Verordening voor de raadscommissies van de gemeente Moerdijk

1. De beeldvormende commissievergaderingen vinden in de regel plaats eenmaal in de 6 weken volgens een door het presidium vastgesteld schema, beginnen om 19.30 uur en vinden plaats in het gemeentehuis of op locatie.

2. De meningsvormende commissievergaderingen vinden in de regel plaats eenmaal in de 6 weken volgens een door het presidium vastgesteld schema, beginnen om 19.30 uur en vinden in het algemeen plaats in het gemeentehuis.

3. Indien er een tweede bijeenkomst van dezelfde vergadering wordt gehouden, wijst de voorzitter na overleg met de leden voor sluiting van de eerste bijeenkomst een dag en aanvangsuur voor de tweede bijeenkomst aan.

4. Een raadscommissie vergadert voorts indien de voorzitter het nodig oordeelt of twee fracties schriftelijk met opgaaf van reden daarom verzoeken.

5. De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover overleg met de griffier.

1. Het commissieagenda-overleg heeft tot taak het voorlopig vaststellen van de agenda’s van de raadscommissies en het zorgdragen voor een goede onderlinge afstemming tussen de commissies.

2. De leden van het commissieagenda-overleg overleggen via de e-mail, tenzij een van de voorzitters of de griffier het beleggen van een vergadering nodig acht.

3. De leden van het commissieagenda-overleg hebben elk één stem in het commissieagenda-overleg.

4. De voorzitter van de raad kan de vergaderingen van het commissieagenda-overleg bijwonen. De griffier is in elke vergadering van het commissieagenda-overleg aanwezig.

5. Indien een onderwerp meerdere raadscommissies aangaat, wordt het onderwerp behandeld in de raadscommissie, die het onderwerp het meest aangaat, tenzij het commissieagenda-overleg besluit tot behandeling in een gezamenlijke vergadering van de betreffende raadscommissies.

6. Indien een gezamenlijke vergadering van raadscommissies wordt belegd als bedoeld in lid 5, bepalen de voorzitters van de betreffende raadscommissies in onderling overleg wie de taken van de voorzitter zal vervullen.

1. De voorzitter, c.q. de griffier namens de voorzitter, roept alle leden en anderen, ten minste elf dagen voor het houden van de bijeenkomst op. Voorafgaande aan de beeldvormende commissievergadering zal de griffier in overleg met de voorzitter mede op advies van de vakafdeling nagaan welke overige deelnemers worden uitgenodigd.

2. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid van de Gemeentewet bedoelde stukken en stukken welke vertrouwelijk ter inzage zijn gelegd, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden toegezonden.

1. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. Deze wordt zo spoedig mogelijk,doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden toegezonden.

2. Bij aanvang van de vergadering stellen de leden de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie bij vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of afvoeren.

3. Wanneer de raadscommissie een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan hij aan het college of de burgemeester nadere inlichtingen of advies vragen. De raadscommissie bepaalt in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

4. Op voorstel van een lid of voorzitter kan de raadscommissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

1. De stukken, welke ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden tenminste elf dagen voorafgaand aan de dag van de vergadering ter inzage gelegd in het gemeentehuis en voor zover het aanvullende voorstellen betreft zo spoedig mogelijk. Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden.

2. Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het gemeentehuis gebracht.

3. Indien voor stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd blijven de stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier een lid inzage.

1. De vergadering wordt tegelijkertijd met de schriftelijke oproep door aankondiging in één of meer huis-aan-huisbladen, op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze en door plaatsing op de gemeentelijke website bekend gemaakt.

2. De openbare kennisgeving vermeldt:

• a.

  de datum, aanvangstijd, plaats en de voorlopige agenda van de vergadering;

• b.

  de wijze waarop en de plaatsen waar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;

• c.

  de mogelijkheid tot het deelnemen aan de beraadslagingen in beeldvormende commissies als bedoeld in artikel 4 en het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 20.

3. Daarnaast worden de bij de voorlopige agenda behorende stukken, indien digitaal beschikbaar, op de website van de gemeente geplaatst.

1. Bij beeldvormende commissievergaderingen nemen aan de vergadertafel in ieder geval plaats de voorzitter, de griffier, de portefeuillehouder(s) en (ambtelijke) adviseur(s).

2. Bij meningsvormende commissievergaderingen nemen aan de vergadertafel plaats de voorzitter, de leden en de griffier.

3. De griffier draagt zorg voor een zitplaats voor wethouders, de gemeentesecretaris en overige personen, die voor de vergadering zijn uitgenodigd.

1. De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende raadsfracties aanwezig is.

2. Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal raadsfracties aanwezig is, kan de voorzitter met een tussenperiode van tenminste 48 uur een nieuwe vergadering beleggen, waarin de dan aanwezige raadsfracties beraadslagen en besluiten over de geagendeerde onderwerpen.

3. Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. De raadscommissie kan echter alleen over niet geagendeerde aangelegenheden beraadslagen of besluiten, indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende raadsfracties aanwezig is.

1. Elke aanwezige burger of belanghebbende kan bij het betreffende agendapunt gedurende maximaal vijf minuten het woord voeren, mits de voorzitter van de meningsvormende commissievergadering de burger respectievelijk belanghebbende vooraf toestemming heeft verleend.

2. Het woord kan niet gevoerd worden over:

a. een besluit dan wel voorgenomen besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan, tenzij er sprake is van ruimtelijke plannen, waarbij geen toepassing wordt gegeven aan het gestelde in artikel 20a van deze verordening;

b. in die gevallen waarin er een hoorzitting als bedoeld in artikel 20 a van deze verordening wordt gehouden;

c. benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

d. een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

3. Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit voor 12 uur op de dag waarop de vergadering wordt gehouden aan de griffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp, waarover hij het woord wil voeren.

4. De voorzitter kan in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

5. De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter kan de deelnemers aan de commissievergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

6. De voorzitter of een lid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de burger of belanghebbende.

7. De spreker krijgt, nadat de beraadslaging in de eerste termijn heeft plaatsgevonden, nog eenmaal de gelegenheid hierop te reageren. Het eerste en vijfde lid zijn overeenkomstig van toepassing.

1. Uitgangspunt is dat voorafgaande aan de behandeling van ruimtelijke plannen in de meningsvormende vergadering van de commissie Fysieke Infrastructuur een hoorzitting door de commissie Fysieke Infrastructuur gehouden wordt waar indieners van een zienswijze in de gelegenheid worden gesteld de zienswijzen mondeling toe te lichten.

2. Zodra het betreffende collegevoorstel ter behandeling in de gemeenteraad is aangeboden, belegt de voorzitter van de commissie Fysieke Infrastructuur voorafgaande aan de meningsvormende vergadering een hoorzitting.

3. In bijzondere gevallen kan de voorzitter van de commissie Fysieke Infrastructuur besluiten om de hoorzitting als bedoeld in lid 1 niet te houden. In dat geval wordt de indiener van een zienswijze daarvan schriftelijk in kennis gesteld en wordt hij geïnformeerd over de mogelijkheid om in te spreken in de meningsvormende commissievergadering waarin het betreffende ruimtelijke plan aan de orde komt.

4. De hoorzitting als bedoeld in lid 1 wordt ingepland op een tijdstip dat is gelegen tenminste 5 werkdagen voordat de behandeling in de meningsvormende vergadering plaatsvindt.

5. De hoorzitting is gericht op het nader toelichten en verbeteren van de informatie door indieners van een zienswijze, waarbij commissieleden om een nadere toelichting kunnen vragen.

6. Het horen van indieners van een zienswijze vindt plaats ten overstaan van de voorzitter en de leden van de commissie Fysieke Infrastructuur.

7. Ter ondersteuning van de hoorcommissie is de griffier of een door de griffier aan te wijzen griffiemedewerker bij deze hoorzitting aanwezig.

8. De voorzitter van de commissie Fysieke Infrastructuur kan bepalen dat de behandelend ambtenaar de hoorzitting bijwoont.

9. De hoorzitting is openbaar, tenzij de voorzitter anders besluit.

10. Van de hoorzitting wordt een zakelijke weergave opgesteld, welke wordt toegezonden aan degenen die een zienswijze hebben ingediend en aan de overige leden van de commissie Fysieke Infrastructuur.

1. Van een beeldvormende commissievergadering wordt door de griffie geen schriftelijk of audiovisueel verslag gemaakt. De betrokken vakafdeling maakt een beknopt en zakelijk verslag.

2. Van de meningsvormende commissievergadering wordt onder zorg van de griffier een beknopt verslag gemaakt. Het conceptverslag van de voorgaande vergadering wordt, zo mogelijk, aan de leden toegezonden gelijktijdig met de schriftelijke oproep voor de raadsvergadering. Het conceptverslag wordt op hetzelfde moment aan de overige personen die het woord gevoerd hebben, toegezonden.

3. Bij het begin van de vergadering wordt het verslag van de vorige vergadering vastgesteld.

4. De leden, de voorzitter, de burgemeester, de wethouders en de griffier hebben het recht, een voorstel tot wijziging van het verslag aan de raadscommissie te doen, indien het verslag onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering dient 48 uur voor de aanvang van de vergadering schriftelijk bij de griffier te worden ingediend.

5. Het verslag maakt in ieder geval melding van:

a. aanwezige leden;

b. besproken onderwerpen en voorstellen;

c. de meningen van de fracties en conclusies

d. de door de portefeuillehouder(s) gedane toezeggingen.

6. Aanvullend aan de verslaglegging wordt er van elke meningsvormende commissievergadering een audiovisueel verslag rechtstreeks via internet uitgezonden. Dit audiovisueel verslag blijft na de meningsvormende commissievergadering via internet beschikbaar voor een periode van vier jaar.

1. De beraadslaging in een meningsvormende commissie over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie of de voorzitter anders beslist.

2. Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.

3. Een lid mag in een termijn niet meer dan één maal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

4. Bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

1. De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

2. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

3. Over een voorstel van orde beslist de raadscommissie terstond.

1. Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:

• a.

  de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van deze verordening te herinneren;

• b.

  een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

2. Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

3. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

4. De voorzitter kan een raadscommissie voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen.

5. Over het voorstel als bedoeld in lid 4 wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

1. De raadscommissie kan op voorstel van de voorzitter of een lid beslissen over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen.

2. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie beslissen de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.