Rouwprotocol

Voorbeeld Rouwprotocol

Algemeen

Dit protocol is een handreiking voor leidinggevenden en medewerkers hoe te handelen wanneer een collega wordt geconfronteerd met een persoonlijk verlies. Het protocol schrijft voor dat een medewerker die te maken krijgt met een sterfgeval van een naaste op een zorgvuldige wijze door leidinggevenden en collega’s wordt benaderd. De zorgvuldigheid houdt in dat afhankelijk van de wijze waarop een individuele medewerker dit verlies verwerkt c.q. kan verwerken, er desgewenst in de werksituatie zoveel mogelijk met hem of haar rekening wordt gehouden. Het protocol biedt een gedragslijn om de getroffen medewerker zo goed mogelijk op te vangen. Leidinggevenden en collega’s wordt aanbevolen een actieve houding aan te nemen tegenover de nabestaande: stap op de rouwende af, zoek contact en maak het verlies bespreekbaar. Luisteren en erkennen is daarbij belangrijker dan het geven van adviezen. Verkeerde woorden worden doorgaans minder erg gevonden dan stilzwijgen.

Terminale ziekte naaste

Rouwverwerking kan al starten wanneer er sprake is van een langdurige terminale ziekte van een naaste. In situaties dat een medewerker verlof op wil nemen voor de verzorging van een partner, ouder of kind met een levensbedreigende ziekte, kan deze medewerker een beroep doen op zijn recht op langdurig zorgverlof, hetgeen per 1 juni 2005 is geregeld in de Wet arbeid en zorg (Waz). Naast het recht op langdurig zorgverlof kunnen tussen werknemer en leidinggevende ook afspraken worden gemaakt over het eventueel tijdelijk aanpassen van de werktijden, functie en werkzaamheden.

Overlijden naaste

Komt er een melding in de organisatie binnen van het overlijden van een naaste uit de directe omgeving van een medewerker, dan wordt zo snel mogelijk contact met hem of haar opgenomen. De leidinggevende heeft de verantwoordelijkheid hiervoor. De inhoud van het contact zal afhangen van de behoefte van de medewerker, maar is in eerste instantie alleen gericht op het tonen van medeleven en het overleggen van enkele korte praktische zaken:

• -

  Is er een contactpersoon in de organisatie waarmee de medewerker de komende periode contact wil hebben?

• -

  Welke collega’s en relaties in zakelijke sfeer moeten worden geïnformeerd?

• -

  Moeten dringende werkzaamheden of afspraken worden overgenomen of afgezegd?

De leidinggevende roept de afdeling bij elkaar en bespreekt de situatie. De leidinggevende deelt mee wat van de nabestaande is vernomen. Er worden afspraken gemaakt over de handelingen die verricht moeten worden, zoals het bestellen van bloemen, het plaatsen van een overlijdensadvertentie en het informeren van collega’s. De medewerkers worden in de gelegenheid gesteld hun medeleven te tonen.

De begrafenis of crematie

Collegae die zijn uitgenodigd voor de begrafenis/crematie worden in de gelegenheid gesteld hiervoor verlof op te nemen. Aandachtspunt daarbij is de minimale bezetting op de afdeling.

Direct na de uitvaart

• -

  De leidinggevende of contactpersoon neemt (enkele dagen) na de uitvaart contact op met de medewerker. Besproken wordt of, en zo ja wanneer, de medewerker verwacht weer aan het werk te gaan. De behoefte van rouwenden kan heel verschillend zijn. Terugkeer naar het werk kan voor de één afleiding betekenen, terwijl het voor een ander in eerste instantie een zware al dan niet onmogelijke opgave is. De leidinggevende probeert de medewerker zoveel mogelijk in zijn wensen tegemoet te komen. Het belangrijkste is om contact te hebben en te houden met de medewerker. Desgewenst wordt er ruimte geboden voor aangepaste werktijden.

• -

  De leidinggevende informeert of de medewerker wel of geen telefonisch contact met collega’s en/of klanten wenst te hebben.

• -

  De leidinggevende houdt collega’s op de hoogte van de stand van zaken en biedt hen de mogelijkheid tot onderling overleg over de gedragsvormen en eventuele initiatieven.

• -

  De leidinggevende informeert de bedrijfsarts en/of bedrijfsmaatschappelijk werker over de situatie.

• -

  De contactpersoon en/of leidinggevende houdt contact met de rouwende medewerker.

Werkhervatting

De leidinggevende heeft een gesprek met de medewerker wanneer deze aangeeft weer in staat te zijn (geheel of gedeeltelijk) te werken. Aandachtspunten hierbij zijn:

• -

  Tijdelijke aanpassing van werktijden of werkzaamheden;

• -

  Mogelijkheden voor het opnemen van verlof(uren);

• -

  Een verwijzing, indien gewenst, naar mogelijkheden voor begeleiding;

• -

  De samenwerking met en opvang door collega’s.

Omgangsvormen

Bij de rouwverwerking van de medewerker is het van belang om aan de volgende punten aandacht te besteden:

• -

  Het is mogelijk tijdens de aanwezigheid van de medewerker op het werk één contactpersoon aan te wijzen, om aandacht voor de medewerker te doseren. Dit kan een collega of de leidinggevende zijn. Deze persoon blijft op de hoogte van de situatie en de behoeften van de medewerker. Dit laat onverlet dat collega’s en leidinggevende belangstelling kunnen tonen voor de situatie van de betreffende collega;

• -

  Het is van belang ook na verloop van tijd, bijvoorbeeld na het eerste half jaar, aandacht te besteden aan de nabestaande;

• -

  De omgeving dient er rekening mee te houden dat de rouwende medewerker psychische en fysieke reacties kan krijgen, zoals concentratiestoornissen of slapeloosheid;

• -

  De leidinggevende en/of contactpersoon dient besef te hebben van het vertrouwelijke karakter van het verwerkingsproces.

Belangrijke telefoonnummers, adressen en internetsites

Landelijke Stichting Rouwbegeleiding

De Landelijke Stichting Rouwbegeleiding is erop gericht diegene die rouwt, te ondersteunen. De stichting biedt informatie, activiteiten ter ondersteuning van nabestaanden en contactmogelijkheden met lotgenoten.

Internetpagina’s met informatie omtrent rouw

• -

  rouwverwerking.pagina.nl

• -

  sterven.pagina.nl

• -

  ouders.pagina.nl

• -

  depressie.pagina.nl

• -

  verzorgende.pagina.nl

• -

  www.rouw.nl