Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Meerssen houdende regels omtrent (de)regulering evenementen

Doelstelling

De doelstelling van deze beleidsnotitie is om te komen tot een (de)regulering van de evenementen.

Er gaan minder regels gelden voor degene die een evenement wil organiseren. Dit wordt bereikt door evenementen, die binnen een aantal criteria vallen, vrij te stellen van een vergunning op grond van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV). Men hoeft het evenement nog slechts te melden, ofwel via de website van de gemeente ofwel via een eenvoudig formulier.

De openbare orde, hygiëne en de veiligheid moeten wel worden gewaarborgd. Voor dit doel worden algemeen geldende voorschriften opgesteld, te raadplegen via de gemeentelijke website of op papier verkrijgbaar. Basis hiervoor is de aangepaste APV, de Woningwet en aan te passen Brandbeveiligingsverordening.

De verantwoordelijkheid van de burger neemt toe. Maar er is voor hem duidelijkheid nodig betreffende de criteria, de voorschriften en de procedures.

Evenementen: APV-melding of APV-vergunning.

De grondregel wordt dat evenementen, die voldoen aan de hierna vermelde criteria, moeten worden gemeld bij de gemeente (loket vergunningen).

Er is geen evenementenvergunning meer nodig wanneer voldaan wordt aan de volgende criteria:

1. Er zijn niet meer dan 250 deelnemers aanwezig bij het evenement.

2. Het is niet een evenement dat zich blijkens informatie van Politie en Justitie richt op risicovolle groepen.

3. De geluidsproductie is niet hoger dan 105 dB(A) bronvermogen.

4. De openbare weg wordt over niet meer dan 500 meter gebruikt. Deze limiet mag worden overschreden ten behoeve van fiets- en toertochten zonder wedstrijdelement, sponsorlopen en optochten. Berichtgeving naar centrale meldkamer hulpdiensten en openbaar vervoersorganisatie moet plaatsvinden door organisatie.

5. Er wordt geen vechtsport voor volwassenen bedreven.

6. Er wordt geen gebruik gemaakt van gemotoriseerde voertuigen of modelvoertuigen, gemotoriseerde vaartuigen of modelvaartuigen, gemotoriseerde vliegtuigen of modelvliegtuigen in de buitenlucht en de Wet milieubeheer is niet van toepassing daarop.

7. Er is geen sprake van het gebruik van wapens (hieronder vallen alle soorten wapens: vuurwapens, boogschieten, steekwapens etc.), het werpen van ontvlambare of explosieve voorwerpen in of buiten een gebouw of van het schieten met wapens met luchtdruk of gasdruk op een openterrein en de Wet milieubeheer is niet van toepassing daarop.

Evenementen die niet kunnen voldoen aan deze criteria moeten wel op grond van de APV een evenementenvergunning aanvragen.

Reikwijdte

Voor een groot aantal evenementen is dus géén evenementenvergunning meer op grond van de APV vereist.

Bij evenementen zijn echter ook vergunningen c.q. ontheffingen nodig op grond van andere verordeningen en/of wetten. Deze blijven buiten de beoogde deregulering van deze notitie, omdat daarvoor hetzij niet de bevoegdheid bestaat (Drank- en Horecawet) dan wel de veiligheid in het geding is (gebruiksvergunning voor openbare evenementen).

Evenementenkalender

Door het bijhouden van een evenementenkalender die ontstaat door tijdige meldingen c.q. aanvragen vergunningen, wordt zicht gehouden op de te houden evenementen en wordt de planning ervan vastgelegd. Ook kan hiermee de spreiding worden gestimuleerd. Voorts dient afstemming met de regionale evenementenkalender aan de orde te zijn in verband met de inzet van regionaal of districtelijk opererende diensten. Daarom worden de evenementen ook op het Veiligheidsnet geplaatst.

Vrijstellingsbesluit college van burgemeester en wethouders

Het college van burgemeester en wethouders wijst bij afzonderlijk besluit, gebaseerd op artikel 2.2.2 van de APV, de evenementen aan die in overeenstemming met hoofdstuk 2 van deze notitie vergunningsvrij zijn.

Evaluatie

Na het eerste uitvoeringsjaar is het evenementenbeleid en de uitvoering ervan geëvalueerd. De nota is op basis van de evaluatie aangepast.

Legesheffing

Veel kleinschalige en sommige grootschalige evenementen komen tot stand door inzet van vrijwilligers en/of verenigingen. Het belang van evenementen voor de leefbaarheid in de gemeente is evident hieraan. Daarom is met recht de vraag gesteld of legesheffing voor vergunningen/ontheffingen in verband met evenementen in stand moet blijven. De leges voor de lokale verenigingen is gereduceerd (25%). De commerciële organistoren dienen de volle leges te betalen. Dit is verwerkt in de vastgestelde legestarieflijst.

Doelstelling

De doelstelling van deze beleidsnotitie is om te komen tot een gedereguleerd evenementenbeleid op basis van de APV.

Deregulering is er op gericht, dat er minder regels gelden voor degene die een evenement wil organiseren. Dit wordt bereikt door evenementen, die binnen een aantal criteria vallen, vrij te stellen van een vergunning op grond van de Algemene plaatselijke verordening (APV). Men hoeft ze nog slechts te melden.

Daarbij dient de openbare orde en veiligheid wel te worden gewaarborgd. Voor dit doel worden algemeen geldende standaard voorschriften opgenomen in deze notitie.

De verantwoordelijkheid van de burger zal toenemen. Maar dan moet er voor hem duidelijkheid zijn betreffende de criteria, de voorschriften en de procedures.

In de vigerende APV is dus al rekening met het beperken van de noodzaak van vergunningen. Artikelen die betrekking hebben op b.v. optochten , wedstrijden, feesten enz. zijn komen te vervallen, en zijn ondergebracht in artikel 2.2.1 van afdeling 2, Toezicht op evenementen. In artikel 2.2.2 is aangegeven wanneer een vergunning kan worden geweigerd. Gelijktijdig wordt in dat artikel de bevoegdheid aan het college van burgemeester en wethouders toegekend om vrijstelling te verlenen aan door haar aan te wijzen categorieën van evenementen ( Artikel 2.2.2., lid 3.).

Evenementen: vrijstelling met melding of vergunning

De grondregel wordt dat evenementen, die aan de in hoofdstuk 2 geformuleerde criteria voldoen, tijdig moeten worden gemeld bij de gemeente (BOMIL), voor plaatsing op de digitale evenementenkalender.

Organisatoren van evenementen die niet kunnen voldoen aan de criteria moeten een evenementenvergunning aanvragen. Het aanvragen van een vergunning is verduidelijkt door een lijst van indieningsvereisten (bijlage 2) voor de grote evenementen

Evenementenkalender

Door het bijhouden van een evenementenkalender wordt zicht gehouden op de te houden evenementen (tijdstip en locatie) en wordt de planning ervan vastgelegd. Ook kan hiermee de spreiding worden gestimuleerd (zie ook hoofdstuk 4). Voorts kan hiermede ook tijdige verwittiging dan wel inschakeling van hulpverleningsdiensten en openbaar vervoer plaatsvinden.

Evaluatie

Na het eerste uitvoeringsjaar is het evenementenbeleid en de uitvoering ervan geëvalueerd. De voorliggende nota is op basis van de evaluatie aangepast.

1.1 Wettelijk kader

Voor het evenementenbeleid is een aantal verordeningen en wettelijke voorschriften van toepassing.

• 1.

  Algemene plaatselijke verordening (APV) (vergunningen / ontheffingen)

• 2.

