Integriteitbeleid

Artikel Integriteitbeleid

• 1.  INTEGRITEIT,  EEN INLEIDING

   

  Integriteit binnen een gemeentelijke organisatie is van essentieel belang: de gemeente werkt met gemeenschapsgeld voor de inwoner terwijl de inwoner afhankelijk is van deze dienstverlening. De inwoners moet er dus op kunnen vertrouwen dat de overheid integer met alle bevoegdheden omgaat.

  Daarmee zit integriteit ingebakken in het hart van ons werk en iedereen in onze gemeentelijke organisatie heeft er in zijn dagelijks werk mee te maken.

  Integriteit van de ambtenaar

  Goed ambtenaarschap wordt iedere ambtenaar opgelegd vanuit de CAR/UWO, artikel 15:1:

  De ambtenaar is gehouden zijn betrekking nauwgezet en ijverig te vervullen en zich ook overigens te gedragen als een goed ambtenaar.

  Op het moment dat je in dienst treedt bij de overheid word je ambtenaar. Dit betekent dat je te maken krijgt met de vigerende rechtspositie en met de verantwoordelijkheden van het omgaan met gemeenschapsgelden. Daarnaast ben je als ambtenaar het gezicht van de overheid die rechtvaardig en integer dient te zijn.

  Het gemeentelijk integriteitbeleid berust op twee verschillende peilers, die elkaar aanvullen

  De ene is het vermijden van fraude en corruptie.Dit gebeurt door het opstellen van landelijke en gemeentelijke wetten, regels, richtlijnen en procedures. Vastleggen hoe je het doet en deze afspraken nakomen. Toezien op de naleving hoort daar vanzelfsprekend bij. Hiermee zijn de grootste integriteitvraagstukken op een structurele manier geregeld. Doordat je als ambtenaar op deze democratisch vastgelegde wetten en regels mag vertrouwen, hoeft je niet iedere situatie steeds opnieuw te beoordelen.

  De andere is het stimuleren van medewerkers om op een zorgvuldige wijze om te gaan met de verantwoordelijkheden die samenhangen met hun rol en functie. Het vermogen (verder) ontwikkelen om zelfstandig afwegingen te maken voor die gevallen waarin regels ontbreken, tegenstrijdig zijn of de strikte toepassing van een regel leidt tot een moreel onjuiste beslissing.

   

  Landelijk zijn kaders uitgewerkt voor het vormgeven van integriteitbeleid binnen een overheidsorganisatie. Deze zijn vastgelegd in de Gemeentewet, de Ambtenarenwet en de CAR/UWO (zie bijlage 1). Samengevat moet in ons gemeentelijk integriteitbeleid invulling worden gegeven aan de volgende basisnormen:

  • 1.

    Aandacht voor integriteit: de overheidsorganisatie heeft de verschillende aspecten van integriteit in een schriftelijk document vastgelegd.

  • 2.

    De organisatie beschikt over een gedragscode.

  • 3.

    Er zijn procedures in het kader van werving- en selectie waarin aandacht wordt besteed aan integriteit.

  • 4.

    De organisatie houdt een overzicht bij van kwetsbare functies en treft maatregelen ter voorkoming van integriteitinbreuken bij kwetsbare functies.

  • 5.

    Er is een procedure voor het afleggen van de eed of belofte.

  • 6.

    De organisatie beschikt over een nadere regeling voor de verplichte melding en openbaarmaking van nevenwerkzaamheden. De organisatie houdt een geactualiseerd overzicht bij van de gemelde nevenwerkzaamheden.

  • 7.

    Er is een nadere regeling voor de verplichte melding van financiële belangen en transacties in effecten. Er worden functies aangewezen waarvoor deze meldplicht geldt.

  • 8.

    De organisatie stelt voorschriften vast over het kennisnemen van of omgaan met vertrouwelijke informatie. Er worden maatregelen getroffen die beogen te voorkomen dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen.

  • 9.

    Voor het aannemen van relatiegeschenken of uitnodigingen is een regeling getroffen. De regeling bevat een meldplicht voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen.

  • 10.

    De organisatie stelt een inkoop-  en een aanbestedingsbeleid vast. Het beleid bevat richtlijnen voor het aantal aan te vragen offertes en de vastlegging van keuzen voor bepaalde procedures van aanbesteding.

  • 11.

    Er wordt een vertrouwenspersoon of instantie voor integriteitkwesties aangesteld.

  • 12.

    Er is voorzien in een procedure voor de wijze waarop de medewerkers vermoedens van aantastingen van de integriteit binnen de organisatie, kunnen aankaarten (klokkenluidersregeling).

  • 13.

    De organisatie heeft een schriftelijk vastgelegde procedure voor het verrichten van een onderzoek, nadat een vermoeden van misstand (melding/signaal van een vermoeden van een integriteitinbreuk) is gemeld.

