Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Meerssen houdende regels omtrent samenspraak Gemeente Meerssen

Inhoudsopgave

Inleiding...................................................................... 2

Voorkomen van teleurstellingen............................ 2

Aanbevelingen ter verbetering................................ 2

Uitgangspunten......................................................... 3

Toekomstige invulling samenspraak.................... 3

Participatieladder....................................................... 4

Randvoorwaarden..................................................... 4

Plan van aanpak......................................................... 5

Rolverdeling................................................................ 5

Communicatie............................................................ 5

Financiële aspecten.................................................. 6

Evaluatie en verantwoording.................................... 6

Uitwerking in de praktijk............................................ 6

Deze Kadernota heeft uitsluitend betrekking op het instrument samenspraak. Verdere vormen van burgerparticipatie zoals spreekrecht, burgerinitiatief en referendum zijn in deze nota buiten beschouwing gelaten. Dit is geregeld in betreffende verordeningen c.q. regelgeving.

1 Inleiding

Het besef dat een open communicatie met en meedenken door de burgers een bijdrage kan leveren aan de kwaliteit van gemeentelijk beleid vertaalt zich in de gemeente Meerssen al vele jaren in speciale bijeenkomsten met burgers en meedenkstructuren zoals, werkgroepen, adviescommissies en klankbordgroepen.

In onze gemeente wordt deze vorm van burgerparticipatie of interactieve beleidsvorming samenspraak genoemd. Samenspraak is een proces waarbij het gemeentebestuur (groepen van) burgers, organisaties en bedrijven laat meedenken bij te vormen plannen of beleid.

Vanuit hun kennis over en betrokkenheid bij de eigen leefomgeving kunnen burgers en bedrijven een constructieve bijdrage leveren aan gemeentelijke beleids- en planvorming. Door samenspraak kunnen zowel de kwaliteit van de besluitvorming als het draagvlak worden vergroot. Bezwaren achteraf kunnen hiermee worden voorkomen.

Voor de betrokkenen dient daarbij wel steeds duidelijk te zijn dat samenspraak geen vervanging is van onze representatieve democratie: het gemeentebestuur beslist. Samenspraak is niet hetzelfde als inspraak. Samenspraak is een informele vorm van vooroverleg bij beleids- of planontwikkeling. Inspraak is een formeel recht van burgers om op concrete plannen te reageren.

In de organisatiefilosofie van de gemeente Meerssen wordt het belang van omgevingsgerichtheid en klantvriendelijkheid onderstreept. In 2004 is het aspect samenspraak als structureel aandachts-punt opgenomen in de gemeentelijke inspraakverordening. Ook binnen de gemeenteraad wordt het belang van een open en communicatieve relatie tussen burgers en bestuur sterk benadrukt.

2 Voorkomen van teleurstellingen

In het recente verleden hebben enkele samenspraaktrajecten tot verkeerde verwachtingen en teleurstelling geleid. Naar aanleiding van vragen uit de politiek heeft de gemeenteraad de knelpunten onder begeleiding van de Bestuursacademie Zuid-Nederland onder de loep genomen en tijdens een werkconferentie met het college van B&W besproken. Voornaamste conclusie is dat geen situatie hetzelfde is en de gemeentelijke organisatie telkens weer moeten nadenken over de aanpak of ‘procesarchitectuur’ die bij een bepaald samenspraaktraject past. De wisselwerking tussen beleid en communicatie dient daarbij centraal te staan.

Verdere conclusies zijn dat:

• -

  Samenspraaktrajecten onvoldoende planmatig verlopen.

• -

  Er te weinig kennis in huis is om samenspraak goed te laten verlopen.

• -

  Er in bepaalde gevallen sprake is van gebrekkige terugkoppeling.

• -

  Onvoldoende duidelijk is wat de gemeente van de samenspraak verwacht.

• -

  Geen verkeerde verwachtingen bij de burgers dienen te worden gewekt.

3 Aanbevelingen ter verbetering

Op grond van oriënterend onderzoek, de bevindingen tijdens de raadsconferentie en daarop vooruitlopend interviews met vertegenwoordigers van de raadsfracties heeft de Bestuursacademie een aantal aanbevelingen gedaan. Deze zijn als volgt:

• 1.

  Kies bewust voor het al dan niet inzetten van samenspraak.

• 2.

  Kies de juiste vorm van samenspraak, passend bij de fase van beleidsontwikkeling.

• 3.

  Kies de juiste functionaris om het samenspraaktraject te begeleiden.