  Brandbeveiligingsverordening (gebruiksvergunningen voor het brandveilige gebruik van inrichtingen – hierna te noemen: gebruiksvergunning)

• 3.

  Bouwverordening (tijdelijke bouwwerken en brandveiligheid)

• 4.

  Drank- en Horecawet (ontheffing drankverstrekking)

ad 1. Algemene Plaatselijke Verordening

Artikel 2.2.1 Begripsomschrijving

• 1.

  In deze afdeling wordt onder evenement verstaan elke voor publiek toegankelijke inrichting van vermaak, met uitzondering van:

  • a.

    bioscoopvoorstellingen als bedoeld in de Wet op de filmvertoningen;

  • b.

    markten als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder h, van de Gemeentewet en artikel 5.2.4 van deze verordening;

  • c.

    kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen;

  • d.

    het in een inrichting in de zin van de Drank- en Horecawet gelegenheid geven tot dansen;

  • e.

    betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties;

  • f.

    activiteiten als bedoeld in de artikelen 2.1.2.1, 2.1.4.1, 2.1.4.2, 2.1.4.3 en 2.3.3.1 van deze verordening;

  • g.

    muziek- en zanggezelschappen die in de gemeente Meerssen zijn gevestigd en bij het gemeentebestuur van Meerssen zijn geregistreerd, voor zover zij op of aan de weg op enige wijze voor publiek muziek ten gehore brengen. In dat geval moet daarvan ten minste 48 uur voordat dit gehouden wordt, kennisgeving worden gedaan aan de burgemeester.

• 2.

  Onder evenement wordt mede verstaan:

  • a.

    herdenkingsplechtigheid;

  • b.

    een braderie;

  • c.

    en optocht, niet zijnde een betoging als bedoeld in artikel 2.1.2.2 op de weg;

  • d.

    een feest of wedstrijd op of aan de weg als bedoeld in artikel 10 Wegenverkeerswet (ontheffing artikel 148) ( wijziging artikel op voorstel VNG).

Artikel 2.2.2 Evenement

• 1.

  Het is verboden zonder vergunning van de Burgemeester een evenement te organiseren.

• 2.

  De vergunning kan worden geweigerd in het belang van:

  • a.

    de openbare orde;

  • b.

    het voorkomen of beperken van overlast;

  • c.

    de verkeersveiligheid of de veiligheid van personen of goederen;

  • d.

    de zedelijkheid of gezondheid.

• 3.

  Het college van burgemeester en wethouders [1]kan vrijstelling verlenen voor door haar aan te wijzen categorieën evenementen.

• 4.

  Het verbod van het eerste lid geldt niet voor de in het tweede lid, onder d, van artikel 2.2.1 voorziene gevallen, voor zover in het daarin geregelde onderwerp wordt voorzien door artikel 10 juncto artikel 148 Wegenverkeerswet 1994.

Ad 2/3. Besluit brandveilig gebruik bouwwerken (Gebruiksbesluit)

In dit besluit verordeningen worden voorwaarden gesteld, gericht op het gebruik van een bouwwerk (gebouw) of een inrichting (tijdelijk bouwwerk zoals een tent) met betrekking tot de (brand)veiligheid.

Indien ten behoeve van een evenement een tent wordt geplaatst waar meer dan 50 personen in kunnen is daarvoor een melding op grond van het Gebruiksbesluit vereist. Dit geldt ook voor een gebouw dat anders dan zijn bestemming wordt gebruikt (bv. een loods of schuur wordt voor een evenement gebruikt). Deze melding moet ook worden verricht als er geen evenementenvergunning vereist is.

Voorafgaande aan en tijdens het evenement wordt in opdracht van de gemeente door de brandweer (Maastricht) controle uitgeoefend op de naleving van de voorschriften van de gebruiksvergunning.

Ad 4. Drank- en Horecawet

Wil men bij een evenement buiten een horeca-inrichting zwakalcoholhoudende drank verkopen dan heeft men op grond van artikel 35 van deze wet een ontheffing nodig van de burgemeester, ook als er op basis van deze notitie geen evenementenvergunning meer nodig is. De landelijke wetgeving kan immers niet opzij gezet worden.

1.2 Bestuurlijke bevoegdheid/verantwoordelijkheid

De burgemeester is het bevoegde bestuursorgaan op het gebied van het verlenen van:

• -

  een evenementenvergunning op grond van artikel 2.2.2, lid 1 van de APV;

• -

  het verlenen van een ontheffing op grond van artikel 35 Drank- en horecawet voor het verstrekken van zwakalcoholische drank bij gelegenheden van tijdelijke aard.

Het College van burgemeester en wethouders is het bevoegde bestuursorgaan bij onder meer:

• -

  ontheffingen (o.a. geluid: art. 4.1.5 APV en stoken openvuur: art. 5.5.1 APV);

• -

  het aanwijzen van categorieën evenementen waarvoor geen vergunning is vereist, ingevolge artikel 2.2.2, lid 3 van de APV;

• -

  verkeersbesluiten (Wegenverkeerswet, RVV).

1.3 Mandaatregeling

De mandaatregeling Meerssen is van toepassing voor beslissingen die worden genomen op grond van deze beleidsregels.

1.4 Evenementen in een horecagelegenheid

Evenementen die worden gehouden in horecagelegenheden en die behoren tot de normale bedrijfsvoering hebben geen evenementenvergunning nodig.

Het merendeel van de horeca-inrichtingen valt onder het Activiteitenbesluit milieubeheer. Bedrijven die onder dit Besluit vallen moeten voldoen aan de voorschriften die daarin zijn opgenomen.

Het afwijken van de normen van het Besluit (hogere geluidsproductie) kan worden toegestaan via de z.g. 12-dagenregeling. Het doel van de 12-dagenregeling is om horeca-inrichtingen de mogelijkheid te bieden gedurende een aantal dagen activiteiten in de inrichting te organiseren, die normaal vanwege de strenge geluidsnormen niet mogelijk zijn.

Dit betekent dat op die aangewezen dagen mogelijk een bepaalde mate van geluidsoverlast voor de omgeving moet worden geaccepteerd.

De 12-dagenregeling is in Meerssen uitgewerkt in de artikelen 4.1.1, 4.1.2 en 4.1.3 van de APV. Zij omvat per jaar aan te wijzen dagen voor festiviteiten die niet aan één inrichting gebonden zijn en maximaal 6 dagen incidentele festiviteiten die specifiek aan een inrichting of een klein aantal inrichtingen zijn verbonden (ook wel genoemd: individuele verruimingsdagen).

Het aantal collectieve dagen wordt als volgt is bepaald:

• -

  Carnavalsdagen (vrij t/m di)

• -

  Kermisdagen per kern (2 maal 3 dagen);

• -

  Koninginnedag;

De volgende dagen worden als incidentele verruimingsdagen aangewezen:

• -

  Bundermijtfeesten (kern Bunde) - zondag [2])

• -

  Mergellandmarathon (Markt Meerssen) - zaterdag en zondag

1.5 Paracommerciële instellingen

Instellingen en/of verenigingen (paracommerciële instellingen) mogen in hun horecagelegenheid uitsluitend evenementen organiseren die passen binnen de doelstelling van de vereniging. De regels van de paracommercie ingevolge de Drank- en Horecawet zijn van toepassing.

Paracommercie wil zeggen dat instellingen en/of verenigingen zich uitsluitend richten op gemeenschapsactiviteiten op niet commerciële basis van recreatieve, sportieve, sociaal-culturele, educatieve, levensbeschouwelijk of godsdienstige aard.

