Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nederweert houdende regels omtrent mandaat, volmacht en machtiging Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Nederweert 2016

Ondertekening

Regels met betrekking tot de toepassing van het

mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit

gemeente Nederweert 2016

 Artikel 1. Definities

• a.

  Onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen;

• b.

  Onder volmacht wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

• c.

  Onder machtiging wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan handelingen te verrichten, die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn;

• d.

  Onder medewerker wordt verstaan: alle functionarissen lager dan het niveau van afdelingshoofd. 

Artikel 2. Uitoefening bevoegdheden

• 1.

  De bevoegdheid op aanvraag een besluit te nemen omvat elk op die aanvraag te nemen besluit, waaronder begrepen buiten behandeling laten, verlenen, verlenen onder voorwaarden, vaststellen en weigeren, tenzij uit de clausulering of de instructie het tegendeel blijkt.

• 2.

  Indien er sprake is van een collegebesluit zijn alle instructies/voorwaarden uit dat collegebesluit van toepassing.

• 3.

  Indien de uitoefening van het mandaat het beslissen over de besteding van budgetten met zich meebrengt, maakt die beslissing onderdeel uit van het vermelde mandaat. Dit binnen de kaders opgenomen in de budgethoudersregeling Nederweert 2016 en voor zover daarbij te nemen besluiten niet leiden tot overschrijding van het betreffende budget zoals opgenomen in de gemeentelijke begroting.

• 4.

  Tot het mandaat behoren mede het afdoen en voeren van correspondentie ter zake van de gemandateerde bevoegdheden, alsmede het treffen van voorbereidings- en uitvoeringshandelingen.  

Artikel 3. Ondermandaat

• 1.

  Het gemandateerde afdelingshoofd is bevoegd de aan hem/haar gemandateerde bevoegdheid door te mandateren aan onder hem/haar ressorterende medewerkers, tenzij er sprake is van de uitzonderingen, opgenomen in artikel 4 van het Mandaat- volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Nederweert 2016.

• 2.

  Op het ondermandaat zijn de overige bepalingen van deze regeling van overeenkomstige toepassing. 

Artikel 4. Plaatsvervanging

• 1.

  Ingeval van ondermandaat aan medewerkers wordt bij afwezigheid of verhindering van de gemandateerde de aan hem/haar gemandateerde bevoegdheden uitgeoefend door degene die het ondermandaat aan hem/haar verstrekt heeft, tenzij anders aangegeven.

• 2.

  Bij afwezigheid of verhindering van een afdelingshoofd worden de aan hem/haar gemandateerde bevoegdheden, welke niet verder zijn ondergemandateerd, uitgeoefend door de onder hem/haar ressorterende teamleider c.q. teamcoördinator, voor zover het gaat om aangelegenheden van het team waar de teamleider c.q. teamcoördinator de verantwoordelijkheid over draagt. Bij afdelingen zonder teamleider c.q. teamcoördinator wordt deze bevoegdheid uitgeoefend door de daartoe door het afdelingshoofd aangewezen medewerker.

• 3.

  Indien de plaatsvervanger als bedoeld in lid 2 evenmin aanwezig is of verhinderd is, wordt de bevoegdheid als bedoeld in lid 2 uitgeoefend door:

  • a.

    een andere

  • b.

    de gemeentesecretaris/directeur, dan wel zijn plaatsvervanger, in andere gevallen.

Artikel 5. Geen mandaat

De beslissing op de hierna te noemen bevoegdheden wordt voorbehouden aan het gehele college c.q. de burgemeester indien:

• 1.

  het om het vaststellen van algemeen verbindende regels gaat;

• 2.

  het om onderwerpen c.q. beslissingen gaat, welke nopen tot het vaststellen van nieuwe beleidslijnen;

• 3.

  het om onderwerpen c.q. beslissingen gaat, waarvoor weliswaar beleidslijnen zijn vastgesteld, doch welke vanwege omstandigheden van bijzondere aard, afwijken van normale gevallen en als zodanig niet als routinebeslissingen kunnen worden gekwalificeerd;

• 4.

  de mandans, de mandataris of de gemeentesecretaris daartoe de wens te kennen geeft;

• 5.

  het uitgaven betreft welke niet passen binnen de begroting of de daarvoor ter beschikking gestelde kredieten dan wel wanneer de desbetreffende budgethouder niet daarmee instemt;

• 6.

  het gaat om het beslissen op een ingebrachte zienswijze, met uitzondering van belastingzaken en zaken in het kader van de Wabo;

• 7.

  het gaat om het beslissen op een bezwaarschrift, met uitzondering van belastingzaken.  

