1e wijziging Verordening interne en externe klachtbehandeling 2015 gemeente Molenwaard

1. Elk bestuursorgaan wijst de klachtencoördinator en de plaatsvervangend klachtencoördinator van de gemeente Molenwaard als klachtencoördinator respectievelijk plaatsvervangend klachtencoördinator aan.

2. De klachtencoördinator is/wordt betrokken bij de informele behandeling van klachten en zorgt (zo nodig) voor het opstarten van de formele behandeling.

3. De klachtencoördinator ziet erop toe, dat de formele behandeling van een klaagschrift conform de bepalingen van hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht en het bepaalde in deze verordening plaatsvindt.

4. De klachtencoördinator draagt zorg voor de registratie van elk klaagschrift.

1. Een klacht kan mondeling of schriftelijk worden ingediend. Onder schriftelijke indiening wordt mede verstaan elektronische indiening met gebruikmaking van het daartoe door de gemeente Molenwaard beschikbaar gestelde webformulier. Een mondeling geuite klacht kan zowel telefonisch als tijdens een bezoek worden ingediend. Hierop wordt geprobeerd direct tot een oplossing te komen (informele bemiddeling).

2. Een schriftelijk ingediende klacht wordt ondertekend en bevat tenminste de volgende gegevens:

• a.

  de naam en het adres van de klager;

• b.

  de dagtekening;

• c.

  een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht.

1. De ontvangst van de klacht wordt binnen één week na ontvangst door de klachtencoördinator bevestigd.

2. Na de ontvangstbevestiging als bedoeld in het eerste lid wordt de klacht of een kopie daarvan aan de klachtenbehandelaar en beklaagde gezonden.

1. De informele behandeling van een mondeling ingediende klacht gebeurt door degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft.

2. De formele behandeling in eerste instantie vindt plaats als volgt:

• a.

  een klacht naar aanleiding van een gedraging van een griffiemedewerker wordt behandeld door de griffier;

• b.

  een klacht naar aanleiding van een gedraging van de griffier wordt behandeld door de voorzitter van de raad;

• c.

  een klacht naar aanleiding van een gedraging van de voorzitter van het college wordt behandeld door de loco-burgemeester;

• d.

  een klacht naar aanleiding van een gedraging van een lid van het college wordt behandeld door de voorzitter, tenzij deze zelf het onderwerp van de klacht is, in welk geval onderdeel c. van dit artikel van toepassing is;

• e.

  een klacht naar aanleiding van een gedraging van de burgemeester wordt behandeld door de loco-burgemeester;

• f.

  alle overige klaagschriften worden behandeld door de voorzitter van het college.

• g.

  een klacht naar aanleiding van een gedraging van een medewerker wordt behandeld door diens direct leidinggevende;

• h.

  een klacht naar aanleiding van een gedraging van een teamleider wordt behandeld door zijn afdelingshoofd;

• i.

  een klacht naar aanleiding van een gedraging van een afdelingshoofd wordt behandeld door de algemeen directeur;

• j.

  een klacht naar aanleiding van een gedraging van de algemeen directeur wordt behandeld door de voorzitter van het college.

3. Bij een langere periode van afwezigheid van de op grond van het tweede lid aangewezen personen die voor het onderzoek naar de klacht verantwoordelijk zijn, wordt deze voor de behandeling van een klacht vervangen door de persoon die daar op dat moment het meest voor in aanmerking komt.

1. De begeleiding van de (in)formele behandeling van klaagschriften vindt plaats door de klachtencoördinator.

2. De klachtencoördinator is in verband met de voorbereiding van de behandeling van een klaagschrift bevoegd rechtstreeks alle gewenste inlichtingen in te winnen of te doen inwinnen.

1. Aan de persoon op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, wordt een afschrift van het klaagschrift en van de daarbij meegezonden stukken toegezonden.