Zij zijn beperkt in hun horeca-activiteiten. In de drank- en horecavergunning zijn/worden daartoe de volgende voorschriften opgenomen:

• 1.

  het is verboden in de inrichting bijeenkomsten van persoonlijke aard, zoals bruiloften en partijen te houden;

• 2.

  het is verboden de mogelijkheid tot het houden van bijeenkomsten van persoonlijke aard openlijk aan te prijzen, hiermee te adverteren of reclame te maken;

• 3.

  de vergunning geldt uitsluitend voor het verstrekken van zwakalcoholische drank voor gebruik ter plaatse tijdens bijeenkomsten en activiteiten, verband houdende met de doelstelling van de stichting.

Een paracommerciële instelling mag geen evenement organiseren dat strijdig is met haar doelstelling wanneer daarbij gebruik wordt gemaakt van de verleende drank- en horecavergunning.

1.6 Wanneer kan een vergunning worden geweigerd

Artikel 2.2.2, tweede lid van de APV bepaalt dat de burgemeester een vergunning voor een evenement kan weigeren in het belang van:

• 1.

  de openbare orde;

• 2.

  het voorkomen of beperken van overlast;

• 3.

  de verkeersveiligheid of de veiligheid van personen of goederen;

• 4.

  de zedelijkheid of gezondheid.

2.1. Omschrijvingen

• Evenement

• Bij een evenement gaat het om een voor publiek toegankelijke, speciaal georganiseerde gebeurtenis, gericht op vermaak, van tijdelijke aard, dat van lokale, regionale of nationale betekenis is en dat georganiseerd wordt voor een relatief groot aantal deelnemers en niet plaatsvindt in een vergunde horeca-inrichting.

• Deelnemers

• Dit is het aantal personen (inclusief personeel), dat op enig moment maximaal aanwezig kan zijn. De capaciteit van de locatie, gebouw of tent (staan- / zitplaatsen) is bepalend.

2.2 Te melden evenementen

Voor evenementen die zijn te rangschikken binnen de volgende criteria is geen vergunning vereist op grond van de APV. De organisator moet van het houden van het evenement uiterlijk 20 weken voor de datum waarop het plaatsvindt melding maken bij de Afdeling Bouwen & Milieu

Vindt deze melding binnen deze termijn niet plaats dan mag het evenement niet worden gehouden.

Vrijstellingscriteria:

• 1.

  Er zijn niet meer dan 250 deelnemers aanwezig bij het evenement.

• 2.

  Het is niet een evenement dat zich richt op risicovolle groepen (ad hoc ter beoordeling burgemeester op basis van zijn specifieke bevoegdheid ter handhaving van de openbare orde).

• 3.

  De geluidsproductie is niet hoger dan 105 dB(A) bronvermogen.

• 4.

  De openbare weg wordt over niet meer dan 500 meter gebruikt. Deze limiet mag worden over-schreden ten behoeve van fiets- en toertochten zonder wedstrijdelement, sponsorlopen en optochten.

• 5.

  Er wordt geen vechtsport in wedstrijdverband bedreven.

• 6.

  Er wordt geen gebruik gemaakt van gemotoriseerde voertuigen of modelvoertuigen, gemotoriseerde vaartuigen of modelvaartuigen, gemotoriseerde vliegtuigen of modelvliegtuigen in de buitenlucht en de Wet milieubeheer is niet van toepassing daarop.

• 7.

  Er is geen sprake van het gebruik van wapens (hieronder vallen alle soorten wapens: vuurwapens, boogschieten, steekwapens etc.), het werpen van ontvlambare of explosieve voorwerpen in de buitenlucht of van het schieten met wapens met luchtdruk of gasdruk op een openterrein en de Wet milieubeheer is niet van toepassing daarop.

Procedure:

• -

  Wijze van melden:

• De organisator die aan de hand van bovenstaande criteria vaststelt, dat voor zijn evenement geen vergunning nodig is, moet  vervolgens dat evenement uiterlijk 20 weken voor de datum waarop het plaatsvindt aanmelden bij de gemeente, Afdeling BOMIL. Hiervoor worden twee mogelijkheden beschikbaar gesteld, t.w.:

  • - via de website van de gemeente, waaraan een specifieke link wordt toegevoegd voor het melden van een vergunningsvrij evenement;

  • - via een meldingsformulier (bijlage 5) dat verkrijgbaar is bij de Afdeling Bomil of gedownload kan worden.

• Tijdig gemelde evenementen worden door de gemeente aan de evenementenkalender toegevoegd.

• -

  Er wordt op toegezien door de Buitengewoon Opsporings Ambtenaren (Boa’s) dat het evenement daadwerkelijk gemeld is (en op de evenementenkalender staat). Niet gemelde evenementen kunnen niet worden gehouden (vinden dus geen doorgang c.q. worden stopgezet met toepassing van onverwijlde bestuursdwangbevoegdheid ingevolge de A.w.b.

Opmerkingen:

• -

  Er moeten een aantal algemene voorschriften worden nageleefd. Deze staan vermeld in bijlage 1.

• -

  Bij gebruik van een tent of tijdelijk bouwwerk waarin meer dan 50 personen aanwezig kunnen zijn, is een gebruiksvergunning vereist op grond van de Brandbeveiligingsverordening.

• -

  Wanneer sprake is van verkoop van zwakalcoholhoudende drank dient een ontheffing ex artikel 35 van de Drank- en Horecawet te worden aangevraagd. Er mag nooit sterke drank worden aangeboden. Verstrekking van zwakalcoholische drank “om niet” mag zonder deze ontheffing.

• -

  Voor het nemen van verkeersmaatregelen zie hoofdstuk 6, punt 6.4.

• -

  Evenementen die worden gehouden in een horeca-inrichting zijn (meestal) vergunningsvrij (zie hoofdstuk 1, punt 1.4) en hoeven ook niet te worden gemeld. De voor de horeca-inrichting geldende wettelijke bepalingen inzake onder meer milieuwetgeving en brandpreventie blijven onverlet van toepassing

Controle handhaving:

• -

  Er vindt steekproefsgewijs controle plaats op naleving van voorschriften.

• -

  De regionale Brandweer controleert in opdracht van de gemeente in ieder geval altijd vooraf de naleving van de voorschriften van de gebruiksvergunning. De controle wordt vastgelegd in een document.

• -

  Overlast of klachten kunnen consequenties hebben voor toekomstige evenementen. De organisatie wordt in kennis gesteld van geregistreerde klacht of overlast.

Voorbeelden van vergunningsvrije evenementen:

Buurt- en straatfeesten (met barbecue), personeelsfeesten, vieringen of herdenkingen, door bewoners of lokale ondernemers georganiseerde kleine vlooien- en vrije markten en braderieën, fietstoer- en wandeltochten, donateuracties, sponsorlopen, carnavals- en St. Maartensoptochten, kioskconcerten, muziekfeesten en pleinfeesten, popfestivals, algemeen toegankelijke examen- en tentfeesten, kindervakantiewerk, modeshows, mei-den-activiteiten, Koninginnedagactiviteiten.

2.3 Herleving vergunningsplicht (vangnetbepaling)

Indien bekend is of met reden is aan te nemen dat een van de weigeringgronden van artikel 2.2.2, tweede lid van de APV van toepassing is op een vergunningsvrij evenement kan desondanks door de burgemeester toch het aanvragen van een vergunning worden vereist.

Deze eis wordt met redenen omkleed kenbaar gemaakt aan de organisator.