   

  Aan de punten 9 t/m 13 uit de basisnorm wordt al voldaan. De overige onderwerpen worden in hoofdstuk 2 verder uitgewerkt.

  Geformaliseerd beleid dat we jaarlijks evalueren en zo nodig bijsturen heeft als belangrijk voordeel dat het minder makkelijk aan onze aandacht ontsnapt. Het geeft weer waaraan we ons hebben gecommitteerd en maakt duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. Het stelt ons in staat om gericht te sturen op de realisatie van gestelde uitgangspunten en om de voortgang te monitoren. Een integriteitbeleid borgt de permanente aandacht voor integriteit. Daarmee wordt voorkomen dat, wanneer andere bedrijfsactiviteiten en -belangen om meer inspanning vragen, het belang van het thema integriteit terugvalt. Integer handelen is altijd van belang en het risico op integriteitschendingen is altijd aanwezig.

  Jaarlijks verantwoorden we in het Sociaal jaarverslag wat er op integriteitgebied heeft gespeeld.

   

  2. INTEGRITEITBELEID GEMEENTE MONTFOORT; DE GEDRAGSCODES

   

   

  Iedereen heeft een eigen verantwoordelijkheid om integriteit in onze organisatie op een hoog niveau te houden. Integriteit is daarmee een gezamenlijke verantwoordelijkheid van college, managers en medewerkers.

  De managers hebben hierin een specifieke verantwoordelijkheid. Zij vervullen een voorbeeldfunctie voor hun medewerkers en horen zich verantwoordelijk te tonen voor het welzijn en integriteitbewustzijn van hun medewerkers en de gehele organisatie.

  Integer handelen is van groot belang. Ongeacht de functie die je hebt of wat je precies doet, je moet je daarvan voortdurend bewust zijn. Bovendien moeten we als ambtenaren over ons doen en laten verantwoording afleggen. In grote lijnen kunnen we ons bij integriteit iets  voorstellen maar soms is het niet duidelijk wat nu de beste manier van handelen is.  Dan is het lastig te bepalen wat je moet doen.

  In de gedragscode staat een aantal richtlijnen die je kunnen helpen in situaties waarbij je eigen integriteit of die van een collega onder druk komt te staan. Die richtlijnen gaan over goed ambtenaarschap, omgaan met vertrouwelijke of gevoelige informatie, nevenfuncties, aannemen van geschenken of uitnodigingen, vertrouwelijk omgaan met gemeentelijke voorzieningen, belangen van bekenden, de rol van leidinggevenden en hoe je moet omgaan met niet-integer gedrag.

  De gedragscode is geen pasklaar recept voor alle situaties. Als je het toch moeilijk vindt erachter te komen wat je moet doen, praat dan met collega’s of je manager.  Zo’n discussie moet altijd mogelijk zijn. Het geeft over en weer duidelijkheid, het houdt jezelf en anderen scherp en het houdt de integriteit levendig.

   

  Gedragscode

   

  1. Goed ambtenaarschap

  Je beseft dat je onderdeel bent van de overheid. Je dient het algemeen belang en probeert met je handelen het vertrouwen in de overheid te versterken.

  Je houdt je aan de wettelijke voorschriften en aan algemeen aanvaarde gedragsregels. Je treedt correct op tegen burgers, bedrijven. Je discrimineert niet en verleent geen voorkeursbehandelingen. Je voert je werk op een professionele manier uit. Je geeft het management en het bestuur juiste, relevante en volledige informatie.

  Situaties waarin je niet volgens jouw professionele normen kunt werken, stel je intern aan de orde.

  Je gaat respectvol met jouw collega’s om. Je houdt er rekening mee dat normen en waarden onderling kunnen verschillen. Je maakt je niet schuldig aan discriminatie en ongewenst gedrag (= seksuele intimidatie, agressie, geweld, pesten en intimidatie).

  Je gaat verantwoord om met middelen van de gemeente (gelden, diensten, goederen, kennis). Je vermijdt het maken van onnodige kosten.

  Je draagt verantwoordelijkheid voor jouw eigen handelen. Je kunt de keuzes die je binnen jouw werk maakt verantwoorden.

  Je ondersteunt de verantwoordelijkheid van jouw manager door hem of haar waar nodig te informeren.

  Je bent aanspreekbaar op jouw gedrag. Waar nodig spreek je anderen aan op hun gedrag.

   

  2. Vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie

  Je gaat binnen en buiten jouw werk zorgvuldig om met persoonlijke gegevens van burgers, gegevens van bedrijven en instellingen, politiek gevoelige informatie en andere informatie die in handen van buitenstaanders de belangen van de gemeente kan schaden.

  Je gaat functioneel om met gevoelige informatie. Je respecteert de privacy van cliënten, zakelijke relaties en collega’s.  In onze systemen kan strikt vertrouwelijke informatie staan; je verstrekt daarom geen persoonlijke gegevens van cliënten of collega’s aan derden.