2. Zowel klager als beklaagde ontvangen ruim voor de hoorzitting dezelfde relevante stukken.

3. De klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, worden in de gelegenheid gesteld te worden gehoord.

4. Zowel de klager als degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, kunnen zich bij het horen door iemand van hun keuze laten vergezellen of doen bijstaan.

5. Van het horen wordt een verslag gemaakt, dat wordt ondertekend door de klachtbehandelaar en de klachtencoördinator. Het verslag wordt ter kennisneming aan beide partijen toegezonden of uitgereikt.

1. De klachtbehandelaar zendt een rapport van bevindingen, vergezeld van het advies en eventuele aanbevelingen, aan het bestuursorgaan. Het verslag van het horen wordt aan dit rapport gehecht. Het rapport wordt ondertekend door de klachtbehandelaar(s) en de klachtencoördinator.

2. Het bestuursorgaan handelt de klacht binnen tien weken of, na verdaging, binnen veertien weken na de ontvangst van het klaagschrift af. Van een verdaging wordt door de klachtencoördinator vóór afloop van de termijn van tien weken schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft.

3. Het bestuursorgaan informeert de klager en degene op wiens gedraging het klaagschrift betrekking heeft binnen de in lid 2 genoemde termijnen schriftelijk en gemotiveerd over de bevindingen van het onderzoek naar de klacht en over de eventuele conclusies die daaruit getrokken zijn.

1. Bij de toezending van de bevindingen als bedoeld in artikel 11, derde lid, wordt klager meegedeeld dat hij, indien hij het niet eens is met de conclusie die uit het onderzoek is getrokken, binnen één jaar na de ontvangst van de bevindingen de lokale ombudscommissie kan verzoeken een onderzoek in te stellen naar de wijze waarop een bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander heeft gedragen.

2. Op voordracht van de lokale ombudscommissie benoemt het college een ambtelijk secretaris voor de commissie.

3. De ambtelijk secretaris is belast met het registreren en coördineren van de schriftelijke klachten die bij de lokale ombudscommissie tegen de bestuursorganen zijn ingediend en het verzorgen van de correspondentie daaromtrent.

1. De ombudscommissie hoort klager en degene tegen wie de klacht is gericht.

2. Van het horen van de klager kan worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is dan wel indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.

3. Zo nodig stelt de commissie andere belanghebbenden in de gelegenheid zich te doen horen.

4. Van het horen wordt een verslag gemaakt. Dit verslag wordt ondertekend door de voorzitter van de ombudscommissie en de ambtelijk secretaris. Het verslag wordt aan klager en degene tegen wie de klacht is gericht toegezonden of uitgereikt.

1. De lokale ombudscommissie bestaat uit een voorzitter en ten minste twee leden.

2. De voorzitter en de leden worden door de raad benoemd, geschorst en ontslagen.

3. De voorzitter en de leden van de commissie kunnen geen deel uitmaken van of werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan.

1. De voorzitter en de leden van de lokale ombudscommissie worden benoemd voor een termijn van zes jaar. Het is mogelijk één keer herbenoemd te worden.

2. Onverlet het bepaalde in de artikelen 81w juncto 81 q van de Gemeentewet kunnen de voorzitter en de leden van de lokale ombudscommissie op elk moment ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad.

3. De aftredende of ontslagnemende voorzitter of leden van de lokale ombudscommissie commissie blijven hun functie vervullen totdat in de opvolging is voorzien.

4. In afwijking van het bepaalde in de tweede zin van lid 1. kan een lid dat tijdens een zittingsperiode de leeftijd van 70 jaar bereikt, niet worden herbenoemd.

1. De klachtencoördinator brengt jaarlijks verslag uit aan de bestuursorganen.

2. Het verslag bedoeld in het eerste lid bevat informatie over het aantal en de aard van de klaagschriften evenals over de wijze waarop in de informele fase met klaagschriften is omgegaan en op de wijze waarop alle klaagschriften in de formele fases zijn behandeld.