2.4 Ontheffingsmogelijkheid

In bijzondere situaties kan worden afgeweken van de in de algemene voorschriften van bijlage 1 genoemde eindtijden voor de muziek en voor het evenement.

Redenen voor afwijking kunnen zijn:

• -

  het belang van een goede spreiding van vertrekkende bezoekers;

• -

  de aard en het belang van het evenement;

• -

  de dag volgend op het evenement is een algemene vrije dag.

De burgemeester heeft de bevoegdheid om de ontheffingsmogelijkheid toe te passen. Mandaat aan een daartoe aangewezen ambtenaar is mogelijk conform afdeling 10.1.1 A.w.b.

Mocht zich in de praktijk een situatie voordoen waarbij als gevolg van een spontaan ontstaan initiatief (gekoppeld aan een gebeurtenis) de termijnstelling niet in acht genomen kan worden, dan is het college bevoegd de melding/vergunning alsnog in behandeling te nemen.

2.5 Informeren over vergunningsvrije evenementen

Omtrent gemelde evenementen die volgens de gestelde criteria vergunningsvrij zijn, worden geen besluiten genomen door de burgemeester of het college van burgemeester en wethouders.

Om de rechtsbescherming voor belanghebbenden zo adequaat mogelijk te houden, worden deze evenementen op de evenementenkalender geplaatst (zie hoofdstuk 4).

Belanghebbenden worden over vergunningsvrije evenementen niet actief geïnformeerd, maar moeten zelf hun informatie halen vanaf de evenementenkalender op de website van de gemeente.

De evenementenkalender wordt (ten behoeve van hen die geen Internet hebben) periodiek gepubliceerd in het huis-aan-huis-weekblad. Dit geldt ook (indien van toepassing) voor de daarbij behorende verkeersmaatregelen.

3.1. Vergunningplichtige evenementen

Alle evenementen die niet kunnen worden gerangschikt onder de criteria van 2.2 zijn vergunningplichtig op grond van de APV.

Voorbeelden van vergunningplichtige evenementen:

Zomerfestival, Mergellandmarathon, Bondschuttersfeest, Federatiefeest, OLS.

3.2 Algemene wet bestuursrecht (Awb)

Op de behandeling van de aanvraag voor een evenementenvergunning zijn bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) van toepassing.

• -

  Artikel 3:40 Awb. Een besluit treedt niet in werking, voordat het is bekendgemaakt.

• -

  Artikel 3:41 Awb. De bekendmaking van besluiten die tot een of meer belanghebbenden zijn gericht, geschiedt door toezending of uitreiking aan hen, onder wie begrepen de aanvrager.

3.3 Termijnen en omvang voor aanvragen

Procedure:

- Aanvraag voor een vergunningplichtig evenement dient uiterlijk 30 weken voor aanvang van het evenement te zijn ingediend bij het college;

- Inspraak: de aanvraag om vergunning wordt conform afdeling 3:4 A.w.b. gedurende 6 weken ter inzage gelegd. Belanghebbenden kunnen binnen deze termijn mondeling of schriftelijk hun zienswijze kenbaar maken.

- Het besluit tot het verlenen/weigeren van de vergunning wordt bekendgemaakt door toezending aan de aanvrager en degene die een zienswijze kenbaar heeft gemaakt, door plaatsing op de evenementenkalender en door publicatie in het plaatselijke huis-aan-huis weekblad.

Evaluatie, controle en handhaving:

• -

  Voorafgaand aan het evenement wordt met de organisatie overleg gevoerd en na afloop wordt een evaluatiegesprek gehouden.

• -

  Overlast of klachten kunnen consequenties hebben voor vergunningverlening in de toekomst.

• -

  De organisatie wordt in kennis gesteld van geregistreerde klachten of overlast.

Aanvragen om vergunning kunnen slechts per evenement en per kalenderjaar worden gedaan; aanvragen voor meerdere jaren zijn niet mogelijk.

De vergunningaanvraag die ook na het stellen van een hersteltermijn van 2 weken, incompleet is, wordt buiten behandeling gelaten met berichtgeving naar de aanvrager.

De vergunningaanvraag die niet tijdig wordt ingediend, wordt afgewezen.

3.4 Informeren omwonenden door aanvrager

De organisatie zorgt voor de bekendmaking van het evenement. Dit voorschrift is onderdeel van de algemene voorschriften (bijlage 1).

3.5 Bezwaar tegen de verleende vergunning

Op grond van de Algemene wet bestuursrecht kunnen omwonenden, organisatoren en andere directe belanghebbenden binnen 6 weken met ingang van de dag na die waarop het besluit op de voorgeschreven wijze bekend is gemaakt, bezwaar maken tegen een verleende evenementenvergunning en een voorlopige voorziening vragen.

Er is natuurlijk geen bezwaar mogelijk tegen evenementen die zonder vergunning kunnen worden gehouden. Dit is acceptabel omdat deze beleidsregel tot stand is gekomen via de uniforme openbare voorbereidingsprocedure (artikel 3.4 Awb). In dat kader heeft al een belangenafweging plaatsgevonden van relevante feiten (geluidsniveau, tijden, frequentie etc.)

4.1 Doel

Door het opstellen van een evenementenkalender wordt een overzicht gegeven van de geplande evenementen. Het doel is:

• -

  een instrument te hebben waarmee spreiding gestimuleerd kan worden;

• -

  een betere handhaving van de openbare orde en veiligheid;

• -

  een communicatiemiddel richting organisatoren, bezoekers en belanghebbenden.

De evenementenkalender moet worden gezien als een digitaal product dat te raadplegen is op de website van de gemeente Meerssen. De kalender verschaft informatie aan organisatoren, belanghebbenden en bezoekers van evenementen.

Dit communicatiemiddel kan worden gekoppeld aan de gemeentelijke en andere publieke websites (b.v. van de VVV). Tevens vindt een directe link plaats met de website van Trajekt.

Tevens is deze kalender belangrijk in verband met de meldplicht van evenementen die geen vergunning meer nodig hebben. De website van de gemeente wordt zodanig ingericht, dat deze verplichte melding digitaal kan geschieden (naast schriftelijke melding) en dat daarbij een koppeling is tussen website en evenementenkalender.

4.2 Totstandkoming

De evenementenkalender is een dynamisch product. Het wordt constant geactualiseerd.

Deze actualisering vindt plaats:

• 1.

  aan de hand van de meldingen van evenementen waarvoor geen vergunning meer wordt vereist;

• 2.

  aan de hand van de nieuw verleende evenementvergunningen.

Betreffende grote, vergunningplichtige evenementen, wordt jaarlijks vóór 1 november, in samenwerking met de organisatoren, door de Afdeling Bomil een inventarisatie gemaakt van de te verwachten evenementen in het volgende jaar.

Veiligheidsnetwerk

Teneinde de hulpdiensten tijdig te informeren, worden alle evenementen doorgemeld naar het Veiligheidsnetwerk.

5.1 Gebruik locatie evenementen versus bestemmingsplan

De gemeente Meerssen kent géén terreinen bestemd als evenemententerrein.

In de centra worden van oudsher de pleinen daarvoor gebruikt. Dit blijft zo in stand.

Er zijn echter evenementen die op locaties plaatsvinden die thans nog een andere bestemming hebben. Dit betekent dat er dus sprake is van strijdigheid met het bestemmingsplan.

Bij de toekomstige herziening van het voor deze locaties geldende bestemmingsplan wordt dit evenementengebruik geregeld in de gebruiksvoorschriften.

5.2 Besloten particulier feest

Op eigen terrein mag men een besloten feest organiseren.