Artikel 6. Kaders

• 1.

  De mandaten kunnen en dienen eerst te worden uitgeoefend wanneer voor de te nemen besluiten aan alle wettelijk voorgeschreven eisen, die zijn verbonden aan de bevoegdheid, is voldaan.

• 2.

  De mandaten dienen te worden uitgevoerd in overeenstemming met de ter zake door het college c.q. de burgemeester vastgestelde richtlijnen en voor zover deze nog niet expliciet zijn vastgesteld binnen de door dezen tot op heden gevoerde gedragsregels.  

Artikel 7. Voorleggen van zaken aan portefeuillehouder

• 1.

  Indien in enig geval wordt vastgesteld dan wel sterk moet worden vermoed, dat de voorgenomen uitoefening van de bevoegdheid niet in overeenstemming is met het bepaalde in artikel 6, legt de gemandateerde de betreffende zaak vooraf voor aan de portefeuillehouder als het gaat om een bevoegdheid van het college. Indien deze dat nodig acht, wordt de zaak ter nadere besluitvorming voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders. Wanneer het gaat om een bevoegdheid van de burgemeester wordt de zaak ter besluitvorming voorgelegd aan de burgemeester.

• 2.

  Het voorleggen van zaken aan de portefeuillehouder, dan wel voor zover toepasselijk aan de burgemeester, als bedoeld in lid 1, geschiedt in elk geval indien:

  • a.

    het voornemen bestaat tot afwijking of aanvulling van het tot dan toe gevoerde beleid;

  • b.

    rekening moet worden gehouden met de mogelijkheid dat de betrokken portefeuillehouder en/of het college dan wel de burgemeester zal worden aangesproken op zijn verantwoordelijkheid voor het te nemen besluit (bestuurlijke/politieke gevoeligheid);

  • c.

    uit het te nemen besluit niet voorziene financiële en/of andere belangrijke consequenties kunnen voortvloeien;

  • d.

    de betrokken portefeuillehouder of de burgemeester dat kenbaar heeft gemaakt. 

Artikel 8. Afdelingsoverstijgende besluiten

• 1.

  Indien bij een te nemen besluit een andere gemeentelijke afdeling belang heeft of de betreffende zaak mede het taakgebied van een andere gemeentelijke afdeling raakt, legt de gemandateerde de zaak vooraf voor aan het hoofd van die afdeling.

• 2.

  Indien met deze geen overeenstemming wordt bereikt, legt de gemandateerde de zaak ter nadere besluitvorming voor aan het verantwoordelijke bestuursorgaan. 

Artikel 9. Ondertekening

• 1.

  In geval van uitoefening van bevoegdheden namens burgemeester en wethouders of namens de burgemeester worden uitgaande stukken uit naam van het desbetreffende bestuursorgaan opgesteld (stukken van de burgemeester in de ‘ik-vorm’, stukken van het college in de ‘wij-vorm’).

• 2.

  Ondertekening vindt plaats conform het bepaalde in artikel 6 van het Mandaat- volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Nederweert 2016. 

Artikel 10. Geen ondertekeningsmandaat

De (onder)gemandateerde maakt geen gebruik van de bevoegdheid tot ondertekening van stukken indien:

• a.

  de wens daartoe door of namens het bestuursorgaan kenbaar is gemaakt;

• b.

  het correspondentie betreft is die gericht aan de gemeenteraad;

• c.

  het correspondentie betreft waarvan ondertekening door het bestuursorgaan uit een oogpunt van representatie van de gemeente gewenst is;

• d.

  zich na beslissing van het bestuursorgaan nieuwe feiten voordoen of bekend worden als gevolg waarvan het besluit heroverweging verdient of aan het besluit alsnog bestuurlijke, politieke of andere zwaarwegende aspecten verbonden raken;

• e.

  het betreft de formele verzending van besluiten van de gemeenteraad en brieven uitgaande van de gemeenteraad.

