Reglement met bepalingen over ambtenaren burgerlijke stand, de buitengewone ambtenaren van de burgerlijke stand, de locatie en de openstelling van het bureau van de burgerlijke stand

Ondertekening

Nota-toelichting

Artikel 1 Begripsbepaling

In dit artikel worden de basisbegrippen uit het reglement opgesomd en beschreven.

Bij de begrippen ambtenaar van de burgerlijke stand en de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand is aansluiting gezocht bij de benoemingsvereisten zoals artikel I:16 BW voorschrijft. Met name het onderscheid tussen de ambtenaar van de burgerlijke stand en de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand wordt hier expliciet gemaakt (artikel 16, Boek 1, Burgerlijk Wetboek).

Voor de ambtenaar van de burgerlijke stand geldt dat hij/zij in dienst is van de gemeente Midden-Drenthe. Dit is verplicht. Het werken bij de afdeling Dienstverlening is de daaruit voortvloeiende logische consequentie. De ambtenaar is belast met het opnemen in de onder hem berustende registers van de burgerlijke stand van akten en daaraan toe te voegen latere vermeldingen, alsmede al datgene wat de instandhouding van de registers en de zorg voor de toegankelijkheid van de daarin neergelegde gegevens betreft (artikel 16d, eerste lid, Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek).

De benoeming van de burgemeester als ambtenaar van de burgerlijke stand is niet verplicht.

Voor de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand gelden de volgende bepalingen:

a. de buitengewoon ambtenaar kan in dienst zijn van de gemeente, lid zijn van de

gemeenteraad of in dienst zijn van een andere gemeente;

b. de buitengewoon ambtenaar kan een persoon zijn niet in dienst van de gemeente of

van een andere gemeente;

c. de buitengewoon ambtenaar kan uitsluitend worden belast met het voltrekken van

huwelijken (artikelen 59, 60, 63, 64, 65 en 67 van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek).

Het begrip gemeentehuis is in het kader van dit reglement ruimer dan alleen het Gemeentehuis. In het kader van het dualisme kan het college locaties aanwijzen als “huis der gemeente” voor het voltrekken van huwelijken en geregistreerde partnerschappen.

Artikel 2 Benoeming ambtenaar van de burgerlijke stand

Met de hierin vermelde eisen tot benoembaarheid wordt uitvoering gegeven aan artikel I:16 BW

In onderdeel a van dit artikel is de benoemingstermijn van de ambtenaar van de burgerlijke stand gekoppeld aan een structureel dienstverband met het organisatieonderdeel waaronder de dagelijkse taken van de burgerlijke stand vallen. Door deze algemene beschrijving hoeft niet steeds het reglement te worden aangepast wanneer er sprake is van nieuwe afdelingen/units als gevolg van een gewijzigde organisatiestructuur.

Voor benoeming komen in aanmerking die functionarissen die een goede kennis en een zelfstandige werkervaring op het gebied van de burgerlijke stand hebben. Hiermee wordt beoogd de kwaliteit van de werkzaamheden te waarborgen.

Na het beëindigen van het dienstverband met de gemeente Midden-Drenthe blijft op grond van het BW de benoeming als ambtenaar van de burgerlijke stand formeel

doorlopen, terwijl echter de hierbij behorende werkzaamheden feitelijk niet meer worden uitgeoefend. Met lid 2 wordt een dergelijke ongewenste situatie voorkomen.

In lid 3 wordt aangegeven dat de benoeming van de ambtenaar van de burgerlijke stand automatisch gekoppeld is aan het verrichten van de dagelijkse taken op het gebied van de burgerlijke stand. Bij het uitvoeren van werkzaamheden, die niet gerelateerd zijn aan die van de burgerlijke stand, kan het college de benoeming doen beëindigen.

Hiermee wordt voorkomen dat personen ambtenaar van de burgerlijke stand blijven zonder dat er een verband is met de hierbij behorende dagelijkse werkzaamheden ten dienste van de gemeente Midden-Drenthe.

Op grond van artikel I:16 BW is het mogelijk de benoemingstermijn van de ambtenaar van de burgerlijke stand te binden aan een bepaalde tijdsduur.

Artikel 3 Benoeming buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand

Met de bevoegdheid buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand te benoemen wordt uitvoering gegeven aan artikel I:16 BW.

Lid 1, onderdeel a, regelt de benoeming van de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand, die structureel belast is met het sluiten en bevestigen van respectievelijk huwelijken en geregistreerde partnerschappen.

In lid 1, onderdeel b, regelt de benoeming van de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand voor één dag, die speciaal belast is met het sluiten en bevestigen van respectievelijk een huwelijken of een partnerschapsregistratie. Eén en ander vindt op speciaal verzoek van het aanstaande bruidspaar / de aanstaande partners plaats.