  Je gebruikt financiële informatie en voorkennis van beleid voor de uitoefening van jouw functie en niet voor andere doeleinden.

  Je ‘lekt’ geen vertrouwelijke informatie vanuit de gemeente naar buiten. Je laat niet uit slordigheid buitenstaanders meeluisteren naar een gesprek over het werk of meekijken naar interne stukken.

  Je verstrekt geen informatie aan media zonder overleg met de communicatieadviseur.

  Je zorgt ervoor dat stukken met vertrouwelijke gegevens veilig zijn opgeborgen als je jouw werkplek verlaat en dat jouw computer is afgesloten. Je houdt hier extra rekening mee bij thuiswerken.

  Je houdt vertrouwelijke gesprekken op een plek waar ze niet door anderen gevolgd kunnen worden.

  Informatie waarover het bestuur een geheimhoudingsplicht heeft opgelegd houd je geheim.

  3. Nevenfuncties en andere privéactiviteiten

  Je bent je ervan bewust dat activiteiten die je naast jouw werk verricht, het functioneren van de gemeente op een of andere manier kunnen raken. Voorbeelden van nevenactiviteiten zijn bestuursfuncties, commissariaten, vrijwilligerswerk, een eigen bedrijfje en vennoot- of aandeelhouderschap.

  Je meldt een (voorgenomen) nevenactiviteit aan het college als de activiteit raakvlakken heeft met jouw functie-uitoefening. Een raakvlak is in elk geval aanwezig als je activiteiten verricht voor een organisatie, instantie of bedrijf dat op een of andere manier banden heeft met de gemeente. Bijvoorbeeld: in jouw functie adviseer je over subsidie op het terrein van welzijn en in jouw vrije tijd vervul je een bestuursfunctie binnen een welzijnstichting in dezelfde gemeente.

  Je meldt activiteiten die (kunnen) leiden tot een botsing of onverenigbaarheid met gemeentelijke belangen waar je in jouw functie mee te maken hebt. Bijvoorbeeld: privé voer je actie tegen de sloop van een gebouw en in jouw functie ben je betrokken bij besluiten over de bestemming van dit gebouw.

  Je meldt een nevenactiviteit ook als deze het risico op schade met zich mee kan brengen voor de organisatie. Zo kan jouw productiviteit eronder lijden als je in jouw vrije tijd als barkeeper regelmatig tot laat aan het werk bent. Een ander voorbeeld zijn ethisch of politiek omstreden privéactiviteiten van ambtenaren. Die zouden schade kunnen toebrengen aan het imago of de geloofwaardigheid van de gemeente.

  Je realiseert je dat ook het oordeel van de buitenwereld van belang is. Jij kunt jouw ‘petten’ misschien zonder probleem scheiden, maar als jouw nevenactiviteit de schijn van belangenverstrengeling wekt, is dit ook schadelijk voor het vertrouwen in de overheid.

  Ook financiële belangen in de privésfeer (bijvoorbeeld het hebben van aandelen) kunnen een onafhankelijke besluitvorming in de weg staan of de schijn daarvan hebben. Als de organisatie niets weet van jouw financiële belangen, ben je de enige die kan inschatten of dat belang zich verdraagt met  jouw functie-uitoefening. Heb je in jouw functie een relatie met een bedrijf waar je persoonlijk een financieel belang in hebt, vermijd dan risico’s en meld dit bij het college.

  Voor de meldingen maak je gebruik van de hiervoor bestemde meldingsformulieren nevenwerkzaamheden en – financiële belangen.

   

  4. Geschenken, aanbiedingen en incidentele vergoedingen

  Een geschenk van een derde dat je in verband met jouw werk hebt gekregen, is in principe eigendom van de gemeente. Je meldt aangeboden geschenken aan het college via het formulier Melding Geschenken (zie bijlage 4). Geschenken die naar jouw idee meer dan € 50 waard zijn, accepteer je niet.  Je meldt ook aangeboden geschenken die je niet hebt geaccepteerd en in het vooruitzicht gestelde geschenken. Bedrijfsattenties, zoals agenda’s, kalenders, pennen, muismatten en andere hebbedingetjes hoef je niet te melden.

  Je accepteert een geschenk alleen als jouw onafhankelijke opstelling ten opzichte van de gever daardoor niet beïnvloed wordt. Je gaat na of acceptatie van het geschenk verplichtingen schept voor de toekomst. Je bedenkt ook hoe de buitenwereld zou kunnen aankijken tegen het aannemen van een geschenk. In veel gevallen levert dit geen probleem op. Denk hierbij aan een fles wijn voor een door jou verrichte presentatie, een ceremonieel aan jou overhandigd rapport van een bureau of aan bedrijfsattenties zoals kalenders en pennen. Dergelijke geschenken zijn bedoeld als blijk van waardering voor jouw specifieke inspanning of de goede samenwerkingsrelatie.