  Uitgaande stukken worden in dat geval niet in de ik-vorm geschreven.

   

Artikel 11. Volmachten en machtigingen

De artikelen 2 tot en met 10 zijn van overeenkomstige toepassing indien een bestuursorgaan aan een ander volmacht verleent tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, of machtiging verleent tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.

 Artikel 12. Verantwoording

• 1.

  In geval van ondermandaat draagt de functionaris die rechtstreeks leiding geeft aan de gemandateerde, zorg voor het toezicht op de rechtmatige uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden.

• 2.

  In het kader van het toezicht als bedoeld in het eerste lid, rapporteert de gemandateerde in overeenstemming met de daarbij gegeven instructies, over de wijze waarop uitvoering is of wordt gegeven aan de uitoefening van de aan hem gemandateerde bevoegdheden.   

  Aldus gewijzigd en vastgesteld in de vergadering van 4 oktober 2016.

   

  Burgemeester en wethouders van Nederweert,

   

  De secretaris,   De burgemeester

      

  drs. J.C.T. Bakens H.F.M. Evers

Nota-toelichting

Algemeen: 

Formeel-juridisch is mandaat de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Besluiten worden gedefinieerd als een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling (of een daarmee juridisch gelijk te stellen andere handeling). Belangrijke voorbeelden van besluiten zijn: vergunningen, ontheffingen, (subsidie-) beschikkingen, uitkeringen en verkeersmaatregelen (maar natuurlijk ook weigeringen daarvan).

Bestuursorganen binnen de gemeente zijn bijvoorbeeld: het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester (sec).

Met andere woorden mandaat is een instrument waarbij bijvoorbeeld het college bepaalde vergunningen niet meer zelf verleent, maar op een lager, ambtelijk, niveau in de organisatie neerlegt zodat zij zelf haar tijd efficiënter kan besteden.

Veelal komt mandaat voor bij vaak voorkomende c.q. routinematige zaken.

Met enige nadruk wordt vermeld dat het dus bij mandaat met name gaat om beslissingen die extern gericht zijn en rechtsgevolg creëren. Waarbij dat creëren van rechtsgevolg is te verstaan als het veranderen van rechten en/of plichten van burgers. Uitzonderingen op dit algemene uitgangspunt zijn op zich wel mogelijk, maar voeren voor de betekenis van deze algemene toelichting te ver; hierbij wordt voor verdere informatie verwezen naar – specifieke – juridische handboeken.

Wel is gekozen om met besluiten samenhangende extern gerichte stukken ook onder dit mandaat te vatten. Dan gaat het om correspondentie die, niet zijnde een besluit, daarmee wel samenhangt en voorafgaande dan wel na afloop van een besluit uitgaat (voorbeelden hiervan zijn: een ontvangstbevestiging, verzoek om meer informatie, aanbiedingsbrief, voortgangsbericht etc). Deze keuze is gemaakt om de dagelijkse werkpraktijk niet te veel te belasten met de – soms ingewikkelde – vraag of een bepaald document nu wel of niet een besluit is in de zin van de Algemene wet bestuursrecht (Awb).

Het gaat bij mandaat dus niét om werkafspraken, besturingsmodellen, budgetverlening of andere sturingsinstrumenten. Dat soort zaken zijn vervat in andere, meer intern werkende, instrumenten zoals de Organisatieregeling Nederweert 2016 en de Budgethoudersregeling Nederweert 2016 (waarmee een koppeling met de – jaarlijks fluctuerende – productbegroting wordt gemaakt) etc.

Uitgangspunt van mandaat is dat degene die mandateert altijd bevoegd blijft de gemandateerde bevoegdheid – toch nog – zelf uit te oefenen, dan wel bij de uitoefening van die bevoegdheid aanwijzingen te geven. De uitgeoefende gemandateerde bevoegdheid blijft daarbij altijd onder verantwoordelijkheid vallen van het bestuursorgaan. In feite gaat het dus om een juridische constructie waarbij bestuursorganen aan ambtenaren de bevoegdheid opdragen om bepaalde beslissingen voor en namens hen te nemen.