• Daarbij

   wordt het volgende onder de aandacht gebracht:

  • -

    Er mag geen overlast ontstaan voor de omgeving (bv. parkeren/geluid etc.).

  • -

    De drankverstrekking moet “om niet” zijn, anders is een tijdelijke ontheffing op grond van artikel 35 van de Drank- en Horecawet vereist.

  • -

    Het oprichten van tijdelijk bouwwerken (tenten e.d.) geschiedt op eigen terrein.

  • -

    Gemeente is niet verantwoordelijk voor constructie en veiligheid.

  • -

    Voorafgaande berichtgeving naar omwonenden van het besloten feest draagt bij tot sociale cohesie.

6.1. Draaiboek / Veiligheidsplan / Calamiteitenplan

De aard van een evenement kan aanleiding zijn voor de eisen welke aan een draaiboek worden gesteld.

De gegevens die minimaal in een draaiboek moeten worden opgenomen staan vermeld in Bijlage 2: voorwaarden draaiboeken.

Afhankelijk van de omvang en de locatie van een evenement kan van de organisatie een veiligheids- of calamiteitenplan worden verlangd. In dit plan geeft de organisatie aan, welke maatregelen of voorzieningen worden getroffen om het evenement veilig te laten verlopen dan wel calamiteiten te voorkomen. Het plan kan onderdeel zijn van het draaiboek.

Het veiligheidsplan moet aansluiten op de werkwijze van de externe hulpdiensten (politie, brandweer Meerssen en ambulancedienst) en zal multidisciplinair worden getoetst.

6.2. Openbare orde

Dit criterium is een ruim begrip en omvat meerdere facetten. Naast het voorkomen van ordeverstoringen, omvat het ook veiligheid.

Er kan op dit criterium een beroep worden gedaan, indien de burgemeester (in samenspraak met meestal de politie) vindt, dat bijzondere omstandigheden zich verzetten tegen vergunningverlening, als meerdere evenementen gelijktijdig plaatsvinden. Een goede planning van evenementen kan dit meestal voldoende ondervangen. Ook kan in deze omstandigheid een calamiteitenplan, met daarin de juiste preventieve voorzorgsmaatregelen, vereist zijn.

Aspecten die van belang zijn voor de openbare orde en veiligheid zijn:

• -

  Inrichting (brandweer)

• -

  Parkeerbeleid

• -

  Aan- en afvoer van bezoekers

• -

  Mogelijkheden openbaar vervoer

• -

  Klimaatbeheersing

• -

  Beperking overlast omgeving (vervuiling / geluid)

6.3. Aard activiteit (van muziek)

Indien er muziek ten gehore gebracht wordt, dient duidelijk omschreven te worden welke soort muziek ten gehore gebracht wordt.

Een geluidsrapportage is vereist bij een geluiddragend evenement met een zendniveau van de geluidsboxen van meer dan 105 dB(A) indien in de nabijheid (lees: binnen een cirkel van 500 m) geluidsgevoelige objecten liggen.

Met betrekking tot de festiviteiten op de Markt in Meerssen zijn, i.v.m. de aanwezigheid van de Basiliek, specifieke afspraken vastgelegd.

6.4. Verkeersveiligheid en het afsluiten van wegen

Indien verkeersmaatregelen noodzakelijk zijn worden deze bepaald door het college van burgemeester en wethouders. Er wordt vastgesteld of de route naar, en de locatie van het evenement vanuit openbare orde en veiligheidsaspecten acceptabel is.

Afsluiting van een weg ten behoeve van een evenement kan in elk geval niet plaatsvinden, indien de verkeersveiligheid en/of doorstroming van het verkeer in het geding is, bijvoorbeeld:

• -

  als gevolg van tijdelijke situaties (werk in uitvoering);

• -

  als er geen adequate omleidingsroute is voor doorgaand verkeer, hulpverleningsdiensten of het openbaar vervoer;

• -

  indien de toegang van hulpverleningsinstanties niet gegarandeerd kan worden.

Er wordt onderscheid gemaakt tussen twee soorten wegen, t.w.:

• -

  Gebiedsontsluitingswegen (hoofdwegen).

• -

  Erftoegangswegen (wegen met voornamelijk een verblijfsfunctie).

Bij de beslissing over het al dan niet afsluiten wordt gekeken naar de belangen van het evenement, van de aanwonenden, de ondernemers en anderen in de betreffende straat en/of het gebied.

Concreet komt dit voor het evenementenbeleid op het volgende neer:

• -

  De afsluiting van erftoegangswegen kan in beginsel worden toegestaan, mits dit geen onaanvaardbare verkeerstechnische belemmeringen oplevert en omleiding openbaar vervoer is geregeld.

• -

  De afsluiting van gebiedsontsluitingswegen wordt in beginsel niet toegestaan. Indien dit in een uitzonderingsgeval wel moet worden toegestaan (b.v. vanwege een evenement dat door zijn uitstraling van grote importantie is voor de betreffende dorpskern of de naam van de gemeente in regionaal en/of landelijk verband) moet een adequate omleidingsroute mogelijk zijn. Toestemming wordt alleen gegeven na overleg tussen de provincie (bij gebruik van provinciale wegen) en de wegbeheerder.

• -

  Vooraf een bebordingsplan ter goedkeuring indienen bij de wegbeheerder

In principe worden voor wegafsluitingen en omleidingen geen besluiten genomen ex art. 34 Besluit Administratieve Bepalingen inzake het Wegverkeer (BABW).

Wanneer dit om juridische redenen wel noodzakelijk of wenselijk is (b.v. de verkeersmaatregel is voor meer dan 4 maanden nodig en/of er is sprake van “groot belang”) wordt wel een formeel besluit door B&W genomen.

De kosten van bebording en omleidingen komen voor rekening van de organisatie.

6.5 Verkeersregelaars

Het is wettelijk verplicht verkeersregelaars in te zetten bij iedere activiteit die plaatsvindt op de openbare weg (b.v. grote carnavalsoptochten) en waarbij het verkeer voor de veiligheid van de deelnemers en van de weggebruikers geregeld dient te worden.

Of er verkeersregelaars moeten worden ingezet wordt bepaald door de organisatie in overleg met de politie. Aan de hand van de route wordt het aantal verkeersregelaars vastgesteld.

Verkeersregelaars zijn mensen die – door middel van het volgen van een kortstondige cursus, welke verzorgd wordt door de politie - de bevoegdheid hebben gekregen om bij het evenement het verkeer te regelen. Deze vrijwilligers worden ingezet omdat de politie niet bij alle evenementen aanwezig kan zijn. De aanwijzingen die de verkeersregelaars aan de weggebruikers geven zijn bindend.

De verkeersregelaars worden aangesteld door de burgemeester en krijgen van de politie een instructiecursus. Jaarlijks dient een ‘opfriscursus’ gevolgd worden.

Vereisten

• -

  Het werven van de verkeersregelaars is een eigen verantwoordelijkheid van de organisatie.

• -

  De minimumleeftijd voor een verkeersregelaar is 18 jaar (16 jaar voor binnen de bebouwde kom).

• -

  Voor de verkeersregelaars kan een verzekering tegen wettelijke aansprakelijkheid afgesloten worden (niet meer wettelijk verplicht sinds 1.1.2006).

• -

  De verkeersregelaars moeten een oranje fluorescerende jas of hesje dragen met aan beide zijden het woord” verkeersregelaar”.

• -

  De kosten zijn voor rekening van de organisatie.

