Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR607301
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR607301/1
Regeling vervallen per 09-07-2022
Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad gemeente Midden-Groningen 2018
Geldend van 13-01-2018 t/m 08-07-2022 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2018
Intitulé
Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad gemeente Midden-Groningen 2018De raad van de gemeente Midden-Groningen.;
Gelet op artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet;
Gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;
Gelet op artikel 83 eerste lid, de artikelen 107 tot en met 107e, artikel 156 van de gemeentewet en afdeling10.1.2 van de algemene wet bestuursrecht,
gelezen het voorstel van de werkgroep griffie van 27 oktober 2017;
Besluit vast te stellen de Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad gemeente Midden-Groningen 2018
HOOFDSTUK 1: ALGEMEEN
Artikel 1: Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
collegeorganisatie: de organisatie van ambtenaren die op grond van art. 160, eerste lid, onder c, Gemeentewet valt onder verantwoordelijkheid van het college;
- b.
budgethouder: ambtenaar van de gemeente aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten of investeringskredieten;
- c.
raadscommissies: commissies ex art. 82 Gemeentewet;
- d.
griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris;
- e.
griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad en bestaat uit de griffier en de onder diens verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren;
- f.
werkgeverscommissie: een commissie ex art. 83 Gemeentewet;
- g.
commissieleden: leden benoemd in een raadscommissie ex artikel 82 gemeentewet.
HOOFDSTUK 2: WERKGEVERSCHAP
Artikel 2: Werkgeverscommissie
- 1.
De raad benoemt de leden van de werkgeverscommissie.
- 2.
De werkgeverscommissie treedt op als bevoegd gezag voor de griffier, met uitzondering van het benoemen, schorsen en ontslaan van de griffier, zoals bedoeld in artikel 107 resp. 107d, eerste lid, van de Gemeentewet. De raad verleent de werkgeverscommissie met het vaststellen van deze verordening mandaat tot het uitoefenen van de daarbij behorende bevoegdheden.
- 3.
De werkgeverscommissie bestaat uit:
- a.
maximaal drie raadsleden;
- b.
functioneringsgesprekken en of beoordelingsgesprekken met de griffier zullen door de voltallige werkgeverscommissie gevoerd worden.
- c.
de raadsvoorzitter van de raad heeft in de werkgeverscommissie de rol van adviseur.
- a.
- 4.
De werkgeverscommissie benoemt uit haar midden een voorzitter. Deze fungeert als eerste aanspreekpunt voor de griffier.
- 5.
De werkgeverscommissie legt in een reglement de eigen werkwijze vast.
- 6.
De werkgeverscommissie kiest een P&O adviseur.
- 7.
De werkgeverscommissie bereidt voor de raad de besluiten voor die zijn uitgezonderd in het tweede lid.
- 8.
De voorzitter van de werkgeverscommissie tekent namens de raad de besluiten als bedoeld in het tweede lid.
Artikel 3: Griffier
- 1.
De griffier is eindverantwoordelijke voor de griffie. Met het vaststellen van deze verordening mandateert de raad aan de griffier de bevoegdheden van artikel 107e, tweede lid van de Gemeentewet om de op de griffie werkzame ambtenaren te benoemen, te schorsen en te ontslaan.
- 2.
De in het eerste lid genoemde besluiten worden namens de raad ondertekend door de griffier.
- 3.
De griffier informeert de werkgeverscommissie over benoeming, schorsing en ontslag van griffiemedewerkers.
HOOFDSTUK 3: BEPALINGEN OVER DE GRIFFIE
Artikel 4: Taak griffie
De griffie ondersteunt de griffier, de raad en de voorzitter van de raad in de uitvoering van hun werkzaamheden.
Artikel 5: Rechtspositie griffie
De griffie volgt de Arbeidsvoorwaardenregeling van de Gemeente Midden-Groningen, welke wordt vastgesteld door de raad.
Artikel 6: Medezeggenschap
De griffie kan worden beschouwd als zelfstandige onderneming in de zin van de Wet op de ondernemingsraden. In dit kader regelt de griffier als bestuurder in overleg met de werkgeverscommissie en de medewerkers van de griffie, de medezeggenschap voor de griffie.