Het ligt overigens voor de duidelijkheid van besluitvormingsprocedures voor de hand dat indien het bestuursorgaan een gemandateerde bevoegdheid bij nader inzien toch aan zich wil houden, dat daartoe dan ook expliciet door dat bestuursorgaan besloten wordt.

Vanuit de integrale managementfilosofie, voor Nederweert nader uitgewerkt in de door het MT in 2011 vastgestelde notitie “Integraal management binnen Nederweert”, wordt in het onderstaande mandaat een rechtstreekse verbinding gelegd met financiën/budgetten, de organisatieregeling en de planning & controlcyclus. Zo wordt duidelijk dat toebedeelde bevoegdheden binnen die kaders van kracht zijn. Een gemandateerde is dus, qua interne verhoudingen, formeel nooit verder bevoegd, dan wat hem bijv. via budget/begroting – intern – werd toegekend. Geld dat je niet hebt, kun je ook niet uitgeven; dat geldt voor iedereen. Voor een gemeente, een bestuursorgaan en natuurlijk ook voor de gemandateerde ambtenaar.

Het uitgangspunt is dat “gemandateerd wordt, tenzij…”. Dit uitgangspunt heeft veel voordelen;

• -

  een compact (hoofd)mandaat verdient de voorkeur vanuit overzichtelijkheid en duidelijkheid;

• -

  geeft zo min mogelijk bureaucratie;

• -

  is minder onderhouds- en foutgevoelig;

• -

  hetgeen het bestuur niet wil toevertrouwen aan een lager echelon, kan buiten het mandaat worden uitgezonderd of onder beperkende voorwaarden worden verleend;

• -

  gestreefd wordt naar een zo veel mogelijk tijd-/ en ontwikkelingsbestendig document; dat wil zeggen zodanig vormgegeven dat nieuwe ontwikkelingen niet per sé acuut leiden tot – directe – aanpassing van het hoofdmandaat

• -

  uitschrijven en bijhouden van specifieke/gedetailleerde bevoegdheden (per soort besluit) is veelal slechts korte tijd correct én blijvend bewerkelijk;

• -

  past goed bij het integraal management concept.

Voor de duidelijkheid en ter voorkoming van discussies wordt hierbij vermeld dat voor dit mandaat en de daarop berustende ondermandaten de integraal manager (gemeentesecretaris/directeur en/of afdelingshoofd) – naar de buitenwereld/extern – voor de taak/het werkterrein zoals uit de organisatieregeling blijkt, volledig bevoegd is.

Een (opschalings)afweging vanwege bijvoorbeeld een politieke-/bestuurlijke-/ambtelijke gevoeligheid naar bijvoorbeeld een hoger (ambtelijk) echelon is er een van interne aard.

Aldus kan én mag – bijvoorbeeld – een burger, of een andere externe, er zekerheidshalve op vertrouwen dat een dergelijk manager het besluit, vallend binnen de taak zoals uit de Organisatieregeling Nederweert 2016 blijkt, bevoegdelijk nam (wat er verder ook intern van zij).

Daarbij heeft het college bij haar besluitvorming over dit mandaat expliciet overwogen dat intern de afspraak geldt dat bij politieke en bestuurlijke gevoeligheid wordt opgeschaald.

Tot slot nog een aantal algemene punten:

• 1.

  Sinds invoering van de derde tranche Awb staat vast dat bestuursdwang (maar ook andere handhavingsinstrumenten als dwangsom etc.) op zich te mandateren is (de oude wettelijke onmogelijkheid is verdwenen). Aangezien er geen principiële redenen aanwezig zijn om het bestuursorgaan deze bevoegdheid aan zich te laten houden, valt deze bevoegdheid op zich onder dit algemene mandaat.

• 2.

