Verordening van het algemeen bestuur van het openbaar lichaam Nieuw Reijerwaard houdende regels omtrent financiën (Controleverordening 2019 GR Nieuw Reijerwaard)

Geldend van 09-03-2021 t/m heden

Intitulé

Verordening van het algemeen bestuur van het openbaar lichaam Nieuw Reijerwaard houdende regels omtrent financiën (Controleverordening 2019 GR Nieuw Reijerwaard)

Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Nieuw Reijerwaard,

Gelet op:

  • -

    Artikel 213 van de Gemeentewet,

  • -

    Artikel 29 lid 2 van de Gemeenschappelijke Regeling Nieuw Reijerwaard,

Besluit vast te stellen de:

  • -

    Controleverordening 2019 GR Nieuw Reijerwaard.

Artikel 1 Begrippenkader

  • 1. In deze verordening wordt verstaan onder:

    • a.

      Accountant:

      Een door het Algemeen Bestuur benoemde:

      • -

        registeraccountant of

      • -

        accountants-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in artikel 36 Wet op de Accountant-administratieconsulenten of

      • -

        organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

    • b.

      Accountantscontrole:

      De controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant van:

      • -

        het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

      • -

        het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

      • -

        het in overeenstemming zijn van de door het Dagelijks Bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels zoals bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

      • -

        de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie, gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet in acht worden genomen.

    • c.

      Goedkeuringstolerantie:

      De goedkeuringstolerantie is (conform wet BADO en kadernota rechtmatigheid) het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed.

    • d.

      Rapporteringstolerantie:

      Het bedrag dat (conform wet BADO en kadernota rechtmatigheid) gelijk is aan, of lager is dan, de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen.

    • e.

      Rechtmatigheid in het kader van accountantscontrole:

      Het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheerhandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

  • 2. De definities zoals vastgelegd in artikel 1 van de Financiële verordening GR Nieuw Reijerwaard, zijn van overeenkomstige toepassing op de onderhavige controleverordening, tenzij hiervan in deze verordening uitdrukkelijk wordt afgeweken.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

  • 1. De accountantscontrole van de jaarrekening wordt opgedragen aan een door het Algemeen Bestuur te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van drie jaar, met de mogelijkheid tot een eenmalige verlenging van 1 jaar.

  • 2. Het Dagelijks Bestuur bereidt in overleg met het Algemeen Bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

  • 3. Het Algemeen Bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen wordt opgenomen dat de accountant ervaring moet hebben met soortgelijke organisaties voor het uitvoeren van de jaarlijkse accountantscontrole.

Artikel 3 Informatieverstrekking door Dagelijks Bestuur

  • 1. Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

  • 2. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, bestuursbesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

  • 3. Bij de jaarrekening bevestigt het Dagelijks Bestuur schriftelijk aan de accountant dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

  • 4. Het Dagelijks Bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening tijdig samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan het Algemeen Bestuur, zodanig dat vaststelling door het Algemeen Bestuur voor 15 juli van elk jaar volgend op het verantwoordingsjaar kan plaatsvinden.

  • 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van materiële invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

  • 1. De accountant bepaalt binnen het kader van het normenkader en de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

  • 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles.

  • 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings)overleg plaats tussen de accountant, de directie en de administrateur.

Artikel 5 Toegang tot informatie

  • 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot het kantoor, het terrein en de informatiedragers van de GR Nieuw Reijerwaard.

  • 2. De accountant is bevoegd om van alle betrokkenen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verzoeken, die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de betrokken functionarissen hieraan hun medewerking verlenen.

  • 3. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat alle functionarissen van de GR Nieuw Reijerwaard zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer, en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

  • 1. Het Dagelijks Bestuur kan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

  • 2. Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het Dagelijks Bestuur bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de GR Nieuw Reijerwaard is.

Artikel 7 Rapportering

  • 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het Algemeen Bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het Dagelijks Bestuur.

  • 2. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het Algemeen Bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd, met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren.