  Aanbiedingen voor privéwerkzaamheden, kortingen op privégoederen en andere gunsten accepteer je niet.

  Geschenken die op jouw huisadres worden aangeboden, accepteer je niet. Indien een geschenk toch thuis is afgeleverd, bespreek je de bestemming daarvan met jouw manager.

  Geschenken die jou worden aangeboden door een relatie die nog iets van jou ‘nodig’ heeft (een opdracht, vergunning, subsidie, beslissing in bezwaarprocedure), accepteer je niet.

  Je accepteert geen geldbedragen. Als afgesproken is dat een derde betaalt voor jouw verrichtingen, gebeurt dat door middel van een factuur aan de gemeente.

  Vanzelfsprekend vraag je nooit gunsten voor jezelf aan derden.

   

  5. Uitnodigingen voor reizen, congressen, evenementen en diners

  Je beoordeelt of een uitnodiging relevant is voor de gemeente. Je bespreekt alle uitnodigingen met jouw  manager en aanvaart deze alleen met toestemming van de manager.

  Je reist niet op kosten van derden. Als deelname aan een reis functioneel is, dan is er sprake van een dienstreis en gelden de algemene regels: er is voorafgaande toestemming nodig van de manager en de kosten zijn voor de gemeente.

  Je neemt jouw verantwoordelijkheid bij informele contacten met derden, zoals recepties en etentjes waar  alcohol wordt geschonken. Zorg dat je ‘nee’ kunt blijven zeggen als het ‘nee’ moet zijn.

  Je bent ervoor verantwoordelijk dat je manager op de hoogte is van het reilen en zeilen binnen jouw functie-uitoefening. Blijkt achteraf een uitnodiging meer te hebben omvat dan ingeschat, laat dit dan aan jouw manager weten.

   

  6. Verantwoord omgaan met gemeentelijke voorzieningen en personeelsregelingen

  Je houdt privégebruik van e-mailsysteem, internet, (mobiele) telefoon, kopieerapparaat en dergelijke beperkt. Je zorgt ervoor dat dit jouw dagelijkse werkzaamheden niet hindert.

  Je laat jouw privégebruik van gemeentelijke apparatuur openlijk zijn, zodat je erop kunt worden aangesproken. Jouw manager of collega kan een andere opvatting hebben van ‘beperkt gebruik’ dan jij.

  Je neemt geen gemeentelijke eigendommen mee naar huis. Het lenen van eigendommen voor privégebruik is alleen mogelijk als je daarvoor toestemming van jouw manager hebt gekregen.

  Je doet geen privébestellingen via de gemeente. Je verzendt geen ongefrankeerde privépost via de gemeente.

  Je declareert alleen kosten die je werkelijk hebt gemaakt. Je maakt eerlijk gebruik van regelingen voor het personeel.

  Verantwoord gebruik van gemeentemiddelen betekent ook: naleven van de werktijden en de regels bij ziekteverzuim.

   

  7. Belangen van familieleden, vrienden en ex-collega’s

  Je bent alert op situaties in jouw werk waarin je met privérelaties te maken krijgt. Je licht jouw manager in over aanvragen en offertes van vrienden, familieleden of bedrijven waarin familie of vrienden werkzaam zijn.

  Je voorkomt de schijn van vriendjespolitiek en behandelt dergelijke aanvragen niet zelf.

  Je bent terughoudend met het geven van adviezen aan bekenden in de privésfeer. Je bent bedacht op botsing van belangen.

  Je let bij het inhuren van (ex-)collega’s goed op het volgen van de juiste procedure van inhuur en aanbesteding. Je kunt motiveren waarom de inhuur van een (ex-)ambtenaar als zelfstandige nodig en verantwoord is. Je realiseert je hoe dat kan overkomen op de buitenwereld die geen achtergrondinformatie heeft. Je bespreekt de risico’s met jouw manager.

   

  8. De leiding van de gemeente Montfoort draagt het integriteitbeleid uit

  Als gemeentesecretaris of manager geef  je het goede voorbeeld.

  Je bent open over jouw manier van werken. Je bent aanspreekbaar op jouw werkwijze en jouw houding naar medewerkers.

  Bij twijfel en vragen over de juiste handelwijze kunnen medewerkers bij jou terecht.

  Je bespreekt twijfels en vragen over integriteit in werkverband en stimuleert medewerkers hetzelfde te doen.

  Je bent alert op risicogevoelige situaties waarin medewerkers terecht kunnen komen en draagt bij aan hun weerbaarheid daartegen.

  Je spreekt medewerkers aan op dubieus gedrag, maakt afspraken en treft zo nodig maatregelen.

