Verordening betreffende de auditcommissie voor de gemeente Midden-Groningen 2018

Artikel 1

• 1.

  Er is een auditcommissie voor de gemeente Midden-Groningen.

• 2.

  In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    De commissie: de auditcommissie

  • b.

    De raad: de gemeenteraad Midden-Groningen

  • c.

    Het college: het college van burgemeester en wethouders Midden-Groningen

  • d.

    De accountant: de in de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de gemeentelijke organisatie van de gemeente Midden-Groningen bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

  • e.

    De rekenkamercommissie: de rekenkamercommissie Midden-Groningen;

  • f.

    Het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening;

  • g.

    De financiële verordening: de Verordening voor de financiële organisatie, het financieel beleid en het financieel beheer van de gemeente Midden-Groningen, vastgesteld 2 januari 2018.

Artikel 2

• 1.

  De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende taak van de raad.

• 2.

  Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

  • a.

    de voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol;

  • b.

    het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

  • c.

    een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen, zoals ook bedoeld in artikel 2, vierde lid van de controleverordening;

  • d.

    een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;

  • e.

    het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

  • f.

    het voorbereiden van de selectie van de accountant na afloop van het contract met de accountant en het adviseren van de raad over de aanwijzing van een accountant;

  • g.

    een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door accountant, rekenkamercommissie en college;

  • h.

    het verder ontwikkelen van de instrumenten in de planning- en controlcyclus, waaronder de programmabegroting;

  • i.

    het adviseren aan de gemeenteraad over genoemde taken.

Artikel 3

De samenstelling van de commissie is als volgt:

• 1.

  elke fractie in de gemeenteraad wijst één vertegenwoordiger en desgewenst een plaatsvervanger in de auditcommissie aan.

• 2.

  de portefeuillehouder financiën en de ambtelijke financieel adviseur(s} worden standaard uitgenodigd voor de vergadering van de auditcommissie.

• 3.

  Op uitnodiging van de commissie kunnen derden zoals de accountant en de rekenkamercommissie aanschuiven bij een deel van de vergadering.

• 4.

  De griffier of zijn plaatsvervanger is adviseur en secretaris van de commissie.

Artikel 4

• 1.

  De commissie vergadert afhankelijk van de behoefte tot een vergadering, maar in ieder geval tweemaal per jaar.

• 2.

  De voorzitter bepaalt in samenspraak met de secretaris plaats, datum, uur en agenda van de vergadering.

• 3.

  De voorzitter roept de leden schriftelijk op.

• 4.

  De oproepingen worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, ten minste een week voor de aanvang van de vergadering bezorgd.

• 5.

  De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar.

• 6.

  De secretaris maakt van het verhandelde in de vergaderingen een kort verslag en zendt dit toe aan de leden van de commissie en de overige deelnemers als genoemd in artikel 4 voor zover zij hebben deelgenomen aan de vergadering.

Artikel 5

De zittingsperiode van de raadsleden in de commissie eindigt wanneer zij ophouden lid te zijn van de raad en in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

Artikel 6

• 1.

  De gemeenteraad benoemt de voorzitter van de auditcommissie.

• 2.

  De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeen roepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming.

Artikel 7

De auditcommissie brengt mondeling of schriftelijk verslag uit aan de raad, in ieder geval voor de vaststelling van de jaarrekening door de raad.

Artikel 8

Deze verordening kan worden aangehaald als: "Verordening auditcommissie gemeente Midden-Groningen 2018".

Artikel 9

Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2018.