Klachtenregeling ongewenste omgangsvormen binnen de gemeentelijke organisatie

Artikel 1  Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• 1

  Bevoegd gezag: het college

• 2

  Ongewenste omgangsvormen:

  • a

    seksuele intimidatie: nige vorm van verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag met een seksuele connotatie dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van een persoon wordt aangetast, in het bijzonder wanneer een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende situatie wordt gecreëerd;

  • b

    agressie en geweld: oorvallen waarbij een werknemer psychisch of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van arbeid;

  • c

    pesten: alle vormen van intimiderend gedrag met een structureel karakter, van een of meerdere werknemers (collega’s, leidinggevenden) gericht tegen een werknemer of groep van werknemers die zich niet kan of kunnen verdedigen tegen dit gedrag;

  • d

    intimidatie: gedrag dat met de hoedanigheden of gedragingen, betrekking hebbend op het maken van onderscheid tussen personen op grond van godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, nationaliteit, hetero- of homoseksuele gerichtheid, burgerlijke staat, leeftijd of handicap, verband houdt en dat tot doel of gevolg heeft dat de waardigheid van een persoon wordt aangetast, in het bijzonder wanneer een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende situatie wordt gecreëerd.

• 3

  Medewerker: een ieder die werkzaamheden verricht of heeft verricht voor de gemeente Nieuwegein, ongeacht de aard van het dienstverband.

• 4

  Vertrouwenspersoon: de functionaris als bedoeld in artikel 3 van deze regeling.

• 5

  Klachtencommissie: de commissie ter behandeling van klachten, als bedoeld in artikel 5 van deze regeling.

• 6

  Klager: de medewerker die zich wegens ongewenste omgangsvormen wendt tot de vertrouwenspersoon of een klacht indient bij de klachtencommissie.

• 7

  Aangeklaagde: de persoon tegen wie de klacht omtrent ongewenste omgangsvormen is gericht.

Artikel 2  Reikwijdte van de regeling

Iedere medewerker die meent in de werksituatie geconfronteerd te zijn, of nog steeds te worden, met seksuele intimidatie, agressie, geweld, discriminatie of welke ongewenste omgangsvorm dan ook, kan zich wenden tot de vertrouwenspersoon en/of een klacht indienen bij de klachtencommissie. Onder deze regeling valt niet de gedraging van een persoon werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan, welke is toe te schrijven aan dat bestuursorgaan.*

Artikel 3  Vertrouwenspersoon

Lid 1

Het college van B&W benoemt één of meerdere vertrouwenspersonen voor de duur van vier jaar, met de mogelijkheid van éénmaal herbenoeming. Tevens benoemt het college een plaatsvervangend vertrouwenspersoon.

Lid 2

De vertrouwenspersoon is voor de uitvoering van zijn taken uitsluitend verantwoording schuldig aan het bevoegd gezag.

Lid 3

Het bevoegd gezag stelt de vertrouwenspersoon in de gelegenheid zijn taken naar behoren uit te voeren.

Lid 4

De vertrouwenspersoon wordt bijgestaan door de ambtelijk secretaris die tevens als zodanig functioneert voor de klachtencommissie.

Artikel 4  Taken en bevoegdheden van de vertrouwenspersoon

Lid 1

De vertrouwenspersoon heeft de volgende taken:

• a

  de eerste opvang en het bijstaan van de klager, gevolgd door het informeren van de klager over de mogelijkerwijs te nemen stappen op grond van deze regeling

• b

  in overleg met de klager komen tot een keuze van te nemen stappen, waaronder eventueel eerst trachten door bemiddeling tot een oplossing te komen

• c

  het ondersteunen van de klager bij het indienen van een schriftelijke klacht bij de klachtencommissie of in geval van vermoeden van een strafbaar feit* bij het doen van aangifte bij de politie

• d

  het onderhouden van contact met de klager om te controleren of het indienen van de klacht niet tot repercussies leidt. Indien nodig doet hij melding aan het bevoegd gezag.

Lid 2

De vertrouwenspersoon doet geen stappen zonder toestemming van de klager, dit wordt bij voorkeur schriftelijk overeengekomen.

Lid 3

De vertrouwenspersoon kan de betrokken leidinggevende gevraagd of ongevraagd adviseren op het gebied van preventie en bestrijding van ongewenste omgangsvormen.

