.

Artikel 16

De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:

• a

  de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem,

• b

  het beheer van de gebruikers documentatie.

Artikel 17

De applicatiebeheerder is bevoegd gegevensverwerkers en binnengemeentelijke afnemers die rechtstreeks toegang hebben tot de basisadministratie persoonsgegevens aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem.

Artikel 18

De applicatiebeheerder voorziet in:

• a

  de communicatie bij storingen in hard- en software;

• b

  toekenning en bijhouden van autorisatieniveau van gebruikers van de GBA-applicatie;

• c

  maatregelen om de gevolgen van verkeerd uitgevoerde systematische verstrekkingen ongedaan te maken;

• d

  de bijhouding van een logboek waarin problemen, klachten en bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;

• e

  de rechtstreekse toegang tot de basisadministratie persoonsgegevens van hiertoe bevoegde binnengemeentelijke afnemers;

• f

  de toekenning en schriftelijke vastlegging van de autorisatieniveau's die aan gegevensverwerkers zijn toegewezen;

• g

  de bijhouding van een verzameling van de autorisaties die zijn toegekend voor gegevensverwerking en rechtstreekse toegang;

• h

  melding van en toezicht op inbreuken op de informatiebeveiliging aan de informatiebeheerder;

• i

  het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;

• j

  de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;

• k

  de voorlichting aan de gegevensverwerkers met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;

• l

  de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden ontleend;

• m

  de afhandeling van verzoeken om managementgegevens.

Artikel 19

De applicatiebeheerder adviseert de informatiebeheerder over:

• a

  gehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van uitwijkprocessen;

• b

  installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem.

Artikel 20

De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:

• a

  de inhoudelijke afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken ca. en de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van de verordening Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens of op basis van een besluit van het College van burgemeester en wethouders;

• b

  het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de wet, de Verordening basisadministratie persoonsgegevens en de Wet bescherming persoonsgegevens voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Artikel 21

De privacybeheerder is bevoegd:

• a

  op grond van het in artikel 19, onder b, genoemde toezicht alle gebruikers van het toepassingssysteem aanwijzingen te geven;

• b

  advies uit te brengen aan burgemeester en wethouders of aan de door de gemeente aangestelde 'functionaris gegevensbescherming' over alle procedures en producten die betrekking hebben op de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, waarbij de waarborging voor bescherming van de persoonlijke levenssfeer in het geding is.

Artikel 22

De privacybeheerder voorziet in:

• a

  de afhandeling van de verzoeken overeenkomstig artikel 102, lid 1 en 2 van de wet;

• b

  de jaarlijkse bekendmaking als bedoeld in artikel 102, 5e lid van de wet;

• c

  de behandeling van alle verzoekschriften die op basis van artikel 79, 103 en 104 van de wet worden ontvangen;

Artikel 23

De privacybeheerder is betrokken bij het bij of krachtens de wet gestelde en alle bezwaarschriftenprocedures, die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de wet met daarbij behorende regelingen en de Wet bescherming persoonsgegevens, voor zover bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de belanghebbende aan de orde is.

Artikel 24

De gegevensverwerker voorziet in:

• a

  het verwerken van de gegevens overeenkomstig de wet, het Logisch Ontwerp en handleiding uitvoeringsprocedures, voorgeschreven wijze, voorzover de verwerker daartoe door de applicatiebeheerder is geautoriseerd;

• b

  het verzamelen en archiveren van de daarvoor gebruikte brondocumenten;

• c

  de behandeling van verzoeken als bedoeld in artikel 80, 81 en 82 van de wet;

• d

  het doorsturen van bezwaren als bedoeld in artikel 83 en 86 van de wet naar de Commissie beroep- en bezwaarschriften van de gemeente;

• e

  de behandeling van het netwerkverkeer, met uitzondering van de periodieke gegevensverstrekking;

• f

  de behandeling van het foutverslag, voortvloeiende uit de inkomende netwerkberichten;

• g

  de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 36 van de wet;

• h

  de dagelijkse controle van in het systeem aangebrachte actualiseringen;

• i

  de toezending van de complete persoonslijst aan de geregistreerde ingeval van een:

  • -

    1e inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, en

  • -

    een vervolginschrijving uit het buitenland;

• j

  de toezending van de hoofdlijnen van de GBA conform artikel 78, 3e lid van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• k

  de kennisgeving aan de geregistreerde voor wat betreft de verwerking van:

  • -

    wijziging van het naamgebruik;

  • -

    vervolginschrijving voor zover het betreft een binnengemeentelijke verhuizing en een vervolginschrijving die leidt tot opneming als ingeschrevene in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

Artikel 25

De gegevensverwerker beslist op aangiften en/of verzoekschriften die op grond van de wet worden gedaan, voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien.

Artikel 26

• a

  Deze beheerregeling wordt aangehaald als: Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gemeente Meerssen 2008.

• b

  deze regeling treedt in werking op de eerste dag na die waarop zij bekend is gemaakt

• c

  Met de inwerkingtreding van deze beheerregeling komt de beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gemeente Meerssen, vastgesteld op 18 oktober 2002, te vervallen.