  • 3. De accountant kan voorafgaand aan de vergadering van het Algemeen Bestuur waarin de jaarstukken worden vastgesteld, het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door het Algemeen Bestuur ingestelde vertegenwoordiger van) het Algemeen Bestuur bespreken.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van 4 november 2019, met dien verstande dat de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van het jaar 2019 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening 2019 GR Nieuw Reijerwaard”.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur op 4 november 2019,

De voorzitter,

mw. T.F. de Jonge

De secretaris,

mw. I. Dogru

TOELICHTING OP DE CONTROLEVERORDENING 2019 GR NIEUW REIJERWAARD

Inleiding

Ingevolge artikel 29 lid 2 van de GR Nieuw Reijerwaard stelt het Algemeen Bestuur een verordening vast voor de controle op de administratie en op het beheer van vermogenswaarden. De wettelijke basis daartoe ligt in artikel 213 Gemeentewet.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het Dagelijks Bestuur verantwoording afleggen aan het Algemeen Bestuur over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan het Algemeen Bestuur moet de jaarrekening door een bevoegde accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van het Algemeen Bestuur.

Artikel 2 van de Verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de jaarrekening van de GR Nieuw Reijerwaard. Het eerste lid legt de periode vast van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening en regelt de eventuele verlenging van het contract. Na de periode van drie jaar kan voor een verlenging van een jaar worden besloten. Daarna dient te worden gevolgd de reguliere procedure zoals bedoeld in het tweede lid.

Het tweede lid regelt dat het Dagelijks Bestuur verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. Het Algemeen Bestuur wijst de accountant aan (artikel 213, lid 2 Gemeentewet) en is tevens betrokken bij de besluitvorming van de accountant. Voor de accountantscontrole geldt het ‘Besluit accountantscontrole decentrale overheden’, dat krachtens artikel 213, lid 6 Gemeentewet door de minister is vastgesteld. Het ‘Besluit accountantscontrole decentrale overheden’ bevat onder andere regels voor de goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen. Hierbij wordt uitgegaan van de volgende maximale percentages:

 

Strekking accountantsverklaring:

Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

Fouten in de jaarrekening (% lasten)

≤ 1%

>1%<3%

-

≥ 3%

Onzekerheden in de controle (% lasten)

≤ 3%

>3%<10%

≥ 10%

-

De te hanteren goedkeuringstoleranties kunnen door het algemeen bestuur lager worden vastgesteld dan de wettelijke maximale percentages. Ook rapporteringstoleranties kunnen door het algemeen bestuur lager worden gesteld dan de uit de goedkeuringstoleranties voortvloeiende bedragen.

In het derde lid van artikel 2 wordt invulling gegeven aan de bevoegdheid van het Algemeen Bestuur, om voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast te stellen. In het programma van eisen wordt vastgelegd dat de accountant ervaring moet hebben met soortgelijke organisaties voor het uitvoeren van de jaarlijkse accountantscontrole.

Artikel 3 Informatieverstrekking door Dagelijks Bestuur

Artikel 3 van de Verordening regelt de verplichtingen van het Dagelijks Bestuur voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant

Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende stukken. Het tweede lid draagt aan het Dagelijks Bestuur op deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant beschikbaar te stellen.

Ingevolge het derde lid verplicht het Dagelijks Bestuur zich een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het Dagelijks Bestuur verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. Hoewel het een algemeen gebruik is, is het geen wettelijke verplichting, dat het Dagelijks Bestuur een dergelijke verklaring verstrekt.

In het vierde lid wordt een uiterlijke datum aan het Dagelijks Bestuur voorgesteld voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan het Algemeen Bestuur. De jaarrekening moet binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 34, vierde lid Wet gemeenschappelijke regelingen). Voor 1 juli, moet de jaarrekening door het Algemeen Bestuur zijn behandeld en moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld. De accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen rechtstreeks aan het algemeen bestuur. Ingevolge artikel 197, lid 2 Gemeentewet dient het Dagelijks Bestuur bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan het Algemeen Bestuur de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen te overleggen. Hiermee is rekening gehouden.