Lid 4

De vertrouwenspersoon is bevoegd informatie in te winnen bij de klager, de aangeklaagde en anderen, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van zijn taak.*

Lid 5

De vertrouwenspersoon neemt bij de uitvoering van zijn taken strikte vertrouwelijkheid in acht en communiceert over de klacht uitsluitend met anderen na verkregen toestemming van de klager. Deze plicht tot geheimhouding vervalt niet na beëindiging van de aanstelling als vertrouwenspersoon.

lid 6

De vertrouwenspersoon zorgt ervoor dat binnen vier weken na de melding van de klacht een bemiddelingsprocedure in gang is gezet, een klacht is ingediend bij de klachtencommissie of aangifte is gedaan bij de politie. Op verzoek van de klager kan ook schriftelijk worden overeengekomen dat de behandeling van de klacht reeds naar genoegen is afgerond.

Lid 7

De vertrouwenspersoon registreert alle meldingen en afdoeningen van klachten met betrekking tot ongewenste omgangsvormen. Slechts de vertrouwenspersoon heeft toegang tot deze registratie. De stukken worden drie jaar na afsluiting van het dossier vernietigd.

Lid 8

De vertrouwenspersoon verschaft het bevoegd gezag jaarlijks een geanonimiseerd jaarverslagde ontvangen meldingen en de afgehandelde klachten.

Artikel 5  Klachtencommissie

Lid 1

Het college benoemt een `Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen´. Deze commissie bestaat uit ten minste drie leden, waaronder de voorzitter. Onder de commissieleden bevindt zich zowel een man als een vrouw. Voor ieder van de leden wordt een plaatsvervanger benoemd.

Lid 2

De commissie dient deskundigheid te bevatten met betrekking tot de problematiek van seksuele intimidatie, agressie en geweld en juridische vraagstukken.

Lid 3

De leden worden benoemd voor een periode van vier jaar en kunnen éénmaal worden herbenoemd.

Lid 4

De commissie wordt bijgestaan door een ambtelijk secretaris die door het college wordt benoemd. De secretaris is geen lid van de commissie. De stukken die door de commissie worden verzonden worden ondertekend door de voorzitter en door de secretaris.

Lid 5

De commissie beslist met meerderheid van stemmen.

Lid 6

Op verzoek van de klager, van de aangeklaagde of op eigen verzoek, dient een lid van de klachtencommissie of de secretaris te worden vervangen indien deze met een van beide personen een binding heeft of direct of indirect betrokken is of is geweest bij de ongewenste omgangsvorm waarover de klacht is ingediend.

Artikel 6  Taken en bevoegdheden van de klachtencommissie

Lid 1

De commissie onderzoekt een bij haar binnengekomen klacht en rapporteert en adviseert aan het bevoegd gezag.

Lid 2

Indien de klachtencommissie een klacht in behandeling neemt meldt zij dit bij het bevoegd gezag.

Lid 3

De commissie adviseert het bevoegd gezag, gevraagd of ongevraagd, over het treffen van tijdelijke voorzieningen gedurende het onderzoek naar de klacht.

Lid 4

De commissie adviseert over maatregelen die naar aanleiding van het onderzoek naar de klacht getroffen moeten worden.

Lid 5

Op verzoek adviseert de commissie op het gebied van preventie en bestrijding van ongewenste omgangsvormen.

Lid 6

De leden van de commissie en de secretaris nemen bij de uitvoering van hun taken strikte vertrouwelijkheid in acht. Deze plicht vervalt niet na beëindiging van de aanstelling als lid van de commissie of als secretaris.

Lid 7

De secretaris van de klachtencommissie registreert alle bij de commissie binnengekomen klachten. Slechts de leden van de commissie hebben toegang tot deze registratie. Jaarlijks brengt  de secretaris een geanonimiseerd verslag uit aan het bevoegd gezag over het aantal klachten, de aard van de klachten en de gegeven adviezen. De stukken worden drie jaar na sluiting van het dossier vernietigd.

Artikel 7  Klachtenprocedure

Lid 1

Een klacht wordt door de klager schriftelijk bij de klachtencommissie ingediend, binnen één jaar na de ongewenste gebeurtenis.

Lid 2

De klacht wordt ondertekend en bevat ten minste:

• a

  de naam en het adres van de klager;

• b

  de dagtekening;

• c

  een omschrijving van de gedraging(en) waartegen de klacht is gericht;

• d

  de naam of namen van de aangeklaagde(n);

• e

  een omschrijving van de periode waarin de gedraging of gedragingen plaatsvond(en).