  Het voeren van een rechtsgeding binnen het taakgebied van een afdeling behoort, vanuit het oogpunt van integraal management, in principe niet wezenlijk anders te worden behandeld dan zaken die wel rimpelloos verlopen (het voeren van een rechtsgeding wil zeggen alle (rechts-) handelingen die daarbij horen, en al dan niet op eigen initiatief). Als een besluit kennelijk lastiger tot stand komt en/of leidt tot bezwaar en/of (hoger)beroep, doet dat op zich niets af aan de verantwoordelijkheid van die integraal manager. Wel kan een dergelijke exercitie een aanleiding betekenen voor het – extra – informeren van een hoger en/of bestuurlijk niveau. Er kan dan meer aan de hand zijn. Het is ook denkbaar dat sommige zaken zo politiek-bestuurlijk gevoelig (komen te) liggen dat zij daarom als uitzondering (‘naar de aard…’) opschaling verdienen.

• 3.

  Artikel 10:3 Awb verzet zich ertegen dat een beslissing in bezwaar op een lager (of gelijk) niveau wordt genomen dan het in mandaat genomen primaire besluit, omdat de aard van de bevoegdheid tot het beslissen in bezwaar vergt dat een voldoende onbevangen en vrije heroverweging plaatsvindt. Dit betekent dat, indien bijvoorbeeld een afdelingshoofd zelf het primaire besluit neemt, de gemeentesecretaris/directeur degene is die de beslissing op bezwaar kan nemen. Indien een afdelingshoofd bepaalde primaire besluiten ondergemandateerd heeft aan bijvoorbeeld teamleiders en/of teamcoördinatoren, kan het afdelingshoofd beslissen op het bezwaarschrift.

Artikelsgewijze toelichting: 

Artikel 1. 

In dit artikel zijn de definities omschreven zoals deze in dit besluit (en de daarop gebaseerde ondermandaten) van toepassing zijn.

Deze begripsomschrijvingen sluiten aan c.q. zijn gebaseerd op de Awb, en de daar gehanteerde uitleg.

Artikel 2. 

Artikel 2 vormt het hart van dit mandaatbesluit. Bestuursorganen geven in dit artikel, de hoogste gemeentelijk ambtenaar, de gemeentesecretaris en de daaronder ressorterende afdelingshoofden mandaat, ieder voor dat deel van het werkterrein dat hun aangaat.

In Nederweert is door middel van de Organisatieregeling Nederweert 2006 er voor gekozen om verantwoordelijkheden, op basis van het integraal management concept, feitelijk zo veel mogelijk neer te leggen op afdelingshoofdenniveau. Omwille van de mogelijkheid om toch op elk niveau de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/directeur te kunnen waarmaken, is er voor gekozen dat het bestuursorgaan allereerst de gemeentesecretaris mandateert, en vervolgens de afdelingshoofden. Op deze wijze komt ten aanzien van besluitvorming het eerste adviseurschap, hoogste ambtelijke gezag en overall-verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris tot uiting. Deze constructie biedt daarbij het voordeel dat geen discussie kan ontstaan of bijvoorbeeld de gemeentesecretaris bevoegd is een bepaald (voorgenomen) besluit –ambtelijk- bij te stellen of een besluit in mandaat te nemen indien, om wat voor een reden dan ook, het mandaat op een lager niveau niet wordt/kan worden waargemaakt.

Mandaat wordt gegeven voor alle besluiten voorkomende in het gehele (beleids-) terrein waarvoor het desbetreffende afdelingshoofd op grond van de organisatieregeling verantwoordelijk is.

Daarnaast is met deze bepaling het afdelingshoofd ook bijvoorbeeld bevoegd inzake (rechtspositionele) besluiten ten aanzien van personeel zijn afdeling betreffende. Dit omvat bijvoorbeeld ook de bevoegdheid tot aanstellen zoals vervat in artikel 160, eerste lid, sub d, van de Gemeentewet (en voor zover niet elders beperkt).

Bij de in deze artikelen gekozen constructie geldt dat algemeen mandaat wordt verleend “tenzij bij wet anders is bepaald”.

Ter verduidelijking wordt hierover het volgende opgemerkt:

In slechts een enkel geval bepaalt de wet dat het bestuursorgaan zelf moet beslissen (en dus niet kan mandateren); dat is bijvoorbeeld het geval bij artikel 177 Gemeentewet (noodbevelen). Maar de hoofdregel is dat in principe vrijwel alle bevoegdheden gemandateerd kunnen worden.