Artikel 7: Facilitaire ondersteuning
De facilitaire ondersteuning van de griffie (op het gebied van administratie, financiën, archivering, huisvesting, automatisering, personeelszorg en andere interne diensten) wordt verzorgd door de collegeorganisatie, voor zover niet opgepakt in eigen beheer van de griffie.
HOOFDSTUK 4: INSTRUCTIE VOOR DE GRIFFIER
Artikel 8: Ondersteuning en informatie raad
- 1.
De griffier draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de raad, de raadsleden en commissieleden, de fracties, de bijeenkomsten van de raad en raadscommissies.
- 2.
De griffier draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van de raad de informatie wordt verstrekt die zij behoeven. De informatie wordt mondeling, elektronisch, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt, waarbij zoveel mogelijk digitaal gewerkt wordt.
- 3.
De griffier draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd de benodigde bijstand krijgen bij het formuleren van moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van interpellaties en overige in het Reglement van orde voor de raad voorziene bevoegdheden en initiatieven van de raadsleden.
- 4.
De griffier adviseert de gemeenteraad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.
- 5.
voor het kunnen vertegenwoordigen van de gemeente bij alle buitengerechtelijke rechtshandelingen op grond van artikel 171 van de Gemeentewet, voor zover die betrekking hebben op het werkgebied van de raad en griffie, verleent de burgemeester een volmacht aan de griffier.
- 6.
De griffier overlegt met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening.
Artikel 9: Bijstand raadsvoorzitter
De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.
Artikel 10: Voorbereiding vergaderingen raad, en raadscommissies
- 1.
De griffier draagt zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van de raad, en de raadscommissies.
- 2.
De griffier draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan de raad, de raadscommissies. Zo nodig adviseert de griffier de raad ten behoeve van de door de raad te nemen besluiten.
- 3.
De griffier is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures.
- 4.
De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen. Ter voorbereiding en afstemming van de agenda van de raad, en de raadscommissies en jaaragenda treedt de griffier in overleg met de gemeentesecretaris over planning en programmering.
- 5.
Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.
Artikel 11: Vergaderingen fractievoorzittersoverleg, agendacommissie en raadscommissies
- 1.
De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het fractievoorzittersoverleg en de agendacommissie van de raad.
- 2.
De griffier kan aanwezig zijn bij de vergaderingen van andere door de raad ingestelde commissies, tenzij een commissie anders besluit.
- 3.
De griffier draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen en voor het vastleggen van de genomen besluiten en registratie van de daarbij aanwezige personen.
Artikel 12: Verantwoordelijkheid voor griffie
- 1.
De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken spelers bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad.
- 2.
De griffier heeft de eindverantwoordelijkheid voor:
- a.
een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning door de bij de griffie werkzame ambtenaren;
- b.
het tijdig en voldoende voorzien van de raad en de raadscommissies van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning door de bij de griffie werkzame ambtenaren;
- c.
een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan.
- a.
Artikel 13: Budgethouderschap
- 1.
De griffier is hoofdbudgethouder van de budgetten die vallen onder de raad en de griffie. De raad mandateert met het vaststellen van deze verordening aan de griffier de bevoegdheid bestedingen te verrichten ten laste van de toegekende budgetten.
- 2.
De budgetten van de raad en griffie zijn onderdeel van de programmabegroting en worden als zodanig door de raad vastgesteld.
Artikel 14: Afwezigheid
- 1.
Indien de griffier meer dan vijf werkdagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij hiervan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie.
- 2.
De raad benoemt één of meer plaatsvervangend griffier(s), die de griffier bij diens afwezigheid vervangt of vervangen.
HOOFDSTUK 5: AMBTELIJKE BIJSTAND RAADSLEDEN, COMMISSIELEDEN EN FRACTIES
PARAGRAAF 1: BIJSTANDSVERLENING
Artikel 15: Opdracht tot bijstandverlening
Indien de raad als geheel bijstand wenst, geeft hij - tenzij hij besluit tot uitbesteding - daartoe opdracht aan de griffier.
Artikel 16: Verzoek aan de griffier
Indien één of meerdere raadsleden of commissieleden bijstand wensen, wenden zij zich tot de griffier. Bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend door de griffier, of door een griffiemedewerker.