Lid 3

De commissie bevestigt schriftelijk binnen twee weken de ontvangst van de klacht.

Lid 4

Indien:

• a

  is voldaan aan de vereisten van de artikelen 2 en 7 lid 1 en 2 van deze regeling wordt de klacht in behandeling genomen en zendt de commissie een afschrift van de klacht en van de aan haar overgelegde stukken aan de aangeklaagde. Klager en aangeklaagde worden geïnformeerd over de te volgen procedure.

• b

  niet is voldaan aan de vereisten van de artikelen 2 en 7 lid 1 en 2 van deze regeling kan de klacht niet-ontvankelijk worden verklaard. Indien het verzuim een van de vereisten van artikel 7 lid 2 betreft dient de klager in de gelegenheid te worden gesteld het verzuim binnen een daarvoor gestelde redelijke termijn te herstellen.  

Lid 5

De klager en de aangeklaagde worden, in principe afzonderlijk, door de commissie gehoord. Van het horen wordt een verslag gemaakt dat aan beide partijen wordt toegezonden. Klager en aangeklaagde kunnen zich tijdens het horen laten bijstaan.

Lid 6

Ten behoeve van het onderzoek kan de klachtencommissie getuigen en andere betrokkenen horen, deskundigen raadplegen en de betreffende werkplek in ogenschouw nemen*.  

Lid 7

Tijdens het onderzoek kan de commissie, na instemming van de klager, een voorstel doen tot bemiddeling en adviseren daartoe een bemiddelaar aan te stellen. De klager dient met de bemiddeling in te stemmen, de aangeklaagde wordt hiervan in kennis gesteld. De bemiddelaar rapporteert omtrent de resultaten van de bemiddeling aan de commissie.

Lid 8

De zittingen en de adviezen van de klachtencommissie zijn niet openbaar.

Lid 9

De commissie brengt binnen acht weken na ontvangst van de klacht een schriftelijk advies uit aan het bevoegd gezag. De commissie kan deze termijn éénmaal verlengen met vier weken. Een verdere verlenging is slechts mogelijk met instemming van de klager.

Lid 10

In het schriftelijke advies van de commissie wordt gemotiveerd aangegeven of de klacht ontvankelijk, gegrond of ongegrond wordt geacht.

Lid 11

Een afschrift van het advies van de commissie wordt aan beide, de klager en de aangeklaagde, gezonden.

Lid 12

Binnen zes weken na ontvangst van het advies van de klachtencommissie neemt het bevoegd gezag een besluit. Deze beslissing wordt terstond door het bevoegd gezag schriftelijk aan de klager en aan de aangeklaagde medegedeeld. De klachtencommissie wordt tevens daarover schriftelijk geïnformeerd.

Lid 13

Indien de beslissing van het bevoegd gezag afwijkt van het advies van de klachtencommissie dient dit in de beslissing te worden gemotiveerd.

Lid 14

Het bevoegd gezag ziet er op toe dat:

• a

  de klager na afhandeling van de klacht geen nadelige gevolgen in de werksfeer ondervindt van het indienen van de klacht.

• b

  tevens de aangeklaagde daarvan geen nadelige gevolgen in de werksfeer ondervindt, behoudens de eventueel genomen maatregelen van het bevoegd gezag naar aanleiding van de  klacht.

Lid 15

Leden van de klachtencommissie mogen niet vanwege hun lidmaatschap van de klachtencommissie benadeeld worden in hun positie als ambtenaar of anderszins.

Artikel 8  Slotbepalingen

Lid 1

Indien een van de leden van het bevoegd gezag direct of indirect als persoon betrokken is bij de ingediende klacht dient deze persoon zich bij de behandeling van de klacht terug te trekken uit het college of de raad. Dit geldt tevens voor de gemeentesecretaris.

Lid 2

Indien de vertrouwenspersoon of een lid of de secretaris van de klachtencommissie direct of  direct als persoon betrokken is bij de ingediende klacht dient deze persoon zich bij de behandeling van de klacht terug te trekken uit zijn functie in het kader van deze regeling.

Lid 3

Deze regeling wordt aangehaald als: Klachtenregeling ongewenste omgangsvormen binnen de gemeentelijke organisatie Nieuwegein en treedt in werking op de dag na die waarop de regeling door het college is vastgesteld.