• 4.

  Bevorder de continuïteit van samenspraaktrajecten door benoeming van een coördinerend ambtenaar.

• 5.

  Kader de vraagstelling om te voorkomen dat er aan het einde niet meer vragen zijn dan antwoorden.

• 6.

  Train betreffende (beleids)ambtenaren voor hun taak.

4 Uitgangspunten

Op grond van de aanbevelingen heeft het gemeentebestuur onderstaande uitgangspunten voor samenspraak geformuleerd:

• 1.

  Het gemeentebestuur zet samenspraak (burgerparticipatie) in als instrument ter bevordering van de kwaliteit van gemeentelijk beleid en het draagvlak daarvoor. Uitgangspunt is dat samenspraak een meerwaarde moet hebben. Rolverdeling en spelregels moeten voor betrokkenen en belangstellenden van meet af aan duidelijk zijn. Voorwaarde voor deelname is dat gemeentebestuur en participanten zich hieraan committeren. Daarbij dient duidelijk te zijn dat samenspraak geen vervanging is van onze representatieve democratie: het gemeentebestuur beslist.

• 2.

  Vanuit hun kennis en betrokkenheid bij de eigen leefomgeving dienen de participanten een zinvolle en constructieve bijdrage te kunnen leveren aan beleidsontwikkeling of planvorming. Burgers moeten extra kennis en creativiteit kunnen bieden. De materie van het onderwerp moet daarvoor helder en inzichtelijk worden gepresenteerd. Het onderwerp voor samenspraak moet in alle aspecten openlijk kunnen worden besproken.

• 3.

  Gedegen communicatie dient in alle fasen van het samenspraakproces een belangrijke rol te spelen. Goed geïnformeerde burgers blijken uitstekend in staat om een goede afweging te maken tussen maatschappelijke, financiële, esthetische en persoonlijke belangen. Als de mogelijkheden van de gemeente beperkt zijn, moet dit van meet af aan voor alle partijen duidelijk zijn. Als iets niet mogelijk is, legt het gemeentebestuur duidelijk uit waarom dit het geval is.

• 4.

  De afweging over de inzet van het instrument samenspraak gebeurt structureel bij de voorbereiding van beleid of planvorming. Hierbij wordt aandacht besteed aan visie en beleidskaders, zoals vastgesteld door de raad. De inzet gebeurt op een deskundige, planmatige, gecoördineerde en op maat gesneden wijze.

• 5.

  Er dienen voldoende personele en financiële middelen te zijn voor een adequate inzet van het instrument samenspraak. Er moet voldoende tijd zijn om het participatieproces voor te bereiden, in gang te zetten, af te ronden en te evalueren.

5 Toekomstige invulling burgerparticipatie

Deze kadernota biedt een toetsingskader waaraan de gemeentelijke organisatie per plan, project of beleidstraject kan afmeten of samenspraak moet worden ingezet en zo ja: in welke vorm. Aan de hand van de uitgangspunten en randvoorwaarden kan per geval worden bepaald of het a) wenselijk en b) haalbaar is om de burger bij de ontwikkeling van beleid of van een project te betrekken.

De afweging over de inzet van samenspraak moet een vast onderdeel zijn van het gemeentelijke werkproces. Bij de keuze voor samenspraak dient de gemeente zich steeds af te vragen of, en zo ja in welke vorm van burgerparticipatie door wie op welk moment van de beleidscyclus wordt ingezet. Ter beantwoording van deze vragen dient steeds te worden bekeken of aan door de gemeenteraad gestelde randvoorwaarden wordt voldaan.

Bij de daadwerkelijke voorbereiding van een samenspraaktraject moet worden nagedacht over de keuzemogelijkheden en de keuzevrijheid die de burger heeft. Deze moeten vooraf duidelijk worden gecommuniceerd. In alle gevallen moet duidelijk zijn dat het gemeentebestuur beslist of er iets gaat gebeuren. De burgers kunnen vervolgens meedenken over de wijze waarop een plan of project gaat worden ingevuld. Maar ook hierover is de uiteindelijke beslissing aan het gemeentebestuur.

De reacties uit de bevolking helpen het gemeentebestuur om goede afwegingen te kunnen maken. Maar het allerbelangrijkste uitgangspunt is dat zowel bestuur als burgers constructief willen samenwerken en een positief resultaat voor ogen hebben.