Voor de duidelijkheid en ter voorkoming van discussies wordt hierbij vermeld dat voor dit mandaat en de daarop berustende ondermandaten de integraal manager (gemeentesecretaris/directeur en/of afdelingshoofd) – naar de buitenwereld/extern – voor de taak/het werkterrein zoals uit de organisatieregeling blijkt, volledig bevoegd is.

Een (opschalings)afweging vanwege bijvoorbeeld een politieke-/bestuurlijke-/ambtelijke gevoeligheid naar bijvoorbeeld een hoger (ambtelijk) echelon is er een van interne aard.

Aldus kan én mag –bijvoorbeeld- een burger, of een andere externe, er erop vertrouwen dat een dergelijk manager het besluit, vallend binnen de taak zoals als uit de organisatieregeling blijkt, bevoegdelijk nam (wat er verder ook intern van zij).

Daarbij heeft het college bij haar besluitvorming over dit mandaat expliciet overwogen dat intern de afspraak geldt dat bij politieke en bestuurlijke gevoeligheid wordt opgeschaald.

Overigens is voor de duidelijkheid er voor gekozen, daar waar op voorhand al duidelijk is dat de wet zich daartegen verzet, in artikel 8 van dit mandaat die uitzonderingen te benoemen.

Met nadruk wordt vermeld dat, gelet op het bovenstaande, dat geen limitatieve opsomming kan zijn.

Artikel 3. 

Het in artikel 2 verleende mandaat kan door de verkrijger – in principe – worden ondergemandateerd, indien dat voor die de uitoefening van die bevoegdheden doeltreffend en doelmatig is.

Om ook voor de buitenwereld kenbaar te zijn moet dat ondermandaat schriftelijk zijn verleend en moet dat voldoende duidelijk en bepaald zijn.

Voor een ondermandaat is goedkeuring van de gemeentesecretaris/directeur vereist.

Het afdelingshoofd Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor openbare terinzagelegging in een voor publiek toegankelijk gebouw van de gemeente en bekendmaking op het internet van dit besluit en de krachtens dit besluit verleende ondermandaten.

Wellicht ten overvloede wordt hier nog vermeld dat het aanbevelenswaardig is eventuele ondermandatering (gelijk de juridische constructie van en in dit hoofdmandaat) op functionarisniveau te laten plaatsvinden.

Dit heeft het voordeel dat personele wisselingen niet per definitie hoeven te leiden tot bijstellen van het ondermandaat.

Artikel 4. 

De in dit artikel genoemde bevoegdheden zijn uitgezonderd van de algemene mogelijkheid tot het geven van een ondermandaat. Dat wil dus zeggen dat de in dit artikel genoemde bevoegdheden door de gemeentesecretaris/directeur zelf dienen te worden uitgeoefend.

Artikel 5. 

Uitgangspuntvan de Gemeentewet is dat het college zelf ondertekent (dat wil zeggen: burgemeester en secretaris) als het zelf een besluit genomen heeft (artikel 59a Gemeentewet).

Dit uitgangspunt is niet van toepassing indien het college besloten heeft gebruik te maken van de mogelijkheid van ondertekeningsmandaat op grond van artikel 59a, tweede lid, Gemeentewet.

Voor het ondertekenen van leenovereenkomsten is het altijd het bestuursorgaan dat hiertoe beslist. Om niet de overeenkomst per se op het bestuurlijke niveau te – moeten – laten ondertekenen is hier gebruik gemaakt van deze ondertekeningsmandaatmogelijkheid.

Artikel 6. 

Dit artikel schrijft de verplichte wijze van ondertekening van in mandaat genomen besluiten voor.

Niet alleen is uniformiteit in wijze van ondertekeningen wenselijk, maar ook moet uit de wijze van ondertekenen blijken dat het besluit in mandaat is genomen (zie artikel 10:10 Awb).

In geval een daartoe aangewezen plaatsvervanger een besluit (moet) ondertekent(en), is de (redactie van de) ondertekeningclausule op zich hetzelfde als in de tekst van artikel 6 en hierboven vermeld, met dien verstande dat (bijvoorbeeld met de pen) aan de functiebenaming wordt toegevoegd: ”plv.” én dat deze plaatsvervanger natuurlijk met eigen naam en handtekening ondertekent.

