Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad gemeente Meierijstad 2020

Artikel 1: Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  Collegeorganisatie: de organisatie van ambtenaren die op grond van art. 160, eerste lid, onder c, Gemeentewet valt onder verantwoordelijkheid van het college;

• b.

  Budgethouder: ambtenaar van de gemeente aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten of investeringskredieten;

• c.

  Raadscommissies: commissies ex art. 82 Gemeentewet;

• d.

  Griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad aangewezen functionaris;

• e.

  Griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad en bestaat uit de griffier en de onder diens verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren;

• f.

  Werkgeverscommissie: een commissie ex art. 83 Gemeentewet.

• g.

  Commissieleden: elke fractie uit de raad kan maximaal vier commissieleden niet-raadsleden ter benoeming aan de gemeenteraad voordragen. Commissieleden niet-raadsleden zijn 18 jaar of ouder en woonachtig in de gemeente Meierijstad.

• h.

  Fractie: een deel van de gemeenteraad dat tot één en dezelfde politieke partij of stroming behoort en als zodanig optreedt.

• i.

  (ambtelijke) bijstand: het verzamelen en verwerken van informatie en het verlenen van hulp bij de vormgeving en het opstellen van moties, amendementen en initiatiefvoorstellen.

Artikel 2: Werkgeverscommissie

• 1.

  De raad benoemt de leden van de werkgeverscommissie.

• 2.

  De werkgeverscommissie treedt op als bevoegd gezag voor de griffier, met uitzondering van besluiten tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van de arbeidsovereenkomst van de griffier, zoals bedoeld in artikel 107 resp. 107d, eerste lid van de Gemeentewet.

  De raad verleent de werkgeverscommissie met het vaststellen van deze verordening volmacht tot het uitoefenen van de daarbij behorende bevoegdheden.

• 3.

  De werkgeverscommissie bestaat uit:

  • a.

    Eén raadslid van elke in de raad vertegenwoordigde partij;

  • b.

    Functioneringsgesprekken en of beoordelingsgesprekken zullen door maximaal vijf leden van de werkgeverscommissie bijgezeten worden.

    De voorzitter van de raad heeft in de werkgeverscommissie de rol van adviseur.

• 4.

  De werkgeverscommissie kiest uit haar midden een voorzitter.

• 5.

  De werkgeverscommissie wordt bijgestaan door een door het college aan te wijzen P&O adviseur.

• 6.

  De werkgeverscommissie bereidt voor de raad de arbeidsovereenkomsten voor die zijn uitgezonderd in het tweede lid.

• 7.

  De burgemeester tekent de besluiten als bedoeld in het tweede lid.

Artikel 3: Griffier

• 1.

  De griffier is eindverantwoordelijke voor de griffie. Met het vaststellen van deze verordening verleent de raad volmacht aan de griffier voor de bevoegdheden van artikel 107e, tweede lid van de Gemeentewet om te besluiten tot het aangaan, wijzigen of beëindigen van arbeidsovereenkomsten met de op de griffie werkzame ambtenaren.

• 2.

  De griffier informeert de werkgeverscommissie over het aannemen, schorsen en ontslaan van de op de griffie werkzame ambtenaren.

Artikel 4: Taak griffie

De griffie ondersteunt de griffier, de raad, de commissies en de voorzitter van de raad in de uitvoering van hun werkzaamheden.

Artikel 5: Rechtspositie griffie

De griffie volgt het personeelshandboek van de Gemeente Meierijstad

Artikel 6: Medezeggenschap

De griffie kan worden beschouwd als zelfstandige onderneming in de zin van de Wet op de ondernemingsraden. In dit kader regelt de griffier als bestuurder in overleg met de werkgeverscommissie en de op de griffie werkzame ambtenaren, de medezeggenschap voor de griffie.

Artikel 7: Facilitaire ondersteuning

De facilitaire ondersteuning van de griffie (op het gebied van administratie, financiën, archivering, huisvesting, automatisering, personeelszorg en andere interne diensten) wordt verzorgd door de collegeorganisatie.

Artikel 8: Ondersteuning en informatie raad

• 1.

  De griffier draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de raad, de raadsleden en commissieleden, de fracties, de bijeenkomsten van de raad en raadscommissies.

• 2.

  De griffier draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat aan de leden van de raad de informatie wordt verstrekt die zij nodig hebben. De informatie wordt mondeling, elektronisch, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt, waarbij zoveel mogelijk digitaal gewerkt wordt.

• 3.

  De griffier draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd de benodigde bijstand krijgen bij het formuleren van moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van interpellaties en overige in het Reglement van orde voor de raad voorziene bevoegdheden en initiatieven van de raadsleden.

Artikel 9: Bijstand raadsvoorzitter

De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad. De voorzitters van raadscommissies en beeldvormende avonden worden op dezelfde wijze bijgestaan.

Artikel 10: Voorbereiding vergaderingen raad en raadscommissies

• 1.

  De griffier draagt zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van de raad en de raadscommissies.

• 2.

  De griffier draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan de raad en de raadscommissies. Zo nodig adviseert de griffier de raad ten behoeve van de door de raad te nemen besluiten.

• 3.

  De griffier is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures.

• 4.