In lid 2 en 3 is de benoemingstermijn gekoppeld aan een bepaalde periode. Ook voor de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand is dit mogelijk op grond van artikel I:16 BW.

In lid 2 wordt met de koppeling van een termijn aan de benoeming van de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand vermeden dat niet naar behorende functionerende buitengewone ambtenaren van de burgerlijke stand voor het leven dit ambt blijven uitoefenen. Indien dit gewenst is, kan herbenoeming voor een nieuwe periode plaatsvinden. Op deze manier kan worden ingespeeld op de kwaliteit en continuïteit van het team buitengewone ambtenaren van de burgerlijke stand, die structureel huwelijken en geregistreerde partnerschappen sluiten, respectievelijk bevestigen.

Lid 3 heeft betrekking op de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand, die op speciaal verzoek van het bruidspaar is benoemd. Een dergelijke benoeming geldt voor één dag, zijnde de dag waarop het huwelijk of geregistreerd partnerschap zal worden gesloten dan wel zal worden bevestigd door deze buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand.

Ook een dergelijke ééndaagse benoeming is op grond van artikel I:16 BW mogelijk.

Door lid 4 op te nemen houdt het college zich het recht voor om nadere eisen te stellen aan de benoeming tot buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand. Hiermee kan de kwaliteit van deze functionaris gewaarborgd worden en in het verlengde hiervan ook de kwaliteit van de huwelijkssluitingen en de bevestiging van de geregistreerde partnerschappen.

Artikel 4 Openstelling

In lid 1 van dit artikel wordt bepaald wanneer het bureau van de burgerlijke stand is geopend voor het sluiten van huwelijken en het bevestigen van geregistreerde partnerschappen.

In lid 2 is de mogelijkheid geschapen om buiten de genoemde tijdstippen een huwelijk

of geregistreerd partnerschap aan te gaan. Hiermee kan tegemoet worden gekomen aan specifieke wensen van het bruidspaar.

Praktische redenen hebben geleid tot opname van lid 3.

In lid 4 zijn de openingstijden voor de overige werkzaamheden van het bureau burgerlijke stand om praktische redenen geconformeerd aan die van het gemeentehuis.

Met het opnemen van dit artikel wordt uitvoering gegeven aan de verplichting zoals genoemd in artikel I:16c BW.

Artikel 5 Leiding van de dienst

In dit artikel wordt bepaald wie belast is met de leiding van het bureau burgerlijke stand (artikel 2 Besluit burgerlijke stand 1994).

De senior medewerker van cluster Burgerzaken heeft de algemene leiding en de zorg voor de organisatie. Hij draagt zorg voor de werkindelingen voor zowel de gewone als buitengewone ambtenaren.

Bij de burgerlijke stand doet zich wel het - ambtelijk - merkwaardige fenomeen voor dat iedere ambtenaar van de burgerlijke stand zelf inhoudelijk verantwoordelijk is voor de akte die hij opmaakt. Wat dit betreft, staat hij niet in een hiërarchische positie ten opzichte van zijn "werkgever" en dus ook niet tot de senior medewerker Burgerzaken cq hoofd afdeling Dienstverlening. De ambtenaar van de burgerlijke stand behartigt immers geen direct gemeentelijk belang. Zijn taak wordt gekenmerkt door de dienst aan algemene rechtsbelangen. De functionaris bij uitstek die authentieke gegevens betreffende de burgerlijke staat van personen vastlegt.

Het zelfstandige karakter van het ambt wordt bevestigd door de beëdiging door de Arrondissementsrechtbank.

Dit wordt ook nog eens geïllustreerd door het feit dat slechts het Openbaar Ministerie, de Officier van Justitie, toestemming kan geven tot verbetering van kleine fouten en misslagen in akten van de burgerlijke stand. Ingrijpende veranderingen in de akten vinden alleen plaats door of met toestemming van de rechtbank. Schrijf- of spelfouten mag de ambtenaar van de burgerlijke stand zelf ambtshalve herstellen.

Hoewel de ambtenaar van de burgerlijke stand geen inhoudelijke aanwijzingen behoeft op te volgen van de leiding is hij wel verplicht bij gerede twijfel advies te vragen bij de landelijke "Commissie van advies voor de zaken betreffende de burgerlijke staat". Dit advies dient hij normaal gesproken op te volgen. Het behoorlijk functioneren van de burgerlijke stand wordt hierdoor in zijn algemeenheid bevorderd. Vóór 1 januari 1995 hield het Openbaar Ministerie toezicht op de burgerlijke stand. Dit toezicht is afgeschaft.