6 Randvoorwaarden

Daar waar het gemeentebestuur dit zinvol en constructief acht wordt samenspraak ingezet om tot betere besluitvorming en meer draagvlak te komen. Samenspraak mag echter geen vervanging vormen van de volksvertegenwoordigende rol van de gemeenteraad.

Bij de keuze voor samenspraak dient aan de volgende randvoorwaarden te worden voldaan:

• 1.

  Het gemeentebestuur is in staat en bereid ruimte te geven aan meningen en ideeën van burgers.

• 2.

  Het deelnemersveld dient representatief te zijn voor de doelgroep waarop het beleid of een plan zich richt.

• 3.

  Het gemeentebestuur is in staat en bereid participanten inzicht te geven in alle aspecten van het beleidsproces en de afweging van besluiten.

• 4.

  De participant is in staat en bereid om de gemeente inzicht te geven in zijn eigen afwegingen.

• 5.

  Het bestuur is zich bewust van de eigen verwachtingen en kan de participanten van meet af aan duidelijk maken welke verwachtingen de burger van de samenspraak kan hebben.

• 6.

  De participanten moeten weten welke (beleids-) ruimte er is. Het gemeentebestuur moet dus al van tevoren hebben nagedacht over wat men belangrijk vindt en grenzen stellen.

• 7.

  Mogelijkheden en onmogelijkheden moeten in alle fasen van het proces duidelijk worden uitgelegd.

7 Plan van aanpak

Als blijkt dat aan de randvoorwaarden wordt voldaan, dient voor elk samenspraaktraject een plan van aanpak te worden opgesteld. Immers: elke situatie is anders en vergt een eigen, passende aanpak. Omstandigheden, doelstellingen, doelgroepen en (communicatie-) middelen en planning dienen daartoe steeds in kaart te worden gebracht. Vervolgens kunnen de nodige financiële en personele middelen worden vrijgemaakt. Ook dienen alle participanten (zowel in- als extern) duidelijk op de hoogte te worden gesteld van rolverdeling en spelregels.

8 Rolverdeling

9 Communicatie

Voor, tijdens en na de samenspraak moet er sprake zijn van goede communicatie. Elk plan van aanpak wordt daartoe vergezeld van een communicatie-paragraaf. Met name regelmatige tussentijdse informatieverstrekking en terugkoppeling naar alle doelgroepen vormen een belangrijk aandachtspunt. Maar het allerbelangrijkste is dat geen verkeerde verwachtingen worden gewekt. Bij de voorbereiding van de samenspraak is daarom reeds een grondige analyse nodig van mogelijkheden en onmogelijkheden.

10 Financiële aspecten

Het structureel en professioneel toepassen van samenspraak kost tijd en geld. Hiervoor is geen structurele raming in de jaarlijkse begroting mogelijk. De reden hiervan is dat de financiële consequenties volledig bepaald worden door keuzes die per beleids- of planvoornemen moeten worden gemaakt. Uitgangspunt is dat betreffende uitgaven binnen de afdelings- of projectbudgetten worden geraamd c.q. opgevangen. In betreffend geval kan met opgaaf van redenen en toestemming van het gemeentebestuur bijraming plaatsvinden.

11 Evaluatie en verantwoording

De afdelingshoofden geven elk jaar via de afdelingsplannen en bestuursrapportages een toelichting op lopende en te verwachten samenspraaktrajecten. Per samenspraaktraject vindt afzonderlijke evaluatie plaats die aan het college van B&W wordt gerapporteerd. Het algemene gemeentelijke samenspraakbeleid wordt jaarlijks geëvalueerd en toegelicht in het Burgerjaarverslag van de burgemeester. Aan de hand hiervan kan op alle niveau’s bijsturing plaatsvinden ter verbetering.

12 Tot slot: uitwerking in de praktijk

Deze Kadernota van de gemeenteraad dient als leidraad voor de uitwerking van het gemeentelijke samenspraakbeleid door het college van B&W in een handleiding handvatten en richtlijnen voor de gemeentelijke organisatie. Ook hierbij geldt dat elke situatie anders is. In de handleiding zullen beoordelingscriteria voor het al dan niet inzetten van samenspraak, de keuze voor het niveau van de participatieladder en de rolverdeling tussen portefeuillehouders en ambtenaren aan bod komen. De beoordelingscriteria kunnen betrekking hebben op beschikbare middelen (personeel en financiën), feitelijke en gewenste beïnvloedingsmogelijkheden en de bijdrage die samenspraak kan leveren aan doelen als kwaliteit van besluitvorming en draagvlak.