  Ter voorbereiding en afstemming van de agenda van de raad, de raadscommissies en bestuurlijke agenda treedt de griffier in overleg met de gemeentesecretaris over planning en programmering.

Artikel 11: Vergaderingen fractievoorzittersoverleg, agendacommissie en raadscommissies

• 1.

  De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het fractievoorzittersoverleg en de agendacommissie van de raad.

• 2.

  De griffier kan aanwezig zijn bij de vergaderingen van andere door de raad ingestelde commissies, tenzij een commissie anders besluit.

• 3.

  De griffier draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen en voor het vastleggen van de genomen besluiten en registratie van de daarbij aanwezige personen.

Artikel 12: Verantwoordelijkheid voor griffie

De griffier heeft de eindverantwoordelijkheid voor:

a. een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning door de bij de griffie werkzame ambtenaren;

b. het tijdig en voldoende voorzien van de raad en de raadscommissies van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning door de op de griffie werkzame ambtenaren;

c. een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan.

Artikel 13: Budgethouderschap

• 1.

  De griffier is budgethouder van de budgetten die vallen onder de raad en de griffie. De raad mandateert met het vaststellen van deze verordening aan de griffier de bevoegdheid bestedingen te verrichten ten laste van de toegekende budgetten.

• 2.

  De budgetten van de raad en griffie zijn onderdeel van de programmabegroting en worden als zodanig door de raad vastgesteld.

Artikel 14: Coördinatie ambtelijke bijstand en ondersteuning en planning

De gemeentesecretaris, de griffier en de burgemeester voeren regelmatig overleg over de verleende en te verlenen ambtelijke bijstand en ondersteuning door de collegeorganisatie als bedoeld in artikel 1, onder a. Daarbij kunnen zij tevens aangeven aan welke verzoeken om bijstand prioriteit wordt verleend.

Artikel 15: Afwezigheid

• 1.

  Indien de griffier meer dan vijf werkdagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij hiervan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie.

• 2.

  De raad wijst één of meer plaatsvervangend griffier(s) aan, die de griffier bij diens afwezigheid vervangt of vervangen.

Artikel 16: Opdracht tot bijstandverlening

Indien de raad als geheel bijstand wenst, geeft hij - tenzij hij besluit tot uitbesteding - daartoe opdracht aan de griffier.

Artikel 17: Verzoek aan de griffier

Indien één of meerdere raadsleden of commissieleden bijstand wensen, wenden zij zich tot de griffier. Bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend door de griffier, of door een op de griffie werkzame ambtenaar.

Artikel 18: Verzoek aan de gemeentesecretaris

Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier, of een griffiemedewerker kan worden verleend, verzoekt de griffier de gemeentesecretaris om één of meer ambtenaren van de collegeorganisatie aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 19: Weigeringsgronden

Bijstand wordt verleend, tenzij:

a. het raadslid ofwel commissielid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

b. dit het belang van de gemeente of de individuele belangen van derden kan schaden;

c. de ermee gemoeide werkzaamheden een onevenredig beslag leggen op de ambtelijke capaciteit;

d. het verzoek een kennelijk discriminerende strekking heeft ten opzichte van individuele personen of groepen van personen.

Artikel 20: Beoordeling

• 1.

  Of een verzoek om bijstand dient te worden geweigerd, wordt beoordeeld door de griffier indien het een verzoek ex artikel 17 betreft en door de gemeentesecretaris indien het een verzoek ex artikel 18 betreft.

• 2.

  Weigering van het verzoek om bijstand wordt schriftelijk en met redenen omkleed aan het raadslid of commissielid meegedeeld.

• 3.

  De verzoeker of de griffier kan een geweigerd verzoek om bijstand voorleggen aan de burgemeester over het alsnog verlenen van de ambtelijke bijstand.

• 4.

  Indien de griffier, respectievelijk de gemeentesecretaris bijstand weigert op grond van artikel 19, kan de raad besluiten om externen in te schakelen.

Artikel 21: Rechten commissieleden

• 1.

  Commissieleden hebben het recht deel te nemen aan en als woordvoerder van de fractie op te treden in bijeenkomsten van de raad en in de raadscommissies ex artikel 82 Gemeentewet.

• 2.

  Commissieleden hebben recht op alle informatie die aan de raadsleden ter beschikking wordt gesteld, inclusief de informatie waarop geheimhouding rust, tenzij de wet zich daar tegen verzet.

• 3.

  Commissieleden hebben het recht schriftelijke vragen te stellen, zoals geregeld in het Reglement van orde.

• 4.

  Commissieleden hebben recht op een vergoeding voor de werkzaamheden en tegemoetkoming in de kosten, zoals geregeld in de Verordening rechtspositie wethouders en raadsleden gemeente Meierijstad.

• 5.

  Commissieleden hebben recht op aanvullende voorzieningen die van gemeentewege aan raadsleden worden verstrekt, zoals een toegangspas tot de gebouwen en het gebruik van de fractie- en raadsruimten.

Artikel 24: intrekking oude verordening

De verordening organisatie griffie en ondersteuning raad gemeente Meierijstad, vastgesteld op 2 januari 2017, wordt ingetrokken.

Artikel 25: Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van publicatie van het Gemeenteblad, waarin deze verordening wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2020.

Artikel 26: Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als 'Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad gemeente Meierijstad 2020’.