Het vijfde lid van het artikel gebiedt het Dagelijks Bestuur alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door het Algemeen Bestuur aan het Dagelijks Bestuur bekend is geworden, terstond te melden aan het Algemeen Bestuur en de accountant. Het sluit verrassingen tijdens de behandeling door het Algemeen Bestuur uit.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

Artikel 4 van de Verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het Dagelijks Bestuur ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend bij de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het Dagelijks Bestuur is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de vertegenwoordigers van de GR Nieuw Reijerwaard. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.

Artikel 5 Toegang tot informatie

Om een goede controle uit te voeren moet de accountant onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 5 van de Verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Dit natuurlijk met inachtneming van de afspraken met het Algemeen Bestuur, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Het artikel legt aan het Dagelijks Bestuur de zorgplicht op om ervoor te zorgen dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle werkplekken van de GR Nieuw Reijerwaard en de medewerkers van de GR Nieuw Reijerwaard volledig meewerken aan de accountantscontrole.

Artikel 6 overige controles en opdrachten

Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de GR Nieuw Reijerwaard, die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. De aanwijzing van de accountant voor dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het Dagelijks Bestuur. Ook kan het Dagelijks Bestuur besluiten om advieswerkzaamheden over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid uit te besteden aan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant. Het betreft hier vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen.

Het eerste lid van artikel 6 van de Verordening regelt hoe het Dagelijks Bestuur moet omgaan met de uitbesteding van werkzaamheden aan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant. Door deze werkzaamheden te gunnen aan de accountant kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor het Algemeen Bestuur in het geding komen.

Het tweede lid bepaalt dat het Dagelijks Bestuur voor werkzaamheden op het gebied van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van onderdelen van de Regeling Nieuw Reijerwaard de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant kan inschakelen. Indien het Dagelijks Bestuur dit voornemen heeft, dient het Algemeen Bestuur hier vooraf over te informeren. Dit biedt het Algemeen Bestuur de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en eventuele bedenkingen aan het dagelijks bestuur kenbaar te maken.

Artikel 7 Rapportering

Het derde en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering en de inhoud daarvan van de accountant aan het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur. Aanvullend daarop kan het Algemeen Bestuur in zijn programma van eisen bij de aanbesteding aanvullende inhoudelijke eisen stellen, maar ook aanvullende rapporteringen van de accountant verlangen (artikel 2, lid 3 van deze Verordening). Artikel 7 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles.

Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door het Algemeen Bestuur in het programma van eisen van de aanbesteding geëiste tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste lid van artikel 7 regelt dat het Dagelijks Bestuur in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet-afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan het Algemeen Bestuur. Dit opdat het Dagelijks Bestuur (in overleg met het Algemeen Bestuur en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.

Het tweede lid van artikel 7 regelt dat de directie, secretaris en de administrateur een rapportage krijgen van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan de genoemde functionarissen meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, die eenvoudig in onderling overleg met het management van de GR Nieuw Reijerwaard kunnen worden opgelost. De directie en de administrateur kunnen op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.

Voorts is in het derde lid opgenomen een procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen en de accountantsverklaring worden voorafgaand aan verzending aan het algemeen bestuur door de accountant besproken met het Dagelijks Bestuur. Het geeft het Dagelijks Bestuur de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept) verslag van bevindingen. Tot slot is in het vierde lid van dit artikel opgenomen, dat de accountant zijn verslag van bevindingen aan het Algemeen Bestuur mondeling toelicht.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 213 Gemeentewet op 10 maart 2014 vastgestelde verordening. Deze Verordening moet binnen twee weken na vaststelling door het Algemeen Bestuur naar gedeputeerde staten worden verzonden (artikel 214 Gemeentewet).