Volledigheidshalve wordt vermeld dat indien het college in een bepaalde zaak zelf besluit (en dus géén gebruik maakt van mandaat), een uitgaande brief behorende bij dat besluit op grond van artikel 59a, eerste lid, Gemeentewet, ondertekend behoort te worden door burgemeester en secretaris zelf.

Het concept-uitgaande stuk dient dan ook bij de aangeleverde vergaderstukken te worden aangereikt, zodat het bestuursorgaan zich kan vergewissen dat hetgeen in het concept is vervat, ook overeenkomstig haar besluit is.

Het uitgangspunt dat het college zelf ondertekent als het zelf het besluit genomen heeft, is slechts dan niet van toepassing indien het college besloten heeft gebruik te maken van de mogelijkheid van ondertekeningsmandaat zoals vervat in 59a, tweede lid, Gemeentewet.

Artikel 7. 

Dit artikel maakt – nogmaals – duidelijk dat indien er geen financiële dekking (in relatie tot beschreven prestaties/resultaten) is, degene die in beginsel bevoegd gemaakt werd door dit mandaatbesluit, van dat mandaat geen gebruik kan maken, dan nadat het bestuursorgaan daarmee expliciet ingestemd heeft. Artikel 7 is daarmee in feite een expliciete onderstreping van de in het mandaat gemaakte koppeling met de budgetregeling.

Artikel 8. 

In dit artikel worden uitzonderingen op het algemene mandaat geëxpliciteerd. In de genoemde situaties is geen mandaat verleend en dient het bestuursorgaan dus zelf de genoemde bevoegdheden uit te oefenen.

Voor een deel sluiten deze genoemde bevoegdheden aan bij de inhoud van artikel 10:3, tweede lid, Awb (leden 1, 2 en 6). Verkeersbesluiten kunnen wel worden gemandateerd; en zijn daarmee een uitzondering op het uitgangspunt dat besluiten van algemene strekking niet gemandateerd kunnen worden.’

Voor een ander deel betreft het invullingen van de uitzonderingen “..tenzij bij wet anders is bepaald of de aard van die bevoegdheid zich in een specifiek geval daartegen verzet…” (leden 3, 5, 7 en 8).

De in lid 7 genoemde bevoegdheden (artikelen 151b, 154a, 172, 172a, 172b, 174, tweede lid, 174a, 175, 176 en 176a van de Gemeentewet) zijn bevoegdheden inzake openbare orde; deze zijn wettelijk niet mandateerbaar op grond van artikel 177 van de Gemeentewet.

Het voeren van rechtsgedingen en het nemen van besluiten, ter voorbereiding, voorkoming of beëindiging van strafrechtelijke, civielrechtelijke en bestuursrechtelijke procedures en het instellen van alle rechtsmiddelen in alle instanties, zowel eisend als verwerend, is niet uitgezonderd.

Voor de dagelijkse werkpraktijk is een dergelijke uitzondering niet functioneel. Immers zeer veel gemeentelijke werkzaamheden kunnen worden gezien als een voorbereiding/voorkoming van een bestuursrechtelijke procedure. In feite zou met een dergelijke uitzondering/redactie de gemeente vleugellam gemaakt worden indien die uitzondering letterlijk wordt opgevat.

Ook (voorbereiding van) civielrechtelijke procedures (zoals (ver-)huur en pachtkwesties) komen veelvuldig voor. Vandaar dat deze uitzondering ook niet in dit mandaatbesluit voorkomt.

Afgezien van het onhandige karakter van een dergelijke uitzondering is het ook principieel in het licht van integraal management niet logisch dat dit soort zaken per definitie naar een hoger niveau getild zouden moeten worden.

Ook hier is het verkieslijk om de verantwoordelijkheid in principe op afdelingshoofdniveau te leggen en daar ook de inschatting te laten maken of opschaling van de kwestie (evt. naar bestuurlijk niveau) wenselijk c.q. noodzakelijk is (vergelijk hetgeen hierover in de toelichting onder artikel 2 en 3 ook werd vermeld).