Artikel 17: Verzoek aan de gemeentesecretaris
De secretaris, de griffier en de burgemeester voeren regelmatig overleg over de verleende en te verlenen ambtelijke bijstand en ondersteuning door de collegeorganisatie als bedoeld in artikel 1, onder a. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier, of een griffiemedewerker kan worden verleend, kan de griffier de gemeentesecretaris verzoeken om één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
Artikel 18: Weigeringsgronden
Bijstand wordt verleend, tenzij:
- a.
het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;
- b.
dit het belang van de gemeente of de individuele belangen van derden kan schaden;
- c.
de ermee gemoeide werkzaamheden een onevenredig beslag leggen op de ambtelijke capaciteit;
- d.
het verzoek een kennelijk discriminerende strekking heeft ten opzichte van individuele personen, of groepen van personen.
Artikel 19: Beoordeling
- 1.
Of een verzoek om bijstand dient te worden geweigerd, wordt beoordeeld door de griffier indien het een verzoek ex artikel 16 betreft en door de gemeentesecretaris indien het een verzoek ex artikel 17 betreft.
- 2.
Weigering van het verzoek om bijstand wordt schriftelijk en met redenen omkleed aan het raadslid of commissielid meegedeeld.
- 3.
Een geweigerd verzoek om bijstand kan worden voorgelegd aan:
- a.
De werkgeverscommissie indien het een weigering op grond van artikel 16 betreft. De commissie beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.
- b.
de burgemeester indien het een weigering op grond van artikel 17 betreft. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.
- a.
- 4.
Indien de griffier, respectievelijk de gemeentesecretaris bijstand weigert op grond van artikel 18, kan de raad besluiten om externen in te schakelen.
Artikel 20: Rechten commissieleden
Commissieleden hebben recht op aanvullende voorzieningen die van gemeentewege aan raadsleden worden verstrekt, zoals een toegangspas tot de gebouwen, digitale hulpmiddelen en het gebruik van de fractie- en raadsruimten.
PARAGRAAF 2: FRACTIEONDERSTEUNING
Artikel 21: Recht op financiële vergoeding
- 1.
De fracties als bedoeld in artikel 7 van het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie;
- 2.
Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 1000,- voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 100,- per raadszetel.
Artikel 22: Besteding financiële vergoeding
- 1.
Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken;
- 2.
De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:
- a.
uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;
- b.
betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;
- c.
giften;
- d.
uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;
- e.
algemene opleidingen voor raads- en commissieleden tenzij deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers.
- a.
Artikel 23 Voorschot bijdrage fractieondersteuning
- 1.
De bijdrage voor fractieondersteuning wordt vòòr 31 januari van het betreffende kalenderjaar in de vorm van een voorschot op dat kalenderjaar verstrekt;
- 2.
Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld.
Artikel 24: Tijdstip verstrekken voorschot in verkiezingsjaar
In afwijking van het bepaalde in artikel 8 wordt in een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden het voorschot vóór 31 januari verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.
Artikel 25: Gevolgen splitsen fractie
- 1.
Bij afsplitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 23, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.
- 2.
Bij afsplitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.
Artikel 26. Reserve
- 1.
De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren.
- 2.
De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam op grond van artikel 23.
- 3.
Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de verrekening over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.
- 4.
De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.
- 5.
Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere.
- 6.
Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.
Artikel 27 Verantwoording en controle
- 1.
Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag.
- 2.
Controle van het verslag vindt plaats door de accountant, belast met de controle van de jaarrekening. De accountant breng advies uit aan de raad.
- 3.
De raad stelt na ontvangst van het advies van de accountant de bedragen vast van:
- a.
de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;
- b.
de wijziging van de reserve;
- c.
de resterende reserve;
- d.
de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.
- a.
Artikel 28. Toepassing Awb
Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing op de financiële middelen die een fractie ontvangt.
HOOFDSTUK 6: OVERIGE BEPALINGEN
Artikel 29. Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald als 'Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad gemeente Midden-Groningen 2018.
Artikel 30. hardheidsclausule
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, pleegt de griffier overleg met de werkgeverscommissie.
Artikel 31: Inwerkingtreding
- 1.
Deze verordening treedt in werking de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2018.
Ondertekening
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 2 januari 2018,
De voorzitter,
De griffier,
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl