Budgetbeheerregeling 2019 Gemeente Molenlanden

1. Inleiding

Binnen de gemeente Molenlanden zijn de budgetten in beheer bij teams. Deze regeling maakt duidelijk hoe de gemeente het budgetbeheer heeft georganiseerd. Belangrijk is voor de budgetten en de factuurbehandeling duidelijke spelregels vast te leggen. Dit ondersteunt bij de beheersing van de financiën. Belangrijk hierbij zijn rechtmatigheid, tijdigheid, betrouwbaarheid en afwikkeling van aangegane financiële verplichtingen.

2. Doel budgetbeheer

Door vaststelling van de begroting worden door de raad per hoofdtaakveld budgetten voor uitvoering van het vastgestelde beleid beschikbaar gesteld aan college en ambtelijke organisatie. Deze budgetten zijn door het college uitgewerkt in gedetailleerde budgetten. Beheersing van financiële budgetten is nodig om ervoor te zorgen dat uitgaven en/of inkomsten binnen de raming van de begroting en de door de raad en het college vastgestelde budgetten en de daarbij behorende kaders blijven.

Budgetoverschrijdingen dienen te worden voorkomen of vroegtijdig te worden gesignaleerd. Budgetonderschrijdingen dienen eveneens vroegtijdig te worden gesignaleerd. Budgetten dienen besteed te worden aan de door de raad en het college gestelde beleidsdoelen.

Goede invulling van budgetbeheer waarborgt dit. Doel van deze budgetbeheerregeling is het geven van heldere kaders en richtlijnen waardoor op een rechtmatige, inzichtelijke en gemeentebreed op een éénduidige wijze het budgetbeheer ingevuld wordt.

3. Teams en taken controleur/codeerder en budgethouder

In Molenlanden is binnen ieder vakteam het budgetbeheer belegd bij de controleur/codeerder en de budgethouder (4-ogenprincipe). Degene binnen het vakteam met de rol van controller zal bovendien aandacht vragen voor de combinatie van inhoud (beoogde beleidsdoelen) en daarvoor beschikbaar gestelde middelen (budgetten).

Hierna wordt op de verschillende daaraan verbonden taken en werkzaamheden ingegaan.

In bijlage 1 zijn de taken verder uitgewerkt naar concrete verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

Het vakteam is verantwoordelijk voor de uitvoering van de binnen het team. Degenen die de taak van controleur/codeerder en budgethouder invullen zien er op toe dat het team het daaraan verbonden budgetbeheer en de daarvoor vereiste (deel)taken juist invult.

Binnen het team wordt bepaald wie opdrachten ten laste van welke budgetten plaatst. Dit kan in principe iedereen binnen het team zijn, waarbij wordt opgemerkt dat het vanuit overzicht en beheer sterk de voorkeur heeft dit aantal per team tot ongeveer maximaal 3 medewerkers te beperken. Deze medewerkers zijn namens het team bevoegd tot en verantwoordelijk voor het doen van uitgaven tot maximaal de budgetten die aan het team zijn toegewezen. Het is een verantwoordelijkheid van het team dat de budgetten niet worden overschreden en uitsluitend belast worden voor de met het beleidsdoel verbonden uitgaven.

4. Advies, Signalering en Control

Het team Financieel Beleid en Control heeft bezien vanuit de consistente interpretatie van en omgang met deze budgetbeheerregeling een drieledige functie. Dit zijn:

• a.

  een ondersteunende en adviesfunctie (gevraagd- en ongevraagd) naar teams;

  de budgethouder als eerstverantwoordelijke voor zijn/haar budgetten kan het team financieel beleid en control om advies vragen over budgetten, aanpassingen van budgetten, de (formulering van) financiële aspecten van bestuursvoorstellen en toepassing van deze regeling;

• b.

  een ondersteunende, signalerende en adviesfunctie (gevraagd en ongevraagd) naar directie en bestuur. Dit betreft onder andere de taak te adviseren over hoogte en samenstelling van budgetten;

• c.

  toetsing, monitoring en signalering. Dit vanuit een eigenstandige rol op het gebied van toepassing van de regels van deze budgetbeheerregeling enerzijds en het daadwerkelijk budgetbeheer anderzijds. Gedurende het jaar heeft zij de taak om budgetten te monitoren en te signaleren naar teams en/of directie en te adviseren over budgetten die over- of onderschreden (dreigen te) worden.

5. Coördinerende afspraken

Als deze budgetbeheerregeling aanpassingen vraagt op basis van gewijzigde inzichten en/of nieuwe wet- en regelgeving dan zal dit worden aangepast. Team Financieel Beleid en Control draagt zorg voor communicatie over deze aanpassingen, verwerking daarvan en aanbieding ter vaststelling aan het college.