   

  9. Reageren op niet-integere zaken

  Je bespreekt twijfels over de integriteit van collega’s zo veel mogelijk met henzelf. Is dit niet mogelijk of leidt dit niet tot resultaat, dan licht je de manager of de vertrouwenspersoon in. Je bent ook zelf aanspreekbaar op jouw handelen en jouw uitlatingen. Collega’s en burgers kunnen jouw werkwijze en jouw woorden anders ervaren dan je bedoelt.

  Je meldt een vermoeden van fraude, corruptie, discriminatie en ongewenst gedrag (seksuele intimidatie, agressie, geweld, pesten en intimidatie) bij de manager, het bestuur of de vertrouwenspersoon.

  Bij vermoedens van fraude, maar ook bij andere twijfelachtige zaken, kun je gebruikmaken van de Regeling klokkenluiders. De gemeente is verplicht om een reactie te geven op jouw melding. Wil je dat niet bekend wordt dat jij de misstand aankaart, dan kun je via de vertrouwenspersoon een melding doen. Alleen de vertrouwenspersoon is dan op de hoogte van jouw identiteit.

   

  10. Ambtseed/belofte

  In artikel 15:1a van de CAR/UWO is vastgelegd dat de ambtenaar verplicht is de eed of belofte af te leggen die bij wet, bij instructie of bij besluit van het college is voorgeschreven.  

  In de gemeente Montfoort wordt de ambtseed/belofte afgelegd door:

  • -de medewerkers die een ambtelijke aanstelling hebben of een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht;

  • -de (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand

   

  De gemeentesecretaris en de managers leggen de eed/belofte af in bijzijn van het college. Het college benoemt immers deze functionarissen.

  De overige personeelsleden leggen de eed/belofte af in bijzijn van de gemeentesecretaris, zijnde de algemeen directeur van de ambtelijke organisatie.  

  Uit oogpunt van gelijkheid en het voorkomen van een tweedeling in de organisatie (‘jij hebt wel een eed afgelegd maar ik niet dus…’) leggen in de gemeente Montfoort zittende en nieuwe medewerkers de eed/belofte af.

  De tekst van de af te leggen eed/belofte is geïnspireerd op de belofte/eed die de burgemeester dient af te leggen. Na het afleggen van de eed/belofte wordt de integriteitverklaring met de daarbij behorende gedragscode ondertekend.

  Integriteitverklaring

  De gemeente Montfoort heeft als overheidsinstelling een voorbeeldfunctie in de maatschappij.

  Dit brengt voor de personeelsleden speciale verantwoordelijkheden met zich mee.

  Door ondertekening van deze verklaring geef ik aan dat ik me van deze speciale verantwoordelijkheid bewust ben en me volgens de gedragscode zal gedragen.

  De gemeente Montfoort wil een organisatie zijn met een open werkklimaat, die zich inzet voor de belangen van de stad en het vertrouwen heeft van de burgers.

  Hiertoe verklaar ik het volgende:

  Eed zittend personeel

  Ik zweer dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de Nederlandse wetten en lokale regelingen, waaronder de Gedragscode, zal nakomen en dat ik mijn plichten als ambtenaar naar eer en geweten zal vervullen.

  Zo waarlijk helpe mij God Almachtig!

  Belofte zittend personeel

  Ik beloof dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de Nederlandse wetten en lokale regelingen, waaronder de Gedragscode, zal nakomen en dat ik mijn plichten als ambtenaar naar eer en geweten zal vervullen.

  Dat verklaar en beloof ik!

  Eed nieuw personeel

  Ik verklaar dat ik, om tot ambtenaar in dienst van de gemeente Montfoort te worden benoemd, geen gift of gunst heb gegeven of beloofd.

  Ik zweer dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de Nederlandse wetten en lokale regelingen, waaronder de Gedragscode, zal nakomen en dat ik mijn plichten als ambtenaar naar eer en geweten zal vervullen.

  Zo waarlijk helpe mij God Almachtig!

  Belofte nieuw personeel

  Ik verklaar dat ik, om tot ambtenaar in dienst van de gemeente Montfoort te worden benoemd, geen gift of gunst heb gegeven of beloofd.

  Ik beloof dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de Nederlandse wetten en lokale regelingen, waaronder de Gedragscode, zal nakomen en dat ik mijn plichten als ambtenaar naar eer en geweten zal vervullen.

  Dat verklaar en beloof ik!

   

   

  Op ………………………… (datum) heb ik de integriteitverklaring afgelegd en de gedragscode ontvangen.

  Ondertekening:

   

   

   

  Naam:                                             F.J. Henseler                               

  Medewerker   Gemeentesecretaris                                                                                                                  

   

   

  Ook tijdelijk in onze organisatie werkzame medewerkers zoals inhuur van derden en stagiaires krijgen de gedragscode uitgereikt en tekenen voor navolgen van deze code. Zij dienen zich tevens te houden aan de bepalingen in de CAR/UWO en het internet- en emailprotocol en tekenen ook hiervoor, zodat voor hen de zelfde plichten gelden als voor ambtenaren.