Tenslotte wordt de uitzonderingspositie van de burgerlijke stand ook nog eens onderstreept door opneming in artikel 3, titel 4 van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek van het per 1 januari 1995 vervallen overgangsartikel 183, onder 300a van de Gemeentewet 1992. Dit artikel stelt dat de gemeente de ambtenaren van de burgerlijke stand de kantoorruimte, alsmede alle benodigde materiële voorzieningen moet verschaffen voor het uitoefenen van hun taak.

Ook moet het gemeentebestuur het "hulppersoneel" bezoldigen.

Artikel 6 Locatie Huwelijken en Geregistreerde Partnerschappen

Artikel 1:63 BW bepaalt dat een huwelijk (partnerschap) in het openbaar in het gemeentehuis moet worden gesloten. Met de inwerking treding van dit Reglement is het begrip gemeentehuis is binnen de gemeente Midden-Drenthe uitgelegd. Als gemeentehuis wordt elke plaats binnen de grenzen van de gemeente beschouwd en hoeft geen gebouw te zijn. Een huwelijk kan daarom ook buiten worden gesloten. Deze ruimere interpretatie van de regelgeving vindt al in meerdere gemeenten plaats. Zolang deze ruimere interpretatie niet rechtelijk wordt vernietigd, is het geoorloofd. Aan de plaats waar huwelijken kunnen worden gesloten zijn twee voorwaarden verbonden:

a.

eigenaar/gebruiker van de plaats moet toestemming geven: deze toestemming moet bij het bespreken van het huwelijk bij de gemeente schriftelijk worden gegeven.

b.

de veiligheid van de (b)abs moet gewaarborgd zijn: ter bescherming van de (b)abs die het huwelijk sluit, mag de (b)abs na overleg met de leiding van de burgerlijke stand weigeren het huwelijk te sluiten als de (b)abs van mening is dat de veiligheid niet is gewaarborgd. Om aanspraken van het (bruids)paar te voorkomen, wordt dit bij het afspreken van het huwelijk bij de gemeente uitdrukkelijk aan het (bruids)paar kenbaar gemaakt.

Op grond van artikel 4 van de Wet rechten burgerlijke stand is de gemeente Midden-Drenthe verplicht minimaal twee keer per week de gelegenheid te geven op basis van dit artikel een huwelijk of partnerschap te kunnen sluiten. Deze huwelijken en partnerschappen vinden op eenvoudige wijze plaats in een daartoe aangewezen ruimte van het gemeentehuis, locatie Beilen (zie artikel 6 lid 2). Deze locatie kan dus ook gelegen zijn buiten de trouwzaal waarmee het sobere karakter van een kosteloos huwelijk of geregistreerd partnerschap wordt benadrukt.

Destijds is besloten dat dergelijke huwelijken of geregistreerde partnerschappen worden gesloten respectievelijk worden bevestigd door ambtenaren van de burgerlijke stand, werkzaam bij de afdeling Dienstverlening, cluster Burgerzaken.

Het bovenstaande brengt met zich mee dat de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand met een ééndaagse benoeming geen kosteloze huwelijken of geregistreerde partnerschappen kan sluiten dan wel bevestigen.

Ook met lid 2 wordt uitgedrukt dat het sluiten van een kosteloos huwelijk of het kosteloos bevestigen van een geregistreerd partnerschap een sober karakter dient te hebben. Dit betekent dat dergelijke formele verbintenissen beperkt blijven tot die handelingen die wettelijk noodzakelijk zijn (ja-woord, ondertekenen van de akte en trouwboekje). Er is hier derhalve geen plaats voor een (uitgebreide) ceremonie.

Met de in werking treding van dit Reglement kan gekozen worden voor een huwelijk of een geregistreerd partnerschap met een verkorte ceremonie. Dit is een tussenvorm tussen de ceremonieloze en normale huwelijkssluiting / partnerschapsregistratie. Inmiddels zijn al meerdere gemeenten overgegaan tot de invoering van deze verkorte ceremionie, gebleken is dat er behoefte is aan trouwen tegen lagere kosten met een meer sobere uitvoering, zoals kortere toespraak en geen muziek.

Artikel 7 Wijze huwelijksvoltrekking

De huwelijken als bedoeld in artikel 4 van de Wet rechten burgerlijke stand worden zonder ceremonie door een toegewezen ambtenaar van de burgerlijke stand gesloten in een daartoe aangewezen ruimte van het gemeentehuis, locatie Beilen. Bij deze huwelijkssluiting worden geen andere aanwezigen dan de getuigen toegelaten. Ook kan gekozen worden voor een huwelijk met een verkorte ceremonie. Dit is een tussenvorm tussen de ceremonieloze en normale huwelijkssluiting. Gebkleken is dat er behoefte is aan trouwen tegen lagere kosten met een meer sobere uitvoering, zoals kortere toespraak en geen muziek.