Het ligt in verband met de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/directeur ten aanzien van de bedrijfsvoering niet in de rede benoeming, schorsing en ontslag van meer dan de aangegeven functionarissen uit te zonderen van mandaat. In voorkomende gevallen is het evenwel gebruikelijk, dat bijvoorbeeld ten aanzien van teamleiders c.q. teamcoördinatoren de gemeentesecretaris/directeur te rade gaat bij collegeleden om hun wensen en ervaringen bij beoordelingen en selecties te kunnen betrekken. Dat laat echter onverlet dat besluiten zijn gemandateerd.

Artikel 9. 

In dit artikel wordt met mandaat gelijkgesteld de verlening van volmacht (dit is het privaatrechtelijke equivalent van mandaat voor privaatrechtelijke rechtshandelingen) en machtiging tot het verrichten van feitelijke handelingen. Dit betekent dat via dit mandaatbesluit (en ondermandaat) afdelingshoofden ook bevoegd zijn, op hun desbetreffende (beleids-)terrein, andere dan (publiekrechtelijke) besluiten te nemen, nl. privaatrechtelijke en feitelijke handelingen (dat wil zeggen handelingen die noch bestuursrechtelijk noch privaatrechtelijk zijn).

Ter toelichting wordt het volgende voorbeeld gegeven;

Het college is (publiekrechtelijk) bevoegd (op grond van artikel 160 van de Gemeentewet) om te besluiten een huis te kopen. Deze bevoegdheid is in principe gemandateerd naar het afdelingshoofd Dienstverlening.

De ondertekening van de transportakte bij notaris is een (privaatrechtelijke) rechtshandeling die op grond van artikel 171 van de Gemeentewet een bevoegdheid van de burgemeester is. Via de met mandaat gelijkgestelde volmacht (‘vertegenwoordiging’) komt ook deze bevoegdheid bij afdelingshoofd Dienstverlening.

Het in ontvangst nemen van de sleutels van het gekochte huis (dat is een feitelijke handeling) kan via dit mandaatbesluit (waaronder dus ook machtiging begrepen wordt), ook door het afdelingshoofd Dienstverlening geschieden.

Alle fases van een dergelijke transactie (publiekrechtelijk, privaatrechtelijk, alsmede feitelijk) zijn aldus voor de beide bestuursorganen door dit mandaat ‘gedekt’.

Artikel 10. 

De plaatsvervanger van de gemandateerde functionaris kan de bevoegdheden van de gemandateerde functionaris uitoefenen indien de gemandateerde tijdelijk afwezig is of gedurende langere tijd niet in staat is zijn functie uit te oefenen. Wel moet de vervanger via een daartoe strekkend besluit formeel als zodanig aangewezen zijn om rechtsgeldig besluiten te kunnen nemen.

Het is niet mogelijk/wenselijk dat een welwillende willekeurig aanwezige ambtenaar in die zin bevoegdheden van de gemandateerde waarneemt. Immers voor een buitenstaander/burger moet traceerbaar zijn dat een functionaris bevoegd was.

Voor de wijze van ondertekenen door een plaatsvervanger wordt verwezen naar hetgeen vermeld onder de toelichting op artikel 6.

Artikel 11. 

Met de inhoud van dit artikel wordt recht gedaan aan het complementaire deel van de mandaatsfiguur. Namelijk dat uitoefening van het geschonken vertrouwen zichtbaar wordt gemaakt aan het bestuursorgaan.

Een gemandateerde legt daarom verantwoording af aan het bestuursorgaan over de uitvoering van de aan hem opgelegde taken en het gebruik van verleende bevoegdheden via de reguliere P en C cyclus.

Naast de formele verantwoordingsmomenten in de P en C cyclus kan het bestuursorgaan – nadere – aanwijzingen geven hoe, hoe vaak en in welke vorm het in de praktijk geïnformeerd wenst te worden over het gebruik van verleende bevoegdheden en optredende bijzonderheden daarbij (vergelijk artikel 10:6 van de Awb: algemene instructies).

Artikel 12. 

In dit artikel wordt de oude mandaatregeling, Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Nederweert 2014, tegelijkertijd met inwerkingtreding van dit nieuwe hoofdmandaat ingetrokken.

Artikel 13. 

Bekendmaking geschiedt via publicatie op internet, conform Awb.