   

   

  11. Werving- en selectieprocedure inrichten op integriteit

   

  Eén van de peilers onder het integriteitbeleid is de screening van personeel. Werving en selectie spelen hierbij een belangrijke rol; nog voordat een medewerker in dienst komt wordt duidelijk welke rol integriteit in onze organisatie speelt.

  Wij scherpen daarom de wervings- en selectieprocedure aan op de volgende punten:

  • - Bij werving is vooraf duidelijk of een functie kwetsbaar is of niet;

  • -

    Voor de kwetsbare functies ontwikkelen wij relevante gespreksvragen;

  • -

    Wij vragen de kandidaat naar nevenfuncties en eventuele financiële belangen omdat die kunnen botsen met de beoogde functie;

  • -

    In het selectieproces wijzen wij bij alle functies de sollicitanten op de integriteitaspecten in hun werk en bespreken de gedragscode;

  • -

    Wij wijzen de geselecteerde kandidaat op de verplichting tot het afleggen van de ambtseed of gelofte;

  • -

    Voor aanstelling vragen wij van de geselecteerde kandidaat een Verklaring omtrent het gedrag (VOG) te vragen. Hierdoor wordt duidelijk dat het gedrag van de geselecteerde kandidaat geen belemmering vormt voor het uitvoeren van de functie. Komt de kandidaat niet voor een VOG in aanmerking dan wordt hij/zij niet aangesteld.

  De VOG kan worden aangevraagd bij het Ministerie van Justitie. De kosten komen voor rekening van de gemeente. Mensen verkrijgen een VOG als uit onderzoek blijkt dat zij geen strafbare feiten op hun naam hebben staan. Is iemand wel in aanraking geweest met Justitie, dan wordt bekeken hoe bezwaarlijk dit is.

   

  Bij het aantrekken van tijdelijk personeel, zoals bijvoorbeeld gedetacheerden, uitzendkrachten, vakantiewerkers, besteden wij in het wervingstraject eveneens aandacht aan integriteit.

  Wij gaan van tevoren na tot welke, eventueel vertrouwelijke, informatie de externe medewerkers toegang hebben en of dit wenselijk is. Omdat zij werkzaamheden binnen de gemeentelijke organisatie verrichten vragen wij ook van hen een Verklaring omtrent Gedrag. Voor de aanvang van hun werkzaamheden ondertekenen zij een geheimhoudingsverklaring en de gedragscode integriteit.

   

  12. Kwetsbare functies

  Functies zijn kwetsbaar als de uitoefening van de functies het risico draagt van kwetsbaar handelen. Het gaat hierbij rond handelingen bij:

  • - inkopen, beheren en gebruiken van goederen en diensten;

  • -

    toekennen en uitgeven van vergunningen en legitimatiebewijzen;

  • -

    toezicht, controle, opsporing, vervolging en executie in het handhavingproces;

  • -

    contante en girale gelden in de vorm van budgetten, declaraties, gratificaties, premies, toelagen e.d.;

  • -

    innen van gelden;

  • -

    uitkeren van geld;

  • -

    opdrachtverlening;

  • -

    omgaan met vertrouwelijke informatie.

  Bij het niet integer uitvoeren van deze handelingen loopt de gemeente het  risico van financiële benadeling, verkwisting van overheidsgeld, verlies van aanzien en aantasting van de goede naam. Het kan leiden tot benadeling van burgers, klanten, ondernemers en relaties, waardoor zij het vertrouwen verliezen.

  De gemeente Montfoort stelt een lijst op van deze functies en neemt (preventieve) maatregelen om de risico’s te beheersen of te verkleinen.

  Als jij in jouw werk een van de bovenstaande handelingen verricht, ben je je extra bewust van de verantwoordelijkheid die je hebt om integer te handelen.

   

   

  13. Nevenfuncties

  Als ambtenaar ben je verplicht aan het college opgave te doen van de nevenwerkzaamheden die je verricht of wilt gaan verrichten, die de belangen van de dienst - voor zover deze in verband staan met je functie of met een goede uitvoering van je functie - kunnen raken (CAR/UWO artikel 15.1e).

  Deze nevenfuncties kunnen op een breed vlak liggen: van het lidmaatschap van het bestuur van een vereniging of stichting tot het zijn van commissaris, bestuurder, vennoot of aandeelhouder. Het maakt daarbij niet uit of je voor die nevenwerkzaamheden wordt betaald.

  Je meldt nevenwerkzaamheden schriftelijk bij het college door gebruik te maken van het bijgevoegde meldingsformulier (zie bijlage 2). Het college beoordeelt of deze nevenwerkzaamheden de belangen van de gemeente Montfoort kunnen schaden.

  De volgende vragen zijn een hulpmiddel bij het bepalen van het standpunt:         

  • - Is er verwevenheid met het functionele beleidsterrein?