Bijlage 3: Regels m.b.t. De verkeersregelaar bij evenementen.

6.6 Brandveiligheid

Ten aanzien van de brandveiligheid wordt bij evenementen gekeken naar de locatie en de directe omgeving ervan. Zo kan onderscheid worden gemaakt in:

• a.

  evenementen in de open lucht.

• b.

  evenementen in tijdelijke bouwwerken.

• c.

  evenementen in (permanente) bouwwerken.

Er kunnen voorschriften met betrekking tot de brandveiligheid worden opgenomen in de evenementenvergunning. Voor evenementen waarbij gebruik wordt gemaakt van tijdelijke bouwwerken van enige omvang (> dan 50 personen), b.v. feesttenten of een circus, is een melding vereist op grond van het Gebruiksbesluit.

Permanente bouwwerken beschikken (meestal) over een brandveiligheidvergunning of hebben een medling gedaan op grond van het Gebruiksbesluit. Indien in een dergelijk bouwwerk een evenement wordt gehouden – b.v. in een schuur wordt een feest georganiseerd of in een sporthal wordt een muziekevenement gehouden – dan zullen aanvullende voorzieningen worden verlangd. Indien er geen belemmeringen zijn dan kan een tijdelijke gebruiksvergunning worden verleend. Daarbij wordt dan o.a. het maximale aantal toe te laten personen afgestemd op (nood-)uitgangen, materiaalgebruik, noodverlichting, etc.

Ook de constructieve veiligheid van tribunes, steigerconstructies e.d., wordt getoetst aan de eisen krachtens de Woningwet.

6.7 Zedelijkheid en gezondheid

Aan een evenementenvergunning worden voorschriften verbonden om gezondheidsrisico’s tot een minimum te beperken. Eveneens kunnen daarvoor gegevens worden opgenomen in het draaiboek of kan (indien noodzakelijk) een apart draaiboek voor dit onderwerp gevraagd worden.

In het algemeen worden de volgende voorwaarden gesteld:

• -

  Voldoende hulpverlening ter plaatse met een goede afstemming tussen hulpverleners en organisatie, zonodig vervat in het draaiboek. Als norm geldt:

  • per

    1500 gelijktijdig aanwezige bezoekers: twee gediplomeerde EHBO’ers en

  • per

    750 gelijktijdig aanwezige bezoekers meer dan 1500: 1 gediplomeerde EHBO’er extra.

• -

  Adequaat onderkomen voor de hulpverlening, dat goed herkenbaar is en met goede bewegwijzering.

• -

  Voldoende aantal toiletten: norm: is 1 toilet op 150 personen.

• -

  Het regelmatig plegen van hygiënisch onderhoud.

• -

  De aan- en afvoer naar en vanaf de locatie van het evenement, alsmede de toe- en doorgankelijkheid op de locatie dienen gewaarborgd te blijven.

• -

  De hulpverlening aan de omwonenden moet gegarandeerd zijn.

• -

  Een goede beveiliging en maatregelen betreffende openbare orde.

• -

  De organisatie dient goed voorbereid te zijn op calamiteiten en alles er aan te doen om deze te voorkomen en adequaat handelend op te treden als zich calamiteiten voordoen.

• -

  Het verbod op het gebruik van glazen drinkgerei (alternatief: Het voortdurend inzamelen van glaswerk door inzet van voldoende personeel en het onmiddellijk opruimen van gebroken glaswerk in en binnen een straal van 150 meter van het evenemententerrein.).

• -

  Vrij toegankelijkheid van drinkwater bij hoge temperaturen, zowel binnen als buiten.

6.8 Specifieke en/of risicovolle evenementen

De gemeente is tegen de organisatie van dance/trance- en houseparty’s, omdat er een verhoogd risico is op gebruik van stimulerende middelen/drugs.

Gemeentelijke accommodaties worden niet beschikbaar gesteld voor dit soort evenementen.

De burgemeester kan een evenementenvergunning weigeren of nadere voorschriften stellen in het belang van openbare orde, verkeer en (externe) veiligheid en gezondheid van personen.

Hierbij moet worden gedacht aan een chill-out ruimte, gebruik kunststoffen drinkbekers, minimum leeftijd, voorlichting over en toezicht op het gebruik van riskante middelen e.d.

6.9 Bescherming groenvoorzieningen

Een evenement mag geen onherstelbare schade veroorzaken aan openbare voorzieningen. Ter bescherming hiervan kunnen voorschriften aan de vergunning verbonden worden. Zonodig zal van gemeentewege een voorafgaande schouw en een achteraf schouw plaatsvinden.

Het kan een weigeringgrond zijn als voor onherstelbare schade wordt gevreesd.

6.10 Overlast en hinder door vervuiling en verontreiniging

Bij het houden van evenementen kunnen maatregelen en zonodig een draaiboek gevraagd worden ter voorkoming of beperking van overlast vanwege zwerfvuil, wildplakken, vernielingen. Dit geldt voor de locatie van het evenement zelf, de directe omgeving en/of aanloopgebieden of –routes.

Uit preventie-overwegingen kunnen aanvullende maatregelen worden genomen.

De gemeente kan zonodig ter voorkoming en/of juiste afhandeling van vervuiling of verontreiniging een plan van aanpak vragen, dat tijdig voor aanvang van het evenement ter goedkeuring wordt voorgelegd. De kosten van de maatregelen die daaruit voortvloeien, komen ten laste van de vergunninghouder. De vergunninghouder dient de werkzaamheden in eigen beheer (te laten)uit te voeren.

6.11 Toiletvoorzieningen

Het aanbieden aan deelnemers/bezoekers van een op het gemeentelijk rioolstelsel aangesloten toiletvoorziening is niet alleen met het oog op uitstraling van belang, maar draagt actief bij aan het voorkomen van milieuverontreiniging en (geur) overlast door wildplassen. De gemeente kan tijdens evenementen toiletvoorzieningen voorschrijven afgestemd op de aard, omvang en locatie van het evenement.

6.12 Reclame-uitingen in de openbare ruimte

De gemeente voert een actief beleid om reclame-uitingen in de openbare ruimte zoveel mogelijk te beperken.

Ten behoeve van de aankondiging van evenementen kan ook gebruik worden gemaakt van het systeem van driehoeksborden. Via de website kan hiervoor een aanvraagformulier worden gedownload (of af te halen via de afdeling BOMIL). Tevens is van toepassing het door het college vastgestelde Uitvoeringsbesluit Buitengebied en reclame-uitingen. In de algemene voorschriften voor evenementen is een viertal regels opgenomen voor de aankondigingborden van evenementen.

6.13 Tijdelijke ontheffing ex artikel 35 Drank en Horecawet

Bij een bijzondere gelegenheid van zeer tijdelijke aard voor een aaneengesloten periode van ten hoogste twaalf dagen kan de burgemeester een ontheffing verlenen voor het verstrekken van zwakalcoholische dranken buiten horeca-inrichtingen. Deze ontheffing kan worden verleend aan een persoon die voldoet aan de volgende eisen:

• -

  hij/zij mag niet onder curatele staan dan wel uit de ouderlijke macht of voogdij ontzet zijn;

• -

  hij/zij mag niet in enig opzicht van slecht levensgedrag zijn;

• -

  hij/zij moet de leeftijd van 21 jaar hebben bereikt;

• -

  hij/zij dient tevens te beschikken over voldoende kennis en inzicht met betrekking tot sociale hygiëne.

De houder van de ontheffing is verantwoordelijk voor de drankverstrekking.

Voor het gratis verstrekken van zwakalcoholische drank is er geen ontheffing vereist.