Lid 3 biedt de mogelijkheid aan ingezetenen van de gemeente Midden-Drenthe die met bewijsstukken kunnen aantonen dat hun inkomen niet meer bedraagt dan de bijstandsnormen toch een volwaardige ceremonie om niet aangeboden krijgen op een ander tijdstip dan de aangewezen tijdstippen voor de huwelijken als bedoeld in

artikel 4, lid 1 van de Wet rechten burgerlijke stand.

In overleg met de ambtenaar van de burgerlijke stand kann het huwelijk / partnerschap dan voltrokken worden van maandag tot en met vrijdag tussen 9.00 uur en 16.00 uur. Het huewelijk / pasrtnerschap mag dan ook worden gesloten door een buuitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand.

Artikel 8 Bezoldiging

Dit artikel brengt tot uitdrukking dat de ambtenaar van de burgerlijke stand een onbezoldigd ambtenaar is ten aanzien van het sluiten van huwelijken en het

bevestigen geregistreerde partnerschappen. Het verrichten van deze werkzaamheden is namelijk verdisconteerd in diens salaris.

Dit in tegenstelling tot de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand, die voor het sluiten van huwelijken en het bevestigen van geregistreerde partnerschappen wel een vergoeding ontvangt.

Dit vergoedingssysteem is conform de huidige praktijk maar met het opnemen van een dergelijke bepaling wordt beoogd eventuele onduidelijkheden betreffende de bezoldiging van (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand te voorkomen. Dit speelt des te meer nu het Burgerlijk Wetboek niet meer het onderscheid maakt tussen de onbezoldigd ambtenaar van de burgerlijke stand (thans de ambtenaar van de burgerlijke stand werkzaam op het gemeentehuis) en de bezoldigd ambtenaar van de burgerlijke stand (= de huidige buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand).

De buitengewoon ambtenaar voor de burgerlijke stand met een ééndaagse benoeming ontvangt geen vergoeding. Voor een huwelijkssluiting of bevestiging van een geregistreerd partnerschap door een dergelijke buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand worden namelijk extra leges in rekening gebracht. Deze extra leges zijn ter compensatie van de extra administratieve handelingen die de benoemingsprocedure van de ééndaagse buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand met zich meebrengt. Een vergoeding voor het gesloten huwelijk of het bevestigde partnerschap zou dan ook een tegenstrijdig beeld geven, mede gelet op het feit dat een ééndaagse benoeming vanuit gemeentelijk oogpunt niet noodzakelijk is maar omwille van de klantgerichtheid stand is gekomen.

Artikel 9 Omzetting Geregistreerd Partnerschap in een Huwelijk

Met een dergelijke omzetting wordt het geregistreerde partnerschap beëindigd en komt tegelijkertijd een huwelijk tot stand. Eén en ander wordt uitdrukkelijk geregeld in Boek I BW.

De vorm waarin een dergelijke omzetting tot stand komt, kan echter verschillen.

a.

De omzetting vindt plaats aan de balie in de centrale hal. Dit is de meest gangbare praktijk. Aan deze vorm zit geen ceremonie maar moet slechts worden gezien als een administratieve handeling ter plaatse waarvoor geen leges verschuldigd zijn. Derhalve kan in het kader van dit reglement een dergelijke vorm van omzetting niet worden behandeld als zijnde een huwelijkssluiting.

b.

Er kan door het bruidspaar ook gekozen worden voor een omzetting in een officiële trouwlocatie. Deze vorm sluit aan bij het voltrekken van een huwelijk en moet in die vorm worden gelijkgesteld worden met een huwelijkssluiting.

Het is niet gewenst om een geregistreerd partnerschap kosteloos in een huwelijk kosteloos te laten omzetten op grond van artikel 6 van dit reglement. Kosteloze huwelijken op grond van dit artikel zijn namelijk sober en kennen geen ceremonie. Nu ook de omzetting van een geregistreerd partnerschap in een huwelijk met een administratieve handeling aan de balie kan worden geëffectueerd, heeft artikel 6 op dit punt geen meerwaarde.

Artikel 10 Niet voorziene situaties

Op grond van dit artikel kan in voorkomende gevallen worden ingespeeld op onvoorzienbare situaties.

Artikel 11 Slotbepalingen

Lid 1 spreekt voor zich.

Lid 2 betreft de verkorte benaming van het Reglement houdende bepalingen ten aanzien van de ambtenaren van de burgerlijke stand, de buitengewone ambtenaren van de burgerlijke stand en de openstelling van het bureau van de burgerlijke stand.

Lid 3 spreekt voor zich.