  • -

    Bestaat er een risico dat ambtelijke informatie wordt gebruikt?

  • -

    Kunnen er persoonlijke confrontaties in de functie plaatsvinden?

  • -

    Hoe is de reputatie van de organisatie, het bedrijf of de branche?

  • -

    Hoe zal de buitenwereld tegen de combinatie van functies aankijken?

  • -

    Wat is de tijdbelasting van de nevenwerkzaamheden?

  Is het voor jou lastig te beoordelen of jij bepaalde nevenwerkzaamheden moet melden, ga dan in overleg met je manager.

  Het college kan nevenactiviteiten met (mogelijk) schadelijke gevolgen voor de gemeente verbieden als de risico’s niet te ondervangen of te beperken zijn.

  Risico’s kunnen ondervangen worden door schriftelijk vastgelegde afspraken met de ambtenaar.  Zo’n afspraak kan zijn dat in de functie geen werkzaamheden verricht worden in relatie tot de organisatie of het bedrijf waarbij men privé betrokken is. Een afspraak kan ook zijn dat de nevenwerkzaamheden alleen in de weekenden worden uitgevoerd. Of dat werkzaamheden alleen in andere regio’s uitgeoefend worden. Door het naleven van deze afspraken kunnen de nevenwerkzaamheden toch uitgevoerd worden.

  Als je geen toestemming krijgt voor de nevenwerkzaamheden, dan krijg je hierover gemotiveerd een schriftelijk bericht. Hiertegen kun je bezwaar maken bij het college.

  De toestemming of afwijzing wordt vastgelegd op het meldingsformulier. Dit meldingsformulier wordt vervolgens opgeslagen in het (digitale) personeelsdossier.

  Wanneer de gemeente Montfoort werkzaamheden door derden laat uitvoeren, kun jij als medewerker niet jezelf aanbieden om die werkzaamheden uit te voeren vanuit bijvoorbeeld een eigen bedrijf of een bedrijf waarbij je buiten werktijd van de gemeente Montfoort in dienst bent (CAR/UWO artikel 15.1g). Je kunt ook niet optreden als leverancier van goederen die de gemeente Montfoort bij derden bestelt.

  Nevenwerkzaamheden voor een vakbond nemen een bijzondere positie in. Daarvoor geldt een speciale verlofregeling, uitgewerkt in artikel 6:4:2 de CAR/UWO.

   

   

  14. Openbaarmaking nevenfuncties van gemeentesecretaris en andere functionarissen

  In de CAR/UWO is opgenomen dat het college de openbaarmaking van nevenfuncties van de gemeentesecretaris, de directeuren en andere aan te wijzen functionarissen regelt.

  In Montfoort zijn voor de openbaarmaking van nevenfuncties, naast de functie van gemeentesecretaris, de functies van de managers en de managers.

  De openbaarmaking bevat geen persoonlijke gegevens van de betrokken personen maar vermeldt wel:

  a.  de hoofdfunctie van de betreffende functionaris;

  b.  de nevenwerkzaamheden en de organisaties of instanties waarbij deze verricht worden;

  c.  de datum van ingang van de nevenwerkzaamheden;

  d.  de eventueel aan het uitoefenen van de nevenwerkzaamheden gestelde beperkingen of voorwaarden.

  De actuele opgave ligt in het gemeentehuis ter inzage en staat op de website van de gemeente Montfoort.

  Als de nevenwerkzaamheden eindigen, worden deze meteen uit de bekendmaking verwijderd.

   

  15. Financiële belangen

  Het is jouw plicht als goed ambtenaar om te voorkomen dat jij in (de schijn van) een situatie terechtkomt waarin je functievervulling wordt beïnvloed door persoonlijke financiële belangen. Dit is nog eens extra benadrukt in artikel 15:1f van de CAR/UWO.    

  Dit geldt in het bijzonder voor medewerkers in de functie van:

  • - gemeentesecretaris

  • -

    manager Financiën / concerncontroller

  • -

    overige managers

  • -

    alle medewerkers van het Projectmanagementbureau

  • -

    inkoopfuncties

  • -

    beleidsmedewerkers

  omdat hier het risico van (de schijn van) financiële belangenverstrengeling of het

  risico van oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie bestaat.

  Als je in een van deze functies werkzaam bent, meld je een financiële belang, bezit van en transacties in effecten aan het college als deze in verband staan met jouw functievervulling. Je gebruikt hiervoor het meldingsformulier financiële belangen (zie bijlage 3). Je hebt daarbij de verplichting alle informatie te verschaffen die het college nodig heeft om tot een goede afweging over het risico te komen en het voorkomen of verkleinen daarvan. Jij bent als medewerker verantwoordelijk voor het melden van wijzigingen in de financiële belangen.