8.1 evenementennotitie

De beleidsregels van deze notitie treden in werking vanaf het moment dat deze conform het bepaalde in artikel 3.42 van de Algemene wet bestuursrecht zijn bekend gemaakt.

8.2 vrijstellingsbesluit college van burgemeester en wethouders

Het college van burgemeester en wethouders wijst bij afzonderlijk besluit, gebaseerd op artikel 2.2.2 van de APV., de evenementen aan die in overeenstemming met hoofdstuk 2 van deze notitie vergunningsvrij zijn.

Ook dit besluit treedt in werking nadat het overeenkomst artikel 3.42 van de Algemene wet bestuursrecht is bekend gemaakt (bijlage 4).

BIJLAGE 1 behorende bij notitie (de)regulering evenementen Meerssen 2010: Algemene voorschriften voor evenementen

Algemeen

Personeel van het evenement mag geen alcoholhoudende drank gebruiken tijdens de duur dat het zijn taak uitoefent.

Eindtijden

van de muziek: zondag t/m donderdag tot uiterlijk 23.00 uur

vrijdag en zaterdag tot uiterlijk 24.00 uur

van het evenement: zondag t/m donderdag tot uiterlijk 24.00 uur

vrijdag en zaterdag tot uiterlijk 01.00 uur (volgende dag)

Communicatie

Tenminste twee weken voor de aanvang van het evenement dient de organisatie het evenement binnen de gemeente bekend te maken:

• -

  de begin- en de eindtijd van het evenement, (dagen en tijdstippen);

• -

  de namen van de verantwoordelijke personen/organisatie;

• -

  de naam en het telefoonnummer van een klachtencoördinator / contactpersoon.

Zedelijkheid / gezondheid

• 1.

  Indien drankverstrekking plaatsvindt in glazen drinkbekers moet gebroken glas onmiddellijk worden opgeruimd. Ter voorkoming van gebroken glas dient voldoende personeel aanwezig te zijn voor het inzamelen van leeg glaswerk.

• 2.

  Er dient een afdoende toiletvoorziening (minimaal 1 toiletvoorziening (man/vrouw gescheiden) per 150 bezoekers) aanwezig te zijn. De toiletvoorzieningen moeten zijn aangesloten op gemeentelijk rioolstelsel en moeten zo vaak als nodig hygiënisch worden gereinigd.

Milieu/gebruik openbare ruimte.

• 1.

  Er mag niets met pennen of verankeringen worden bevestigd in de bestrating; op bestrating en gebouwen mag geen onuitwisbare markering worden aangebracht.

• 2.

  Straatkolken, rioolputten, brandkranen of enigerlei andere aansluiting van de openbare nutsvoorzieningen mogen niet worden geopend, onzichtbaar gemaakt of worden afgedekt.

• 3.

  Brandkranen en ander waterwinplaatsen moeten te allen tijde bereikbaar zijn voor de brandweer.

• 4.

  Gas-, water of elektriciteitsaansluitingen dienen te voldoen aan de eisen van de desbetreffende nutsbedrijven.

• 5.

  Het in gebruik genomen terrein dient na afloop weer in de oorspronkelijke staat te worden gebracht (d.w.z. vrij van spullen en afval- en bezemschoon).

• 6.

  Het afval ontstaan als gevolg van het evenement dient tenminste in een straal van 500 meter rondom het evenemententerrein te worden opgeruimd

Openbare orde / veiligheid

• 1.

  Voor de hulpverleningsdiensten (brandweer, politie, ambulance) dient te allen tijde vrije doorgang gegarandeerd te zijn.

• 2.

  De organisatie is gehouden alles te doen wat in redelijkheid mogelijk is om de openbare orde en veiligheid van de deelnemers en bezoekers te garanderen (b.v. noodwegen en uitgangen moeten vrij gehouden worden, zodat een vrije doorgang is verzekerd).

• 3.

  Door de organisatie dienen voldoende toezichthouders te worden aangesteld die tijdens het evenement continue toezien op een goede gang van zaken (norm 1 op 250 deelnemers). Deze toezichthouders dienen als zodanig herkenbaar te zijn.

Verkeer

• 1.

  Wegafsluiting mag alleen plaatsvinden na overleg met en na verkregen toestemming van de Afdeling Openbare Werken. Dit geldt niet voor zeer kortstondige afsluitingen (max. 7 uren) van erftoegangswegen (wegen voornamelijk met een verblijfsfunctie, waar geen openbaar vervoer doorheen gaat) ten behoeve van een buurtfeest in de avonduren. Er mag geen omleidingsroute noodzakelijk zijn.

• 2.

  Bij het treffen van verkeersmaatregelen dient gebruik gemaakt te worden van officiële verkeersborden en verkeershekken. De verkeersborden en hekken zijn zeer beperkt verkrijgbaar bij de gemeente en worden alleen aan plaatselijke verenigingen uitgeleend. Geleende spullen dienen te worden opgehaald en teruggebracht bij de gemeentewerf. Nadere informatie bij de afdeling Openbare Werken (meldpunt, tel. 3661617).

• 3.

  De organisatoren dienen voor voldoende parkeergelegenheid te zorgen, en indien nodig, maatregelen te treffen om de rijbaan vrij te houden.

Verkeersregelaars.

Het is wettelijk verplicht verkeersregelaars in te zetten bij iedere activiteit die plaatsvindt op de openbare weg (b.v. grote carnavalsoptochten) en waarbij het verkeer voor de veiligheid van de deelnemers en van de weggebruikers geregeld dient te worden. Over de verkeersregelaars kan de info worden ingewonnen bij de gemeente (contactpersoon meldingen evenementen). Deze legt verzoek voor bij politie die het aantal bepaalt en via de gemeente wordt doorverwezen naar de kern coördinator. In Meerssen is er poule van verkeersregelaars waaruit geput kan worden; voor iedere kern is er een coördinator die de verkeersregelaars regelt die allemaal gecertificeerd zijn en een aantal keren per jaar moeten optreden om verkeersregelaar te blijven.

Tijdelijk bouwwerk

Bij gebruik van een tent of tijdelijk bouwwerk waarin meer dan 50 personen aanwezig kunnen zijn, is een melding vereist op grond van het gebruiksbesluit. Voor een particulier feest is geen melding nodig.

Verkoop alcoholhoudende drank.

Wanneer sprake is van verkoop van alcoholhoudende drank buiten een horeca-inrichting dient altijd een ontheffing ex artikel 35 van de Drank- en Horecawet te worden aangevraagd. Verstrekking van zwak-alcoholische drank “om niet” mag zonder deze ontheffing. Er mag nooit sterke drank worden aangeboden.

Evenementen in horeca-inrichtingen

Evenementen die worden gehouden in een horeca-inrichting kunnen (meestal) zonder melding of vergunning worden gehouden als ze in overeenstemming zijn met de normale bedrijfsvoering.

Er moet worden gehandeld binnen de voorschriften van het Activiteitenbesluit Milieubeheer (voorheen: Besluit horeca-, sport- en recreatie-inrichtingen Wet milieubeheer).

Aansprakelijkheid

De vergunninghouder voor een evenement of de degene die als gevolg van deze notitie zonder vergunning een evenement mag organiseren is daardoor niet gevrijwaard voor zijn aansprakelijkheid uit onrechtmatige daad.

De organisator is dus altijd aansprakelijk voor alle (onrechtmatige) gevolgen van een evenement.

Reclame

Regels m.b.t. de aankondigingborden voor een evenement:

• 1.