  De vraag of een risico toelaatbaar is, wordt mede bepaald door de vraag of het concrete financieel belang inderdaad risico’s met zich meebrengt bij het uitoefenen van werkzaamheden en bevoegdheden door jou als ambtenaar.  Als het financiële belang een goede uitvoering van jouw functie in de weg staat, is het niet toegestaan.

  De meldingen worden vertrouwelijk opgeslagen in het (digitale) personeelsdossier.

   

   

  16. Aannemen van geschenken en uitnodigingen

   

  Het is niet de bedoeling dat je als ambtenaar, in verband met de vervulling van jouw functie vergoedingen, beloningen, giften of beloften van derden te vorderen, hierom te vragen of ze aan te nemen, ten zij je daar toestemming voor hebt van het college.

  Aangeboden geschenken zijn in principe eigendom van de gemeente. Geschenken met een (geschatte) waarde van meer dan € 50,-- meld je daarom aan het college via het formulier Melding Geschenken (zie bijlage 4) en laat je afleveren op het Stadskantoor.

  Je kunt een geschenk alleen accepteren als het (de schijn van) een onafhankelijke opstelling ten opzichte van de opdrachtgever niet beïnvloedt en een waarde heeft van minder dan € 50,--

  Aanbiedingen voor privéwerkzaamheden, kortingen op privégoederen en andere gunsten accepteer je niet.

  Je aanvaardt uitnodigingen alleen als zij relevant zijn voor de gemeente,(de schijn van) een onafhankelijke opstelling ten opzichte van de opdrachtgever niet beïnvloeden en je daarvoor toestemming hebt van de manager. Ingaan op de uitnodiging wordt daarmee een dienstreis en wordt als zodanig afgehandeld.

   

   

  17. E-mailprotocol, Inkoop- en aanbestedingsbeleid, Klokkenluidersregeling,                    

  Regeling  klachtenafhandeling ongewenst gedrag  en vertrouwenspersoon

   

  Het e-mailprotocol, vastgesteld door het college op 14.04.2009,het inkoop- en aanbestedingsbeleid, vastgesteld door de raad op 09.03.2009, de Klokkenluidersregeling, vastgesteld door het college op 28.10.2008, de Regeling klachtenafhandeling ongewenst gedrag, vastgesteld door het college op 12.08.2008 maken deel uit van het integriteitbeleid van de gemeente Montfoort.

  In de Klokkenluidersregeling en de Regeling klachtenafhandeling ongewenst gedrag is tevens de aanstelling van een vertrouwenspersoon geregeld.

   

   

  18. Integriteit als vast onderwerp

   

  Het gedrag van medewerkers in het kader van integriteit is een vast onderwerp in de gesprekken van de beoordelingscyclus en is als gespreksonderwerp op het formulier vastgelegd. Het positief beoordelen van goed gedrag en het regelmatig aandacht besteden aan het gewenste gedrag heeft een regulerende werking.

  Het is van belang dat onduidelijkheden, bijvoorbeeld bij de al dan niet gewenstheid van een nevenfunctie, worden besproken in het werkoverleg of in andere overlegvormen tussen management en medewerkers en tussen management en bestuurders.

  Jaarlijks bespreken we organisatiebreed nieuwe dilemma’s om het onderwerp levend te houden.

   

   

  19. Verantwoording integriteitbeleid

   

  In de gewijzigde Ambtenarenwet is opgenomen dat het bevoegde orgaan éénmaal per jaar schriftelijk het vertegenwoordigende orgaan informeert over het gevoerde integriteitbeleid en over de naleving van de gedragscode. Deze verantwoording draagt bij aan het vertrouwen dat de burger moet hebben in de overheid.

  De gemeente Montfoort legt jaarlijks in het Sociaal Jaarverslag verantwoording af over het gevoerde integriteitbeleid. Verantwoording afleggen kan alleen als de ambtelijke leiding en het bestuur weten wat er speelt in de eigen organisatie. Daarom melden onze medewerkers de door hen gesignaleerde (vermoedelijke) integriteitschendingen. Hiervoor maken zij gebruik van het landelijk basismodelformulier registratie integriteitschendingen (zie bijlage 5) dat tevens een definitie geeft van de verschillende typen integriteitschendingen. Het formulier  wordt ingeleverd bij de vertrouwenspersoon.

  Door gebruik te maken van dit formulier werken wij mee aan een landelijk uniforme wijze van registratie zodat een goed inzicht ontstaat in de aard en omvang van integriteitschendingen. In onze gemeente zelf biedt het openheid over integriteitschendingen en geeft het de mogelijkheid dit probleem te bespreken op basis van feiten. De vormgeving van het formulier waarborgt de privacy van de medewerkers in het kader van de Wet bescherming persoonsgegevens.

   Aldus vastgesteld te Montfoort op   Het college van Burgemeester en Wethouders

   

   

   

   

  F.J. Henseler, gemeentesecretaris                                E.L. Jansen BA, burgemeester