  Plaatsing alleen binnen de bebouwde komgrenzen en wel in de directe nabijheid van de aanduidingsborden “bebouwde komgrens”. Het plaatsen van aankondigingsborden in het buitengebied is derhalve niet toegestaane. Plaatsing dient te geschieden op een zodanig wijze dat verkeersdeelnemers hiervan geen hinder ondervinden.

• 2.

  De aankondiging van een evenement wordt in principe niet langer dan drie weken voor de aanvang van het evenement aangebracht.

• 3.

  De organisatoren dienen zelf voor het aan te brengen bord zorgen te dragen.

• 4.

  De geplaatste borden dienen binnen uiterlijk drie werkdagen na het evenement te zijn verwijderd; blijft de organisatie in gebreke dan zal dit op kosten van de organisatie van gemeentewege worden gedaan.

Bijlage 2: De minimale gegevens in een draaiboek

Algemene informatie

• -

  Organisator en contactpersoon

• -

  Omschrijving van het evenement

• -

  Locatie evenement

• -

  Openings- en sluitingstijden

• -

  Faciliteiten voor de bezoekers (onder andere garderobe)

• -

  Communicatieplan omgeving / buren

• -

  Toezicht en beveiliging

• -

  Verkeersmaatregelen / parkeren

• -

  rapport constructieve veiligheid

• -

  rapport grondmechanisch onderzoek

• -

  Regeling bezoekersstromen

• -

  (brand-) veiligheid

• -

  EHBO / Rode Kruis, afspraken en contactpersoon

• -

  Politie, afspraken en contactpersoon

• -

  Gemeente, afspraken en contactpersoon

• -

  Toelichting, plattegronden en terreinindeling

• -

  Omgang met minder valide bezoekers (opstelling podia, in- en uitgangen, tijdens calamiteit)

Werkwijze / Tijdsplanning

• -

  Wat zijn de werkzaamheden van de vrijwilligers

• -

  Hoe zijn de werkzaamheden van de vrijwilligers verdeeld

• -

  Bereikbaarheid / communicatie van de vrijwilligers

• -

  Faciliteiten

• -

  Tijdsplan

• -

  Administratieve afhandeling

Noodplannen

• -

  Lijst adressen en telefoonnummers hulpverleningsinstanties en telefoonnummers

• -

  Omschrijving van locatie en situatie

• -

  Mogelijke voorzienbare calamiteiten

• -

  Doel van de hulpverlening ter plaatse

• -

  Organisatie van de hulpverlening ter plaatse

• -

  Ontruimingsplan

• -

  Route voor hulpverleningsvoertuigen

• -

  Brandveiligheidsinstructie personeel

Nutsvoorzieningen

• -

  Drink- en watervoorziening (maatregelen ter voorkoming legionella besmetting)

• -

  Riool- en afvoervoorzieningen

• -

  Elektriciteitsvoorzieningen

• -

  Verwarming en ventilatie

• -

  Overige technische installaties

Bijlage 3: De regels met betrekking tot de verkeersregelaars

De verkeersregelaar bij evenementen

Bij iedere activiteit op de openbare weg, waarbij het verkeer voor de veiligheid van de deelnemers en de weggebruikers geregeld moet worden. Deze bijlage geeft informatie voor iedereen die verkeersregelaars inzet bij een evenement. Als u na het lezen van de folder nog vragen heeft, kunt u contact opnemen met de medewerker van de afdeling Openbare Werken / Verkeer (tel 043 – 3661 770)

Hoe wordt dit geregeld?

Een organisatie dient schriftelijk een aanvraag in voor het houden van een evenement. In de vergunningaanvraag moet de route en/of locatie waar het evenement plaatsvindt, zijn aangegeven. Hierna wordt bepaald of de route en/of locatie mogelijk is.

Inschakeling verkeersregelaars

In overleg met de politie wordt bepaald of er voor de openbare orde en/of veiligheid verkeersregelaars ingezet worden. Aan de hand van de route wordt in samenspraak met de organisatie, het aantal verkeersregelaars vastgesteld.

Verzekering

De wettelijke verzekeringsplicht is opgeheven omdat deze volgens de minister van Verkeer en Waterstaat niet wezenlijk méér bescherming biedt aan de verkeersregelaar dan zij op grond van het huidige aansprakelijkheidsrecht al hebben. De opdrachtgevers van verkeersregelaars (organisatoren van evenementen) zijn en blijven ook na afschaffing van dit verzekeringsartikel verantwoordelijk voor de schade die door de verkeersregelaar in de uitoefening van zijn werkzaamheden aan derden wordt veroorzaakt of door derden aan hem wordt toegebracht.

Kleding en uitrusting

De verkeersregelaar mag uitsluitend optreden in een oranje fluorescerende hes met daarop het woord ‘verkeersregelaar’, zowel op de voor- als op de achterzijde. De letters moeten minimaal 8 cm hoog zijn. De kleding kan door de organisatie bij de gemeente worden geleend. Hiervoor dient een waarborgsom te worden betaald.

Het aanstellen van de verkeersregelaar

De verkeersregelaar wordt per evenement aangesteld door de burgemeester. Aanstelling vindt plaats na controle van de verzekering (de gewaarmerkte verzekeringspolis) en een lijst met de naam, het adres en de geboortedatum van iedere verkeersregelaar. Deze formulieren moeten minimaal twee weken voor het evenement bij de gemeente zijn. De officiële aanstelling wordt hierna verzonden naar de organisatie en moet op de dag van het evenement getoond kunnen worden aan de politie.

Instructie

In artikel 4 van de Regeling Verkeersregelaars staat dat verkeersregelaars mondeling of schriftelijke instructie moeten krijgen van de politie. Binnen de gemeente Meerssen wordt door een politiefunctionaris 2 x per jaar een mondelinge instructie gegeven. De instructie bestaat uit een theoriegedeelte van 2 uur en een praktijkgedeelte van 1 uur en is gratis. De deelnemers krijgen een aanstelling tot verkeersregelaar voor de duur van 1 jaar. Daaropvolgend kunnen zij jaarlijks een opfriscursus volgen. De verkeersregelaar bij evenementen kan alleen optreden onder direct toezicht van de politie. Ook dit is een verplichting die in de wettelijke regeling staat.

Wat mag de verkeersregelaar bij evenementen?

De aangestelde verkeersregelaar mag een stopteken en een oprijteken (met de handen) geven. Regelen mag alleen op de dag van het evenement en op de plekken die met de politie zijn afgesproken. Een verkeersregelaar mag niet als zodanig optreden als hij zich in of op een voertuig bevindt. Dus optreden kan alleen stilstaand en goed zichtbaar. Verkeersregelaars mogen gebruik maken van een fluit en bij duisternis van een lamp met kegel. De verkeersregelaar mag nooit gebruik maken van een stopbord. Van de verkeersregelaars wordt kennis van de huidige verkeersregels verwacht.

Actiepunten organisatie:

• -

  Indienen vergunningaanvraag met de route bij de afdeling BOMIL

• -

  Overleg met de politie over het aantal in te zetten verkeersregelaars en de locaties;

• -

  Werven van verkeersregelaars en vergewissen of vereniging voldoende verzekerd is;

• -

  Maken van een lijst (lijst met namen van beoogde verkeersregelaars) en toesturen aan gemeente (14 dagen voor het evenement) ;

• -

  Kleding en uitrusting;

• -

  Op de dag van het evenement het aanstellingsbesluit beschikbaar hebben en instructie van de politie ontvangen.

Bijlage 5: Het meldingsformulier

bijlage 5